A projekttervezéskor felmerülő kérdések

Az előadások a következő témára: "A projekttervezéskor felmerülő kérdések"— Előadás másolata:

1 A projekttervezéskor felmerülő kérdések
Miért? Mit? Hogyan? Hol? Ki(k)? Mikor? Mennyiből, miből? Milyen legyen? CÉL TÁRGY ERŐFORRÁSOK, ESZKÖZÖK HELYSZÍN RÉSZTVEVŐK KEZDÉS, BEFEJEZÉS KÖLTSÉGEK, KERETEK MINŐSÉG

2 Projekt tervezés Döntések:
Igények összegyűjtése(cél, mértékrendszerével együtt) Projekt szervezet kialakítása Kockázatelemzés Projektfeladatok meghatározása(fentről-lefelé) Erőforrásterv (anyag, eszköz, munka)

3 Ütemterv (határidő, mérföldkő, döntési pontok)
Költségterv (erőforrásterv és az ütemterv alapján) Ellenőrzési,jelentési, intézkedési tervek

4 Követelményelemzés A projekt behatárolása során meg kell határozni, hogy a projekt pontosan mivel foglalkozik (és mivel nem!), ez a projektterjedelem. Ez kulcskérdés!

5 Követelményelemzés A követelményeket rendszerezetten kell összegyűjteni, általában az alábbi kategóriák, követelményfajták szerint: ·        stratégiai ·        teljesítmény ·        technikai ·        funkcionális ·        minőségi ·        logisztikai tesztelés

6 Követelményspecifikációs lap
Tartalma: Egyedi követelmény azonosító Megnevezés Felelős Állapot Leírás verziószám Prioritás Nehézségi fokozat Forrás Megjegyzések Kapcsolódó követelmények

7 A követelménykezeléssel kapcsolatban tudomásul kell vennünk a fejlesztés egyik alaptörvényét: mire a projekt megvalósul, az ügyfél, megrendelő igényei megváltoznak.

8 Változáskezelés Elmondhatjuk, hogy szinte nincs olyan projekt, ahol menet közben ne változnának a követelmények. Sok projekt kudarcának az az oka, hogy a projektvezető nem képes megfelelően kézben tartani a változásokat.(Merev-engedékeny projektvezető) A változáskezelés alappillére: Nincs változáskezelés követelménykezelés nélkül: csak akkor tudunk változást kezelni, ha van mihez viszonyítanunk

9 Változáskezelés Vigyázzunk, a hiba és problémakezelés nem változáskezelés. A változásigény a követelményspecifikációtól való eltérésre vonatkozó igény. A hiba úgyszintén eltérés a követelményektől, csak nem egy felmerült igény szerint. A változási igényeket a projektben nyilván kell tartani, dokumentálni kell ezeket.

10 Változáskezelés Bárki kezdeményezi is a változást, a projektvezető megvizsgálva a változtatási kérelmet és annak kihatásait, egy újabb ajánlatot tesz a megrendelő felé, melyben tájékoztatja őt a változás összes kihatásáról (költség-, időnövekedés). Amikor a megrendelő jóváhagyja a módosított ajánlatot, az csak akkor tekinthető elfogadottnak. Nem szabad belekezdeni olyan változási igény megvalósításába, amely még nem került elfogadásra

11 Kockázatelemzés Miután túljutottunk a projekt életciklusának első és második szakaszán (kezdeményezés, definiálás), meghatároztuk azt a szerveződést, melynek keretein belül a projekt résztvevői dolgozni fognak, meg kell vizsgáljuk a projektet befolyásolható váratlan eseményeket

12 Kockázatok Minden munka tartalmazza azt a bizonytalanságot, hogy valami nem a terv szerint halad. Ez veszélyt jelenthet a projekt sikerét tekintve A kockázat olyan előre nem látható esemény, amely valamilyen valószínűséggel bekövetkezik ! A probléma az nem kockázat, hanem egy, már bekövetkezett esemény.

13

14 Kockázati források Időzítés Technológia Emberi erőforrások
Finanszírozás Hatáskör Infláció Műszaki folyamatok Politika A háló elkészítése

15 A projekt szakaszaiban jellemzően előfordulható kockázatok:
Kezdeményezés - A megvalósítás vizsgálata nem elég alapos - A projektalapító dokumentum nem készül el

16 Definiálás - Nem világos, hogy mi nem tartozik a projekt céljai közé
- A projektcélok megfogalmazása nem egyértelmű, az egyes résztvevők eltérően értelmezik - Nem világos, hogy mi nem tartozik a projekt céljai közé - A projekt szereplőinek azonosítása elmarad, így a projektvezető a következő tervezési fázisba nem tudja bevonni a kulcsszakembereket

17 Tervezés - A tervezés során érvényüket vesztett elemeket a PDD-ben nem módosítják, ezzel az abban foglaltak, és a komplex projektterv fellazul - A projektterv egyes elemeit (tevékenységek, ütemezés) külön tervezik meg, ezért azok nincsenek egymással összhangban

18 Végrehajtás - A projekttervben nem vezetik át a menet közben történt változásokat - A végrehajtási tervtől való sorozatos eltérések hatására a projekt eltávolodik eredeti terjedelmétől, a résztvevők nem törekszenek annak betartására, a projekt korlátai, keretei szétcsúsznak

19 Zárás-értékelés - A hivatalos határidőre történt lezárás ellenére a projekt „fű” alatt tovább él, a team-tagok még hosszú ideig próbálják befejezni az elmaradt feladatokat - A tapasztalatok rögzítése elmarad, így az egyéni és szervezeti tanulás lehetőségei csökkennek

20 Kockázatmenedzsment lépései:
Azonosítás Értékelés Reagálás, enyhítés

21 Kockázatok értékelése
A kockázatok értékelése annak alapján történik, hogy mekkora a bekövetkezési valószínűségük, és milyen természetű valamint kiterjedésű a kár, amelyet a projektben okozhatnak. Az egyik ilyen elterjedt kvantitatív (mennyiségi) kiértékelési módszer a kockázati mátrix használata. Ebben el lehet elhelyezni a kockázatot a 25 mező egyikébe. A károkozás mértékét, valamint a bekövetkezés valószínűségét 1-5-ig skálán értékelve kapunk egy metszésnégyzetet, ahol az aktuális kockázat pozíciója megjelenik.

22

23 „Az okos ember megoldja a problémát, a bölcs elkerüli azt.” (Einstein)
Kockázatenyhítés A kockázat áthárítása A kockázat csökkentése A kockázat elfogadása A kockázat elkerülése A kockázatkezelés folyamatos tevékenység. „Az okos ember megoldja a problémát, a bölcs elkerüli azt.” (Einstein)

24 Projekttervezés alapelvei:
Eszközválasztás elve Szabadság elve Pontosság elve Fokozatosság elve

25 A logikai (korlátok figyelembevétele nélküli) tervkészítés lépései
főbb tevékenységek meghatározása – elemi tevékenységekre bontás Várható anyag és munkaigény előzetes meghatározása Naptárak meghatározása (munkanap, ünnep)

26 Mérföldkő tervezés Tevékenységek logikai függőségeinek meghatározása A projekt átütemezése valós kezdésre Erőforrások tevékenységhez rendelése

27 A fizikai (korlátok figyelembevétele) tervkészítés lépései
Határidők kezelése Erőforrás korlátok figyelembevétele Költségkorlátok túllépése Túlterhelések megszüntetése Terv elfogadása Szükség szerinti átütemezés vagy más technológia alkalmazása

28 Munkalebontási struktúra (WBS)
Projekt Fázis Szakasz Tevékenység Feladat Munkacsomag

29 Mélységét meghatározza :
Projekt nagysága Felelősség kérdésköre Ábrázolása: Vázlatos Grafikus A lebontás felülről lefelé történjen

30 Hálóterv A logikai összerendezést ábrázolja Lehet: tevékenység élű
Tevékenység csomópontú

31 Ütemterv Jó ütemterv jellemzői: Elvégzendő munkák helyes sorrendje
Külső kötöttségek figyelembe vétele Határidők betartása Egyensúly a költség az idő és a minőség között

32 Fogalmak Az időbecslés lentről felfelé történik.
Végrehajtási idő:az adott tevékenység kezdete és vége közötti időtartam naptári egységben mérve.

33 Fogalmak Munkaráfordítás:az az időtartam, amennyit az adott erőforrás eltölt az adot tevékenységgel addig, amíg annak eredménye megjelenik. (emberóra, embernap)

34 Időbecslés Intuitív Részvételen alapuló (érintettek beavatása)
Tapasztalaton alapuló Előírásokon, számításokon alapuló

35 Munkabecslés Ne használjunk naptári dátumokat!