Őszintén a dokumentumkezelésről

Nagyértékű EDMS/ECM projektek Tapasztalat, hogy a nagyértékű projektek bukási aránya mintegy 60-70% !!! A bukás történhet: költségvetésben, célokban, határidőben, erőforrásban. A Gartner szerint:. Mintegy $75 milliárdot költenek évente bukott IT projektekre A probléma? Gyenge projektmenedzsment és rossz megközelítés Forrás: InformationWeek / 2005

Mi az oka a projekt sikertelenségének? Leszállított rendszer elégtelensége 62 % Szervezeti változtatások elégtelensége 45 % A projekt terjedelmén kívüli okok 35 % Komoly tervezési hibák 31 % Forrás: Gartner Research, 2005 Irreális és helytelen célkitűzések A Macska és a Mustár esete… Vezetői elkötelezettség Belső ellenállás Változáskezelés Szállítók eredeti célokon tartása Költségek elszabadulása

Peremfeltételek I. – EDMS bevezetés Ismerjük az üzleti és operatív folyamatainkat és azt is tudjuk, hogy elektronikus támogatással hogyan szeretnénk ezeket optimalizálni Pontosan tudjuk, hogy milyen problémák megoldására szeretnénk bevezetni a rendszert Ismerjük az integrációs és a migrációs igényeinket

Peremfeltételek I. – EDMS bevezetés A szervezeti ábra alapján az iratkezelés szempontjából jellemző egységek, munkatársak (nem vezetők!) kijelölése Interjú CSAK előre egyeztetett időpontban, ahol érinteni kell a dokumentumkezelési folyamatokat, kapcsolódási pontokat, kézi és központi irattár kérdéskörét, és át kell vizsgálni a meglévő dokumentumokat is (kérdőív). Jegyzőkönyvek készítése a felmérésekről és ellenőriztetése az adott munkatárssal Mindezt a határidők szigorú betartásával! OBJETÍV Elemzésnél rávilágítás azon pontokra, melyek: - megakasztják vagy lassítják a folyamatokat - a rések vagy fölösleges mozzanatok a folyamatban - a költséghatékonyságot veszélyeztetik - elavultak - túl sok erőforrást igényelnek a Szervezettől.

Peremfeltételek II. – EDMS bevezetés Pontosan tudjuk, hogy milyen ütemezésben szeretnénk A probléma és az igény alapján választunk megoldást! (nem fordítva) Van vezetői szponzor és belső, illetve szállító oldali projektmenedzser Rendelkezésünkre állnak az erőforrások.

Peremfeltételek II. – EDMS bevezetés Több alternatívás koncepcióterv, kidolgozva egyes alternatívák: - előnyeit - hátrányait - várható költségeit - várható megtérüléseket - létszámjavaslatát. Kidolgozva alternatívánként az iratkezelés módszerét VEZETŐ ÖSSZEFOGLALÓ (problémák, megoldások, várható költségek és várható megtérülések (plusz létszámjavaslat) Stratégiai, írásos döntés szükséges a végleges szabályozás megalkotásához. Döntést követően végleges határidők és ütemterv felállítása

Iratkezelési szabályzat az EDMS tükrében Fogalmi meghatározások, iratkezelési alapelvek (új/módosult fogalmak) – EDMS fogalmakkal egészül ki Kire, mire vonatkozik a szabályzat, hatálya, iratkezelés szervezete Iratkezelés folyamata (iratok kezelésének módja az átvételétől, nyilvántartásba vételen keresztül a tárolásig, selejtezésig-levéltárba adásig) – a folyamat kiegészül: elektronikus aláírással, szkenneléssel, teljesen elhagyhatja a hagyományos elemeket Egyéb eljárások, intézkedési tervek, melyek kapcsolódnak az iratkezeléshez (irat elvesztés, jogosulatlan hozzáférés, stb.) Irattári terv (az iratok irattárban történő rendszerezésének és selejtezés szempontjából történő válogatásának alapjául szolgáló jegyzék) – rendelkezni kell az elektronikus iratokról is

Iratkezelési szabályzat az EDMS tükrében Kapcsolódó szabályzatok: Archiválási szabályzat E-mail kezelési szabályzat Elektronikus másolatkészítési szabályzat Elektronikus aláírási szabályzat Informatikai biztonsági szabályzat Adatvédelmi szabályzat Titokvédelmi szabályzat

Múltra épített EDMS Optimális kézi irattárolás Rendezett iratok (iratjegyzék, folyamatos selejtezés) Optimális központi irattárolás Megsemmisítés

Köszönjük a figyelmet! prognax@prognax.hu