Információs irodák menedzsmentje Szegedi Tudományegyetem „Gyakorlatorientált képzési programok kidolgozása a turisztikai desztináció menedzsment és a kapcsolódó ismeretanyagok oktatására” TÁMOP-4.1.2-08/1/A-2009-0034 projekt Regionális turisztikai menedzsment /BSc/ /Differenciált szakmai ismeretek modul/ Információs irodák menedzsmentje /A tantárgy neve/ Debreceni Egyetem Gazdálkodástudományi és Vidékfejlesztési Kar Pannon Egyetem Georgikon Kar Szegedi Tudományegyetem Mérnöki Kar A projekt az Európai Unió támogatásával, az Európai Szociális Alap társfinanszírozásával valósul meg.

2. Előadás témakörei Az iroda fogalma és feladatai; Az irodai szervezet modelljei; Irodai folyamatok és tevékenységek: dokumentumalapú és kommunikációalapú tevékenységek; Az információs irodák típusai, működtetése, fenntartása, finanszírozása; Irodai környezet és ergonómia;

2. ELŐADÁS ANYAGA Az iroda fogalma és feladatai; Fogalom meghatározások: 1./ Az iroda személyekből álló csoportosulás, a) amely meghatározott cél érdekében jött létre, b) a célt szolgáló feladatok ellátásához eszközökkel rendelkezik és c) alaptevékenysége az információk feldolgozása, vagyis a szöveges, numerikus, képi vagy hangdokumentumok fogadása tárolása és továbbítása; (Adamcsik) 2./ Az iroda emberekből, technikai felszerelésekből és folyamatokból álló rendszer, amelynek célja a befoglaló szervezet folyamataival kapcsolatos információk megfelelő kezelése; Az iroda célja, funkciói: A szervezeti célok elérésének elősegítése: - magasabb termelékenység; - szervezet stabilitása; - növekedés szolgálata; - alkalmazottak elégedettsége.

Az iroda feladata két szempont szerint csoportosítható: 2. ELŐADÁS ANYAGA Az iroda feladatai általánosságban az, hogy a gazdasági, üzleti élet folyamatait, változásait dokumentumokkal nyomon kövesse, és a gazdasági szervezetek közötti kommunikációt megteremtse. Ez a feladat nagyon sokrétű és szerteágazó, ezért nagyon sok tevékenységet és folyamatot tartalmazhat; Az iroda feladata két szempont szerint csoportosítható: 1./ A hierachiában elfoglalt hely szerint; 2./ Az információ-feldolgozás minősége szerint; 1./ A hierachiában elfoglalt hely szerint: - vezetői, - ügyintézői, - műszaki, - adminisztrátori, - titkárnői iroda, - gépterem, postázó; tait

2. ELŐADÁS ANYAGA 2./ Az információ-feldolgozás minősége szerint; - rutin in formáció-feldolgozás, („papírtermelő üzem”) - szakértői adatfeldolgozás; Az irodai szervezet modelljei; Rendszer, mert - vannak határai, - elemei és eljárásai definiálhatók, elkülöníthetők, - folyamatait saját maga irányítja visszacsatolással, - a környezetből kapott információk hatására átalakítja magát; Az irodai rendszer helye a vállalati-intézményi szervezetben: Modellek: - kívülálló, - mellérendelő, - alárendelő, - osztott;

2. ELŐADÁS ANYAGA Kívülálló modell: - nincs irodai szervezet, - csak termelés, értékesítés, kutatás, - kiszervezik az irodai munkát; Mellérendelő modell: -iroda elkülönítve, - saját küldetés; Példák: ügyfélfogadási , tervezési -szervezési osztály, számlázás, stb. Alárendelő modell: - vállalati részrendszerekben mindenütt megjelenik, - szervezetileg nincs elkülönítve, - az irodai munka alacsony szintű; Osztott modell: - automatizált irodai rendszerek,

2. ELŐADÁS ANYAGA - nagyteljesítményű irodai informatikai eszközrendszer, - pontosan definiált munkakörök, felelősségek; Pl. ügynöki rendszerek, tervező, fejlesztő irodák, TDM információs irodák; Irodai folyamatok és tevékenységek: dokumentumalapú és kommunikációalapú tevékenységek; Az iroda tevékenysége két fő csoportba osztható, aszerint, hogy dokumentáción vagy kommunikáción alapulnak; Az irodai folyamatok tevékenységekből tevődnek össze. Az üzleti folyamatokhoz azokat kiszolgáló irodai tevékenységek és irodai folyamatok tartoznak; Dokumentumalapú tevékenységek: - létrehozás,

2. ELŐADÁS ANYAGA - módosítás, - sokszorosítás, - tárolás, - megsemmisítés, - iktatás, - archiválás; Kommunikációalapú tevékenységek: - diktálás, - levelezés, - telefonálás, - gépi adattovábbítás, (fax, e-mail), - megbeszélések, - audió-videó konferencia;

2. ELŐADÁS ANYAGA Az információs irodák típusai, működtetése, fenntartása, finanszírozása; Irodatípusok: - hagyományos, papíralapú, kézi; - elektronikus, automatizált; - integrált; - otthoni (távmunka); - mozgó (mobil); Az irodák fenntartása lehet: vállalati, céges (profitorientált), kormányzati, önkormányzati (non-profit ); Az irodák finanszírozása: - központi, állami, intézményi költségvetésű, - vállalati, gazdasági társasági finanszírozású - szervezeti (egyesület, alapítvány) - önfenntartó (magánvállalkozás) - vegyes finanszírozású

2. ELŐADÁS ANYAGA Irodai környezet és ergonómia; Az ergonómia görög eredetű szó, jelentése a munka gazdaságos megszervezésének elmélete és gyakorlata; Az irodai ergonómia a dolgozó és a munkakörnyezete kapcsolatával foglalkozik („emberszabású munkahely”) Legfontosabb alapelve: A munkakörnyzetet az ott dolgozó igényei alapján kell megtervezni. Ergonómia az irodában Az irodai munka jelenkori hátrányai: - a képernyő előtti munka általánossá vált - szünet nélküli munka (szem) - zajhatások, - 70-75 % -ban ülőmunka - írást felváltó billentyűzés

2. ELŐADÁS ANYAGA -légkondicionálás, - nyílt irodai tér. Emberi tényezők - stressz, - testtartás, - sugárzások, - szem; Ergonómiai követelmények Eu. Konvergencia 50/1999. miniszteri rendelet: „ A képernyő előtti munkavégzés minimális egészségügyi és biztonsági körülményei” - elegendő tér a munkavégzés során a testhelyzet változtatásához, - számítógépasztal mérete, szék állíthatósága, - fény, zaj erőssége - dönthető és védett képernyő;

2. ELŐADÁS ANYAGA Az irodabútorok térbeli elhelyezkedése - optimális bútorelrendezés, - méret, helyigény, fényviszonyok, dolgozói kívánságok; Elrendezési formák: L alakú (irodai íróasztalhoz – gépasztal) Párhuzamos (hagyományos irodák) U alakú (irányítás, döntés dominál) T alakú (íróasztal, tárgyalóasztal)

AZ ELŐADÁS ISMERETANYAGÁNAK ÖSSZEFOGLALÁSA Az irodák fogalmi körbejárása során ismerkedés az irodával, mint térrel, szervezettel és rendszerrel. A különböző irodai rendszerek modelljei alapján az információs irodák elemzése; Az iroda feladatai és tevékenysége a szervezeti célok szintjén. Az irodák csoportosítása két módon: a hierachiában elfoglalt hely szerint és az információ feldolgozása minősége szerint. A két mód részletes elemzése; Az irodatípusok ismertetése, fenntartásuk és finanszírozásuk; Az iroda kialakításának követelményei, az ergonómia fogalma és az irodai munkakörülmények szabályai;

Előadás tananyagához kapcsolódó kérdések Vizsgakérdések: 1./Mit nevezünk irodának? 2./ Milyen szempontok szerint csoportosíthatók az irodák? 3./ Sorolja fel az irodai modelleket ! 4./ Mit nevezünk ergonómiának? Gyakorlatorientált, kompetenciát fejlesztő kérdés /ek: 1./ Milyen következményei vannak a számítógép helytelen használatának az irodai munkában?

KÖSZÖNÖM A FIGYELMÜKET! A KÖVETKEZŐ ELŐADÁS TÉMAKÖRE: Vezetés-szervezés elméleti alapok Az előadás anyagát készítette: Kálmánné Bodó Edit