A projekt az Európai Unió támogatásával, az Európai Szociális Alap társfinanszírozásával valósul meg. Pannon Egyetem Georgikon Kar Szegedi Tudományegyetem Mérnöki Kar Debreceni Egyetem Gazdálkodástudományi és Vidékfejlesztési Kar „Gyakorlatorientált képzési programok kidolgozása a turisztikai desztináció menedzsment és a kapcsolódó ismeretanyagok oktatására” TÁMOP /1/A projekt Regionális turisztikai menedzsment /BSc/ /Differenciált szakmai ismeretek modul/ Információs irodák menedzsmentje /A tantárgy neve/

14. Előadás témakörei  Az információs irodák rendezvényszervező tevékenysége III.  Szakmai vásárok szervezése rendezése;  A turisztikai vásár, mint komplex eseménymarketing;  A vásári részvétele feladatai és szabályai;  A résztvevők köre, a részvételi feltételek;  A vásárszervező feladatai;  A vásári résztvevő feladatai;  A szakmai vásárok kiegészítő rendezvényei;  A vásárok follow up tevékenysége;

14. ELŐADÁS ANYAGA  Szakmai kiállítás (és vásár):  a kiállítás és a vásár fogalma  erődemonstráció  potenciális vevőknek  figyelemfelkeltő és meggyőző legyen  azonos helyszín és időszak  szakmai és látványos elemek  stand és személyzet  vásárvárosok  presztízsérték  kettős befogadói szituáció  a kiállítás megszervezése: tervezés, előkészítés, lebonyolítás, utómunkák  a szakmai szervezet, a szervező és a megrendelő feladatai  a vásár:  története: középkor, Európa és Magyarország  fajtái: általános vásár; szakvásár: többszakos, vertikális, horizontális

14. ELŐADÁS ANYAGA  Szakvásárok, szakmai kiállítások:  különlegesen fontos, speciális rendezvénytípus;  Definíció: az a kiállításfajta, amelyen egy adott árucsoport gyártói, forgalmazói koncentráltan jelennek meg a számukra fontos érdeklődők, potenciális vevők előtt.  A kiállításon való részvétel, nemcsak a a termék milyensége, a prezentáció módja. Az ötletek sokasága a szakmai közönség figyelemfelkeltésén kívül „erődemonstrációt. Flottatüntetést” is jelent, a potenciális vevők meggyőzése, a konkurencia elrettentése érdekében;  Mikor érdemes részt venni egy kiállításon?  1./ Ha van mit megmutatni;  2./ Ha be akarunk lépni a piacra;

14. ELŐADÁS ANYAGA  3./ Ha új terméket kívánunk bevezetni;  4./ A meglévő termék tesztelése;  5./ Vásárlói vélemények begyűjtése;  6./ Ha az értékesítési csatornákat szeretnénk bővíteni;  7./ Partnerkeresés;  8./ Viszonteladói hálózat megerősítése;  A kiállítás végső célja kettős:  1./ a forgalom növelése;  2./ az imázs erősítése;  A szakmai kiállítások jellegzetessége, hogy azt szakmai szervezetek, ilyen kiállítások rendezésére szakosodott állami, regionális hatalmi vagy igen jelentős magánszervezetek képesek megrendezni;

14. ELŐADÁS ANYAGA  Kis történelem:  -első kiállítás- Ptolemaiosz Pfilométer fáraó (i.e ) Kleopátrával való házasságkötése alkalmából (thébai és memphisi művészek állítottak ki;  - római birodalom – fórum;  - német vásárok – Messe- a Missa szóból, (mise) ered- XV-XVI. században híres vásárok: lipcsei, lyoni és novgorodi vásár;  – frankfurti könyvvásár- Luther biblia első példánya;  Ausburg – első kiállítási katalógus;  London – első világkiállítás;  Célja a mai napig érvényes: a fejlődés bemutatása, a kulturális és gazdasági haladás irányának megjelölése.  Első magyar kiállítás. (Kossuth Lajos kezdeményezte és rendezte)

14. ELŐADÁS ANYAGA  kiállító, 218 kiállítási objektum, fizető látogató;  - II. világháború után – Tavaszi és Őszi BNV- tavasz: beruházási javak, ősz: fogyasztási cikkek;  - az általános vásárok mellett megjelentek a szakvásárok, szakkiállítások;  - jelentős szerephez jutottak a regionális vásárok;  „ A vásárok piac jellegű rendezvények, amelyek egy vagy több gazdasági ágazat átfogó árukínálatát nyújtják” AUMA (Austellungs-und Messe- Ausschun der Deutschen Wirtschaft- német vásárokat felügyelő szervezet)  - Jellemzőik:  - legalább 20 %-os külföldi részvétel;  - rendszeres időközökbe rendezik;  - ugyanazon a helyen,

14. ELŐADÁS ANYAGA  A kiállítások:  - lehetnek hagyományteremtők;  - azonos helyen, azonos időszakban;  némileg változó témakörben;  A megjelenés erősíti az imázst, a távolmaradás kérdéseket vet fel a céggel kapcsolatosan;  A szervezés:  - A szervezés ideje több hónap, nagyon gyakran egy év; (az előző kiállítás lezárása után kezdődik);  -a résztvevők általában visszatérők;  - a közönsége nagysága indokolja a több napos időtartamot;- átlag három- hat nap, de van tíz napos is;  - az időtartamot a várható látogatók száma határozza meg;

14. ELŐADÁS ANYAGA  - kapcsolódó rendezvények;  A kiállítások költségesek:  - a részvételi díjak eltérőek: függnek a stand elkészítési költségeitől, nagyságától, a prospektusok minőségétől, mennyiségétől;  A kiállítások szervezésének szereplői:  Szakmai szervezet:  Feladatai:  - meghatározza a rendezvény célját;  - meghatározza rendezvény címét, nevét, mottóját;  - meghatározza a témaköröket, amelyek a kiállításon végigvonulnak;  - megteremti a szakmai védnökséget; (presztízs személyek, megnyitó személye)

14. ELŐADÁS ANYAGA  - műszaki berendezések biztosítása;  - közüzemi feltételek biztosítása  - kiegészítő szolgáltatások biztosítása; (büfé, étkezés, pihenés, illemhelyek)  - nyomdai munkálatok biztosítása (meghívók (egy évvel előbb- adatszolgáltató lapok), katalógus, pótfüzet;  - számítógépes rendszer biztosítása (adatok, regisztráció, naprakészség);  - a folyamatos és pontos adategyeztetés, regisztráció, postázás;  - szállásbiztosítás; (kiállítók, vendégek), maximum kilométeres távolságon belül;- folyamatos kiállítók már az előző kiállítás végén megrendelik;  - kapcsolódó rendezvények megszervezése;  - dekoráció, kiállítási elemek megtervezése és kivitelezése;  - költségvetés elkészítése, szolgáltatások árainak pontos megállapítása (nem túlzott), folyamatos számlázás;  - helyi regisztráció, információs szolgálat biztosítása;  -a kiállítási árúk be- és kiszállításának megszervezése;

14. ELŐADÁS ANYAGA  - raktárak biztosítása, vámolás, belső szállítás megszervezése;  - megfelelő számú személyzet biztosítása, irányítása, koordinálása (beléptetés, hostessek, őrzés)  - utómunkálatok elvégzése (bontás, visszavételezés,)  A megrendelő feladatai ( kiállító):  - termék kiválasztása, megjelentetésének meghatározása;  - A megjelenés struktúrájának meghatározása; (stand nagysága, felépítése, kivitelezése, jellege)  - partnerlista előkészítése, tárgyalások tervezése, előkészítése;  - a kiállításon résztvevő munkatársak kiválasztása, felkészítése;  - információs anyagok meghatározása, összeállítása, legyártása;  - a személyzet megjelenésének feladatai (egyenruha, utazás, szállás, belépő, parkolójegy, napidíj)  - standon történő vendéglátás megszervezése (kávé, üdítő, aprósütemény, stb.)

14. ELŐADÁS ANYAGA  - felméri a kiállításhoz szükséges helyszínt és technikát;  ( csak akkor derül ki, amikor a kiállítók megküldték hely és technika igényüket- kiállítási programjukat a katalógus elkészítéséhez- villamos energia igény – standnagyságok meghatározása, ésszerű standmennyiség meghatározása (se túlzsúfolt -se üres helyek);  Szakmai programok összeállítása;- termek, szükséges technikai eszközök biztosítása;  A rendezvényszervező feladatai: az a szervezet, amely a kiállítás egészét szervezi meg és biztosítja a működését, lefolyását;  - helyes időpont kiválasztása; (más kiállításokhoz, ünnepekhez viszonyítva)  - a rendezvény jellegének, imázsának kialakítása;( a változó igények tükrében megújítani)  - a helyszín biztosítása; (ha állandó helyen van nem gond, új vagy vándorkiállítás esetén)

14. ELŐADÁS ANYAGA  - ugyanazon időpontban;  - a kiállítók termelők, vagy viszonteladók;  - a vásár olyan rendezvény, amely bemutatja a vállalat már a piacon lévő termékválasztékát, célja a kereskedők és viszonteladók tájékoztatása, alapvető cél a konkrét üzletkötés vagy az üzletkötés elősegítése;  - a látogatók jelentős része fogyasztó;  - bemutatja a vállalat:  műszaki fejlettségének színvonalát;  a művész teljesítőképességét;  A szakvásárnak két fajtája van:  Horizontális:  - az árukínálatot rokon vagy gyakran egymástól nagyon távol eső iparágak termékei alkotják;

14. ELŐADÁS ANYAGA  Vertikális:- egy-egy ágazat kínálatát nyújtják, jellegénél fogva szakemberek szűk csoportját érinti;  Különbségek : VásárokKiállítások TermékFogyasztási cikkTermelési, beruházási fogyasztási cikk Eladók, kiállítók-kínálatKereskedőkTermelők, importőrök Vevők, látogatók-keresletFogyasztók- nagyközönségÜzletemberek, szakemberek, viszontfelhasználók Adás-vétel jellegeÁrusításÜzletkötés Termékek fajtáiSokféle árucsoportKevés árucsoport Termékek minőségeKözepes vagy alacsony színvonal Magas színvonal

14. ELŐADÁS ANYAGA  A részvétel főbb céljai:  - az ágazat műszaki-fejlesztési irányának megismerése;  - új technológiák;  - Know-how;  - a fejlesztési célkitűzések megfeleltetése az általános irányvonalnak;  - Új cégek, potenciális versenytársak feltérképezése;  - a termék versenyképessége a konkurencia kínálata mellett;  - a hagyományos ügyfelekkel történő kapcsolattartás;  - információszerzés;  - az adott ország, régió helyzetének megismerése;  - a termék, a vállalat imázsának mérése;  - a piaci részesedés növelési lehetőségének felmérése;  - a kiállítás résztvevőinek felmérése;

14. ELŐADÁS ANYAGA  A kiállítási terv elemei:  - A vásár, kiállítás megnevezése, helye, időpontja;  - Árulista;  - Terület-igény (fedett-nyitott);  - A kiállítási idő alatt tervezett rendezvények;  - A költségek;  - Előző vásárok tapasztalatai;  Standtípusok:  A méretet befolyásoló tényezők:  - mekkora helyet igényelnek a terméke?  - hogyan történik a kommunikáció, milyen rendezvényeket tervezünk?  - funkcionális igények;

14. ELŐADÁS ANYAGA  A kiállítások tervezésének néhány fontos elve:  - a közönségvezetés: szabadáramlású, pszichikai elemek irányította, fizikai elemek irányítottak; - függ a kiállítás jellegétől, terület nagyságától, fedett és zárt terület egymáshoz való kapcsolatától;  - pihenőhelyek kialakítása;  - zárt terület: mennyezet szerepe – más szín;  - szabad terület: általában nagy teret igénylő termékek számára;  - tárgy: kiállításra alkalmas formában, a környezethez is alkalmazkodva, egyedi vagy sorozattermék  - kép: ha a termék nem alkalmas kiállításra-fotó  - felirat: minél kevesebb, annál jobb a hatásfok; azonos grafikai megoldások a kiállításéval;  - fény: fontos tényező a figyelemkeltéshez (megvilágítás)  - szín: jelkép. szimbólum, védjegy;

14. ELŐADÁS ANYAGA Vásári látogatók Tájékoztatást igénylőkÁltalános szakmai érdeklődők Lappangó vevőkVételi szándék nélküliek Stand megtekintés Döntés a vételi szándékrólInformációt elraktározó Pozitív negatív Follow-up munka mindkét csoportban

14. ELŐADÁS ANYAGA  A szakvásár a kereslet és kínálat koncentrálásának és /vagy a kínálat bemutatásának eszköze;  - Marketingkutatási funkciók:  - üzleti lehetőségek felmérése;  - versenyhelyzet felmérése;  - Kapcsolatápolás:  - új kapcsolatok, potenciális vevők;  - régi kapcsolatok ápolása;  - Termékmarketing:  - szakmai trendek felmérése;  - terméklemutatás;  - teméktesztelés;  - új termékek bevezetése;

14.ELŐADÁSANYAGA Kiállítás reklám céget cég terméket látják Public Realitons Személyes eladásAz összbenyomás erősíti az imázst Sales Promotion módszerek alkalmazása

14. ELŐADÁS ANYAGA  A vásárok kommunikációs terve:  1./ helyzetelemzés: (előző kiállítás)  - milyen médiumokat vettünk igénybe és milyen eredménnyel?  - milyen volt a sajtórendezvények visszhangja?  - van- e további kapcsolat az újságírókkal?  - milyen cikke jelentek meg a cégről?  - hogyan használták fel sajtóanyagot az újságírók?  - keresték-e két kiállítás között a céget az újságírók?  2./ Cél meghatározás  3./ A cél megvalósításához szükséges kommunikációs eszközök:  - sajtórendezvények;  - PR cikkek;  - sajtóreggeli;

14. ELŐADÁS ANYAGA  - egyéb rendezvények;  - vevőtalálkozó;  - termékbemutató;  - céges tájékoztató kereskedelmi cégek, viszonteladók részére;  4./ Időpontok meghatározása;  5./ Médiatervezés:  - kiállítás előtti üzeneteket megjelenítése; -figyelemfelkeltés (napilapok, szaklapok, TV, Rádió, Internet,)  - kiállítás ideje alatti:- megjelenés a napi vásári sajtóban /híradóban; különszámban, egyéb a kiállításra megjelent anyagban (katalógus)  - kiállítás után: cikkek archiválása, köszönőlevelek az újságíróknak, médiumoknak, a kommunikációs munka értékelése;

14. ELŐADÁS ANYAGA  Informátor szabályzat:  Általános szabályok:  képviseli a Magyar Köztársaságot,  a saját cégét;  a saját egyéniségét;  Viselkedése nem lehet ellentétes a fentiek érdekével (nyilatkozatok, vélemények, bírálatok)  - ugyanez vonatkozik a fogadó országgal kapcsolatosan is;  Viselkedési szabályok:  Tiszteletadás- amely az udvariasságban nyilvánul meg;  Határozottság;  Mértéktartás;  Jó ízlés;

14. ELŐADÁS ANYAGA  Egyéb szabályok:  A kiállítás ideje alatt a kiállítás vezetőjének tartoznak felelősséggel;  Magas szintű szakmai és nyelvtudás;  A vállalat teljes tevékenységét érintő üzlet- és árpolitikai kérdésekről nem nyilatkozhat;  A sajtó, rádió, televízió részére interjút szóban és írásban csak felhatalmazás birtokában tehet;  Felelős a rábízott információs anyag minőségéért, mennyiségéért;  A kiállítás befejezése után értékeli a lebonyolítást;

14. ELŐADÁS ANYAGA  A látogatói részvétel oka: Információszerzés Új ötletek gyűjtése Új piaci szereplők megismerése Image építés “Laboratóriumi körülmények” Kommunikáció (Felmérések szerint a szakmai vásárok látogatóinak 80%-a döntéshozó!)  Melyik kiállításon vegyünk részt?  A döntést befolyásoló tényezők: - Helyi vagy nemzetközi piacot célozza: pl.: SHI&E a skandináv piac vására vagy EIBTM nemzetközi vásár?  - Kiállításról szerzett információk alapján: - Tavalyi évek statisztikái, látogatottság, preferenciák, kiadványok, szponzorok… stb.

15. ELŐADÁS ANYAGA  Kiállítás költségei = részvétel + utazás + szállás + reklám + DM  Korábbi kiállítók / látogatók véleménye?  Kiállítási szándék előtt célszerű először, mint látogató megnézni a kiállítást.  Döntés előtt: összes információ és alternatíva mérlegelése!  A lebonyolítást tervezzük meg!  Jelöljünk ki egy felelőst, aki utazik és összefogja a teendőket!  Határozzuk meg a kommunikáció irányát!  Mérlegeljük a segítő és gátló körülményeket!  Tervezzük meg a kiállítási naptárunkat!  Kiállításonként lehetőség szerint feladat és ütemtervet is készítsünk!  Állítsuk össze a költségvetést

14. ELŐADÁS ANYAGA  Kiállítási promóció  Fontos! A célközönségünk tudjon róla, hogy vállalatunk részt vesz az adott kiállításon!  Lehetőségek:  Sajtókapcsolatok kihasználása  DM  Hirdetés  Szponzorálási lehetőségek  Szóró-ajándékok  Kiállítási katalógus  Stand személyzet

14. ELŐADÁS ANYAGA  A cég kiállításra küldött embereinek száma függ a kiállítástól, az adott piactól, de legfőképpen a stand méretétől.  Aranyszabályok:  Egy személy kb. 30 látogató színvonalas fogadására képes egy nap.  Ha feltételezzük, hogy egy látogató kb percet tölt el a standon, akkor megbecsülhetjük, hogy egy kiállító maximum 12 látogatót tud fogadni egy óra alatt.  1 kiállítónak fajlagosan min. 4-5 m2 stand alapterületre van szüksége.  Lehetőleg 2 fő utazzon cégenként.

14. ELŐADÁS ANYAGA  A kiállító személyek legfontosabb erényei:  taktikus, diplomatikus, barátságos, nyitott, jól informált a vállalatról  “Staff training” lényeges a kiállítás sikeréhez!  hogyan csalogassuk a látogatókat a standunkhoz?  hogyan kezdeményezzünk tárgyalást?  hogyan minősítsük a látogatókat és válasszuk ki az emberünket?  a testbeszéd szerepe.  Minden egyes kiállítás előtt, külön kell felkészíteni az informátorokat az adott piac jellegzetességeiről és az oda illő vállalati stratégiáról.  A standot sose hagyjuk informátor nélkül!  Ha egy potenciális partnert látunk és mással tárgyalunk, beszéljünk meg egy későbbi időpontra találkozót.  Felmérések szerint a látogatók 60 %-a elhagyja a standot, ha egy percen belül nem szólítják meg!

14. ELŐADÁS ANYAGA  A tárgyalások, észrevételek dokumentálása, naprakészség;  A konkurens standok megtekintése, tapasztalatok összegyűjtése;  Utánkövetés  a follow-up a kiállítás sikerének learatása.  rendkívül fontos fázis.  Budget kontroll - a kiállítás hatékonyságának mérése:  Értékesítési eredmények  Döntéshozókkal felvett kapcsolatok száma  Szerződésekre jutó költség  Szerződéskötések száma  Látogatók, érdeklődések, névjegyek száma  Szétosztott kiadványok száma  Media cikkek generálása, sajtó visszhang

14. ELŐADÁS ANYAGA  Szerzett információk milyensége és mennyisége  Minden egyéb tényező ami befolyással bír  Utolsó lépés: úti jelentés (report) készítése, amely a kollégák számára is fontos!

AZ ELŐADÁS ISMERETANYAGÁNAK ÖSSZEFOGLALÁSA  A desztinációs irodák kiemelt feladata a turisztikai vásárokon való részvétel és kisebb vásárok szervezése;  A szakvásár definíciója, jellemzői;  Vásártörténelem;  A várási részvétel céljai, feladatai: szervezők, kiállítók;  A vásár marketing jelentősége;  A vásár tervezése (kommunikációs terv, költségvetés)  Az informátorok feladatai és viselkedési szabályai;  A vásárok follow up- ja;

Előadás tananyagához kapcsolódó kérdések Vizsgakérdések:. 1./ Beszéljen a szakmai vásárok jelentőségéről és mutassa be a legfontosabb jellemzőket! 2./ Milyen feladatai vannak a vásár szervezőinek? 3./ Milyen elemeket tartalmaz a szakvásár marketingkommunikációs terve? 4./ Sorolja fel a a vásári informátorok szabályait! Gyakorlatorientált, kompetenciát fejlesztő kérdés/ek: Milyen feladata van a turisztikai vásárokkal kapcsolatban az információs irodának?

KÖSZÖNÖM A FIGYELMÜKET! A KÖVETKEZŐ ELŐADÁS TÉMAKÖRE: Az információs irodák rendezvényszervezési tevékenysége IV. Az előadás anyagát készítette: Kálmánné Bodó Edit