Munkafolyamatok közös katalogizálási rendszerekben Koltay Klára

Munkafolyamatok meghatározása a közös adatbázis szempontjai szerint: 1. milyenek legyenek a felküldött rekordok 2. adatbázisban való hasonlítással kezdjük a munkát  minél kevesebb duplum kerüljön az adatbázisba 3. a feldolgozás gyorsaságának és tökéletességének optimális aránya 4. mennyi és milyen példányspecifikus adatot kezel az adatbázis

Kérdések Milyen válaszokat adnak ezekre a kérdésekre a jelenlegi közös adatbázisok? Milyen hatással lehetnek a válaszok a helyi munkafolyamatokra? Milyen tanulságokkal jár ez a közös katalogizálási rendszerek további fejlesztéséhez?

1. A közös adatbázis bibliográfiai rekordjai: elég-e a szabálykövetés? A MOKKA és a VOCAL alapjában véve nagyon hasonló követleményeket támaszt hasonló bibl. adattartalom ("minimumkövetemények") hasonló bibl. és besorolási adat rekord szerkesztési szabályok ~ magyar szabvány szigorú szabálykövetés a formátum terén: MARC

Katalogizálási szabályzatok: MOKKA – részletes minimumkövetelmény –leírás és adattartalom szabályozás –példák a MARC kódolásra VOCAL –adattartalom tekintetében a szabványra utal –útmutatás teljes MARC rekordok szerkesztésére garantálniuk kellene az adatbázisok homogenitását, DE:

100 1 $aShakespeare, William$d( ) $aÖt dráma /$cWilliam Shakespeare ; [ford. Arany János et al.] $aBudapest :$bEurópa,$c $a515 p. ;$c20 cm $a(Európa diákkönyvtár,$x ) $g1.,$tRomeo és Júlia -$g2.,$tJulius Caesar - $g3.,$tHamlet, dán királyfi -$4.,$tSzentivánéji álom -$5.,$tVízkereszt vagy Amit akartok 583 $xD1/KGY $aArany János$d( ) $aJulius Caesar$l(magyar) $aRomeo and Juliet$l(magyar) $aA midsummer-night's dream$l(magyar) $aTwelfth-night or What you will$l(magyar) $aHamlet, prince of Denmark$l(magyar) $aEurópa diákkönyvtár

$aShakespeare,$jWilliam $aÖt dráma$cWilliam Shakespeare$e[ford. Arany János et al.] $aBudapest$bEurópa$c1996$eSzombathely$fSylvester 300 $a515 p.$c20 cm $aEurópa diákkönyvtár,$x $aArany$jJános,$d $4ford $aTwelfth-night or What you will$imagyar $aRomeo and Juliet$imagyar $aJulius Caesar$imagyar $aHamlet, prince of Denmark$imagyar $aA midsummer night's dream$imagyar $aRomeo és Júlia $aJulius Caesar $aHamlet, dán királyfi $aSzentivánéji álom.

Ha a központi adatbázis nem vesz tudomást a különbségekrôl  eklektikus a központi adatbázis  helyi adatbázisok - átvett rekordok állandó átszerkesztése, központi adatbázis erôsödô eklektikussága vagy - átengedi az eklektikusságot a helyi szintre - helyi megjelenítési szabályok és index felkészítése az variációkra.

Megoldás a közös adatbázis konverzióiba beépíteni a fontosabb szemléleti különbségeket lehetôség a helyi adatbázisok következetességének megtartására

Alternatív módon képzett besorolási adatok problémája Ha csak a központi adatbázis felöl nézzük sok munka árán megoldható  központi besorolási adatbázisok kidolgozása de: hogyan hasznosíthatják ezt a helyi szigorúan kontrollált adatbázisok?

Helyi felhasználási lehetôségek minden egyes bib. rekord átvátelénél átszerkeszti saját auth. rekordjait is vagy "kidobja" saját auth. rekordját és átveszi a központit (technikailag még nehezebb) vagy a központi bib. rekordokat idomítja a saját auth. rekordjaihoz -> újratermelt rendetlenség a központban

Megoldás Többé-kevésbé rendezett helyi adatbázisok, eklektikus authority állományú központi adatbázisok Helyi technikai megoldások az auth. Rekordok egyszerű cseréjére.

2. Hasonlítási sorrend, duplumok. legkevésbé problémás követelmény ha a leírandó dokumentum még nincs a helyi adatbázisban a munkafolyamat természetes része a hasonlítás a központi adatbázisban de: önmagában ez nem véd a duplumok ellen, szükség van duplum ellenőrzésre

Duplumellen ô rzés - helyi adatbázis a duplumellenôrzés - elsôsorban a központi adatbázis minôségét javítja csak közvetve hat a helyi munkafolyamatokra (pl. több rekord esetén nem a legteljesebbet választja letöltésre)

3. A tökéletesség és gyorsaság konfliktusa Ez a tényezô határozza meg leginkább mennyire lesz használható rekordforrás a központi adatbázis A gyarapítási munkafolyamat gépesítése felerôsíti a problémát  már a rendeléskor szükség van bibl. Információkra.

A tökéletesség és gyorsaság konfliktusa Optimális eset: már rendeléskor talál a helyi gyarap. könyvtáros átvehetô rekordot Ha nincs átvehetô rekord: rendeléskor helyileg elkészített rekordváz, beérkezéskor rekordváz kiegészítése  a helyi adatbázis nem profitál a közp. szolgáltatásból  központi duplumellenôrzés dolgoztatása rendeléskor helyileg elkészített rekordváz, beérkezéskor a központ rekord felhasználása (jelenleg technikailag nehézkes)

Megoldás központi adatbázis feladata: optimálisan megválasztott minimumfeltételek központi rekordok folyamatos javíthatósága, fokozatos tökéletesítése helyi rendszerek feladata: rendelésre használt bib. rekord könnyû lecserélhetôsége a példányadatok felett

4. Példányspecifikus adatok és a közös adatbázis Ha a közös adatbázis = bibliográfiai rekordforrás a peldányspecifikus adatoktól eltekinthet de: 1. lelôhelyadatbázisként használt központi adatbázis - részletes lelôhely ésetleg helyrajzi szám adatok  állandó automatikus frissítésrôl gondoskodni kell 2.speciális célú adatbázisok (pl. régi könyves adatbázisok) - példányspecifikus megjegyzések tárolása  egyértelmû lelôhelyhez és példányhoz kötés  automatikus frissíthetôség

Helyi katalogizálók számára jól használható modell I. Tennivalók a közös adatbázis oldalán: helyi adatbázisok integritásának megôrzését tegye lehetôvé,konverziókkal segítse optimális rekordminimum megállapítással segítse elô a dokumetumleírások gyors bekerülését biztosítsa a már feltöltött minimumrekordok folyamatos tökéletesítését jól megválasztott felülírási szabályokkal minél több példányspecifikus adatot tárojon és biztosítsa azok automatikus frissülését a helyi rendszerekben történtô változtatásukkor

Helyi katalogizálók számára jól használható modell II. Tennivalók a helyi rendszerek oldalán: kézenfekvô, a helyi munkafolyamat több pontján adott megoldás a már meglévô bibl. rekordok jobbra cserélésére kézenfekvô, a helyi munkafolyamat több pontján adott megoldás a már meglévô authority rekordok jobbra cserélésére példányspecifikus adatainak tárolását optimalizálni és átgondoltabbá tenni biztosítani a központi adatbázisok automatikuks frissítését a példányspecifikus adatok helyi változásakor