Elektronikus katalógus — papíralapú leltárnapló?

Az előadások a következő témára: "Elektronikus katalógus — papíralapú leltárnapló?"— Előadás másolata:

1 Elektronikus katalógus — papíralapú leltárnapló?
Szépvölgyi Katalin (ELTE EK) Székelyné Török Tünde (ELTE EK) Konzulens: Fehér Miklós (OSZK KI)

2 Időszaki kiadványok naplózása
Időszaki kiadvány specifikus törvényi szabályozás nincs 3/1975. (VIII. 17.) KM-PM együttes rendelet a könyvtári állomány ellenőrzéséről és az állományból történő törlésről „2. § (1) A könyvtár köteles minden dokumentumáról … folyamatosan és idősorrendben olyan állománynyilvántartást (leltárt) vezetni, amelynek alapján az állomány egészének a darabszáma és értéke, továbbá az egyes dokumentumok értéke bármikor megállapítható és ellenőrizhető.” Naplózási gyakorlatok • évfolyam • kötési egység • esetleges • nincs („időleges megőrzésre beszerzett dokumentumok” = 3 év) • cardex = állományba(?)vétel Networkshop l l Sárospatak

3 Időszaki kiadványok naplózása az ELTE Egyetemi Könyvtárban
• bekötött egység • 2400 m2 raktár • évi kurrens cím Története Gyakorlata első periodikák: XVI. század közepétől papíralapú naplózás kezdete: tól hibrid naplózás a Horizon integrált könyvtári rendszerben 2000-től (e-adatokból papíralapú napló ) e-naplózás az Aleph integrált könyvtári rendszerben: 2011-től (e-adatokból e-napló) 2011-ig: - évfolyamonként - esetleges visszamenőleges 2011-től: kötési egységenként (kötet, téka, dokumentum) utolsó tag beérkezésével (nagyobb adatbiztonság: számozás, hiány, ár) felmerülő nehézség: utólag módosítandó kötési egység (repertórium, különszámok, mellékletek)

4 Időszaki kiadványok - kötési elv
2014 2014 2011 - 2014 2011 2012 2013 2014 1 2 2014 3 4 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Networkshop l l Sárospatak

5 Egyedi példányadat – Periodika leltári példányadat
2011 Aleph 2012 Aleph 2011 2012 Aleph lelt.pld Aleph 2013 Aleph 2014 Aleph 2013 2014 Networkshop l l Sárospatak

6 Időszaki kiadványok - példányadat kezelési elv az Aleph IKR-ben
2014 Aleph +lelt. adatok 2014 2014 polc 2014 Aleph 2011 Aleph 2012 Aleph 2011 2012 Aleph lelt.pld Aleph 2013 Aleph 2014 Aleph 2013 2014 1 2 3 4 5 6 1 2 3 4 5 6 1-6 1-6 Aleph 7-12 10 11 12 10 11 12 7 8 9 7 8 9 7-12 Aleph Networkshop l l Sárospatak 6

7 Egyedi példányadat – Periodika leltári példányadat
Networkshop l l Sárospatak 7

8 Periodika leltári példányadat jellemzői
köttetésig fiktiv példányadat; köttetés után, az egyedi példányadatok megszüntetésével, valódi példányadattá válik olvasó számára nem látható tartalmazza: - a kötési egység egyedi azonosítóit (vonalkód, leltári szám, jelzet,…) - összevont számozási adatot (befoglaló tagok számozási adatai) - kötési egység egyedi jellemzőit (hiányok, kötési megjegyzések,…) - a leltározás adatait (leltárszám, dátum, ár, szállító, beszerzés forrása,…) - az elérhetőségre, szolgáltatásra vonatkozó információkat - a tagdokumentumok speciális, egyedi jellemzőit (mellékletekre, részcímre, tematikus címre vonatkozó információk,…) Networkshop l l Sárospatak

9 e-napló készítése Aleph IKR-ben
Aleph - Szerviz menü – Példányok – Inventory list Networkshop l l Sárospatak

10 Időszaki kiadványok e-naplója
Networkshop l l Sárospatak

11 Networkshop l 2015.03.31-04.02. l Sárospatak
e-napló jellemzői tartalmazza az összes kötelező és szükséges információt igényekhez alakítható archiválható megosztható távolról elérhető gyors visszakereshetőséget biztosít az adattartalomban támogatja a statisztikai adatszolgáltatást , statisztikai trend kimutatást környezetbarát helytakarékos hitelesítés – megoldandó feladat Networkshop l l Sárospatak

12 Networkshop l 2015.03.31-04.02. l Sárospatak
Nem időszaki kiadványok elektronikus naplózása Az elektronikus leltárnapló és a jogszabályok Networkshop l l Sárospatak

13 Networkshop l 2015.03.31-04.02. l Sárospatak
Egyedi leltárnapló Networkshop l l Sárospatak 13

14 Az egyedi leltárnapló különböző formátumai
Egyetemi Könyvtár TáTK PPK BTK Networkshop l l Sárospatak 14

15 Networkshop l 2015.03.31-04.02. l Sárospatak
A riport oszlopai Általános adatok(2) leltár dátuma 245$a almező tartalma Általános adatok(1) gyűjtemény Általános adatok(2) távoli tárol. azon. 008-as mező poz. Általános adatok(2) leltári szám Általános adatok(2) belső megj. Általános adatok(1) rakt.jelz. típusa Általános adatok(2) ár Általános adatok(2) statisztika Networkshop l l Sárospatak 15

16 Statisztikai adatok az egyedi leltárnapló alapján
16

17 Statisztikai adatok az egyedi leltárnapló alapján
17

18 Statisztikai adatok az egyedi leltárnapló alapján
Networkshop l l Sárospatak 18

19 Az elektronikus leltárnapló előnyei
Időtakarékos Minden, naplóban rögzített adatelem gyorsan visszakereshető Statisztikai adatok Állományelemzés Közös tárhelyen tárolva széles körben hozzáférhető Networkshop l l Sárospatak

20 Az egyedi leltárnapló és a gyakorlat
Vizsgálat tárgya: ODR-szolgáltató könyvtárak megkeresése, tájékozódás a leltározási gyakorlatukról. Időpontja: Összegzés: egyetlen válaszadó könyvtár sincs, amely kizárólag hagyományos leltárkönyveket használna állománya nyilvántartására. Networkshop l l Sárospatak Networkshop l l Sárospatak

21 Az elektronikus leltárnapló és a jogszabályok
3/1975. (VIII. 17.) KM-PM együttes rendelet a könyvtári állomány ellenőrzéséről (leltározásáról) és az állományból történő törlésről szóló szabályzat kiadásáról Networkshop l l Sárospatak

22 Kötelező előírások Teljesül i/n/r
Minden dokumentumról folyamatosan, idősorrendben állománynyilvántartást vezet részben Megállapítható az állomány egészének darabszáma és értéke igen Megállapítható és ellenőrizhető az egyes dokumentumok értéke Tartalmazza a dokumentum egyedi azonosításához szükséges adatokat Tájékoztat a dokumentumok beszerzésének idejéről és módjáról Feltünteti a dokumentumok beszerzési árát, illetőleg a becsértékét Tartalmazza a dokumentum állományból törlésére vonatkozó utalást

23 Az egyedi leltárnapló pénzügyi okmány
Kötelező előírások Javaslat Folyamatosan számozott lapokból áll Nem szükséges Használatbavétel előtt hitelesíteni kell Elektronikus aláírás* Csak tollal vezethető A téves bejegyzést egyszeri áthúzással és aláírással hitelesített módon lehet javítani Excel táblázat oszlopainak írásvédettsége Nem selejtezhető Biztonságos tárhely *2001. évi XXXV. törvény az elektronikus aláírásról Networkshop l l Sárospatak

24 Networkshop l 2015.03.31-04.02. l Sárospatak
Javaslatok EMMI évi jogalkotási terv része 3/1975. (VIII. 17.) KM-PM együttes rendelet a könyvtári állomány ellenőrzéséről (leltározásáról) és az állományból történő törlésről szóló szabályzat kiadásáról jogszabály módosítása. A nagyobb könyvtárak kialakult gyakorlatának figyelembe vétele. A kialakult gyakorlat és a jogszabályi összhang mielőbbi megteremtése. Networkshop l l Sárospatak

25 Networkshop l 2015.03.31-04.02. l Sárospatak
Köszönjük a figyelmet! Networkshop l l Sárospatak 25