A rendezvények előkészítése

Az előadások a következő témára: "A rendezvények előkészítése"— Előadás másolata:

1 A rendezvények előkészítése
Rendezvényszervezés A rendezvények előkészítése hj

2 Elmélet - emlékeztető hj

3 Tervezés 1. feladat hj

4 hj

5 2. feladat – elmélet emlékeztető
A rendezvény célja, jellege, típusának meghatározása. A meghívottak köre, a célcsoport, a létszám meghatározása. Az időzítés, az időpont, a helyszín pontos kiválasztása. Előkészítés, előzetes terv készítése Részletes forgatókönyv elkészítése. hj

6 Az előzetes terv tartalma – helyszín, időpont, fellépők
Tevékenység Feladat és eszközök Határidő Felelős Időpont Naptár-ellenőrzés, az összes résztvevő szempontjainak egyeztetése - véglegesítés Helyszín pontos megnevezése Bejárás, ajánlatkérés - Forgatókönyv elkészítése Előadók Felkérések, az előadások témá-inak, hosszának, jellegének feljegy-zése, tájékozódás az előadókról. hj

7 Az előzetes terv tartalma – technikai/nyelvi feltételek
Tevékenység Feladat és eszközök Határidő Felelős/ök Az előadások nyelve Kell tolmács? Technikai szükségletek Tolmácsgép, projektor, informatikai eszközök Anyagleadási határidők meghatározása Csak magyarul, vagy szükség esetén más nyelven/ken is Egyéb eszközigények meghatározása Szállítójárművek, személyzet szükséges-e hj

8 Az előzetes terv tartalma – nyomtatványok, reklámanyagok
Tevékenység Feladat és eszközök Határidő Felelős Fotók, layout-ok, szövegek, meghívók, plakátok stb. készítése és/vagy megrendelése Mennyiség, formátum, minőség meghatározása Ajánlatkérés Programfüzet tervezése és/vagy terveztetése Program, meghívó, térkép stb. (Külső/belső oldalak külön-külön!) hj

9 Az előzetes terv tartalma – tájékoztatók, adminisztratív kiadványok, catering
Tevékenység Feladat Határidők Felelős Behajtási, belépési engedélyek, kitűzők, zászlók stb. készítése Ajánlatkérés: tervezésre kivitelezésre Szóró- és egyéb ajándéktárgyak készítése Ajánlatkérés, mennyiség pontos meghatározása A rendezvény jellegétől, a résztvevők számától függően catering biztosítása Ajánlatkérés hj

10 Előzetes terv: Előkalkuláció készítése költségvetés alapján
Tevékenység Feladat Határidő Felelős Költségvetés készítése Helyszín-, az előzetesen meghatározott eszközök és személyzet bérleti díja, ajánlatkérés Megrendelések Az ajánlatok kiértékelése, elfogadása után a fenti szolgáltatások megrendelése (írásban!) hj

11 A fentiek alapján készítsd el a következő rendezvény forgatókönyvét hogy így nézzek Rád:
hj

12 hj

13 A képzeletbeli résztvevők pedig ne járjanak így:
hj

14 hj

15 A rendezvény adatai: A Keleti Károly Közgazdasági Szakközépiskola rendezi meg a 2013/14-es tanévben a Budapesti diákönkormányzati vezetők találkozóját A rendezvényt az ősz folyamán kell megrendezni A résztvevők iskolák száma: 17 (iskolánként 1-1 fő diák, tanárkísérő) A rendezvény időtartama: 1 nap A rendezvény célja: A szakközépiskolák diákvezetőjének megválasztása A rendezvény tartalma: Minden diákönkormányzati vezető tart egy kortesbeszédet, melynek alapján a rendezvény végén megválasztják képviselőjüket hj

16 A feladat részletezése:
Írd meg szakmai rendezvény előzetes tervét! Keress információkat az interneten a megadott adatok birtokában. Készíts előzetes költségkalkulációt; a program ismeretében írj tájékoztató körlevelet vagy szerkessz meghívót a résztvevőknek, közreműködőknek; a hirdetések vizuális hatáselemeit felhasználva fogalmazz meg rövid hirdetést; illetve a vizuális céges arculati elemeket felhasználva készíts három-négy diából álló prezentációt a rendezvényről! hj

17 Jó munkát!