Microsoft® Office Access 2007 – oktatóanyag

Az előadások a következő témára: "Microsoft® Office Access 2007 – oktatóanyag"— Előadás másolata:

1 Microsoft® Office Access 2007 – oktatóanyag
A [cégnév] bemutatója: Microsoft® Office Access 2007 – oktatóanyag [Megjegyzés az oktatónak: A sablon testreszabásához részletes segítséget az utolsó dián találhat. Egyes diák jegyzetpanele kiegészítő szöveget is tartalmaz a leckékhez.] Teljes gőzzel

2 A tanfolyam tartalma Áttekintés: Gyorsan, könnyen, egyszerűen
1. lecke: Egy új kor hajnalán 2. lecke: Vissza a munkához 3. lecke: Fájlok mentése a megfelelő formátumban Mindhárom lecke egy ajánlott feladatlistát és egy tesztkérdéssort is tartalmaz. Teljes gőzzel

3 Áttekintés: Gyorsan, könnyen, egyszerűen
Az Access 2007 alkalmazásban már első látásra feltűnnek a változások. Ilyenkor talán eltűnődik azon, mennyi idő alatt fogja megszokni ezt az új verziót... Ez a tananyag éppen ehhez nyújt segítséget. Megismerkedhet belőle az újdonságokkal, és megtudhatja, hogy miként könnyítik meg a feladatok elvégzését. Látni fogja, hogy az Access 2007 milyen gyorsan munkába állítható. Egy pillanat alatt teljes sebességre kapcsolhat. Teljes gőzzel

4 A tanfolyam célja Adatbázisok letöltése az új Microsoft Office Access – első lépések lapon keresztül Adatbázis-objektumok létrehozása az új menüszalag használatával Adatok mentése és megosztása a megfelelő formátumokban Teljes gőzzel

5 1. lecke Egy új kor hajnalán

6 Egy új kor hajnalán Az Access 2007-es verzióját a kezdet kezdetétől az egyszerű használat és a kényelem jegyében tervezték. Az Access 2007 felületén a jól látható, funkciók szerint rendezett szolgáltatások és parancsok követik a műveletek végrehajtási logikáját, ezáltal a felhasználók növelhetik hatékonyságukat. Teljes gőzzel

7 Kezdje sablonnal Az Access elindításakor az új Microsoft Office Access – első lépések lap nyílik meg. Azonnal látható, hogy az Access ezen verziója igen sok munkát megtakarít a felhasználónak, aki a kategóriákba szervezett sablonokkal a munka közepébe vetheti magát. Az előre kialakított, műveletközpontú adatbázisok letölthetők, és a letöltés után azonnal használatba is vehetők. Válasszon egyet, és kattintson rá – ennél gyorsabb már nem is lehet. A sablonokról a következő leckében szó esik még, de most jöjjön néhány egyéb jelentős újdonság. Teljes gőzzel

8 Új ruha Amikor Access adatbázist hoz létre vagy nyit meg, szembetűnhet néhány új eszköz. Ismerje meg új barátait, az Access sikeres használatának fontos tényezőit. Álljon meg egy pillanatra, és jegyezze meg a nevüket: A menüszalag A gyorselérési eszköztár A Microsoft Office gomb A navigációs ablak Teljes gőzzel

9 Új ruha Amikor Access adatbázist hoz létre vagy nyit meg, szembetűnhet néhány új eszköz. Ismerje meg új barátait, az Access sikeres használatának fontos tényezőit. A navigációs ablakban találhatók annak az adatbázisnak az objektumai, amelyen éppen dolgozik. A táblák, az űrlapok, a jelentések és a lekérdezések mind itt láthatók, és végig a keze ügyében maradnak. A munkához a menüszalagot fogja használni – ez következik most. Teljes gőzzel

10 A menüszalag használata
A menüszalag nemcsak megjelenésében új, de a felhasználói tapasztalatokat vizsgáló sokéves kutatás eredményét is tükrözi. A használhatóság szem előtt tartásával megtervezett menüszalagon az Access eszközei és sokoldalú funkciói jól látható helyre kerültek, ezért ezeket nem kell fáradságos kereséssel előbányászni. Ez nagymértékben növeli a munka hatékonyságát. Teljes gőzzel

11 A menüszalag használata
A menüszalag a gyakori műveletek köré szerveződik. Az egyes lapok a gyakori tevékenységek köré szerveződnek, azokat a parancsokat tartalmazzák, amelyek az adott tevékenység elvégzéséhez szükségesek. A parancsok kisebb logikai egysége a csoport. A parancsok megtalálása és használata is egyszerű. A menüszalag az Access 2007 vezérlőpultjának tekinthető. A képen a Létrehozás lapon található Táblák és Űrlapok csoport látható. Teljes gőzzel

12 A gyorselérési eszköztár személyre szabása
Mindenkinek vannak kedvenc eszköztárparancsai. A gyorselérési eszköztár olyan eszköztár, amelyet a felhasználó a saját igényeinek megfelelően tölthet fel. A képen az eszköztár két eltérő változata látható A legegyszerűbb gyorselérési eszköztár Egy testreszabott gyorselérési eszköztár Teljes gőzzel

13 A gyorselérési eszköztár személyre szabása
Mindenkinek vannak kedvenc eszköztárparancsai. A gyorselérési eszköztár olyan eszköztár, amelyet a felhasználó a saját igényeinek megfelelően tölthet fel. Ha egy parancsot a gyorselérési eszköztárhoz szeretne adni, hogy mindig kéznél legyen, kattintson rá a jobb gombbal, majd válassza a Felvétel a gyorselérési eszköztárra parancsot. Tipp: A parancsok gyorsan el is távolíthatók a gyorselérési eszköztárról. Csak kattintson rájuk a jobb gombbal, és válassza az Eltávolítás a gyorselérési eszköztárról parancsot. Bármelyik lap legyen aktív, ezek a parancsok mindig elérhetők. Teljes gőzzel

14 A munka kezelése a Microsoft Office gombbal
A Microsoft Office gomb az Access ablakának bal felső sarkában található. Ez hasonlít az Access korábbi verzióinak Fájl menüjére. A Microsoft Office gombra kattintva az alábbi elemek jelennek meg: Alapvető fájlkezelési parancsok menüje A legutóbbi dokumentumok listája Az alkalmazás különböző beállításainak megtekintésére és módosítására szolgáló gomb Teljes gőzzel

15 Gyakorlási javaslatok
A Microsoft Office Access – első lépések lap megismerése A navigációs ablak használata Tájékozódás a menüszalagon A gyorselérési eszköztár használata Ismerkedés a Microsoft Office gombra kattintva feltáruló lehetőségekkel Szorgalmi feladat: a billentyűparancsok megismerése [Megjegyzés az oktatónak: Ha az Access 2007-es verziója a számítógépre van telepítve, a dián lévő hivatkozásra kattintva egy internetes gyakorlatra ugorhat. A gyakorlat utasításait követve az Access alkalmazásban elvégezheti mindezeket a feladatokat. Fontos: Access 2007 hiányában a gyakorlat nem nyitható meg.] Online gyakorlat (elvégzéséhez az Access 2007-es verziójára van szükség) Teljes gőzzel

16 1. teszt – 1. kérdés Az alábbiak közül melyik elem szabható testre kedvenc parancsok felvételével? (Kattintson a helyes válaszra.) A Microsoft Office Access – első lépések lap A gyorselérési eszköztár A menüszalag A lapok és a csoportok Teljes gőzzel

17 1. teszt – 1. kérdés: Válasz A gyorselérési eszköztár
A gyorselérési eszköztáron összegyűjtheti a gyakran használt parancsokat, amelyek így mindig elérhetők lesznek, a program bármely részén tartózkodjon is. Ha egy parancsot az eszköztárra szeretne helyezni, kattintson rá a jobb gombbal, és válassza a megfelelő parancsot. A parancsok eltávolításának módja az eszköztárról hasonló. Teljes gőzzel

18 1. teszt – 2. kérdés Az alábbi elemek közül melyik jelenik meg először a Microsoft Office Access – első lépések lapon? (Kattintson a helyes válaszra.) A navigációs ablak A Létrehozás lap A Microsoft Office gomb A Táblasablonok parancs Teljes gőzzel

19 1. teszt – 2. kérdés: Válasz A Microsoft Office gomb
A Microsoft Office gomb először a Microsoft Office Access – első lépések lapon jelenik meg, és adatbázisok létrehozására vagy megnyitására használható. Teljes gőzzel

20 1. teszt – 3. kérdés Milyen elv szerint szerveződik a menüszalag? (Kattintson a helyes válaszra.) A parancsok betűrendi csoportokat alkotnak. A nem használt parancsok nem látszanak. A parancsok gyakori tevékenységek köré szerveződnek. A parancsokat menük tartalmazzák. Teljes gőzzel

21 1. teszt – 3. kérdés: Válasz A parancsok gyakori tevékenységek köré szerveződnek. Az adott feladathoz ezért mindig a megfelelő parancsok jelennek meg. Teljes gőzzel

22 2. lecke Vissza a munkához

23 Vissza a munkához Az Access alkalmazásban a sablonok jelentősen leegyszerűsítik az adatbázisok létrehozását. A sablonok a felhasználó igényeire szabott, előre elkészített adatbázisok.  A Microsoft Office Access – első lépések lapon jelöljön ki egy sablonkategóriát, az Üzleti, az Oktatás vagy a Személyes elemre kattintva. A képen is látható, hogy ekkor további lehetőségek jelennek meg. Teljes gőzzel

24 Adatbázis letöltése Ha kijelöl egy sablont, az Access további információkat közöl róla a Microsoft Office Access – első lépések lap jobb szélén található területen. Ugyanitt tetszőleges nevet is adhat az adatbázisnak; letöltése után ez lesz az adatbázis neve. Itt található a Letöltés gomb is. A letöltést követően a navigációs ablakban megtekintheti az új adatbázis tartalmát. Teljes gőzzel

25 Tábla készítése sablonból
Tegyük fel, hogy az adatbázishoz egy táblát szeretne hozzáadni. Az Access 2007-es verziójában ez egyszerű, ugyanis a táblákhoz is léteznek sablonok. Kattintson a Létrehozás fülre, és keresse meg a Táblák csoportot. Kattintson a Táblasablonok menügombra. Válasszon egy táblasablont (egyebek mellett az Események, a Feladatok, a Problémák közül), és az adatbázis máris egy új táblával bővül, amelyben a célnak megfelelő mezők és adattípusok vannak. Teljes gőzzel

26 Űrlapok létrehozása és formázása
Az űrlapok pillanatok alatt létrehozhatók és tetszés szerint formázhatók. Ha az Access 2007-es verziójában űrlapot szeretne létrehozni, kattintson a Létrehozás fülre, majd az Űrlap gombra. Ilyen egyszerű. Az Access az új űrlapot a nyitva lévő vagy a navigációs ablakban kijelölt adatbázis-projektre alapozza. Teljes gőzzel

27 Űrlapok létrehozása és formázása
Az új űrlap Elrendezési nézetben jelenik meg, a menüszalag pedig kibővül az Űrlap- elrendezési eszközök lapcsoport két lapjával, a Formátum és az Elrendezés lappal. A két lap parancsaival olyan könnyen módosítható a vezérlők és a feliratok megjelenése, hogy az igazi tudás ahhoz szükséges, hogy mikor hagyja abba. A legjobb mindebben, hogy a módosítások hatását előre megtekintheti. Ha valami nem nyeri el a tetszését, visszavonhatja: nyomja le a CTRL+Z billentyűkombinációt, vagy a gyorselérési eszköztáron kattintson a Visszavonás gombra . Megjegyzés: Az Űrlap-elrendezési eszközök lapcsoport csak akkor jelenik meg a menüszalagon, ha eszközei használhatók. Teljes gőzzel

28 Jelentések létrehozása és formázása
Jelentések szintén egy szempillantás alatt létrehozhatók, és a módszer sem okozhat már meglepetést. Kattintson a Létrehozás fülre, majd a Jelentés gombra. Az Access az új jelentést a nyitva lévő vagy a navigációs ablakban kijelölt objektumra alapozza. Teljes gőzzel

29 Jelentések létrehozása és formázása
Az új jelentés Elrendezési nézetben jelenik meg, a menüszalag pedig kibővül a Jelentés- elrendezési eszközök lapcsoport három lapjával, a Formátum, az Elrendezés és az Oldalbeállítás lappal. Az e lapokon lévő parancsokkal módosíthatja a vezérlők és a feliratok megjelenését, vagy megadhatja a margószélességet, a papírméretet és más nyomtatási beállításokat. Természetesen a változtatások hatását menet közben megtekintheti. Megjegyzés: A korábban ismertetett Űrlap-elrendezési eszközök lapcsoporthoz hasonlóan a Formátum, az Elrendezés és az Oldalbeállítás lap is csak akkor jelenik meg a menüszalagon, ha eszközeik használhatók. Teljes gőzzel

30 Gyakorlási javaslatok
Adatbázis létrehozása Tábla létrehozása Űrlap létrehozása és formázása Jelentés létrehozása és formázása [Megjegyzés az oktatónak: Ha az Access 2007-es verziója a számítógépre van telepítve, a dián lévő hivatkozásra kattintva egy internetes gyakorlatra ugorhat. A gyakorlat utasításait követve az Access alkalmazásban elvégezheti mindezeket a feladatokat. Fontos: Access 2007 hiányában a gyakorlat nem nyitható meg.] Online gyakorlat (elvégzéséhez az Access 2007-es verziójára van szükség) Teljes gőzzel

31 2. teszt – 1. kérdés Hogyan készíthet a leggyorsabban adatbázist névjegyei nyilvántartására? (Kattintson a helyes válaszra.) A Névjegyalbum adatbázissablon letöltésével. Az Üres adatbázis ikonra kattintva. Az interneten való keresés révén. Címjegyzék vásárlásával. Teljes gőzzel

32 2. teszt – 1. kérdés: Válasz A Névjegyalbum adatbázissablon letöltésével. Egy Névjegyalbum sablont a Microsoft Office Access – első lépések lapon, az Üzleti és a Személyes sablonkategóriában is találhat. Teljes gőzzel

33 2. teszt – 2. kérdés Hogyan lehet egy jelentést táblára alapozni? (Kattintson a helyes válaszra.) A táblabeli adatokat másolás után a jelentésbe kell illeszteni. Ki kell jelölni a táblát a navigációs ablakban, és a Jelentés gombra kell kattintani aLétrehozás lapon. A táblát jelentésként kell menteni. A Létrehozás lap Jelentések csoportjában az Új tábla gombra kell kattintani. Teljes gőzzel

34 2. teszt – 2. kérdés: Válasz Ki kell jelölni a táblát a navigációs ablakban, és a Jelentés gombra kell kattintani a Létrehozás lapon. Az Access ekkor elkészíti a táblamezőknek megfelelő jelentésvezérlőket, és a jelentésnek a tábla nevét adja. Teljes gőzzel

35 2. teszt – 3. kérdés Az alábbiak elemek közül melyik táblasablon? (Kattintson a helyes válaszra.) Események Problémák Feladatok Mindhárom Teljes gőzzel

36 2. teszt – 3. kérdés: Válasz Mindhárom
Táblasablon még a Névjegyalbum és az Eszközök elem is. Teljes gőzzel

37 Fájlok mentése a megfelelő formátumban
3. lecke Fájlok mentése a megfelelő formátumban

38 Fájlok mentése a megfelelő formátumban
Az Access 2007 új kiterjesztésű, új fájlformátumot használ. Mit jelent ez felhasználói szempontból? Számos előnyt és néhány egyszerű lépést. A jelen lecke ezeket ismerteti. A régi fájlok természetesen használhatók az Access új verziójában. Teljes gőzzel

39 Előnyök Miért volt szükség az új fájlformátumra?
A váltásnak több előnye és oka van. Az Access 2007 adatbázisainak biztonságosabbá tétele A fájlméret csökkentése Teljes gőzzel

40 Előnyök Miért volt szükség az új fájlformátumra?
A váltásnak több előnye és oka van. Az adatok helyreállításának megbízhatóbbá tétele fájlsérülés esetére Fejlett szolgáltatások, például a mellékleteket tároló mezők és a többértékű mezők támogatásának beépítése Teljes gőzzel

41 Régebbi adatbázisok átalakítása
Az Access 2007-es verziójában másolatot készíthet régi adatbázisairól, és ez a másolat biztonságosabb, tömörebb és szükség esetén egyszerűbben helyreállítható lesz, mint az eredeti példány. Ha a régi adatbázist az új fájlformátum valamennyi előnyével fel szeretné ruházni, mindössze a következőket kell tennie:  Az Access 2007 ablakában kattintson a Microsoft Office gombra ,  majd a Megnyitás parancsra kattintva nyissa meg a régi adatbázist. Kattintson ismét az Office gombra, mutasson a Mentés másként pontra. Teljes gőzzel

42 Régebbi adatbázisok átalakítása
Az Access 2007-es verziójában másolatot készíthet régi adatbázisairól, és ez a másolat biztonságosabb, tömörebb és szükség esetén egyszerűbben helyreállítható lesz, mint az eredeti példány. Ha a régi adatbázist az új fájlformátum valamennyi előnyével fel szeretné ruházni, mindössze a következőket kell tennie:  Kattintson az Access 2007 adatbázis elemre. Ez a művelet biztosan egyértelműnek tűnik – ami jó, hiszen annak szánták. Teljes gőzzel

43 Megosztás régebbi formátumban
Előfordulhat, hogy egy Access adatbázist olyasvalakivel kell megosztania, aki az Access egy korábbi verzióját használja. Ehhez a régebbi fájlformátumban másolatot kell készítenie az adatbázisról. Teljes gőzzel

44 Megosztás régebbi formátumban
Előfordulhat, hogy egy Access adatbázist olyasvalakivel kell megosztania, aki az Access egy korábbi verzióját használja. E másolat létrehozása hasonlít a régebbi adatbázisok frissítéséhez: Nyissa meg az Access 2007 formátumú adatbázist, és kattintson a Microsoft Office gombra Mutasson a Mentés másként pontra, majd kattintson a megfelelő parancsra. Teljes gőzzel

45 Nem minden menthető Az Access bizonyos új szolgáltatásaihoz szükség van az új fájlformátumra. Más szavakkal: ezek csak az Access 2007-es programverzióban használhatók. Ha egy adatbázist, amelyben ilyen szolgáltatások vannak, régebbi formátumban próbál menteni, az Access a fenti üzenetben közli, hogy ez miért nem lehetséges. Ha tudja, hogy egy adatbázist majd nemcsak Access felhasználókkal kell megosztania, vegye figyelembe ezt a tényt az adatbázis kialakításakor. Teljes gőzzel

46 Gyakorlási javaslatok
Egy Access 2007 formátumú adatbázis mentése Access 2003 formátumú adatbázisként Egy Access 2002–2003 formátumú adatbázis átalakítása új formátumba [Megjegyzés az oktatónak: Ha az Access 2007-es verziója a számítógépre van telepítve, a dián lévő hivatkozásra kattintva egy internetes gyakorlatra ugorhat. A gyakorlat utasításait követve az Access alkalmazásban elvégezheti mindezeket a feladatokat. Fontos: Access 2007 hiányában a gyakorlat nem nyitható meg.] Online gyakorlat (elvégzéséhez az Access 2007-es verziójára van szükség) Teljes gőzzel

47 3. teszt – 1. kérdés Melyik állítás igaz az Access 2007 fájlformátumára? (Kattintson a helyes válaszra.) A fájlok XML-alapúak. A fájlokat az Access összes korábbi verziója támogatja. A fájlok nagyobb biztonságot és kisebb fájlméretet biztosítanak. A fájlok miatt a nyomtatót újra kell konfigurálni. Teljes gőzzel

48 3. teszt – 1. kérdés: Válasz A fájlok nagyobb biztonságot és kisebb fájlméretet biztosítanak. Teljes gőzzel

49 3. teszt – 2. kérdés Hogyan használható egy régebbi adatbázis az Access alkalmazásban? (Kattintson a helyes válaszra.) Meg kell nyitni az adatbázist, és a Mentés másként paranccsal menteni kell. El kell küldeni mellékletként a Microsoft Office Outlook® 2007 alkalmazással. Meg kell nyitni az adatbázist az Access 2007 alkalmazásban, és a frissítés automatikusan megtörténik. Meg kell nyitni az adatbázist, és a benne lévő adatokat egy új üres adatbázisba kell exportálni az Access alkalmazásban. Teljes gőzzel

50 3. teszt – 2. kérdés: Válasz Meg kell nyitni az adatbázist, és a Mentés másként paranccsal menteni kell. Teljes gőzzel

51 3. teszt – 3. kérdés Az Access 2007 szolgáltatásai nem oszthatók meg az Access korábbi verzióinak felhasználóival. (Kattintson a helyes válaszra.) Igaz Hamis Teljes gőzzel

52 3. teszt – 3. kérdés: Válasz Hamis
A Mentés másként parancs használatával létrehozhat egy régebbi programverziókkal kompatibilis példányt. Teljes gőzzel

53 Rövid összefoglalás A tanfolyam anyagának összefoglalását megtalálja a rövid összefoglalásban. Teljes gőzzel

54 A sablon használata Ez a Microsoft Office PowerPoint®-sablon oktatóanyagot tartalmaz az Access 2007 új szolgáltatásairól és előnyeiről. Kifejezetten csoportos előadásra készült, és szükség szerint testreszabható. A sablon tartalma a Microsoft Office Online webhelyen található „Gyorsabb munkavégzés az Access 2007 alkalmazásban” című tanfolyamon alapul. A sablon funkciói Címdia: A legelső dián egy helyőrző szöveg található, amelyet átírva cége nevével helyettesíthet. Ha erre nincs szüksége, törölje a szövegdobozt. Animációk: A bemutatóban különféle egyéni animációs effektusokat alkalmaztunk, ilyen például az Előbukkan, a Nyújtás, az Eloszlás és a Pepita. Az összes effektus lejátszható a Microsoft PowerPoint 2000-es vagy újabb programverzióiban. Az animációs effektusok a Diavetítés menü Egyéni animáció parancsára kattintva, a kívánt beállítások megadásával módosíthatók. Adobe Flash formátumú animációk (ha vannak ilyenek): A Flash-fájl lejátszásához egy Shockwave Flash objektum nevű Microsoft ActiveX®-vezérlőt kell regisztrálnia a számítógépen. Ehhez az Adobe webhelyről töltse le az Adobe Flash Player legújabb verzióját. Diaáttűnések: A bemutatóban a Törlés lefelé áttűnést alkalmaztuk. Ha másikat szeretne használni, a Diavetítés menüben kattintson az Áttűnés parancsra, és válasszon egy megfelelő áttűnést. Hivatkozások online tanfolyamra: A sablon hivatkozásokat tartalmaz a jelen tanfolyam internetes változatára. A hivatkozásokra kattintva az egyes leckék rutinnövelő gyakorlatára és a tanfolyamhoz közzétett rövid összefoglalásra ugorhat. Figyelem! A rutinnövelő gyakorlatok megnyitásához a számítógépen telepítve kell lennie az Access 2007-es verziójának. Access 2007 hiányában a gyakorlatok nem nyithatók meg. Élőfejek és élőlábak: A sablon egy, a tanfolyam címét feltüntető élőlábat tartalmaz. Az élőláb a Nézet menüből megnyitható Élőfej és élőláb párbeszédpanelen módosítható vagy törölhető. A SABLON HASZNÁLATA A sablon használatához részletes segítséget talál a jegyzetpanelen vagy a Nézet lapról megjeleníthető jegyzetoldalon.