Elektronikus iratkezelés és megőrzés: az ügyvédi kar tapasztalatai Hagyományos iratkezelés az elektronikus dokumentumok világában szeptember 30. dr. Homoki Péter ügyvéd, a BÜK informatikai biztosa

Elektronikus iratkezelés és megőrzés: az ügyvédi kar tapasztalatai 2 Az előadás vázlata Az elektronikus ügyintézés kényszerű úttörői: az ügyvédek Az e-irat archiválása vezet az e-iratkezeléshez Az ügyvédek e-iratkezeléssel kapcsolatos kötelezettségei és a szabályozás bizonytalanságai Az e-archiválás és titokvédelem problémái

Elektronikus iratkezelés és megőrzés: az ügyvédi kar tapasztalatai 3 Az elektronikus ügyintézés kényszerű úttörői: az ügyvédek G2C akadályai a "C"-oldalon: -azonosítottság, letagadhatatlanság -megfelelő technikai háttér -papír-elektronikus kapcsolat -e-iratok kézbesítése és biztonságos tárolása Megoldási lehetőségek: -központi rendszer (ügyfélkapu) -közbeiktatott személyek: közjegyző, ügyvéd Elektronizálással gyorsítani! E-cégeljárás 2005-től, júliustól kizárólagos; e-fizetési meghagyás és peres eljárások "vállalkozások egymás közötti perében" (2010. július 1-, július 1-)

Elektronikus iratkezelés és megőrzés: az ügyvédi kar tapasztalatai 4 Kényszerű vagy felkészült úttörők? Országosan 9000-nél több ügyvéd, ennek több mint fele (5361) Bp-en Az ügyvédi e-eljárásokban e-aláírás kell, %-nak van e-aláírása, a hazai minősített e-aláírással kapcsolatos szolgáltatási piac jelentős részét az ügyvédek adják

Elektronikus iratkezelés és megőrzés: az ügyvédi kar tapasztalatai 5 Kényszerű vagy felkészült úttörők? Tipikus ügyvédi területek, ahol ügyvédkényszer van: cégeljárás, ingatlannyilvántartási eljárás, polgári peres és perenkívüli képviselet, büntetőeljárási képviselet, okiratszerkesztés (szerződés- és végrendeleti ügyek), szóbeli tanácsadás A "sokk" július 1-je volt: akinek nincsen e-aláírása, nem járhat már el cégügyekben!

Elektronikus iratkezelés és megőrzés: az ügyvédi kar tapasztalatai 6 Hogyan néz ki egy tipikus ügyvéd iratkezelése? Nem vagyunk közfeladatot ellátó szervek Nem jogszabály miatt kell "jól iratot kezelnie" az ügyvédnek, hanem a józan ész elvárása (saját felelősség) miatt: ~ kisvállalati -érkeztetés & iktatás, expediálás nyilvántartása (~postakönyv) -elavult, de szabályozott iratselejtezés: selejtezési csoportokba sorolás („irattári tételbe”) = (VI.1.) MÜK szabályzat az ügyvédi szervek iratai és az ügyvédi iratok irattári kezeléséről és selejtezéséről Egyes ügyekben szigorúbb? (büntetőügyes közvetítői eljárás)

Elektronikus iratkezelés és megőrzés: az ügyvédi kar tapasztalatai 7 Hogyan néz ki egy tipikus ügyvéd E-IRATKEZELÉSE? Legnagyobb (ez is 100 fő alatti!) ügyvédi irodákban vállalati iratkezelő szoftverek (pl. DOCSopen) Tipikusan fájlalapú dokumentumkezelés: 10 év, fájl, 4000 könyvtár Nem létező e-iratkezelés, megjelentek az első ügyvédre szabott iratkezelő szoftverek (ELOOffice testreszabása VBScript útján) Nincsen általános e-iratkezelési kötelezettség, de van e-archiválási kötelezettség Egyre inkább nyilvánvaló kockázatok

Elektronikus iratkezelés és megőrzés: az ügyvédi kar tapasztalatai 8 Az e-irat archiválása vezet az e-iratkezeléshez Az e-eljárás e-iratait e-archiválni kell Részletszabályok tisztázatlanok jogalap: "ha törvény valamely irat megőrzését írja elő, elektronikusan is teljesíteni lehet …" tárgyi kör (miért archiváljuk, ha a hatóság/bíróság is archiválja?) időtartam: hogyan és ki őrzi meg végtelen időkig, ha nem adjuk levéltárba? miért kell szinte mindent végtelen időkig megőrizni?

Elektronikus iratkezelés és megőrzés: az ügyvédi kar tapasztalatai 9 E-archiválás – miben több, mint az iratkezelés? Iratkezelésnél a "bizonyítási" szempont az elsődleges Archiválás = Irat hosszú távú megőrzése úgy, hogy bizonyításra alkalmas maradjon A hosszú távú megőrzés papír alapon sem egyszerű Elektronikus iratoknál teljesen más problémák elé nézünk: olvashatóság: korábbi technológia megőrzése elektronikus aláírás hitelességének megőrzéséből eredő problémák -az idővel együtt jár a kompromittálódási kockázatok ember visszaélések technikai fejlődés és elvi törési kockázatok

Elektronikus iratkezelés és megőrzés: az ügyvédi kar tapasztalatai 10 Az ügyvédek e-archiválási kötelezettségeinek problémái Ügyvédek maguk teljesítenék: -olvashatóság biztosítása -évenkénti időbélyegzés, más kulccsal? -"gondos eljárás" kockázata Minősített e-archiválási szolgáltató általi megőrzés -ügyvédi titok megsértése -"felelősség" jogszabályi átszállása (gondosságtól függetlenül) "Igazán hosszú távon" ki vegye át a feladatot? Kamara, levéltár? Bízhat-e a kamara technikai szolgáltatókban, és milyen feltételekre figyeljen az ügyvéd?

Elektronikus iratkezelés és megőrzés: az ügyvédi kar tapasztalatai 11 Ügyvédi e-archiválás a gyakorlatban Most az e-cégeljárási iratok archiválása jelenti a beadvány, a végzés és a tértivevények megőrzését Mennyibe kerül az e-archiválási szolgáltató az ügyvédeknek? 1400 Ft / 5 MB / 50 év Többségében aláíró program útján tartják a kapcsolatot -"e-akta", metaadatok kézi kitöltése vagy iratkezelő programból metaadatok átvétele Nem archiválási szolgáltató közreműködők esetén más árazás, kijelölt fájlokat menti el néhány ezer forint / 1-2 GB / év

Köszönöm!