Haladó adatfeldolgozás Excel-ben

Az előadások a következő témára: "Haladó adatfeldolgozás Excel-ben"— Előadás másolata:

1 Haladó adatfeldolgozás Excel-ben
Oktató: Jámbor István

2 Excel bevezetés

3 Táblázatkezelés Excel előtt
Világ első táblázatkezelője 1970-es években VisiCalc néven Apple II gépeken jelent meg IBM 1982-ben kiadta a Lotus táblázatkezelőt amely sokáig uralta a piacot Excel sok funkciót átvett Lotus-ból és a Microsoft megjelenik az Excel első verziójával 1985-ben Microsoft és Apple közötti megállapodás értelmében 2 évig kizárólag Macintosh gépeken telepíthető az Excel táblázatkezelő 1987-től Microsoft operációs rendszeren is futhat

4 Excel verziók Windows op. rendszeren
Microsoft Office szoftvercsomag része Táblázatkezelő irodai alkalmazás Első megjelenés 1987: Excel 2 További verziók: Excel 3, 4, 5, 95, 97, 2000, 2002 Excel 2003 sikeres és elterjedt verzió (*.XLS) Új felhasználói felület Excel 2007 (*.XLSX) Excel 2010 (*.XLSX) Excel 2013 (*.XLSX) Excel 2016 (*.XLSX)

5 Excel 2003

6 Excel 2007

7 Excel 2010

8 Excel 2013

9 Excel 2016

10 Excel programablak felépítése, részei

11 Excel programablak részei
Gyorselérési eszköztár (Quick Access Toolbar) Menüszalag (Ribbon) Fájl – háttérműveletek – lap (File tab) Szerkesztőléc (Formula bar) Név mező (Name box) Excel munkafüzet, munkalapok, cellák Munkalap fülek (Tabs) Állapotsor (Status bar)

12 Excel parancsgomb típusok
Egyszerű nyomógomb (simple) Váltógomb (toggle) Egyszerű legördülő gomb (simple drop-down) Osztott gomb (split) Jelölőnégyzet (check box) Görgető gomb (spinner)

13 Excel 2007-2016 számokban Cellák száma: 17 179 869 184
Oszlopok száma: (A-tól XFD-ig) Sorok száma: Cella karakterek száma: Szűrők: elem egy szűrőben, 64 szintű rendezés Legnagyobb-legkisebb pozitív számok: 9,9E+307, 1E-307 Visszavonás művelet: utolsó 100 művelet Képlethossz: karakter Egymásba ágyazható függvények száma: 64 Munkalapok, munkafüzetek száma: memória függő Excel 2003: Sorok száma: Oszlopok száma: 256

14 Hasznos billentyűkombinációk
Nyilak HOME END PgUp/PgDn Önállóan nyomva Cellák közötti lépés Sor eleje Vége mód Lapozás lapon belül CTRL + Adott irányban ugrás a végére Lap eleje Lap vége Lapok közötti váltás SHIFT + Cellánkénti kijelölés Kijelölés sor elejéig --- Lapozva kijelöl lapon belül CTRL + SHIFT + Ugrás és kijelölés Lap kijelölése lap elejéig Lap kijelölése végéig Több lap kijelölése Scroll Lock alkalmazása CTRL+A – összefüggő terület kijelölése Billentyűkombinációk teljes lista a gyakorló fájlban

15 Képletek és Függvények bevezetés

16 Képlet alapjai Képletek számítási műveleteket hajtanak végre munkalap adataival vagy más adatokkal Minden képlet egyenlőség jellel (=) és műveleti jeleket tartalmazhat Műveleti jelek: összeadás +, kivonás -, osztás /, szorzás *, hatványozás ^ (ALT Gr + 3) Műveleti jeleken túl egy képlet az alábbi elemeket tartalmazhatja: Konstans: egy állandó értéket adhatunk Cella vagy cellatartomány: adott cellákból veszi az értékeket Zárójel: a műveleti sorrenden tudunk változtatni segítségével Függvények: beépített függvények amelyek adott számítást elvégeznek és visszaadnak egy értéket

17 Műveleti sorrend Műveleti sorrend kezdve a legmagasabb rangú művelettel (top down order of precedence) magyar-angol: Zárójel – Parentheses: ( ) Hatványozás – Exponentiation: ^ Szorzás – Multiplication: * ; Osztás – Division: / Összeadás – Addition: + ; Kivonás – Subtraction: - Összevonás – Concatenation: & Egyenlőség – Equal to: = Kisebb – Less than: < Nagyobb – Greater than: > Nem egyenlő – Not equal: <> Azonos rangú műveletek esetén balról jobbra hajtódik végre

18 Cellahivatkozások Cellahivatkozások egy adott cellát vagy tartományt jelölnek Hivatkozni lehet a munkalapban lévő adott cellára, tartományra vagy külső adatokra is Excel 4 féle hivatkozást használ: Relatív hivatkozás, például A1, C5 vagy tartomány B2:D20 Abszolút hivatkozás, például $A$1 vagy $A$1:$D$20 Vegyes hivatkozás, például A$1 vagy $A1 3-D: konszolidálja az adatokat különböző munkalapokról Ha sor/oszlop érték előtt $ jel van rögzített hivatkozás

19 Hivatkozás munkalapra, munkafüzetre
MunkalapNeve!CellaCíme Munkafüzetre: [MunkafüzetNeve] MunkalapNeve!CellaCíme Példák a ’ jel használatára Példák: =A1*’[Munka füzet1.xlsx]Munka1’!A1 =A1*’C:\MyDocs\[Munkafüzet1.xlsx]Munka1’!A1 =’\\DataServer\Files\[Munkafüzet1.xlsx]Munka1’!A1

20 Függvények használata
Függvény szerkezete: Egyenlőségjel Függvénynév Az argumentumokat elkülönítő zárójelek Argumentumok Az argumentumokat elkülönítő vesszők (EN) vagy pontosvesszők (HU) Függvény beillesztése, szerkesztése

21 Excel hibaüzenetek jelentése
Magyar Angol Jelentése ######### Az oszlop nem elég széles vagy negatív dátum #ZÉRÓOSZTÓ #DIV/0! Nullával való osztás (azaz a nevező értéke 0) #NÉV? #NAME? Nem ismert szöveg van a képletben (általában elírás) #ÉRTÉK #VALUE! Nem megfelelő típusú argumentum #HIV! #REF! Érvénytelen cellahivatkozás #HIÁNYZIK #N/A A keresett érték nem található #SZÁM! #NUM! A képletben érvénytelen számérték szerepel #NULLA! #NULL! Ha a megadott két tartománynak nincs metszete

22 Bevezető Függvények adatelemzéshez

23 Matematikai függvények
SZUM – SUM ABS – ABS MARADÉK – MOD VÉL – RAND; VÉLETLEN.KÖZÖTT - RANDBETWEEN KEREKÍTÉS – ROUND KEREK.LE – ROUNDDOWN KEREK.FEL – ROUNDUP RÉSZÖSSZEG – SUBTOTAL SZORZATÖSSZEG – SUMPRODUCT

24 Alapvető statisztikai függvények
ÁTLAG – AVERAGE; ÁTLAGA – AVERAGEA DARAB – COUNT; DARAB2 – COUNTA MIN – MIN; MIN2 – MINA MAX – MAX; MAX2 – MAXA KICSI – SMALL NAGY – LARGE RÉSZÁTLAG – TRIMMEAN

25 Definiált nevek és tartományok alkalmazása Excel-ben

26 Definiált nevek használata
Excel engedi hogy adott cellát vagy cellatartományt névvel lássunk el Ezek a nevek használhatók képletekben További előnyük hogy az olvashatóságot segítik A nevek a teljes munkalapon elérhetőek, de változtatható a hatáskörük A tartomány név nem kezdődhet számmal, nem tartalmazhat szóközt és speciális karaktert Nevet használva úgy is beállíthatunk egy változót hogy az sehol sem jelenik meg a munkalapon

27 Műveletek definiált nevekkel
Tartománynevek definiálása Tartományok metszete Konstansok elnevezése Tartománynevek képletekben Tartománynevek kezelése a Névkezelővel Cellahivatkozások helyettesítése névvel Nevek listája a munkafüzetben

28 Logikai függvények

29 Logikai függvények HA – IF (logikai vizsgálat;igaz;hamis)
HAHIBA – IFERROR (érték; érték hiba esetén) ÉS – AND függvény VAGY – OR függvény NEM – NOT függvény HAMIS – FALSE függvény IGAZ – TRUE függvény

30 Logikai operátorok AND/ÉS függvény Értéke igaz, ha valamennyi
argumentuma igaz Formája: AND (logikai1;logikai2;..) OR/VAGY függvény Értéke igaz, ha egyik argumentuma igaz Formája: OR (logikai1;logikai2;..)

31 Összegző függvények

32 Összegző és darab függvények
SZUM – SUM SZUMHA – SUMIF SZUMHATÖBB – SUMIFS DARAB – COUNT DARAB2 – COUNTA DARABTELI – COUNTIF DARABHATÖBB – COUNTIFS

33 Helyettesítő karakterek
? egy karakter * egy szövegrész Példák: S* : minden s betűvel kezdődő S???? : s-el kezdődik és 5 betű S*K : s-el kezdődik és K a vége

34 Kereső és hivatkozás függvények

35 Kereső és hivatkozás függvények
FKERES – VLOOKUP függvény VKERES – HLOOKUP függvény KERES – LOOKUP függvény HOL.VAN – MATCH függvény INDEX – INDEX függvény INDIREKT – INDIRECT függvény VÁLASZT – CHOOSE függvény

36 FKERES függvény FKERES(keresett érték;táblázat;oszlopszám[;egyezés])
keresett érték: amit keresünk egy idegen táblázatban (helyettesítő karakterek használhatóak) táblázat: a megadott táblázat balról a legelső oszlopában függőlegesen lefelé haladva keresi az értéket oszlopszám: egy nullától nagyobb egész szám, amely megadja hogy az eredményt melyik oszlopban találjuk egyezés: IGAZ/HAMIS értéket vehet fel ez az argumentum, de nem kötelező megadni IGAZ (1) érték vagy ha nem adjuk meg: közelítő egyezéssel keres HAMIS (0) érték: pontos egyezéssel keres

37 ADATBÁZIS FÜGGVÉNYEK

38 Adatbázis függvények AB.ÁTLAG – DAVERAGE AB.DARAB – DCOUNT
AB.DARAB2 – DCOUNTA AB.MEZŐ – DGET AB.MAX – DMAX AB.MIN – DMIN AB.SZUM – DSUM AB.SZORZAT – DPRODUCT

39 Adatbázis függvények DCOUNT/AB.DARAB (db, field, criteria)
Megszámolja a cellákat – vigyázat, csak számokat! DCOUNTA a 'mindenes'! DSUM/AB.SZUM (db, field, criteria) Feltételes összeadás Van még: dget, dmax, dmin, daverage stb.

40 tömbfüggvények

41 Tömbfüggvények Tömb és vektor fogalma
Másik név: CSE függvények ( CTRL+SHIFT+ENTER) Tömbök létrehozása avagy táblázat egyetlen cellában (kijelöljük a cellatartományt majd F9) Egydimenziós sor: {1\2\3\4} Egydimenziós oszlop: {1;2;3;4} Mátrix: {1\2\3\4;5\6\7\8;9\10\11\12} Angol verzió esetén \ helyett , jel a választó Tömbfüggvény feladatok

42 Adatbeviteli technikák Excel-ben

43 Adatbevitel Tartomány feltöltése:
azonos adatok számtani sorok egyéni listák villámkitöltés (Excel 2013-tól) Adatok importálása (TXT-ből, access fájlból és Internetről) Kapcsolatok létrehozása Kapcsolatok karbantartása, törlése

44 Adatformátumok kezelése
Excel beépített adatformátumok Egyéni formátumok Szövegek Számértékek alkalmazása Dátumok Feltételes formázás egyéni adatformátumokkal

45 Adatbevitel érvényesítéssel
Cél hogy megfelelő adatok kerüljenek be az Excel munkafüzetbe Érvényesítés használatával meghatározható hogy adott cellákba milyen értéket engedünk bevinni Gyakran alkalmazott technika űrlapkészítéskor Lapvédelem, füzetvédelem

46 Excel Adattisztítási eszközök

47 Szövegfüggvények Szövegkódok:
CODE – KÓD CHAR – KARAKTER (1-255) Szövegek hasonlítása, összefűzése, átalakítása: EXACT – AZONOS (kis- és nagybetű számít) CONCATENATE – ÖSSZEFŰZ (& jel) TEXT – SZÖVEG (számot szöveggé) DOLLAR – FORINT (számot pénznem szöveggé)

48 Szövegfüggvények Felesleges karakterek eltávolítása
TRIM – KIMETSZ (felesleges szóközök eltávolítása) CLEAN – TISZTÍT (nem nyomtathatóak eltávolítása) Szöveghossz meghatározása LEN – HOSSZ Szöveg ismétlése REPT – SOKSZOR

49 Szövegfüggvények Kis- és nagybetűk
UPPER – NAGYBETŰS LOWER – KISBETŰ PROPER - TNÉV Szövegrészek kivágása egy másik szövegből LEFT – BAL RIGHT – JOBB MID – KÖZÉP

50 Függvények szöveg keresésre/cserére
Szöveg csere egy másik szövegre SUBSTITUTE – HELYETTE (ha a karaktert tudjuk) REPLACE – CSERE (ha a pozíciót tudjuk) Szövegben való keresés (első hely pozícióját adja vissza) FIND – SZÖVEG.TALÁL (kis- és nagybetű számít és nem használható helyettesítő karakter) SEARCH – SZÖVEG.KERES

51 Adattisztítás egyéb eszközei Excel-ben
Ismétlődések eltávolítása Információs függvények Hibakereső használata Körkörös hivatkozás Képletek és a csere funkció Képletkiértékelő

52 Adatelemzési technikák excel-ben

53 Adatok rendezése, szűrése
Rendezési lehetőségek Speciális (irányított) szűrő alkalmazása Szűrőtartomány fogalma ÉS, VAGY kapcsolatok a szűrésekben Egyedi értékek szűrése Képletek a szűrési feltételben

54 Szűrő/Irányított szűrő
Szűrő gombokkal lehetséges az adatok szűrése Oszlopszűrők között ÉS kapcsolat van Egy oszlopon belül VAGY kapcsolat

55 Táblázatok Sorok/oszlopok beszúrása
Strukturált hivatkozás a táblázat elemeire Egyszerűbb rendezés és szűrési funkciók Ha egy oszlopba képletet írunk Excel az egész oszlopba bemásolja automatikusan Duplikált adatok egyszerűen eltávolíthatóak Kényelmes formázás stílusokkal

56 Táblázatok kezelése Táblázat létrehozása Kijelölés a táblázatban
Adatbevitel egyszerűsítése Táblázat szerkesztése Összegsor Duplikált sorok eltávolítása RÉSZÖSSZEG függvény – SUBTOTAL

57 Adatműveletek táblázatokkal
Excel automatikusan nevet ad a táblázatnak, melyre képletben hivatkozni lehet és bármikor átnevezhető Oszlop jelölése: [Oszlopnév] Aktuális sor Szeletelő használata (Excel 2013-tól)

58 Csoportosítás Adatok csoportosítása táblázatokban
Csoportosítás eszközök Csoportbontás RÉSZÖSSZEG függvény

59 KÖSZÖNÖM A FIGYELMET ÉS AZ ÉRTÉKELŐLAP KITÖLTÉSÉT!