Őszintén az archiválásról 2007. május 9. Ács Zoltán Eurodoc 2000 Kft.
Archiválás – a több jelentéssel bíró fogalom Irattárolás Levéltári tevékenység Szkennelés, digitalizálás Adatmentés Hosszúidejű tárolás Inaktív információ tárolás
Dokumentum archiválás Fizikai alapon irattár levéltár Fotó eljárással mikrofilm mikrofiche Elektronikus formátumban informatikai megoldás
Számítógépes dokumentum tárolás Melyiket válasszuk? ? Fizikai irattárolás Fotó eljárás Számítógépes dokumentum tárolás
Választási szempontok Dokumentumok mennyisége Dokumentumok minősége Dokumentumok fontossága Dokumentumok őrzési ideje Keresési gyakoriság Jogszabályi előírások Gazdaságossági szempontok
Fizikai irattárolás Rövid őrzési idejű iratanyagok (maximum 5 év) Kis mennyiségű iratanyagok Levéltári anyagok Sérülékeny iratanyagok Gazdaságosan nem feldolgozható iratanyagok
Fotó eljárás Nagyon hosszú távon megőrzendő dokumentumok Biztonsági másolatok
Elektronikus dokumentum archiválás Nagy mennyiségű dokumentum Csak elektronikus formátumban lévő dokumentumok Középtávon (2-10 év) megőrzendő dokumentumok Gyakran keresett dokumentumok
Az elektronikus dokumentum archiválás problémái Az informatikai rendszerek rövid életciklusa Adatformátumok különbözősége Adathordozók változása Az adatvesztés magas kockázata Hitelesség biztosítása Jogszabályi változások Magas költségek
Hogyan archiváljunk? Út a sikeres archiváláshoz A dokumentum állomány pontos felmérése Archiválási rendszerterv készítése A dokumentum állomány előselejtezése A dokumentum állomány kategorizálása Az elektronikusan archiválandó papír alapú iratanyagok előkészítése A papír alapú iratanyagok digitalizálása, index adatok hozzárendelése A dokumentumok meghatározott körénél a hitelesítés elvégzése (opcionális) A tovább őrzendő iratanyag csomagolása, irattárba helyezése Az archiválást követően selejtezhető iratanyagok selejtezése
Az elektronikus másolat hitelességének biztosítása Az eredeti papír alapú irat megőrzésével Mikrofilmes másolat készítésével Elektronikus aláírással és időbélyegzővel
Őszintén az archiválásról Köszönöm a figyelmet! Őszintén az archiválásról 2007. május 9. Ács Zoltán Eurodoc 2000 Kft.