Úton az elektronikus levéltár felé

Az előadások a következő témára: "Úton az elektronikus levéltár felé"— Előadás másolata:

1 Úton az elektronikus levéltár felé
Jogszabályváltozások értelmezése és következményeik a levéltárak működésében Úton az elektronikus levéltár felé 2006. június 14. Ács Zoltán Eurodoc 2000 Kft.

2 Levéltárakat érintő jogszabályok
1995. évi LXVI. törvény a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről 2005. évi CXLIX. törvény a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló évi LXVI. törvény módosításáról 10/2002. (IV. 13.) NKÖM rendelet a közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak tevékenységével összefüggő szakmai követelményekről 7/2002. (II. 27.) NKÖM rendelet a Levéltári Kollégiumról és a levéltári szakfelügyeletről …/2006. (… …) BM-IHM rendelet az elektronikus iratok levéltárba adásáról és tárolásáról – Előkészületben!

3 Kapcsolódó jogszabályok
2004. évi CXL. törvény a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól 2001. évi XXXV. törvény az elektronikus aláírásról 2004. évi LV. törvény az elektronikus aláírásról szóló évi XXXV. törvény módosításáról 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről 12/2005. (X. 27.) IHM rendelet az elektronikus ügyintézési eljárásban alkalmazható dokumentumok részletes technikai szabályairól 13/2005. (X. 27.) IHM rendelet a papíralapú dokumentumokról elektronikus úton történő másolat készítésének szabályairól

4 Kapcsolódó jogszabályok
16/2006. (IV. 6.) BM rendelet a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható szoftverek megfelelőségét tanúsító szervezetek kijelölésének részletes szabályairól 24/2006. (IV. 29.) BM-IHM-NKÖM rendelet a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről 193/2005. (IX. 22.) Korm. rendelet az elektronikus ügyintézés részletes szabályairól 195/2005. (IX. 22.) Korm. rendelet az elektronikus ügyintézést lehetővé tevő informatikai rendszerek biztonságáról, együttműködési képességéről és egységes használatáról

5 A jogszabály módosításokból adódó következmények
Meghatározásra került a köziratok kezelésének szakmai irányítása Lehetővé vált az elektronikus ügyintézés, ami nagy mennyiségű elektronikus iratot generál, mely iratok egy része levéltári anyagnak fog minősülni A közfeladatot ellátó szervek csak tanúsított iratkezelési szoftvereket használhatnak A közfeladatot ellátó szerveknél egyedi vagy egységes iratkezelési szabályzat és minta irattári terv Levéltári anyagról elektronikus másolat is készíthető

6 A levéltár működésében indukált változások
Új tárgyi feltételeket kell biztosítani A levéltári alkalmazottak átstrukturálódása A levéltári folyamatok megváltozása A levéltári tevékenységek megváltozása

7 Az új típusú levéltár kialakítása
A levéltár szervezeti felépítésének megváltoztatása Új típusú levéltárosok képzése Az elektronikus levéltár működtetéséhez szükséges infrastruktúra kialakítása A levéltári folyamatok újjászervezése A levéltári tevékenységek átstrukturálása

8 Felmerülő nehézségek, problémák
Fogalmi különbségek az egyes jogszabályokban Levéltári tevékenységek értelmezése az elektronikus levéltár vonatkozásában A dokumentumkezelő rendszerek különbözősége A hosszú távú megőrzés problémái Adatvesztés megelőzése Hitelesség bizonyítása Vegyes iratok kezelése (papír – elektronikus) A régi és az új levéltári rendszer együttélése

9 A levéltári feladatok értelmezése
Hagyományos levéltár Elektronikus levéltár Konzultációs lehetőség és egyetértési jog az iratkezelési szabályzatok tekintetében Alapvetően iratkezelő-levéltáros felkészültséget igényel, a levéltári vonatkozású iratok és tevékenységek jól meghatározottak. Levéltári és informatikai ismeretekkel rendelkező szervezőt igényel, a levéltári vonatkozású adatok és tevékenységek nincsenek egyértelműen definiálva. Az iratkezelés ellenőrzése Elsősorban az iratok állagmegóvására, tárolására irányul Elsősorban az iratok keletkeztetésére irányul Iratselejtezés jóváhagyása, ellenőrzése A fizikai iratok szabályszerű selejtezését és megsemmisítését ellenőrzi Az adatok vissza nem állítható módon való törlését ellenőrzi

10 A levéltári feladatok értelmezése
Hagyományos levéltár Elektronikus levéltár Iratanyagok szakszerű őrzése Az előírásoknak megfelelő fizikai tárolóhelyek kialakítása, az irat anyagának megfelelő tárolási körülmények biztosítása A levéltári adatok tárolását és kezelését biztosító számítástechnikai rendszer és a működéséhez szükséges környezet biztosítása, szükség esetén adatmentések, migrációk elvégzése Levéltári anyagok átvétele Az iratanyag megfelelő állagának, csomagolásának ellenőrzése, tételes személyes átadás-átvétel Az átadásra kerülő adatok formátumának, olvashatóságának ellenőrzése, automatikus átadás-átvételi folyamat. Levéltári anyag rendezése, selejtezése Az iratok fizikai rendezése, selejtezése Logikai rendezés, selejtezés

11 A levéltári feladatok értelmezése
Hagyományos levéltár Elektronikus levéltár A levéltári anyagok kutathatóságának biztosítása Szabályozott kutatás, kutatóterem biztosítása Jogosultságfüggő szabad kutatás, a kutatást az arra jogosult akár a saját irodájából is végezheti Iratkölcsönzés Az eredeti irat kölcsönadása, jegyzőkönyv, őrjegy, napló, korlátozott időtartam Hagyományos értelemben nem értelmezett, jogosultság alapú korlátlan vagy korlátozott on-line hozzáférés, illetve másolat kiadása lehetséges Nyilvántartások, segédletek Számítógépes nyilvántartás, de manuális adatrögzítéssel készített, rögzített struktúrájú Automatikusan generálható, akár többféle szempont alapján, szabadon összeállítható

12 Úton az elektronikus levéltár felé
Köszönöm a figyelmet! Úton az elektronikus levéltár felé 2006. június 14. Ács Zoltán Eurodoc 2000 Kft.