Az előadás letöltése folymat van. Kérjük, várjon

Az előadás letöltése folymat van. Kérjük, várjon

1 Adatbáziskezelés Microsoft Access. 2 Adatbázis létrehozása FÁJL menü/ Új A megjelenő munkaablakból: Üres adatbázis parancs FÁJL menü/ Megnyitás paranccsal:

Hasonló előadás


Az előadások a következő témára: "1 Adatbáziskezelés Microsoft Access. 2 Adatbázis létrehozása FÁJL menü/ Új A megjelenő munkaablakból: Üres adatbázis parancs FÁJL menü/ Megnyitás paranccsal:"— Előadás másolata:

1 1 Adatbáziskezelés Microsoft Access

2 2 Adatbázis létrehozása FÁJL menü/ Új A megjelenő munkaablakból: Üres adatbázis parancs FÁJL menü/ Megnyitás paranccsal: már meglévő adatbázisok megnyitása FÁJL menüből elérjük az utoljára használt adatbázisokat is

3 3 Adattábla létrehozása Az adatbázis mentése után megjelenő ablakban kiválaszthatjuk, hogy milyen objektummal kívánunk dolgozni Vagy: Beszúrás menü/ Tábla parancs Válasszuk a tervező nézetet! (itt megadhatjuk a tábla szerkezetét, mezők hosszát) Mezők neve: max 64 karakter, nem tartalmazhat pontot, felkiáltójelet vagy szögletes zárójelet

4 4 Tábla szerkezetének módosítása Tervező nézetben! Megváltoztathatjuk a mezőnevet, adattípust, címet, mezők tulajdonságait Néhány módosítás adatvesztéshez vezethet, ilyenkor figyelmeztetést kapunk az adatbázis-kezelőtől

5 5 Tábla szerkezetének módosítása Mezők sorrendjének módosítása Új mező beillesztése már meglévő mező fölé Mező törlése Mezőből- elsődleges kulcs

6 6 Adattábla importálása Másik adatbázisból ( mdb-Access, dbf- dBase) Excel fájlból (xls-Excel) Szövegfájlokból (txt-táblázatos elrendezés esetén)- varázslók támogatják, megadhatjuk a mezőket határoló karaktereket (szóköz, tabulátor stb.)

7 7 Navigálás a rekordok között Aktuális rekord: amire a következő művelet vonatkozik Rekordra pozícionálunk: ha a kijelzőt egy rekordra állítjuk Ha a rekordok azonosításához szükséges mezőket mindig látni szeretnénk: jelöljük ki, majd Formátum/Oszlop rögzítése Navigálás billentyűzettel (Home, End, Tab, Shift+Tab, kurzormozgató billentyűk,Ctrl+Home, Ctrl+End, PageDown, PageUp, Ctrl+PageDown, Ctrl+Pageup )

8 8 Rekordok rendezése Egy mező szerinti rendezés: kattintsunk a mező valamelyik cellájára, majd Rekordok/Rendezés Több mező szerinti rendezés: helyezzük egymás mellé a mezőket, majd jelöljük ki őket; majd: Rekordok menü/Rendezés parancs Ha gyakran és többféle mező szerint kell a rekordokat átrendezni, célszerű a megfelelő mezők alapján indexeleni

9 9 A tábla szűrése Csak egy megadott feltételnek megfelelő rekordokat jelenítjük meg, a többi rekordot elrejtjük A szűrés módjai: Szűrés kijelöléssel: egy meghatározott értéket tartalmazó rekordokat jelenítünk meg Szűrés kizárással: egy meghatározott értéket nem tartalmazó rekordokat jelenítünk meg Szűrés űrlappal és irányítva: bonyolultabb feltételek esetén Szűrés kikapcsolása: Rekordok menü Szűrés/Rendezés törlése Az utoljára beállított szűrőfeltételeket újra bekapcsolhatjuk: Rekordok menü Szűrés/Rendezés

10 10 Lekérdezések Egyszerű lekérdezések Összetett lekérdezések

11 11 1. Egyszerű lekérdezések

12 12 Típusai 1. Választó lekérdezések: már kész táblákból gyűjtenek információkat - rendezhetjük az adatokat, elhagyhatjuk a fölösleges mezőket, kilistázhatunk egyszerű v. összetett feltételeknek megfelelő rekordokat,csoportokat képezhetünk belőlük, különböző összesítéseket számolhatunk ki, több tábla összetartozó értékeit jeleníthetjük meg Pl: listázzuk ki egy osztályban a vidéki tanulók névsorát; számítsuk ki a tanulók jegyeinek átlagát 2. Módosító lekérdezések: műveleteket végeznek táblákkal - új táblákat hoznak létre, megváltoztatják a rekordokat, új rekordokat fűznek egy már meglévő táblához, törölnek adatokat Pl: növeljük meg a raktárkészletben szereplő áruk egységárát 6%-kal; töröljük azoknak az olvasóknak az adatait, akik legalább egy éve nem kölcsönöztek könyvet

13 13 Feltételek a lekérdezésekben A rekordokat a mezőkre vonatkozó feltételekkel választjuk ki A lekérdezés eredményében azok a rekordok szerepelnek, melyekre teljesül a feltétel A kiválogató feltétel (szűrőfeltétel) – megfogalmazása operátorokkal Operátor: az adatokból újabb adatot képező művelet vagy függvény, eredménye egy logikai érték (Igaz vagy Hamis)

14 14 Összehasonlító operátorok =, (nagyobb), <= (kisebb vagy egyenlő), >= (nagyobb vagy egyenlő), <> (nem egyenlő) Pl. „Budapest”; # #; =igen

15 15 Lekérdezések létrehozása Beszúrás menü/Lekérdezés parancs Új lekérdezés ablakból válasszuk a Tervező nézetet! A Tábla megjelenítése ablakból adjuk hozzá a szükséges mezőket tartalmazó táblát vagy táblákat Tervező nézet (QBE-rács) rovatai: Tábla Mező Rendezés Megjelenítés Feltétel

16 16 A mezők hozzáadhatók a tervezőrácshoz Egérrel történő mozgatással vagy Kettős kattintással A lekérdezésnek megfelelő rekordok megtekinthetőek: Adatlap nézetben (Nézet menüből vagy eszköztárról) Futtatással (választó lekérdezések esetén a futtatás egyenértékű az Adatlap nézettel) Lekérdezés módosítása: Tervező nézetben, felvehetünk vagy törölhetünk mezőket, megváltoztathatjuk a rendezést, módosíthatjuk a feltételeket

17 17 Helyettesítő karakterek –szöveg típusú mezőkre vonatkozó feltételek megfogalmazásában- *Bármilyen karakter vagy karakterek ?Egyetlen tetszőleges karakter #Egyetlen tetszőleges számjegy [karakterlista]A listában szereplő egyetlen karakter [!karakterlista]Egyetlen, a listában nem szereplő karakter Pl. „L*” – azok a szavak, amelyek L betűvel kezdődnek; „*bor*” – azok a szavak, melyekben előfordul bor karaktersorozat; „[A-EMP ]*”- kiválasztja azokat a szavakat, melyeknek kezdőbetűje A és E közé esik, vagy M, vagy P Helyettesítő karakterek alkalmazásakor: Like kulcsszó használata, az Access esetében nem kötelező beírni, mert automatikusan beilleszti

18 18 További operátorok In () Ha egy mezőnél többféle értéket engedünk meg; pl. In („Budapest”; „London”; „Párizs”) vagy In (1; 2; 5; 9) Between… and…. Egy zárt intervallumot adunk meg; Pl. Between and Not Egy feltétel ellentettjét fejezzük ki; Pl. Not In („Budapest”; „London”; „Párizs”) Is Null Is Not Null Üres rekordok kiválasztása Nem üres rekordok kiválasztása

19 19 Paraméteres lekérdezések A felhasználó adhatja meg, hogy milyen paraméter szerinti rekordokra kíváncsi, pl. melyik városban lakó személyek adatait szeretné kilistázni Írjuk be a felhasználónak szánt üzenetet a tervezőrács Feltétel sorába szögletes zárójelek között: [Melyik város?] Ha átváltunk Adatlap nézetre, akkor megjelenik egy párbeszédablak, amelybe beírhatjuk a város nevét Pl.<[Felső korlát?]; Like [kezdőbetű?] & „*”

20 20 1. Összetett lekérdezések

21 21 Egy lekérdezésben több szűrőfeltételt megadhatunk = összetett feltétel Egy vagy több mezőre vonatkozhatnak Logikai operátorokkal kötjük össze a műveletek értéke igaz vagy hamis lehet a lekérdezésben azok a rekordok szerepelnek, melyeknél a feltételek kiértékelése igaz eredményre vezetett

22 22 Logikai operátorok And – „és” művelet, eredménye akkor igaz, ha az összekapcsolt feltételek mindegyike igaz Or – „vagy” művelet, eredménye akkor igaz, ha az összekapcsolt feltételek közül legalább az egyik igaz Not – „nem” művelet Sorrend: „nem”, „és”, „vagy”; sorrend megváltoztatása: zárójelek alkalmazásával

23 23 Összetett feltételek a tervezőrácsban Gyakran nem kell kiírni a logikai műveleteket A mezők neve alatt egy sorban levő feltételeket „és” köti össze Az egymás alatti sorokban levő feltételeket „vagy” köti össze Vigyázat! Értelmezzük át a hétköznapi megfogalmazást: pl. „a budapesti és pécsi lakosok” = Budapest Vagy Pécs

24 24 Számított mezők

25 25 Kifejezések a lekérdezésekben A számított mezők kifejezéseket tartalmaznak A kifejezésekben szerepelnek: konstansok (konkrét számok, szövegek, dátumok), mezőnevek, műveleti jelek (operátorok) és függvények Pl. [Egységár]*1,2; # # - [születési dátum]; [Város] &”,” & [Utca]

26 26 Számított mező létrehozása Kifejezést írunk a tervezőrács mezőnév sorába A kifejezésben azokra a mezőkre hivatkozhatunk, melyek szerepelnek a lekérdezésbe felvett táblák között Az adatbázis-kezelő a kifejezés elé illeszti a „Kif1” karaktersorozatot, ezt jeleníti meg Adatlap nézetben a mezőnév helyén A kifejezéseket szerkeszthetjük a Kifejezésszerkesztő ablakban

27 27 Függvények a lekérdezésekben Szövegkezelő függvények: Left(szöveg;n): a szöveg első n karakterét adja vissza Right(szöveg;n): a szöveg utolsó n karakterét adja vissza Mid(szöveg;kezdőpozíció;karakterszám): a szövegből a kezdőpozíciótól kezdve karakterszám darab karaktert emel ki Len(szöveg): a szöveg karakterszámainak számát határozza meg Dátumfüggvények: Date(): az aktuális dátumot adja meg Now(): az aktuális dátumot és időt adja meg Year(dátum): kiemeli a dátumból az évet Month(dátum): kiemeli a dátumból az évet Day(dátum): kiemeli a dátumból az évet Matematikai függvények: Kerek(szám; tizedesjegy): a számot a megadott tizedesjegyre kerekíti Abs(szám): egy szám abszolút értékét adja meg Sqr(szám): egy szám négyzetgyökét adja meg

28 28 Kifejezések a szűrőfeltételekben A kifejezéseket nemcsak a számított mezők létrehozásához, hanem a lekérdezés feltételeinek megadásához is felhasználhatjuk A tervezőrácson a feltétel sorba kell beírni PL. Left([Előadó];2)="Al"

29 29 Összesítés és csoportosítás Mire vonatkozhat: Összes rekordra vagy Rekordok egy csoportjára Összesítő lekérdezés létrehozása: 1. Nézet menü/Összesítés vagy Összesítés ikon: 2. A tervezőrács kibővül az Összesítés sorral, melynek legördülő listájából a következő függvényeket választhatjuk ki:

30 30 Sum: összeadja a mezőben található értékek Avg: átlagoljaa mező adatait, csak a nem üres mezőket veszi figyelembe Min: kiválasztja a mezőben előforduló legkisebb értéket Max: megadja a mezőben előforduló legnagyobb értéket Count: megszámlálja, hogy a mező hány rekordnál tartalmaz valamilyen értéket. Az üres mezőket nem veszi figyelembe. Aggregáló függvények

31 31 Rekordok csoportosítása Azonos értékű mezőket tartalmazó rekordokból =>csoportok –összesítő lekérdezéssel Összesítés sorában kiválasztani: Group by Feltételek a csoportosításban: mezők csoportosításában is megadhatunk szűrőfeltételeket a lekérdezésekben: A megjelenítésre vonatkozó feltételek: a Feltétel sorokba írt kifejezések határozzák meg, hogy a csoportok közül melyek jelennek meg az eredménytáblában A rekordokra vonatkozó feltételek: mely rekordok vegyenek részt a csoportosításban – Összesítés sorban kiválasztani: WHERE; Feltétel sorban: tetszőleges feltétel megadható

32 32 Módosító lekérdezések 1. Frissítő 2. Törlő 3. Hozzáfűző 4. Táblakészítő

33 33 1. Frissítő lekérdezések Egy tábla meglévő rekordjait módosítjuk Pl. Ár növelése 10%-kal: Létrehozunk egy választó lekérdezést majd a Lekérdezés menü/ Frissítő lekérdezés parancsával átalakítjuk a típusát Módosítás sorba beírni az új adatot meghatározó kifejezést Alkalmazhatunk szűrőfeltételeket: Feltétel sorban

34 34 2. Törlő lekérdezés A feltételeknek megfelelő rekordokat törli az adattáblából Lekérdezés létrehozása, majd Lekérdezés menü/ Törlő lekérdezés

35 35 3. Hozzáfűző lekérdezés Egy meglévő táblához adunk újabb rekordokat, az új rekordok forrása egy másik tábla lehet Lekérdezés menü/Hozzáfűző lekérdezés Megadhatunk szűrőfeltételeket is

36 36 4. Táblakészítő lekérdezés Ha új táblát hozunk létre és töltünk fel rekordokkal. Az új tábla létrehozásának célja: Biztonsági másolat készítése Importált tábla normalizálása Régi rekordok archiválása, pl. törlés előtt Gyakran változó adatok egy bizonyos időpontban fennálló értékének mentése Elkészítésének módja: Vegyük fel a rekordforrásként szolgáló táblát a lekérdezésbe Válasszuk a Lekérdezés menü/Táblakészítő lekérdezés A megjelenő párbeszédablakba írjuk be az új tábla nevét Jelöljük meg a tervezőrácsban az új táblába kerülő mezőket Szűrőfeltételt is megadhatunk

37 37 Jelentések

38 38 Jelentés: A tábla vagy lekérdezés nyomtatásra alkalmas formában történő megjelenítése. Lehetőségek: Oldalak számozása Élőfejek, élőlábak Csoportosítás és összesítés

39 39 A jelentés típusai: Oszlopos: a rekordok egymás alatt, gyakran: egy oldalon csak egy rekord Táblázatos: az adatokat táblázatos formában jeleníti meg, a táblázat egy sora felel meg egy rekordnak A jelentés nézetei: Tervező: a jelentés összetevőit mutatja. Itt végezzük el a tulajdonságok módosítását Nyomtatási kép: a kinyomtatásra kerülő formában mutatja a rekordokat Elrendezés: nyomtatási képhez hasonló, de csak néhány rekordot jelenít meg; nagyméretű táblák esetén használjuk

40 40 Jelentés létrehozása Beszúrás menü/ Jelentés parancs vagy adatbázis ablak/Jelentések objektum/Új ikon Autojelentés: automatikusan hoz létre nyomtatási tervet Varázslóval: legcélszerűbb; utólag Tervező nézetben módosítható

41 41 A jelentés Tervező nézete A jelentés szakaszai: Jelentésfej: a jelentés elején megjelenő felirat Oldalfej: az oldalak tetején olvasható információ Törzs: a jelentésben szereplő mezőket tartalmazza Oldalláb: minden oldal alján megjelenő információk Jelentésláb: a jelentés végén nyomtatásra kerülő adatok Csoportfej: csoportosítás esetén, a csoportok elején Csoportláb: csoportok végén

42 42 Vezérlőelemek a jelentésben (az Eszközkészlet – megnyitni Nézet menüből) AaFelirat: Szöveget írhatunk a jelentésbe (állandó) ab|Beviteli mező: Mező tartalmának megjelenítéséhez vagy számított mező létrehozásához Kép: Képet illeszthetünk a jelentésbe Oldaltörés: Oldaltörést írhatunk elő a jelentésbe Vonal: Egyenes vonalat rajzolhatunk a jelentésbe Téglalap: A jelentés egyes részeit keretezhetjük be

43 43 A jelentés módosítása (Tervező nézetben) Új mező felvétele: Nézet menü/Mezőlista Számított mező létrehozása: Beviteli mezőbe írjuk a kifejezést, elé „=” jelet teszünk Kijelölt vezérlőelem vagy szakasz tulajdonságainak módosítása: Nézet menü/Tulajdonságok Egész jelentés kijelölése: katt. az ablak bal felső sarkában lévő négyzetre Lap beállításai (margók, lapméret, tájolás): Fájl menü/oldalbeállítás

44 44 Csoportosítás és összesítés a jelentésben Jelentés létrehozása során Utólag: Nézet menü/Rendezés és csoportosítás Csoportosítás törlése: a Rendezés és csoportosításban kijelölni a megfelelő sort, majd Delete

45 45 Diagramok készítése Beszúrás menü/Jelentés- diagram varázsló Az elkészült diagramot Tervező nézetben módosítjuk

46 46 Űrlapok

47 47 A rekordok áttekinthető megjelenését és kényelmes kezelését biztosító ablak Az űrlapon megjelenő rekordokkal ugyanolyan műveleteket végezhetünk, mint az adattábla esetén: módosíthatjuk a mezők tartalmát, törölhetünk egy meglévő rekordot vagy felvehetünk egy újat

48 48 Az űrlapok típusai: Oszlopos: az ablakban egyetlen rekord Táblázatos: több rekord-táblázatos formában Adatlap: u.a, mint a Táblák adatlap nézete Kimutatás: az adatok különböző szempontok szerinti elemzéséhez Diagram Az űrlap nézetei: Tervező: elemek elrendezéséhez, tulajdonságok módosításához Űrlap Adatlap: u.a, mint a Táblák adatlap nézete

49 49 Űrlap létrehozása és módosítása Létrehozás: Beszúrás menü/Űrlap parancs, vagy adatbázis ablak/Űrlap objektum/ Új ikon Válasszuk az Űrlap varázslót vagy Autoűrlapot (utóbbit csak akkor, ha az űrlapon minden mezőnek szerepelnie kell) Űrlap utólagos módosítása: Tervező nézetben

50 50 Az adatbevitel ellenőrzése Alapértelmezett érték Érvényességi szabály Beviteli maszk

51 51 Az alapértelmezett érték: új rekord esetén az adatbázis-kezelő beírja a mezőbe az alapértelmezett értéket, a felhasználó ezt módosíthatja Az érvényességi szabály: ha a begépelt érték ennek nem felel meg, hibaüzenetet kapunk. A hibaüzenet szövegét az Érvényesítési szöveg adattulajdonságnál adjuk meg. Pl. In („Pécs”; „Győr”) A beviteli maszk: a mezőbe írható karaktereket korlátozza, szerkesztését varázsló segíti

52 52 A beviteli maszk legfontosabb karakterei Beírható karakterKötelezőNem kötelező Számjegy09 Számjegy, szóköz, előjel# Betű?L Betű vagy számjegyAa Bármilyen karakter&C Pl. Postai irányítószám: 0000; autók rendszáma: LLL-000

53 53 Többtáblás adatbázisok

54 54 Kapcsolatok kialakítása Két tábla összekapcsolásához: közös mező (kapcsolómező), mely az egyedek egyazon tulajdonságait tartalmazzák Egy-több fokú kapcsolat: fölérendelt-alárendelt tábla; fölérendelt táblában: kapcsolómezőt indexelni kell, és nem tartalmazhat azonos értékeket a különböző rekordoknál (ilyen a tábla kulcsa) Egy-egy fokú kapcsolat: ha a kapcsolómező az alárendelt táblában szintén egyedi indexszel rendelkezik

55 55 Táblák összekapcsolása: Eszközök menü/Kapcsolatok vagy az eszköztárról a Kapcsolatok ikon Új tábla hozzáadása: Kapcsolatok/Tábla hozzáadása vagy helyi menü/Tábla hozzáadása Tábla törlése a Kapcsolatok ablakból: Delete gombbal Kapcsolat kialakítása: fogjuk meg az egérrel az egyik tábla kapcsolómezőjét, és húzzuk rá a másik tábla megfelelő mezőjére Megjelenik a Kapcsolatok szerkesztése ablak, itt módosíthatunk Kapcsolat törlése: kattintsunk az összekötő vonalra, majd nyomjuk le a Delete billentyűt

56 56 A hivatkozási integritás: a közös mezők miatt az összekapcsolt táblák adatai nem módosíthatók egymástól függetlenül Kapcsolt mezők kaszkádolt frissítése: engedélyezi a mező módosítását a fölérendelt táblában, és azonos módon megváltoztatja az alárendelt táblában is a a mező tartalmát Kapcsolt mezők kaszkádolt törlése: engedélyezi a fölérendelt táblából rekord törlését, és törli az alárendelt táblákból is a kapcsolódó rekordokat

57 57 Végre vége!!!

58 58 Folytatása következik nemsokára…


Letölteni ppt "1 Adatbáziskezelés Microsoft Access. 2 Adatbázis létrehozása FÁJL menü/ Új A megjelenő munkaablakból: Üres adatbázis parancs FÁJL menü/ Megnyitás paranccsal:"

Hasonló előadás


Google Hirdetések