Ajánlat, szerződés, számla dokumentumok egységes kezelése SAP EASY DMS Rendszere Lendvai Péter ( Gubi Zoltán ) Creative 4U Kft. www.creative4u.hu

A Creative 4U Kft.: Cég bemutatása Általános adatok: Fiatal cég: 3 éve vagyunk a piacon De! Legalább 7 év szakmai gyakorlat Dokumentumkezelés, Workflow, Archiválás területén Amivel foglalkozunk: SAP tanácsadás  SAP Hungary hivatalos partnere IT tanácsadás Projektmenedzsment

Hogyan kapcsolódunk a DM-hez? Folyamatokat funkciós szempontból, aspektusból vizsgáljuk!  Dokumentum kezelés rengeteg területhez tartozik. TOPCALL  kommunikáció (BPM-DM) DocSoft  elektronikus forma Creative 4U  dokumentum kezelés ezek mind a Dokumentum Menedzsment részei !

Beszerzés során keletkező dokumentumok: Folyamatok Cégek működése: Alapfolyamatok: Beszerzés, gyártás, értékesítés … Egyéb folyamatok Beszerzés során keletkező dokumentumok: Tömegesen jönnek létre Több személyen fut keresztül Ajánlatok, szerződések: több ezer / év Számlák: több 10ezer /év

A cégek átfogó kezelőeszközt akarnak: Beszerzés Folyamatláncolat: Ajánlatkérés, szerződéskötés, számlabefogadás …  Ezek mindegyike valamilyen dokumentum elektronikus v. papír A cégek átfogó kezelőeszközt akarnak: Saját fejlesztés (akár kicsi, akár nagy) Piaci termékek: ezek közül is az SAP amely rendelkezik fejlet dokumentumkezelő modullal

Beszerzés támogatása SAP DMS-el Megvalósított dokumentumok : Ajánlat: statikus nyilvántartás Szerződés: nyilvántartás és engedélyezési workflow Számlák: nyilvántartás és számlaigazolási workflow Funkcionalitás: verziókövetés ( doc. vált. köv.) státuszmenedzsment ( feldolgozási info.), módosításszolgálat ( ki , mit , mikor ) objektumkapcsolat ( integrációs kapcsolat )

Cégek új elvárásai: Felmerült problémák SAP klienst használ mindenki  Szerver terhelés csökkenthető? Költséghatékonyság: Licencdíjak: Musztály ennyit vásárolnom? Van olcsóbb megoldás? Kell e a SAP kliens? Betanítás: SAP rendszer oktatás  szükséges ez? Egyszerűbb szoftver? Információ gyors, pontos elérése Egyéb elvárások

Az új kihívásra új termék a válasz: SAP Easy Document Management System - SAP Easy DMS

Hogy is néz ki valójában az EASY DMS? (Előadás az előadásban) Easy Document Management Hogy is néz ki valójában az EASY DMS? (Előadás az előadásban) Elérhetőség Jellemzők Egyszerű kezelési áttekintés

SAP DMS hozzáférési lehetőségek Easy Document Management SAP DMS hozzáférési lehetőségek Standard SAP R/3 GUI (SAP GUI szükséges, teljes funkcionalitás, képzett felhasználók) Portal (közvetett, „igen passzív” dokumentum hozzáférés) WebDocuments (Web-n keresztüli „passzív” dokumentum hozzáférés) SAP Easy DMS (közvetlen, „aktív” dokumentum hozzáférés MS Windows alapú alkalmazásokban)

Easy Document Management Easy DMS fő jellemzői Közvetlen, egyszerű integráció az SAP DMS komponensével Nincs szükség más interface-re az SAP R/3-al (GUI) A teljes vállalatra kiterjeszthető Egyszerű használat, alacsony képzési költségek Integráltan beépül a MS Explorerbe

Easy Document Management Easy DMS fő jellemzői Egyszerűsíti a vállalaton belüli csoportmunkát és együttműködést  „Teljes” DMS funkcionalitás (tevékenységek, adatok) Kapcsolat SAP üzleti objektumokkal A különböző alkalmazásokból a dokumentumokat közvetlenül Easy DMS-be lehet menteni A dokumentumok biztonságos és központi tárolása

SAP DMS kapcsolat létrehozása Easy Document Management SAP DMS kapcsolat létrehozása Logon shortcut a desktop-n Logon Windows Explorer-ből

SAP Easy DMS alapfunkciók a MS Explorer-ben Easy Document Management SAP Easy DMS alapfunkciók a MS Explorer-ben Dokumentum struktúrák, mappák és dokumentumok kezelése Saját és csoportos (public) mappák megkülönböztetése Dokumentum check in „cut & paste” és „drag and drop” funkciókkal Dokumentum check out és a megfelelő alkalmazás indítása Check in és check out közvetlenül MS Office alkalmazásokból (Open, Save As) Dokumentumok verziókezelése

A dokumentum jellemzőinek kezelése Easy Document Management A dokumentum jellemzőinek kezelése A dokumentum leíró adatainak és a dokumentum file együttes kezelése Több dokumentum file csatolható egy egyetlen dokumentum leíró struktúrához A dokumentum leíró adatokat tartalmazó ablak minden fontos információt tartalmaz DMS státuszkezelés elérhető További adatmezőket lehet felvenni az SAP R/3 osztályozási rendszer segítségével Kapcsolat SAP üzleti objektumokkal Az SAP DMS beállításoknak megfelelő működés

Dokumentum mappák kezelése Easy Document Management Dokumentum mappák kezelése Mappák létrehozása, módosítása, átnevezése, törlése Státuszkezelés, osztályozási adatok, verziókezelés lehetséges mappa szinten

Dokumentum új verzió létrehozása Easy Document Management Dokumentum új verzió létrehozása Új verzió automatikus létrehozása és check in egy gombnyomással

Dokumentumok keresése Easy Document Management Dokumentumok keresése Leíró adatok Osztályozási adatok Objektumkapcsolatok

Közvetlen belépés az SAP DMS-be Easy Document Management Közvetlen belépés az SAP DMS-be

Easy DMS további jellemzői Easy Document Management Easy DMS további jellemzői A standard SAP jogosultsági rendszer alapján működik Minden típusú dokumentum kezelhető Offline munka lehetősége (letöltés, feldolgozás, automatikus feltöltés) Easy DMS mappák exportálása „külső” mappákba (lokálisan, illetve hálózaton) Easy DMS dokumentumok közvetlen küldése URL-ként, illetve csatolmányként A dokumentumok listák (mappák) megjelenítése szűrő feltételek alapján is lehetséges A dokumentumok listák (mappák) adatai beállíthatók (layout)

SAP EASY DMS: Gyors Közvetlen dokumentum elérés az SAP-ben Összefoglalás SAP EASY DMS: Gyors Közvetlen dokumentum elérés az SAP-ben Elsajátítása könnyű ( MS Explorer felület) Könnyen kezelhető Költséghatékony Széles funkcionalitású

Köszönöm figyelmüket!