Diplomáciai protokoll és etikett 10. Hivatalos delegációk fogadása

I. Hivatalos delegáció érkezése A program része lehet tárgyalás, fogadás, étkeztetés, ceremónia stb. (ismétlés) Delegáció=küldöttség Delegáció egy tárgyalásra: Belföldi vendég jöhet egyenesen hozzánk Külföldi vendégek esetén őket elsősorban mások fogadják, hozzánk csak egy tárgyalásra érkeznek (a másik fogadó delegációval is folyamatosan egyeztetni kell) Protokollos megszerzi az információkat a másik fogadó delegációtól: - hány fő a vendégek és a másik házigazdák létszáma, akik jönnek a tárgyalásra; nevük és rangjuk - van-e tolmács, mozgássérült, hány kocsival jönnek - mettől meddig maradhatnak - hoznak-e ajándékot, milyen értékben - melyik bejárathoz kell érkezniük - ki fogadja őket (rangban max. 2-vel lehet alacsonyabb, mint a fogadottak legmagasabb rangú személye) - a mi cégünk részéről kik fognak tárgyalni - mivel kínáljuk őket

előkészületek: - tárgyaló, hangosítás, kínálni való stb. ellenőrzése - főnöknek szólni, hogy megérkeztek a vendégek-> időben el tudjon készülni a fogadásukra - váróhelyiségbe, majd onnan a tárgyalóba kísérni a vendégeket Sajtó meghívása: - néhány nappal az esemény előtt, elkészíteni a sajtó számára szükséges információkat tartalmazó anyagot - a sajtó az első 2 percben lehet benn, majd a tárgyalás után sajtótájékoztató - Ha bármit nálunk felejtettek, a másik fogadó delegációval felvenni a kapcsolatot

2. Delegáció érkezése egy napra, szállás nélkül: Itt lehet étkezés és kisebb városnézés (vidéki városoknál) is Itt is lehet másik fogadó delegáció Forgatókönyv írása: teendőkre lebontva a szervezésben résztvevők mindegyikének, a vendégeknek csak a tartalmi program átadása Ha a delegációban van biztosított személy, őt Magyarországon a Köztársasági Őrezred védi Étkezés: megtudni, hogy, ha több napra jöttek, máshol mit ettek, esznek Kulturális program kiválasztása a vendégek érdeklődési körének megfelelően Ha idegenvezetőt alkalmazunk (tartsa be az időkeretet) Nem túl etetni a vendéget A tartalmi programban megadott időpontokat tartani

3. Delegáció fogadása fő felelősként több napra: ált. 6-8 fős delegáció 3-4 napra Protokollos a pontos információkat begyűjti: - vendégek neve és beosztása - van-e védett személy, hiányában van-e különleges védelemre igény - mikor érkeznek és hová (akár egyénileg), mikor utaznak el - mit fizet számukra a fogadó fél - milyen különleges igények vannak (mozgássérült, vegetáriánus) - a tárgyalás nyelve - a tartalmi program megfelel-e a fő házigazdának - külföldi vendég esetén a nagykövetség be akar-e szállni a programba

Szállodát foglalni: mindenkinek külön szoba, a védett személy őrzőjének is; a házastársaknak egy szoba, de külön ágy; a szállodát írásban kell lefoglalni Nem hivatalos program szervezése: városnézés: célszerű a kisbusz, de a fővendégnek illik a külön kocsi; a tolmács v. protokollos kulturális és történelmi felvilágosítást adjon Múzeumlátogatás Piaci vásárlás Opera, koncert Vidéki program hölgyprogram

Gépkocsivezetőkről: - kapjanak saját programot - delegáció érkezése előtt eligazítás (öltözet, csomagok vitele, tisztaság) - nem gyújthat rá és a vendégre sem szólhat rá (max. a protokollos útján) - mobilt magáncélra nem használhat, vezeztés közben csak szükség esetén telefonálhat - néhány szót lehet, hogy szólnia kell, de a társalgásba nem szólhat bele - az étkezést biztosítani kell neki

Érkezési helyszín: vonattal: a vágány előtt v. a kocsi előtt a sofőrök egy kivételével jönnek segíteni; rangban kettővel alacsonyabb munkatárs fogadhat gépkocsival: ha védett személy van, határállomáson fogadni és átültetni a Köztársasági Őrezred kocsijába; egyéb esetben a szállodánál várni (küldeni térképet) Repülővel: a vendégeket a légi utaskísérők segítségével a VIP-váróban v. a Kormányváróban leültetni (felső szintű állami delegáció), csomagjaikat a kocsikba szállíttatni; itt kiosztani a programot (a többinél a szállodában)