A munkaterv és a költségvetés elkészítése 1

Eddig a helyzet a következő … A projekt teamnek mostanra rendelkeznie kell: egy meghatározott projekttel, beazonosított projekt célokkal, melyekkel minden fél egyetért, egy a projekt létjogosultságát igazoló logikával (miért érdemes támogatni, és hogyan illeszkedik a tágabb értelemben vett stratégiai célokba).

Eddig a helyzet a következő … A következőket kell tenni: Azonosítani kell az információs és adatréseket. Információt gyűjtöttünk és elemeztünk: másodlagos forrásokon keresztül (kutatás az íróasztalnál), elsődleges forrásokon keresztül (felmérések, interjúk, stb.). Elvégeztük az előzetes értékelést, hogy: megtudjuk, a projekt érdemes-e a támogatásra, ellenőriztük, hogy a projekt mérete reális-e, meggyőződtünk róla, hogy a megfelelő monitoring és értékelés mutatók rendelkezésre állnak-e.

Következhet a projekt részletes megtervezése. MOST: Következhet a projekt részletes megtervezése.

Ezek közül a két leggyakrabban használt mód: A projekt feladatok és tevékenységek szerkezetbe foglalásának számos módja létezik: Ezek közül a két leggyakrabban használt mód: Munkaterv (vagy PERT) GANTT táblázat A project aims to reach a specific goal, from a defined starting point, within a given time frame, with specified inputs (e.g. money, manpower). It is a means by which the ideas and objectives of policy are converted into practical reality

Példa: Kisvállalkozás fejlesztési program Projekt: Megbíztak egy egyetemet, hogy nyújtson támogatást a kisvállalkozások részére. A projekt: Elemezni fogja a kisvállalkozások szükségleteit a térségükben. Ki fog dolgozni, és meg is valósít egy programot, mely kielégíti az adott szükségleteket.

Példa: Kisvállalkozás fejlesztési program A projekt tevékenységei magukba fogják foglalni: irodai kutatás, személyes és telefonos interjúk a szolgáltatókkal és a szolgáltatások felhasználóival, ötletek megvitatása a partnerekkel, hivatásosokkal és a politika készítőivel, elemzés, anyagok készítése és bemutatása.

Példa: Kisvállalkozás fejlesztési program A programot 10 munkacsomagra lehet lebontani – lásd a munkatervet

Példa: Kisvállalkozás fejlesztési program Munka-csomag Tartalom Tanácsadói napok 1 Háttérmunka/adatgyűjtés 15 2 Eszközök/szolgáltatások felmérése 20 3 Igényfelmérés 4 A legjobb mód megkeresése 10 5 Javaslatok a szolgáltatások fejlesztésére 30 6 Marketing 7 Megvalósítás és továbbadás 67 8 Menedzsment 35 9 Értékelés Összes 227

Munkacsomag: egy példa 9. munkacsomag: Értékelés Mivel a projekt innovatív jellegű, és remélhetőleg mintaként szolgál majd a többi projekt számára, az értékelésre különös hangsúlyt kell fektetni.

Munkacsomag: egy példa 9.1 értékelés jelentés vázlatának elkészítése 9.2 egyeztetés 9.3 végleges értékelés jelentés elkészítése és közreadása Start: 2000. 10. 01. Időtartam: 13 hét Munkanapok: 15 Benyújtandó: D26 – Végleges értékelés jelentés Dátum: 2000. 12. 31.

Munkacsomag: egy példa Teljesítmények: Az egyes konkrét célokra vonatkozóan mérhető teljesítményeket határoztak meg

Példa: 2. Cél: KKV innovációt támogató tréning program kidolgozása Teljesítmények: a támogatott KKV-k száma: 2000. 12. hóig 60 azonosított, illetve támogatott új termékek száma: 2000. 12. hóig 20 3. Cél: a jó gyakorlat továbbadása egy fórum keretén belül a bevont KKV-k száma: 2000. 12. hóig 250

Munkatársak Tanácsadó: Titkári: a főbb tevékenységek menedzseléséhez, koordinálásához és a főbb feladatok kivitelezéséhez; 200 000 Ft/hét belső tanácsadási díj és 400 000 Ft/hét a külső tanácsadásra (ebben az esetben az egyetemen kívülről, ezért nettó rezsiköltséggel is kell számolni) 227 nap = 45,4 tanácsadói hét (Ebből: 27,2 hét belső, 18,2 hét külső) Titkári: speciális titkári és adminisztratív támogatás biztosítása érdekében, illetve a felmérés és kutató feladatok inputjának biztosításához, heti díjazás 50 000 Ft, feltételezve a folyamatos szolgáltatásnyújtást a projekt teljes időtartama alatt 84 hét 50 000 Ft / hét

A munkaterv A munkatervnek: sorrendben kell megadnia a projekt legfőbb tevékenységeit: a tevékenységek címszavakban, a tevékenység szöveges leírása, illetve annak indoklása, hogy miért szerepel a projektben. Meg kell adni az adott tevékenység elvégzéséhez szükséges napok számát (valamint, ahol lehet azon személy(ek) nevét, aki(k) részt fog(nak) venni a munkában). Meg kell adni a kitűzött határidőket és a teljesítéshez szükséges időtartamot.

Projekttervezés Munka- terv Forrás táblázat GANTT táblázat Költs.vet.

A projekt költségvetésének elkészítése ‘Technikai támogatást nyújtó’ projektek Befektetetési projektek

Technikai támogatást nyújtó projektek: Keresni kell az akár 100%-os támogatottság lehetőségét. A támogatók rendszerint elvárják a „kedvezményezett” pénzügyi vagy „természetbeni” hozzájárulását. A pályázat azért kéri a támogatást, hogy megszüntesse a rést: a projekt összköltsége és a kedvezményezett és egyéb finanszírozók (bankok, magánszektorbeli partnerek, stb.) által biztosított támogatás/ forrás között.

Befektetés/bevétel generáló projektek: Támogatás keresése, hogy kitöltsük a rést a: a projekt összköltsége és a támogatást adó: kedvezményezettek, partnerek, és a projekt által generált bevételek között. A potenciális bevételeket fel kell tüntetni a költségvetésben

Költségvetési irányelvek Nézzetek utána a díjazás irányelveinek (pl. a Phare esetében max. 650 ECU/nap). Nézzetek utána a napidíj és útiköltség irányelveknek. A tanácsadók időnként rákérdeznek, hogy hogyan lettek a díjak kiszámítva. A díjazások megállapítása legyen következetes. A díjak feleljenek meg az adott szakértő országos viszonylatainak.