Elektronikus dokumentumkezelés Tiszai Vegyi Kombinát Rt. Simon Lajos slajos@tvk.hu Budapest, 2004. március 30.
Felsővezetői igény, IT ajánlás 1996-ban a felsővezetés részéről felmerül az igény: Legyen kevesebb a papír Gyorsuljon az információ áramlás Legyen rendszerezett tárolás és visszakereshetőség Az IT a Lotus-t javasolja, mert fontos: az információkezelés magas szintű biztonsága, de egyúttal flexibilitása az adatok (dokumentumok) központi kezelése, ugyanakkor mobil, tetszőleges elérése a felhasználói igények (alkalmazásfejlesztéssel történő) gyors kielégítése natív és szabványos fejlesztési eszközök alkalmazásával a rendszer magas szintű stabilitása a képességek maximalizálása mellett a lehető legegyszerűbb, legkényelmesebb használat
Fokozatos bevezetés A Lotus Notes és az ügykövetés megjelenik a TVK-ban (1996) Társasági szintű kiterjesztése 1997-2000 között négy ütemben rendszer pilot projekt 1996-ban (IT) 1. Ütem (1997.): felsővezetés + adminisztratív munkavállalók + központi iratkezelés 2. Ütem (1998.): Beruházás összes munkavállalója 3. Ütem (1999.): középvezetés + adminisztratív munkavállalók 4. Ütem (2000.): szervezeti egységeken belül ügyintézői szintig. 2004-ben a TVK Rt. közel 2000 dolgozójából 715 használ ügykövetést.
Mi a megoldandó feladat?
Külső-belső környezet
Decentralizált dokumentum iktatás Adminisztráció Illetékes vezető Illetékességek és előzmények Levél szkennelése Szignálás, feladatkiadás Iktató lap kitöltése
Egy jellemző képernyő az alkalmazásról
Az ügykövetés főbb paraméterei 715 felhasználó 450 000 ügykövetés dokumentum 18 GB képi dokumentum (unistorage)
Domino migráció AS/400-ra - 2002 TVKNODE TVKHID TVKMENT 820 TVKBOSS NEO VISUAL GFEGW
Szerver oldali paraméterek LPAR 1: mail server iSeries 820 LPAR 2: application server 4,5 GB RAM 57 x 18 GB RAID HDD 4 x 11.600 mail calendar users
Felhasználó oldali paraméterek IBM Netvista Intel PIII-PIV 256 MB RAM 100 Mbit/s hálózati elérés 20 GB HDD Windows 2000
Minden adat elérhető on-line módon ÜGYKÖVETÉS ÁTMENETI ARCHÍVUM ARCHÍVUM 40-50.000 dokumentum 4-5 GB méret éles állomány mindenki hozzáfér 100.000 dokumentum 9 GB méret Az elmúlt 1 év adatait tartalmazza. Teljes funkcionalitás. Megmaradtak a felhasználói jogosultságok. Nem lehet módosítani! 300.000 dokumentum 15 GB méret Teljes archívum Csökkentett funkcionalitás. Csak egy szűk kör fér hozzá. Titkosított anyag ??? Nem lehet módosítani!
Távoli bejelentkezés (vezetők, kereskedők) Terminál szerver autentikáció 100 Mbit/s 100 Mbit/s belföld zöld szám
A rendszer működésének értékelése Hol tartunk most? 1. Működtetés informatikai és iratkezelési oldalról is szabályozott 2. Társaságon belüli levelezés 95 %-ban Lotus Notes-ban történik. 3. Közel teljes a lefedettség minden egységnél. 4. Adat és információvédelem nagymértékben javult. 5. A visszakeresési lehetőségek sokrétűek 6. A helyi alkalmazások bővültek 7. Felületes kezelés, hiányos űrlapkitöltés
Csoportmunka támogató rendszer Funkció: Az üzleti irodai folyamatok, vállalati ügykezelés, dokumentumkezelés és a kommunikáció elektronikus alapú megvalósítása. Csoportmunka és Workflow jellegű tevékenységek támogatása. Felhasználási terület: Minden egység, minden dolgozója használhatja, ha feladatainak ellátásához szükséges Lefedett üzleti terület: Dokumentum alapú ügykezelés, workflow Csoportmunka, elektronikus kommunikáció Hiányosságok: A rendszer lehetőségei „alulhasználtak”. Az alkalmazás kritikussága: Rövid időszakra történő kiesése is komoly fennakadásokat okoz. Képzett központi támogatói rendszer szükséges. Amennyiben a vezetők nem használják intenzíven, ellaposodhat az alkalmazás (new memo szintű kommunikáció) Problémák: A felhasználóknak minden válaszidő lehetne gyorsabb is
Mikor jó a rendszer? IT vezető vezető titkárnő Kézben tartjuk a folyamatokat Biztonságos az informatikai környezet IT vezető vezető Megtalálunk minden dokumentumot titkárnő
Köszönöm a figyelmet! Simon Lajos slajos@tvk.hu