Integrált elektronikus dokumentum- és iratkezelési megoldás önkormányzatok számára Miski Zoltán 2008. április 9.

Néhány E-GROUP referencia Cég Termék MOLtrade – Mineralimpex, PSZÁF, Budaörsi Polgármesteri Hivatal

Tartalom - amiről szó lesz Az irat- és dokumentumkezelésről Microsoft alapokon (SharePoint, InfoPath) Az eDOX keretrendszer és moduljai Iratkezelésről bővebben Irattári modul Számlák, szerződések kezelése Beépített biztonsági funkciók Néhány képernyőkép

Iratkezelési életciklus Végső változat Aktív és inaktív felhasználás Szerkesztés Ellenőrzés Archiválás Selejtezés Készítés Papír feldolgozás E-mail Tudás- menedzsment forrás Verzió készítés Publikálás Csoportmunka rendszerek WWW, Belső Portál CD ROM, Print on demand , stb. PDF gyűjtemények Dokumentum kezelés Iratkezelés

24/2006. szerint minősített iratkezelési rendszer Kibővített tanúsítvánnyal rendelkező ISZ Teljeskörű tanúsítvánnyal rendelkező ISZ Szűkített tanúsítvánnyal rendelkező ISZ DIS Ügyfélkapu integrációval bővített eDOX.portal2007 Elektronikus aláírással teljeskörű eDOX.signed2007 Szűkített alaprendszer eDOX.base2007 SDX EDOX

Iratkezelési előírások 1995. évi LXVI. törvény (Levéltári Törvény) 2001. évi XXXV. Törvény (Elektronikus Aláírási Törvény) 335/2005. Kormány Rendelet 24/2006. (IV.29.) BM-IHM-NKÖM együttes Rendelet 13/2005. IHM rendelet (papír -> hiteles elektronikus iratmásolat) 7/2005. (VII.18) IHM Rendelet (digitális archiválás) 20/2004. (IV.21) PM Rendelet (e-Számla) ISO15489-1:2001 szabvány MoReq EU ajánlás

Új Microsoft Office termékek Megújult irodai kliens/szerver alkalmazások Jelentősen kibővített szerver alkalmazások Egységesített csoportmunka és irodaautomatizálási keretrendszer Minőségileg új termék

Office Rendszer összetevői SharePoint 2007 Workflow Fundation Exchange 2007 Word, Excel, Outlook, InfoPath… Windows Server Egyedi megoldások

Robosztus elosztott architektúra Kész csoportmunka funkciók SharePoint Robosztus elosztott architektúra Kész csoportmunka funkciók Dokumentumtár Elektronikus űrlap tár Kereső motor Listák, nézetek Teljesen nyitott Webes felhasználói felületek Microsoft SQL Server adattárolás Microsoft .NET támogatás

Űrlapok önálló és adatbázis jellegű kezelése InfoPath XML alapú adatkezelés Űrlapok önálló és adatbázis jellegű kezelése Professzionális űrlapkészítő eszköz Magas szintű felhasználói felület, Office integráció (helyesírás javítás, Smart tag-ek, Task Pane, stb…) Teljes integráció a SharePoint és a Workflow Fundation rendszerekkel

Integrált Irodai Rendszer Egységes Web portál felület (SharePoint) Forms library a nyilvántartásoknak (SharePoint) Document Library a csatolt dokumentumoknak (SharePoint) Human Workflow (Workflow Fundation) Elektronikus űrlapok (SharePoint, InfoPath)

A rendszer felépítése, konfigurálása Workflow Fundation

Funkció Modulok Szerződések kezelése Számlák kezelése

eDOXügyiratkezelés modul funkciói

Szervezeti hierarchia

Munkafolyamat

eDOXworkflow for Workflow Fundation Folyamatok nyomon követése Grafikus folyamattervező Alkalmazás és human workflow egyszerre Egységes és könnyen konfigurálható üzleti szabályok Egységes azonosítási és biztonsági rendszer

Iratkezelési funkciók

Iratkezelési modul - beérkező iratok - Érkeztetés – érkeztető szám generálás Levelesládából (Outlook), Windows Desktop/Intéző Microsoft Office alkalmazásokból (Word/Excel) Ügyfélkapus integrációval, portálról Összetett előzménykutatás, kezelés Iktatás Alszámos/főszámos iktatás Szignálás Ügyintézés, Irattárazás

Iratkezelési modul - kimenő iratok - Fogalmazvány készítés verziókövetés Véleményezés, iratrevízió Jóváhagyás (soros, párhuzamos) Kiadmányozás szervezeti és/vagy egyéni elektronikus aláírással Expediálás Postai feladókönyv

Speciális elektronikus és papírdokumentum kapcsolati lehetőségek Érkeztetés Office (Word, Excel, Outlook) alkalmazásokból, csatolás E-mail-ből, fájlrendszerből, elektronikus faxokból eDOXfax/scan - Papír dokumentumok kötegelt szkennelt feldolgozása (opc. vonalkód) Authentikált, hitelességellenőrzött érkeztetés/iktatás Dokumentum Kapu technológiával, ügyfélkapun keresztül eDOXmark - Hiteles nyomtatás Szabványos interfész egyéb rendszerekhez

eDOXirattár modul irattározás Irattári terv, hierarchikus ügycsoportok Irattári tételszám adminisztráció Irattárba adás Irattári jegyzék nyomtatás Tárolóegység (doboz) kezelés Iratkölcsönzés Betekintés, kivét; őrjegy nyomtatás Selejtezés Selejtezési jegyzőkönyv nyomtatás Levéltárba adás

Ha a bejövő irat típusa –> Számla: Számla képének tárolása Számla jóváhagyás Ha a bejövő irat típusa –> Számla: Egyedi munkafolyamat indul a jóváhagyásra Számla képének tárolása Számla jóváhagyása Többszintű jóváhagyás lehetősége Soros és párhuzamos jóváhagyás lehetősége Számla szerződéshez „kötésének” lehetősége Számlatételek adatainak nyilvántartása pénzügyi, partner, határidő adatok, stb. Utóbbiakkal ERP integrációs kapcsolat lehetősége

Szerződés dokumentumok tárolása Szerződéses adatok nyilvántartása Szerződés kezelés Szerződés dokumentumok tárolása Szerkeszthető verziók és végleges szerződések képei Szerződéses adatok nyilvántartása Pénzügyi adatok (szerződéses összegek) Partner cégadatok (külső szereplők) Határidők (fizetési, teljesítési mérföldkövek) Szerződések belső jóváhagyása műszaki, gazdasági, jogi, stb. Számla-jóváhagyási folyamat kapcsolat Egyszerű visszakeresés és megtekintés Adatok, vagy akár tartalom alapján is

eDOXpartner modul partnerek, ügyfelek Partneradatok nyilvántartása Cég, szervezet, személy Címek, telefonszámok Forrásként szolgál az iratkezelési rendszer, szerződéstár számára Konfigurálható partner típus Pl. ügyfél, együttműködő partner, társszerv, vevő, szállító, stb. ERP partnertörzs szinkronizáció

Beépített biztonsági funkciók és szolgáltatások Jogosultság kezelés – eDOXadmin modul Iktatókönyvenként külön jogosultságok, kód és törzs tartományok szűkíthetőek, egy szervezet–több független iktatórendszer) Eljáró (Ügyintéző), Betekintő, Irat átvevő, Irat mozgató, Megbízott, Szignáló (munkakiosztó), Hitelesítő, stb. felhasználók Digitális aláírás – eDOX.SDX modul Űrlapok és csatolt dokumentumok hitelesítése EASZ alapján Időbélyegzés, időpecsételő szolgáltatás Speciális biztonságvédelem - eDOXsecure modul (Transform) Biztonságos dokumentumközlekedtetés Tartalomvédelmi szolgáltatás Csatolt dokumentumok egyedi beállításai IRM/DRM, megbízható környezet - eDOXright modul Nyomtatott dokumentumvédelem - eDOXmark modul

eDOX.admin modul konfigurálás, üzemeltetés Jogosultság kezelés Iktatókönyvenként egységes (Iktatókönyvenként külön dokumentumtár, Iktatókönyvenként külön jogosultságok, kód és törzs tartományok szűkíthetőek, egy szervezet–több független iktatórendszer) Létrehozás, láthatás, szerkesztés irat és dokumentum szinten is Felhasználók, Szervezeti hierarchia modellezése Szerepek: Postabontó, Érkeztető, Iktató, Ügyintéző, Szignáló, Jóváhagyó, Kiadmányozó stb. Elemi jogosultságok Globális és egyéni beállítások Finoman konfigurálható cégre szabható rendszer Pl. helyettesítések

eDOX.SDX modul Digitális aláírás kezelés EU és magyar törvényeknek megfelelő hitelesítés Aláírási szabályzat kezelése ETSI standard NHH minősített (első Magyarországon) MELASZ Ready minősített

eDOX.DIS modul Ügyfélkapu integráció Department Interface Service Az E-Group Dokumentum Kapu megoldásának magja, amely szorosan együttműködik az SDX (elektronikus aláíró, hitelességellenőrző) és Transform (Biztonságos dokumentum-közlekedtetést biztosító) komponensekkel

eDOXmark modul Nyomtatott dokumentum védelem Nyomtatott dokumentum hitelesítése, védelme Grafikai háttérképbe „kódolt” hitelesítő információ Kétdimenziós vonalkóddal kiegészítve „önhitelesítő” dokumentum

eDOXsecure modul speciális biztonsági modul Transform (az eDOX biztonságos dokumentum-közlekedtetést biztosító komponense) PKI alapú titkosított adatküldés Csak a küldő és a címzettek férhetnek hozzá a dokumentumok tartalmához Titkosítási szabályzat kezelése MELASZ Ready

eDOXright for MS DRM Windows Digital Rights Management Services Széles körű tartalomvédelmi szolgáltatás Jelen pillanatban működik: Word dokumentumok Excel fájlok PowerPoint bemutatók E-mail-ek (Outlook) Internet Explorer integráció

SharePoint/eDOX – ERP kapcsolat kialakításának lehetősége SharePoint webpart segítségével WebPart segítségével a SharePoint portálon lehetőség van az ERP üzleti alkalmazások által generált kimenetek ábrázolására.

Kérdések és válaszok, további információ Miski Zoltán E-Group Web: www.egroup.hu E-mail: zoltan.miski@egroup.hu Telefon: +36 1 371-25-55 Telefax: +36 1 371-25-56 A szolgáltatások következtében a tevékenységek optimálisan összehangolhatóak

Mennyi idő alatt lehet bevezetni az eDOX rendszert? 6-8 hónap Interjúk a kulcsfelhasználókkal, igényfelmérés Folyamatszabályozási konzultáció Követelményspecifikáció, rendszertervezés (jogszabályi és felhasználói követelmény harmonizáció) Testreszabás szoftver fejlesztés Telepítés, konfigurálás Szervezeti egység modellezés, irattári terv, felhasználói szerepek Bevezetési támogatás Átalánydíjas support

Mennyibe kerül az eDOX rendszer bevezetése? 10M - 50M Ft Licencelés: Szerver / kliens licenc formában 5 - 20M Ft (felhasználószám fügvényében) Szolgáltatások: 5 – 30MFt (testreszabás mértékétől függően)

Képernyőképek A szolgáltatások következtében a tevékenységek optimálisan összehangolhatóak

Képernyőképek A szolgáltatások következtében a tevékenységek optimálisan összehangolhatóak

Képernyőképek A szolgáltatások következtében a tevékenységek optimálisan összehangolhatóak

Képernyőképek A szolgáltatások következtében a tevékenységek optimálisan összehangolhatóak

Képernyőképek A szolgáltatások következtében a tevékenységek optimálisan összehangolhatóak