Anyakönyvek digitalizálásának tapasztalatai Kalocsán Lakatos Andor: Anyakönyvek digitalizálásának tapasztalatai Kalocsán Előadás a Magyar Heraldikai és Genealógiai Társaság konferenciáján: Anyakönyvek és a genealógiai kutatás Magyar Nemzeti Múzeum, Budapest, 2011. október 18.

Forrás-adottságaink Kalocsai Főegyházmegyei Levéltár (KFL) kezelésében: a Duna-Tisza köze katolikus irathagyatéka (néhai Bács-Bodrog és jelenlegi Bács-Kiskun megyék) A kalocsai, központi levéltári állomány mellett jelentős, egyedi források találhatók vidéken, az egyes plébániákon – ezzel kapcsolatos szakmai felelősség… Kalocsán gazdag anyakönyvi állomány: 1826 óta gyarapodó másodpéldányok (ez ritkaság), ill. a térség 1895 előtti anyakönyveiről mikrofilmek – az anyakönyvi kutatások az 1970-es évek óta meghatározóak életünkben (a kutató- és ügyfélforgalom 60-80 %-a) Kis intézmények vagyunk, az 1970-80-as években egy, majd az 1990-es évektől két munkatárssal, ez alapvetően meghatározza lehetőségeinket (nehézségek a kutatási megbízások teljesítése, adatszolgáltatások terén)

Digitális környezetünk Tagadhatatlan nehézség: gyorsan változó az informatikai környezet (kb. 3 évente új kihívások és válaszok…) – Érdemes vele egyáltalán foglalkoznunk? Honlapok, adatbázisok, szabványok, e-kutatói igények… lehetséges-e összhangba hoznunk ezeket mindennapos levéltáros teendőinkkel-életünkkel? A tét: részvétel a 21. sz. információs vérkeringésében. A számítógép, a honlapok és adatbázisok világa korunk kommunikációs alapja. Ha figyelmen kívül hagyjuk, elszigetelődünk, perifériára kerülünk (mint az a szállítmányozó, aki autópályák-helyett csak alsóbbrendű utakon forgalmaz)… Lépéskényszerben vagyunk a gyorsan kiépülő, az élet szinte minden területét behálózó digitális környezetben. Körülöttünk mindent számítógép működtet, és ne feledjük, nemcsak nekünk kell lépést tartani…

Utak és útvesztők A feladat ezután: a gyakorlatban is konkrét példákat-megoldásokat találni. Hogyan tudjuk forrás-adottságainkat és digitális környezetünk igényeit egymásnak megfeleltetni? Az egyházi anyakönyvek digitalizálásának lehetőségei – módszertani tanulmány (2008) A feldolgozás lehetőségei: képi (anyakönyvek, mutatók), szöveges (családkutatói, történeti) – melyik utat válasszuk? Szempontok a választáshoz: mozgósítható erőforrások, a létrehozott tartalom „kimenete” (felhasználói köre), a továbblépés lehetőségei, költséghatékonyság, a létrehozás időtartama-tervezhetősége, stb. Útvesztő: Kalocsa város 1700-1910 közötti, teljes szövegű anyakönyvi adatbázisa (1998-2008) Kiút: a Communio-projekt (2009) egyházmegyénk anyakönyvi és helytörténeti forrásainak képi digitalizálása, és internetes kutatói szolgáltatása

Communio – első látásra A Communio-projekt célja egyházmegyénk családtörténeti és helytörténeti forrásainak képi digitalizálása, és internetes kutatói szolgáltatása A feldolgozás alapegysége a kötet: nem szálas iratok digitalizálásáról, hanem kötetekről-füzetekről van szó, ez módszertani könnyebbséget jelent Családtörténet és helytörténet összekapcsolása (1920 előtti anyakönyvek és egyéb kéziratos jegyzőkönyvek) – Communio = közösségkutatás, mint közös nevező E-kutatói igények: hangsúlyosan figyelembe véve Szolgáltató honlap: korábbi, statikus honlapunkat alkalmassá kellett tennünk a kutatásokra, regisztrált felhasználók kezelésére (nagy forgalom+új tartalmak) Számítunk a támogatásokra – ez a „kőleves” életünkben: a projekt nem pusztán költségvetési tervszámokon, inkább bevonható erőforrások keresésén alapul, a létrehozott érték inkább tevékenység, semmint pénzforgalom eredménye

Communio – erőforrások A két éves vállalkozás alulról építkezik, nem központi támogatásból működik, hanem helyi (a feldolgozásban érintett, motiválható) erőforrásokra épít Levéltár: a projekt a levéltáros szakmai feladatok mellett rengeteg szervező munkát, új teendőket jelent Városi önkormányzat-közmunka: a digitális képfelvételek készítése-kezelése közmunkások segítségével történik (három főállású személy – így összesen öten dolgozunk) Megyei önkormányzat: támogatás eszközök vásárlásához (A főegyházmegye és Bács-Kiskun megye területe azonos Paksi Atomerőmű Zrt: a tíz hónapja működő,újszerű internetes tartalomszolgáltatás színvonalas technikai hátterét biztosítja (megfelelő sávszélesség) E-kutatók: az internetes kutatói szolgáltatás „fogyasztói” regisztrációs díjukkal a rendszer támogatóivá válnak Magyar Örököskutató Iroda: külföldön (Szerbiában) végzett digitalizáló munka támogatása (mutatók-indexek fotózása)

Communio – munkamódszerek A Communio-projekt során számos településen tevékenykedünk, levéltárunk és az egyházmegye plébániáin őrzött dokumentumok (kéziratos kötetek) feldolgozását végezzük. Helyszíni feltárás: az egyes plébániák vizsgálata a padlástól a pincéig (a melléképületekig-füstölőkig…) terjed, a jegyzékbe foglalt, feltárt dokumentumokat digitalizálás céljából a levéltárba szállítjuk Nyilvántartásba vétel: a dokumentum a levéltárban leírást, jelzetet kap (Excel tábla), címkék nyomtatása-ragasztása, könyvtárszerkezet előkészítése Digitális fényképezés: Nikon D90 és D300-as fényképezők használatával, a képeket vízjelezve majd átméretezve, szolgáltatói változat készítése Szolgáltatás: a szolgáltatói képek előkészítése (kutatási korlátozások érvényesítése), feltöltése a szerverre Tárolás, biztonsági mentés: fájlok mozgatása, helyretétele

Communio – eredmények A Communio-projekt során levéltárunkban két év alatt több mint 500 ezer képfelvétel készült, melyből 452 ezer érhető el a KFL honlapján, E-kutatás, Matricula-Historia-online szolgáltatásunk részeként Feldolgozás: 60 teljesen és 80 részlegesen feldolgozott plébánia-település (utóbbi: egybekeltek 1826-1920), 22 ezer nyilvántartásba vett dokumentum Szolgáltatás a számok tükrében: 10 hónap, 270 kutatói regisztráció, 6.700 kutatási eset, 25.000 témaválasztás, másfél millió böngészett kép („maghasadás”) Társadalmi erőtér - kapcsolatok: sokan keresnek minket, a projekt fenntartható, a bajban segítenek… Bevétel: nem nélkülözhető és nem lebecsülendő (4.000 Ft/negyed éves regisztrációs díj, milliós forgalom) Levéltári jártasság: tapasztalatok az egyházmegye teljes levéltári anyagáról, néhány éven belül mindenütt járunk, munkakapcsolatba kerülünk a plébániákkal

Communio – tanulságok A Communio-projekt végrehajtása során megtapasztaltuk, hogy nagyon komoly társadalmi érdeklődés jelentkezik az anyakönyvi kutatásokat segítő digitális tartalmak létrehozása, valamint internetes szolgáltatások megvalósítása iránt – áldozatkészséggel is párosul Egyszerűség: az egyszerű megoldások is jól működhetnek, nem csak céges, piaci árajánlatok világában gondolkodhatunk digitalizálás terén (közmunka, diákmunka is lehet mintaszerű, sőt hivatásszerű...) Fokozatosság-startégia: a feldolgozás szintjei egymásra épülhetnek, a képi digitalizálás esetünkben az első fokozat, mely fenntarthatja-segítheti a következő fázisokat Honlapunk: tíz év után el kellett fogadnunk, hogy a honlap-szerkesztés mindennapos teendőink része, naprakészen kell kommunikálnunk, kutatóforgalmunk súlya is ide helyeződött Kutatói erőforrások: felajánlott indexek, adatgyűjtések stb. meghökkentő méretekben – levéltári hasznosítás, fórum szerep a jövőben?

Köszönöm a figyelmet!