A Szervezetfejlesztési Program keretében előállított végtermékek minőségbiztosítása Konferencia 2013. november 11.

1. A KIM Tanácsadók bemutatkozása Európa MMXX Kft. Fővállalkozó Ernst & Young Tanácsadó Kft. Alvállalkozó A minőségbiztosítás nyújtása során az Ernst & Young nemzetközi standard-jai alapján járunk el.

Tartalomjegyzék A minőségbiztosítás tárgya A minőségbiztosítás célja A minőségbiztosítás lépései A minőségbiztosítás eszközei Az önkormányzatok kiválasztása A vizsgálat főbb szempontjai Ütemezés Következő lépések Kapcsolattartás

1. A minőségbiztosítás tárgya ÁROP-3.A.2-2013 Szervezetfejlesztés Közép-magyarországi régióban levő önkormányzatok számára ÁROP-1.A.5-2013 Szervezetfejlesztés konvergencia régiókban levő önkormányzatok számára A projektek háttere Az önkormányzatok feladat- és jogkörének jelentős változása a járási rendszer kialakítása és új kihívások nyomán A projektek célja A megváltozott feladat- és jogkörökhöz való alkalmazkodás támogatása szervezetfejlesztési programokon keresztül Pályázatok száma (db) 52 db 129 db 95 28 34 24 5-20 ezer fő 20 ezer fő felett

2. A minőségbiztosítás célja I. A KIM szándéka: Egységesen magas színvonalú végtermékek biztosítása a megadott szempontok alapján, ehhez szakmai támogatás nyújtása Egységes szempontrendszer alapján elvégzett, nyilvánosan elérhető értékelés A KIM visszajelzést kap a projekt szakmai tartalmának megvalósíthatóságáról (mely intézkedések érdemes továbbgondolásra) A minőségbiztosítás segítségével a KIM megismerheti az önkormányzatok valós fejlesztési igényeit, illetve a jó gyakorlatokat Az igényeket a KIM később beépítheti a 2014-2020-as időszak fejlesztési projektjeibe A KIM képet kap a külső tanácsadók munkájának színvonaláról A projektek előzményei: ÁROP-3.A.1 A polgármesteri hivatalok szervezetfejlesztése a Közép-magyarországi régióban ÁROP-1.A.2 A polgármesteri hivatalok szervezetfejlesztése

2. A minőségbiztosítás célja II. A külső minőségbiztosító bevonását a korábbi projektek tapasztalatai indokolják. A vezetői eltökéltség hiánya, a vezetők felkészületlensége a fejlesztések érdemi kihasználására Az igénybe vett külső szakértők közigazgatási felkészületlensége Az önkormányzatok bevonódásának hiánya, nincs közös munka az önkormányzat és a külső tanácsadó között A kidolgozott javaslatok nem kellően illeszkednek az adott szervezethez

2. A minőségbiztosítás célja III. A minőségbiztosításnak nem célja: Meghatározni, hogy az önkormányzatok mely (szabadon választható) fejlesztési elemet valósítják meg. Meghatározni, hogy egyes fejlesztési elemek megvalósításához az önkormányzatok mely tanácsadó céget és mekkora összegért bízzák meg. Meghatározni, hogy a KIM követelményein túl milyen formai és tartalmi elemek szerepeljenek az elkészült végtermékekben. A számonkérés és szankcionálás (nem elégséges teljesítés / nem kellő színvonalú teljesítés / nem teljesítés esetén)

3. A minőségbiztosítás lépései 1. Kapcsolat-felvétel Előzetes adatigénylés online kérdőív formájában Bemutatkozás, személyes találkozás a konferencián A minőségbiztosítás eszközei: Átfogó online kérdőív Dokumentum alapú ellenőrzés Telefonos interjú Helyszíni látogatás 2. Végtermékek minőség-biztosítása A minőségbiztosítási jelentés elkészítése valamennyi önkormányzat vonatkozásában A jelentés kivonata mindenki számára hozzáférhető lesz a KIM honlapján 3. Jelentés-készítés

4. A minőségbiztosítás eszközei I. Átfogó online kérdőív 01 Dokumentum alapú ellenőrzés 02 Részletes, a fő vizsgálati szempontokat tartalmazó kérdőív kitöltése Felmerülő kérdések esetén rendelkezésre állás Könnyen használható eszköz Az elkészült végtermékek átfogó vizsgálata, ellenőrzése a minőségbiztosítás fő szempontjai szerint Felmerülő kérdések esetén rendelkezésre állás Előzetes egyeztetés Vizsgálati eszközök Előre leegyeztetett telefonos interjú lefolytatása az önkormányzat releváns képviselőivel Helyszíni látogatás és személyes interjúk lefolytatása az önkormányzat releváns képviselőivel Telefonos interjú 03 Helyszíni látogatás 04

4. A minőségbiztosítás eszközei II. Online kérdőív Dokumentum alapú ellenőrzés, Telefonos interjú, Helyszíni vizsgálat, A vizsgálat mélysége

5. Az önkormányzatok kiválasztása A minőségbiztosítás valamennyi önkormányzatot érinteni fogja! Az adott önkormányzatra vonatkozó minőségbiztosítás mélységét, formáját mintavétel segítségével határozzuk meg. A mintavétel során figyelembe vesszük: A földrajzi megoszlást (KMR vagy konvergencia régió) A lakosságszámot (5-20 ezer fő vagy 20 ezer fő fölötti önkormányzat)

6. A vizsgálat főbb szempontjai I. Terjedelmi és formai követelményekkel való összhang teljesülése Tartalmi szempontokkal való összhang teljesülése, különös tekintettel az alábbiakra: Gyakorlati alkalmazhatóság: a fejlesztési tervek olyan intézkedéseket tartalmaznak, amelyek a gyakorlatba könnyen átültethetők, megvalósíthatók Társadalmi hasznosság: a fejlesztési intézkedések hasznossága az önkormányzat működésében, valamint a helyi társadalom életében Időbeli megvalósíthatóság: a tervezett fejlesztések reálisan megvalósíthatók a pályázat ideje alatt Költséghatékonyság: a tervezett intézkedések és hozzájuk rendelt költségek reálisak Kockázatkezelés: az önkormányzat a fejlesztések tervezése során felismeri és kezeli a felmerülő kockázatokat

6. A vizsgálat főbb szempontjai II. További tartalmi szempontok: Fenntarthatóság: milyen tervek, garanciák vannak a fejlesztések hosszú távú fenntarthatóságára Általános színvonal: az önkormányzat által elkészített termékek szakmai mélysége, közérthetősége, minősége Az elkészült végtermékek – elemzések, jelentések, fejlesztési tervek, ütemtervek, ajánlások – összhangban állnak-e a finanszírozható tevékenységek körével. A tanácsadó által elkészített végtermékek – elemzések, jelentések, fejlesztési tervek, ütemtervek, ajánlások – az adott önkormányzat sajátosságaira vannak testre szabva. Külső és belső erőforrások aránya (külső erőforrások összege)

6. A vizsgálat főbb szempontjai III. A kiválasztott tanácsadó megfelel a pályázati felhívásban támasztott alábbi követelményeknek: Rendelkezik a szervezetfejlesztés területén az árajánlat nyújtásának időpontjában legalább 3 referenciával – ideértve az ugyanazon megbízónál 3 egymástól jól elhatárolható, külön szerződés alapján megvalósuló szervezetfejlesztési szakmai tevékenységet is –, melyről az árajánlatában nyilatkoznia kell. Az árajánlat nyújtásának időpontjában minimum 1, az adott szakterületen felsőfokú végzettségű vagy az adott szakterületen igazolhatóan legalább 5 éves szakmai tapasztalattal rendelkező felsőfokú végzettségű szakemberrel rendelkezik. A külső tanácsadó (szállító) köteles az általa nyújtott szervezetfejlesztési tevékenységek minőségbiztosítását végző KIM Tanácsadókkal az együttműködést biztosítani.

2. Végtermékek minőség-biztosítása 7. Ütemezés Igazodunk az önkormányzatok munkájához Ezért is tartjuk fontosnak az előzetes adatigénylést szolgáló online kérdőív kitöltését – ennek segítségével fel tudjuk mérni az önkormányzatok tervezett belső ütemezését Előzetesen tervezett ütemezésünk: Előzetes adatigénylés Bemutatkozás, személyes találkozás Felmerülő kérdések esetén egyeztetés Folyamatos kapcsolattartás Jelenleg 1. Kapcsolat-felvétel Átfogó online kérdőív Dokumentum alapú ellenőrzés Telefonos interjú Helyszíni vizsgálat 2014. január - április 2. Végtermékek minőség-biztosítása 3. Jelentés-készítés A minőségbiztosítási jelentés elkészítése 2014. április

8. Következő lépések Az előzetes adatigénylést szolgáló online kérdőív kitöltése (határideje: 2013. november 15.) A megadott kapcsolattartó útján rendelkezésre állás felmerülő kérdések esetén

9. Kapcsolattartás Kommunikáció a KIM Tanácsadókkal Kommunikáció a KIM-mel Bindics Judit info@europammxx.hu Pálvögyi Tímea 451-8294 timea.palvolgyi@hu.ey.com Tóth Miklós 451-8622 miklos.toth@hu.ey.com Lévai Zsuzsanna 795-3585 Fekete Leticia 795-6429

Kérdések? Köszönjük a figyelmet!