PROJEKTIRÁNYÍTÁS. A projekt fogalma „A projekt egy nem megszokott, nem ismétlődő feladat, különálló időbeli, pénzügyi, és technikai megvalósítási célokkal.”

Az előadások a következő témára: "PROJEKTIRÁNYÍTÁS. A projekt fogalma „A projekt egy nem megszokott, nem ismétlődő feladat, különálló időbeli, pénzügyi, és technikai megvalósítási célokkal.”"— Előadás másolata:

1 PROJEKTIRÁNYÍTÁS

2 A projekt fogalma „A projekt egy nem megszokott, nem ismétlődő feladat, különálló időbeli, pénzügyi, és technikai megvalósítási célokkal.” /Harrison, 1995/ „Egy speciális cél elérése érdekében végrehajtott komplex munka meghatározott időn, költségen és teljesítményen belül, egyedi és nem a korábbi munkák folytatása” /Stuckenbruck, 1995/ /Stuckenbruck, 1995/ „A projekt egy olyan egyedi folyamatrendszer, amely kezdési és befejezési időpontokkal megjelölt, specifikus követelményeknek – határidő, költség, erőforrás – megfelelő célkitűzés elérése érdekében vállalt, koordinált és kontrollált tevékenységek csoportja.” /ISO 8402, 1994/

3 A projekt fogalma Mindazon feladatok összessége, melyek egyszeri, komplex tevékenységfolyamatok által megoldhatók, jól körülhatárolt célt képesek elérni, előre rögzített határidőre és teljesítményen, adott költségkereten belül. Mindazon feladatok összessége, melyek egyszeri, komplex tevékenységfolyamatok által megoldhatók, jól körülhatárolt célt képesek elérni, előre rögzített határidőre és teljesítményen, adott költségkereten belül.

4 A projekt általános ismérvei: megvalósítandó céllal rendelkezik megvalósítandó céllal rendelkezik projektterv alapján készül el projektterv alapján készül el adott idő- és költségkerettel rendelkezik adott idő- és költségkerettel rendelkezik költségterve projektidőre bontott költségterve projektidőre bontott minőségi követelményekkel kell számolni minőségi követelményekkel kell számolni bizonytalansági tényezők, akadályok nehezítik a megvalósulást bizonytalansági tényezők, akadályok nehezítik a megvalósulást kockázati tényezők, reakciók eltérőek kockázati tényezők, reakciók eltérőek csoport (team) tevékenysége csoport (team) tevékenysége minőségmérés alkalmazására van szükség minőségmérés alkalmazására van szükség egyedüli vállalkozás egyedüli vállalkozás

5 Projekt háromszög Eredmény, minőség idő költség Tervezéskor egyensúly!

6 Projekt elemek Erőforrások: mindazok a fizikailag megjelenő vagy készség és képesség szintjén mérhető lehetőségek, melyek a tevékenységek végrehajtása során igénybe veendők Erőforrások: mindazok a fizikailag megjelenő vagy készség és képesség szintjén mérhető lehetőségek, melyek a tevékenységek végrehajtása során igénybe veendők Folyamat: tevékenységekből épül fel, végrehajtása erőforrásokat igényel Folyamat: tevékenységekből épül fel, végrehajtása erőforrásokat igényel Tevékenység: időigénnyel rendelkező állapotváltozás Tevékenység: időigénnyel rendelkező állapotváltozás

7 Projektmenedzsment Projekt folyamatok és erőforrások tervezése, irányítása és ellenőrzése, hogy a projekt megfeleljen az előzetesen meghatározott eredményeknek, az idő és költség korlátoknak. Projekt folyamatok és erőforrások tervezése, irányítása és ellenőrzése, hogy a projekt megfeleljen az előzetesen meghatározott eredményeknek, az idő és költség korlátoknak.

8 Idő Minden projektben megvan Minden projektben megvan Általában a legjobban ismerjük Általában a legjobban ismerjük Pl.: Pl.: házépítés ütemezése házépítés ütemezése szervertelepítésnél stb. szervertelepítésnél stb. Oda kell figyelni az időre!! Oda kell figyelni az időre!!

9 Költség Minden erőforrás költségtényező Minden erőforrás költségtényező anyagi ráfordítás anyagi ráfordítás bérköltség bérköltség tárgyi eszközök költsége tárgyi eszközök költsége felhasznált forgóeszközök költsége felhasznált forgóeszközök költsége minden olyan történés, amelyhez pénzre és munkára van szükség minden olyan történés, amelyhez pénzre és munkára van szükség Szinte minden projekt esetében korlátos a költségoldal Szinte minden projekt esetében korlátos a költségoldal

10 Eredmény Termék központú megközelítés Termék központú megközelítés a termék kívánt minősége, jellemzői és funkciói a termék kívánt minősége, jellemzői és funkciói termékspecifikációban rögzített termékspecifikációban rögzített szolgáltatás vagy rendezvény esetében is vannak elvárások szolgáltatás vagy rendezvény esetében is vannak elvárások Projekt központú megközelítés Projekt központú megközelítés a meghatározott termék vagy szolgáltatás létrehozásához szükséges munka a meghatározott termék vagy szolgáltatás létrehozásához szükséges munka

11 Idő, költség, eredmény: a projektkorlátok kezelése Projektmenedzsment jelentősége: egyensúly Projektmenedzsment jelentősége: egyensúly Projekt háromszög Projekt háromszög három csúcs össze van kötve három csúcs össze van kötve egyik oldal változása hatással van a többire egyik oldal változása hatással van a többire

12 Projektütemezés ideje csökken A projektterven változtatni kell A projektterven változtatni kell csökkenteni kell, ahol lehet a rendelkezésre álló időt csökkenteni kell, ahol lehet a rendelkezésre álló időt … vagy növelni kell a ráfordítást … vagy növelni kell a ráfordítást ….vagy csökkentjük a minőséget ….vagy csökkentjük a minőséget

13 A projekt költségkeretei csökkennek A projektterven változtatni kell A projektterven változtatni kell le kell faragni a költségekből, ahonnan csak lehet le kell faragni a költségekből, ahonnan csak lehet …vagy növelni kell a projekt időtartamát …vagy növelni kell a projekt időtartamát …vagy csökkentjük a minőséggel kapcsolatos elvárásainkat …vagy csökkentjük a minőséggel kapcsolatos elvárásainkat

14 Minőséggel kapcsolatos elvárások növekednek A projektterven változtatni kell A projektterven változtatni kell javítani kell a kivitelezés minőségén, ahol csak lehet javítani kell a kivitelezés minőségén, ahol csak lehet …vagy növelni kell a projekt időtartamát …vagy növelni kell a projekt időtartamát …vagy növelni kell a projekt költségvetését …vagy növelni kell a projekt költségvetését

15 Sikeres projekt Tényezők, amelyek együttes megléte valószínűsíti a projekt sikerét: Tényezők, amelyek együttes megléte valószínűsíti a projekt sikerét: A projekt világos célkitűzései A projekt világos célkitűzései A projekt megfelelő tagjai A projekt megfelelő tagjai A vezetés támogatása A vezetés támogatása Erőforrások biztosítottsága Erőforrások biztosítottsága Megfelelő kommunikáció Megfelelő kommunikáció Ellenőrzés Ellenőrzés

16 Mitől lehet sikertelen egy projekt? Nincs világos cél Nincs világos cél KEMÉNY célok KEMÉNY célok Konkrét és határozott Elérhető, megegyezésen alapul Mérhető Életszerű, realisztikus Nyílt: időhöz kötött

17 Mitől lehet sikertelen egy projekt? Kevés az erőforrás Kevés az erőforrás Gyenge a kommunikáció Gyenge a kommunikáció Gyenge a teljesítmény Gyenge a teljesítmény Gyenge a vezérlés Gyenge a vezérlés A tervtől való eltéréskor mi legyen? A tervtől való eltéréskor mi legyen? Hiányzik a vezetés Hiányzik a vezetés

18 A biztos bukásra ítélt projekt életciklusa Iszonyú lelkesedés Iszonyú lelkesedés Kiábrándulás Kiábrándulás Kétségbeesés Kétségbeesés Zűrzavar Zűrzavar Bűnbakkeresés Bűnbakkeresés Az ártatlanok megbüntetése Az ártatlanok megbüntetése A kívülállók megbüntetése A kívülállók megbüntetése Célok meghatározása!!!! Itt kell kezdeni!!! Célok meghatározása!!!! Itt kell kezdeni!!!

19 Projekt típusok 1. Beruházási projektek 2. Kutatási és fejlesztési projektek 3. Szellemi szolgáltatási vagy menedzsment

20 Beruházási projektek Építészeti, informatika,közlekedési petrolkémia, bányászati stb. Építészeti, informatika,közlekedési petrolkémia, bányászati stb. Megvalósítás Megvalósítás a szerződő felek központjától távol történik a szerződő felek központjától távol történik elemek hatásának kitett elemek hatásának kitett Termék ill. létesítmény jön létre Termék ill. létesítmény jön létre Több vállalkozó partner Több vállalkozó partner

21 Kutatási és fejlesztési projektek Eredményeként: Eredményeként: új termék vagy technológia jön létre új termék vagy technológia jön létre meglévő technológia vagy termék jobb minősége jön létre meglévő technológia vagy termék jobb minősége jön létre új termék gyártása, vagy új technológia alkalmazása kerül bevezetésre új termék gyártása, vagy új technológia alkalmazása kerül bevezetésre a termékek előállítási költsége csökkenthető a termékek előállítási költsége csökkenthető új értékesítési vagy beszerzési piacok kerülnek megszerzésre új értékesítési vagy beszerzési piacok kerülnek megszerzésre

22 Kutatási és fejlesztési projektek Meghatározóak a szellemi erőforrások Meghatározóak a szellemi erőforrások Hosszú időtartamúak Hosszú időtartamúak Jelentős kockázat Jelentős kockázat Célszerű az anyagi forrásokat periodikus, ellenőrzött és körültekintően meghatározott lépésekben rendelkezésre bocsátani Célszerű az anyagi forrásokat periodikus, ellenőrzött és körültekintően meghatározott lépésekben rendelkezésre bocsátani

23 Szellemi szolgáltatási vagy menedzsment projektek Eredményeként: Eredményeként: egy szervezet működési körülményeinek és működése keretfeltételeinek új minősége jön létre egy szervezet működési körülményeinek és működése keretfeltételeinek új minősége jön létre Elvárt eredmény legtöbbször nem kvantifikálható - a létrejövő eredmény hatásait rögzítik Elvárt eredmény legtöbbször nem kvantifikálható - a létrejövő eredmény hatásait rögzítik Meghatározó a szellemi erőforrás Meghatározó a szellemi erőforrás

24 Egy projekttel a valóságban gyakran az alábbiak történnek: Csúszik a projekt Csúszik a projekt Sokkal több munkát igényel Sokkal több munkát igényel Több pénzbe kerül Több pénzbe kerül Nem azt kapjuk végeredményként, amire számítottunk Nem azt kapjuk végeredményként, amire számítottunk A legjobb embereket terheli le A legjobb embereket terheli le Senki sem tud semmit, fejetlenség uralkodik Senki sem tud semmit, fejetlenség uralkodik

25 A projektek szakaszai 0. 0.Kezdeményezés 1. 1.Célmeghatározás, projektdefiniálás 2. 2.Tervezés 3. 3.Végrehajtás, nyomon követés 4. 4.Lezárás, kiértékelés

26 Projektben érdekelt szereplők A projekt érdekeltje (angolul stakeholder) az a személy vagy embercsoport, akinek valamilyen érdekeltsége fűződik a projekthez, nevezetesen: A projekt érdekeltje (angolul stakeholder) az a személy vagy embercsoport, akinek valamilyen érdekeltsége fűződik a projekthez, nevezetesen: aki befolyásolja a projekt megvalósulását, aki befolyásolja a projekt megvalósulását, akire a projekt hatással van. akire a projekt hatással van. Lehetnek: Lehetnek: külsők pl.: vevő, beszállító, alvállalkozó külsők pl.: vevő, beszállító, alvállalkozó részben belsők: menedzserek, különböző funkcionális egységek részben belsők: menedzserek, különböző funkcionális egységek belsők: projektmenedzser, projekttagok belsők: projektmenedzser, projekttagok

27 A projektmenedzser első feladata a stakeholderek azonosítása. A stakeholderek azonosítása nagyon fontos feladat, mivel a stakeholderek hozzák az összes döntést a projekt definiálása és tervezése során. A projektmenedzser vezetése alatt kialakítják a projekt céljait és kereteit, a stratégiákat és az ütemterveket, illetve jóváhagyják a költségvetést. Öt legfontosabb stakeholder: projektmenedzser, projektteam, funkcionális menedzsment, szponzor és megrendelők

28 Projektmenedzser (PM) A projektmenedzser felelős a teljes projektért, a projektben végzett munkáért, a kitűzött célok eléréséért. Irányítja, ellenőrzi, értékeli az egyes csapatok munkáját, és rendszeresen tájékoztatja a projektfelügyelőt az előrehaladásról, ill. a pillanatnyi állapotról, a döntést igénylő kérdésekről. A projektmenedzser felelős a teljes projektért, a projektben végzett munkáért, a kitűzött célok eléréséért. Irányítja, ellenőrzi, értékeli az egyes csapatok munkáját, és rendszeresen tájékoztatja a projektfelügyelőt az előrehaladásról, ill. a pillanatnyi állapotról, a döntést igénylő kérdésekről. A projektmenedzser az a személy, aki elsősorban a projektfolyamat kézbentartásában, a projektteam vezetésében járatos. A projektmenedzser az a személy, aki elsősorban a projektfolyamat kézbentartásában, a projektteam vezetésében járatos. A projektmenedzsernek a következőkhöz hasonló kérdéseket kell feltennie magának: „Mi az én hatásköröm?", „Kinek kell beszámolnom?" „Ez azt jelenti, hogy más felelősségeket átruházhatok?" „Mik az elvárásaim?" A projektmenedzser fontos stakeholder. Nem szabad megfeledkeznie a saját igényeiről sem!

29 Projektmenedzser feladatai kommunikáció biztosítása a projektszereplők között kommunikáció biztosítása a projektszereplők között felelősségek, hatáskörök meghatározása felelősségek, hatáskörök meghatározása megfelelő munkalégkör kialakítása megfelelő munkalégkör kialakítása konfliktuskezelés konfliktuskezelés munkavégzéshez a személyi és tárgyi feltételek megteremtése munkavégzéshez a személyi és tárgyi feltételek megteremtése részvétel a projekt tervezésében: célmeghatározás, feladatfelbontás (WBS), erőforrás, határidő meghatározása részvétel a projekt tervezésében: célmeghatározás, feladatfelbontás (WBS), erőforrás, határidő meghatározása a projekt eredményeiről történő jelentés készítése a projekt eredményeiről történő jelentés készítése a csapat (team) munkájának irányítása a csapat (team) munkájának irányítása ellenőrzi a projekt végrehajtását, nyomon követ, dokumentál ellenőrzi a projekt végrehajtását, nyomon követ, dokumentál