e-Corvina Informatikai Szolgáltató Kft Budapest, Angol u. 34. ▪ Telefon: (1) ▪ Fax: (1) ▪ Szubjektíven a dokumentumkezelő rendszerek bevezetéséről Pomaházi Sándor üzletágvezető

e-Corvina Kft. Tartalomhoz a szoftver  adActa Elektronikus Iratkezelő Rendszer (MFB, OBH, ÉGÁZ-DÉGÁZ, SIGNAL Biztosító, SZÁMALK, Debreceni Vagyonkezelő holding…)  DocFlow Elektronikus Űrlapfeldolgozó Rendszer (Raiffeisen Bank, Allianz Bank)  Corvina Integrált Könyvtári Rendszer (Fővárosi Szabó Ervin Könyvtár, MOKKA, megyei és egyetemi könyvtárak…)  Speciális dokumentumkezelő megoldások

Tétel Elektronikus dokumentum- kezelő rendszer =

A végső válasz I. -Jó - mondta Bölcs Elme. - A Válasz a Nagy Kérdésre... -Nos?... -Az Élet, a Mindenség Meg Minden... - mondta Bölcs Elme. -Tehát?... -A Válasz... - mondta Bölcs Elme, és megállt. -Igen?... -A Válasz... -Igen???... -Negyvenkettő - mondta Bölcs Elme végtelen méltósággal és hidegvérrel. (Részlet Douglas Adams: Galaxis Útikalauz Stopposoknak című könyvéből)

A végső válasz II. -Jó - mondta Bölcs Elme. - A Válasz a Nagy Kérdésre... -Nos?... -Költségcsökkentés, Hatékonyságnövelés, Környezetvédelem, Modernizálás Meg Minden... - mondta Bölcs Elme. -Tehát?... -A Válasz... - mondta Bölcs Elme, és megállt. -Igen?... -A Válasz... -Igen???... -Dokumentumkezelő Rendszer - mondta Bölcs Elme végtelen méltósággal és hidegvérrel.

Esetlen tanulmány 1. Megvettük a legjobb szoftvert (1)  A szervezet nagy mennyiségű dokumentummal dolgozik – nyomasztó szükségletté vált egy dok.kez. rendszer  Az előkészítő tanulmány mindent tartalmazott – a workflow folyamatoktól az irattáron át az utolsó adatmezőig  Ilyen szoftver - természetesen - nincs…  Akkor meg kell venni a Legjobb Szoftvert és ráfejleszteni az igényeket – biztosan azért a Legjobb, mert minden megoldható benne!

Esetlen tanulmány 1. Megvettük a legjobb szoftvert (2)  Meghívásos pályázat az implementációra – kis probléma, hogy alig van hazai szakértő  Kiválasztás, szerződés, indul a projekt  Első lépés: iktatás megoldása  Telnek a hónapok, végül kiderül, hogy a felmért igények a megvásárolt rendszerben bajosan oldhatók meg  Fejlesztő kirúgása, új pályázat…

Esetlen tanulmány 2. Dokumentumkezelő speciális célra (1)  A cég jóféle vállalatirányítási rendszert használ  Kellene egy dokumentumkezelő is, első lépésben a szállítói számlák kezelésére  Lássuk a követelményeket:  Bejövő számlák iktatása, digitalizálása – OK!  Továbbítás az illetékes szervezeti egységhez – OK!  Elektronikus számlaképek tárolása, visszakereshetősége jogosultság alapján – OK!  A későbbiekben további dokumentumtípusok bevezetése – Hurrá!

Esetlen tanulmány 2. Dokumentumkezelő speciális célra (2)  Na, most ezt úgy, hogy tételekre kell bontani a számlát, és…  Minden tételhez az ERP rendszerből le kell kérdezni az illetékes jóváhagyó szervezeti egységet  A tétel összegéhez az ERP rendszerből le kell kérdezni a jóváhagyói szintet és személyt  Minden tételhez az ERP rendszerből le kell kérdezni a raktári beérkezést  Ha beérkezett a tétel a raktárba, a számlát a jóváhagyóhoz küldeni, hogy a tételt jóváhagyhassa  Ha minden tételt jóváhagytak, mehet könyvelésre az ERP-be

Esetlen tanulmány 2. Dokumentumkezelő speciális célra (3)  Kérdés: Az ERP rendszer mindezt tudja, a dokumentumkezelőben meg rengeteg fejlesztéssel jár. Miért így szeretnék?  Válasz: Valóban tudja, de sok licencet kellene vásárolni a jóváhagyói körnek. Biztosan olcsóbb megcsinálni egy dokumentumkezelőben…

Problémás projektek A Kérdés keresése a Végső Válaszhoz  IT által kezdeményezett bevezetés  Lesz egy érdekes, (többé-kevésbé) drága rendszerünk, amit senki nem használ…  Egy dokukezelővel biztos, hogy hatékonyabb lenne a működés  Talán. „Mindenesetre megveszem ezt a multifunkciós konyhai robotgépet. Bár most csak pirítóst akartam…”  És ha megvan a mindentudó rendszer, elkezdünk gondolkodni, hogyan használjuk  A HR (jogi-, gazdasági-, …) vezető látott egy jó rendszert  Nagyszerű! El lehet kezdeni az igények felmérését! – Nem a beszerzést…

El nem induló projektek A Végső Válasz keresése  Belső igények felmérése  Dokumentumkatalógus készítése  Dokumentumokat használó folyamatok leírása  Megvalósíthatósági tanulmány készítése  Ajánlatkérés  Pályázat kiírása a teljes megvalósításra  Ajánlatok bekérése  Hüledezés  Tárgyalások a szállítókkal  Visszavonulás 1.Projekt elhalasztása, újragondolás 2.Pilot bevezetés „kitalálása” 3.Olcsó megoldás keresése és problémák vásárlása

El nem induló projektek A Végső Válasz keresése  Hol a probléma?  „Pályázat kiírása a teljes megvalósításra”  Minden folyamatban vannak dokumentumok – tényleg teljes folyamat-átszervezést akarunk?  Visszavonulási utak 1.Projekt elhalasztása, újragondolás  Csak ne nőjön vele a feladat!  Célok priorizálása, szakaszolás 2.Pilot bevezetés „kitalálása”  Ne egy kijelölt terület mélységi megoldása legyen! – Az a pilot, amit ki lehet terjeszteni!  Fontos cél kompakt megvalósítása a teljes szervezet szintjén 3.Olcsó megoldás keresése és problémák vásárlása…  …helyett: Nem kudarc az újragondolás!

A dokumentumkezelő rendszer szerepe  Infrastruktúra  Az elektronikus dokumentumokkal kapcsolatos szolgáltatásokat nyújtja az üzleti rendszerek számára  Az üzleti folyamatok az üzleti rendszerekben futnak  A felhasználók ritkán használják közvetlenül a dokumentumtárat  Vertikális megoldás  Az ügyviteli folyamatokat, tevékenységeket közvetlenül támogatja  Leggyakoribb példa az irat- és ügykezelő rendszer  A felhasználók közvetlenül „benne” dolgoznak

A dokumentumkezelő rendszer szerepe  Vertikális kiterjedés  Kijelölt üzleti terület, folyamat magas szintű támogatása  Specifikus testre szabás, workflow  Bevezetése hasonló az egyéb üzleti rendszerek bevezetéséhez Szervezeti kiterjedés Üzleti érték  Horizontális kiterjedés  Az információs infrastruktúra része  Testre szabás, workflow kialakítása fokozatos, az alapfolyamatokból  Bevezetése az iratkezelés általános folyamataiból indul ki Szervezeti kiterjedés Üzleti érték

A bevezetés szakaszolásának szempontjai  Vertikális szakaszolás  Funkcionális „csomagok” bevezetése ütemezetten  Hagyni kell időt a bevezetett szolgáltatások finomítására, véglegesítésére  Újabb szint akkor indulhat, ha az előző már stabil, a felhasználók számára megszokott  Horizontális szakaszolás - pilot  Kijelölt szervezeti egységnél „rendes” bevezetés  Korrekció, véglegesítés után kiterjesztés a teljes szervezetre  Kiemelt területen bevezetett specifikus megoldás NEM PILOT a teljes szervezet számára!

Vertikális szakaszolás  Szolgáltatások bevezetése lépésenként, minden szint a teljes szervezetre  Alacsony kockázat  Egyszerre kis változás  Van mód az újabb szolgáltatások bevezetése előtt a tervek korrekciójára  Hosszú időbe telhet a teljes bevezetés Szervezeti egységek Funkcionális modulok 1. Teljes szervezet 2. Teljes szervezet 3. Teljes szervezet

Horizontális szakaszolás  Szolgáltatások bevezetése előbb pilotként, majd kiterjesztve  Közepes kockázat  Túl nagy lehet a változás  Kipróbálva, korrigálva mehet a kiterjesztés  Rövid bevezetési idő  A szervezeti szintű szolgáltatások pilot szinten nem értékelhetők (pl. szervezeti egységek közötti dokumentumáramlás) Szervezeti egységek Funkcionális modulok 1. Pilot 2. Teljes szervezet