Minta IRATOK Az írásbeli kommunikáció eszközei az iratok.

Az előadások a következő témára: "Minta IRATOK Az írásbeli kommunikáció eszközei az iratok."— Előadás másolata:

1 Minta IRATOK Az írásbeli kommunikáció eszközei az iratok.
Az Iratkezelési és Ügyviteli Szabályzat szerint irat minden olyan írott szöveg, számadatsor, térkép, tervrajz, hangjegy, kép-, hangfelvétel, gépi adatfeldolgozás útján rögzített adat, amely valamely szerv működésével, illetve valamely személy tevékenységével kapcsolatban bármilyen anyagon, alakban és bármely eszköz felhasználásával keletkezett. (1995. évi LXVI. Törvény 3. §) Az irat fogalmába beletartozik minden olyan irat, amely természetes vagy jogi személy tevékenysége során keletkezett, és az valamilyen tényt, adatot, akaratnyílvánítást bizonyít. Minta Rochy Anna

2 Az iratkezelés folyamata
Az iratkezelés az irat készítését, nyilvántartását, rendszerezését és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatását, segédletekkel való ellátását, szakszerű és biztonságos megőrzését, használatra bocsátását, selejtezését, illetve levéltárba adását együttesen magába foglaló tevékenység. Az iratkezelés folyamata: Beérkező levelek ügyintézése a küldemények átvétele, a küldemények felbontása, a küldemények érkeztetése és iktatása Minta Kimenő levelek ügyintézése a kimenő posta előkészítése a postakönyvbe rendezés Az iratok tárolása Az iratok selejtezése és átadása a levéltárnak. Rochy Anna

3 Iktatószám Az iktatást minden évben 1-gyes sorszámmal kell kezdeni. Az elektronikus iktatókönyvet (adatbázist) az év utolsó munkanapján, az utolsó irat iktatása után hitelesen le kell zárni. A programnak automatikusan biztosítania kell, hogy a zárás után a rendszerbe ne lehessen több iratot iktatni. Egy iratnak csak egy iktatószáma lehet. Téves iktatás esetén az iktatószám nem használható fel újra. Az iktatószám felépítése a központi ügyiratkezelés esetén: főszám, kötőjel vagy pont, (alszám), per-jel, négyjegyű évszám (pl.: 22.(18)/2014.). Minta Rochy Anna

4 Szabályok A küldemény átvételét követően (amennyiben az még központi iktatószámmal nem rendelkezik) az iratot átvevő ügyintéző köteles az elektronikus iktatórendszer által generált iktató számot az iratra feljegyezni (központi iktatószám). /ISMÉTLÉS/ Iratkezelési szoftver alkalmazása esetén biztosítani kell, hogy zárás után az elektronikus iktatórendszerben az adott évre, az adott iktatókönyvbe ne lehessen több iratot iktatni. Téves iktatás esetén az elektronikus iktatórendszerben a módosításokat tartalmuk megőrzésével, naplózással kell dokumentálni. /ISMÉTLÉS/ Az elektronikus nyilvántartás nem helyettesíti azokat az átadókönyveket (postakönyvet), amelyekben az átadás-átvétel tényét a saját kezű aláírás bizonyítja. A telefaxon és en érkezett iratokat az általános szabályok szerint iktatni kell. Elektronikus adathordozón beérkezett iratok esetében iktatni magát az adathordozót kell. Minta Rochy Anna

5 Az elintézett irat aláírása
A gazdálkodó szervezeteknél az irat aláírása akkor szabályszerű, ha azt a cégjegyzésre jogosult(ak) cégszerű aláírásával (aláírásukkal) látja, illetve látják el. A kiadmányozáshoz használt bélyegzőkről, érvényes aláírás-bélyegzőkről és a hivatalos célra felhasználható elektronikus aláírásokról az érvényességi idő feltüntetésével nyilvántartást kell vezetni!!! Minta Rochy Anna

6 Minta Rochy Anna