Az előadás letöltése folymat van. Kérjük, várjon

Az előadás letöltése folymat van. Kérjük, várjon

A projektciklus Készítette: Szentirmai Róbert (minden jog fenntartva)

Hasonló előadás


Az előadások a következő témára: "A projektciklus Készítette: Szentirmai Róbert (minden jog fenntartva)"— Előadás másolata:

1 A projektciklus Készítette: Szentirmai Róbert (minden jog fenntartva)

2 A projektciklus fázisai 0.Kezdeményezés 1.Célmeghatározás, projekt definiálás 2.Tervezés 3.Végrehajtás, nyomon követés 4.Lezárás, kiértékelés

3 0. Kezdeményezés Sok esetben elmarad vagy az 1. fázishoz tapad. A lehetséges projektötletek közül kell itt kiválasztani a legmegfelelőbbet. Számítógép: - táblázatkezelők (Excel) - hálótervezők (Project) - kommunikációt segítő (Outlook)

4 1. Célmeghatározás, projekt definiálás Ekkor kerül pontosításra a projekt célja, ezt bontják részcélokra. A céloknak konkrétnak, meghatárózhatónak kell lenniük. Fel kell tárni az elérésükkel kapcsolatos összes kötöttséget, körülményt. Meg kell határozni, hogy mi része a projektnek, és mi nem. Ez nagy vonalakban a következőt jelenti:

5 1. Célmeghatározás, projekt definiálás -A stratégiai cél meghatározása -Vállalati elvárások pontosítása -Megoldási ötletek összegyűjtése -Megvalósíthatósági tanulmány elkészítése -Projekttartalom körülhatárolása -Igények pontosítása -Célok megállapítása, műszaki, szakmai spec. -Sikerkritériumok kitűzése -Főbb tényezők és igények (idő, költség, erőforrás) meghatározása -Főbb feladatok csoportosítása -Erőforrásigény becslése

6 1. Célmeghatározás, projekt definiálás Számítógép: Előző fázishoz hasonlóan leginkább a különféle kalkulációk készítéséhez használják, azzal a különbséggel, hogy ez a szakasz már erős ügyviteli aktivitást is igényel (kérelem, elfogadás, elutasítás, stb.).

7 2. Tervezés Ebben a szakaszban kell a műszaki, kiviteli tervek, a tőke és erőforrás-allokáció alapján előállítani a konkrét ütemtervet. A tervezés során eldönthetjük, hogy a határidő, a költségek, az erőforrások, vagy ezek sajátos kombinációja alkotja-e a terv gerincét.

8 2. Tervezés A géprevitel előtt: Meg kell határozni a projekt szervezeti kereteit. Ki kell jelölni a felelősöket. Ki kell dolgozni a dokumentálás módját, szabályait. Meg kell határozni a különféle vezetési formák valószínű információigényét, és meg kell tervezni a kommunikáció formáit. Meg kell határozni a feladatlebontási struktúrát. Tűzzük ki a projekt mérföld köveit. Végezzünk kockázatelemzést.

9 2. Tervezés A géprevitel során: Adjuk meg a projekt ütemezési irányát és az alapnaptárat. Vegyük fel a meglévő erőforráskészletet. Rögzítsük a fö tevékenységeket. Bontsuk fel a tevékenységeket résztevékenységekre a feladatlebontási struktúra alapján. Rögzítsük a projekt mérföldköveit. Adjuk meg a fő és résztevékenységek kapcsolatait. Rendeljünk erőforrásokat a tevékenységekhez. Rendeljünk költségeket az erőforrásokhoz és a tevékenységekhez.

10 2. Tervezés Az elkészült ütemtervben: Keressük meg az esetleges túlterhelt erőforrásokat. Keressük meg azokat a tevékenységeket, melyeket párhuzamosan is végezhetünk. Keressük meg a túlzott költségeket. Szüntessük meg a fenti problémákat. Fogadtassuk el a tervet. Tároljuk el az alap és köztes ütemterveket a tevékenységek későbbi nyomon követéséhez.

11 2. Tervezés Az ily módon összeállított és gépre vitt anyagból a program könnyedén elkészíti a szükséges dokumentumokat. Ezek: –Sávos ütemtervek –Tevékenységhálók –Naptárbeosztások –Tevékenységlisták –Erőforráslisták –Költséglisták –Munkabeosztások –stb.

12 2. Tervezés Számítógép: Ebben a fázisban előtérbe kerülnek a hálótervező eszközök (pl.: Microsoft Office Project). A projekt átfutási idejét, költségeit, erőforrás- felhasználását ezek nélkül szinte lehetetlen megfelelő szinten végezni.

13 3. Végrehajtás, nyomon követés Az előbbiek során létrejött terv képezi a későbbi munkavégzés alapját. Rendeltetése kettős: Egyrészt ez egy olyan modell, amely naprakészen nyilvántartja az egyes tevékenységeket, a tevékenységet végzőket, és a tevékenységek időfelhasználását; másrészt ütemterv is, mely a teljes projekt, es az egyes résztevékenységek kezdetét, végét és időtartamát tartalmazza. A projektterv egyaránt megmutatja tehát a szükséges erőforrásokat, azok kihasználtságát és a felmerülő költségeket.

14 3. Végrehajtás, nyomon követés Ennek a fázisnak alapvető célja a rendszer működtetése, a tevékenységek előrehaladásának, az erőforrás- felhasználásoknak nyomon követése és a visszacsatolás megteremtése. A Microsoft Office Projecttel nyomon követhetjük az egyes folyamatok pillanatnyi állapotát, észrevehetjük a felmerülő problémákat, és szükség esetén lépéseket is tehetünk ellenük.

15 3. Végrehajtás, nyomon követés A követés lehetővé teszi: –A problémák azonosítását a felbukkanásuk pillanatában. –Pillanatnyi helyzetelemzések összeállítását. –A következő projekt alaposabb előkészítését.

16 3. Végrehajtás, nyomon követés Teendők a projekt végrehajtása során: Vezessük folyamatosan a tevékenységek előrehaladását és alakulását. Kövessük nyomon a költségek alakulását. Vigyük gépre a tényleges és várható erőforrás- felhasználási adatokat. Készítsünk rendszeresen helyzetelemzéseket. Ha szükséges, tervezzük át a még el nem készült tevékenységek ütemtervét, erőforrás-felhasználását. Hasonlítsuk össze a módosításokat a bázistervvel.

17 3. Végrehajtás, nyomon követés Segítségként: Használjuk a program előrehaladás követési funkcióit. Vegyük igénybe a különféle elemzési lehetőségeket. Alkalmazzuk a beépített elektronikus csoportmunka eszközöket.

18 3. Végrehajtás, nyomon követés Számítógép: Ebben a fázisban a hangsúly a változások követésén, a várható hatások előrejelzésén és a megfelelő intézkedéseken van. A hálótervező eszközök segítenek a változások követésében, a várható hatások előrejelzésében, és támogatják a döntések meghozatalát is.

19 4. Lezárás, kiértékelés Minden projekt végrehajtása egyben egy tanulási folyamatnak is tekinthető. A célok legkonkrétabb kitűzése, a leggondosabb tervezés és a legpontosabb kivitelezés esetén is megfigyelhetö bizonyos eltérés az elképzelések és a megvalósult állapot között. A projekt utolsó momentuma tehát minden esetben a folyamat elemzése kell hogy legyen, azért, hogy ki tudjuk küszöbölni a következő feladatok kapcsán azokat a hibákat, melyeket ebben vétettünk.

20 4. Lezárás, kiértékelés Tehát a projekt befejezéseként: Készítsük el a szükséges lezáró dokumentumokat. Adjuk át a projekt eredményét. Reintegráljuk az erőforrásokat. Végezzünk utókalkulációkat. Analizáljuk a projekt lefolyását. Tartsunk projektzáró értekezletet. Rögzítsük a tapasztalatokat. Tájékoztassuk az érintetteket. Kövesük nyomom a projekt utóéletét, tartsuk nyilván az esetleges karbantartási, hibajavítási eseményeket, tapasztalatokat.

21 4. Lezárás, kiértékelés Sajnos a hétköznapi gyakorlatban ez a szakasz a legelhanyagoltabb területe a projektmenedzs- mentnek, sokan egyszerűen elhagyják, pedig éppen ennek a szakasznak a bevonásával lehet „öntanulóvá" tenni a projektirányítási rend- szerünket.

22 Mire nem alkalmasak a projekttámogató szoftverek? A célok és feladatok meghatározására A feladatok közötti különféle összefüggések felismerésére A tevékenységek elvégzéséhez szükséges idő megbecsülésére A kritikus út lerövidítésére A munka erőforrások közötti felosztására


Letölteni ppt "A projektciklus Készítette: Szentirmai Róbert (minden jog fenntartva)"

Hasonló előadás


Google Hirdetések