WORKFLOW MENEDZSMENT MUNKAFOLYAMAT KEZELÉS BEK MÁTÉ

Mi is az a workflow? Az ügyintézési-, irodai- és a gyártási munkafolyamatok irányítására és követésére szolgáló alkalmazások Irodaautomatizálás, magas fokú, hatékony együttműködés Szabályozott dokumentum hozzáférést biztosít szinte azonnal mérhető javulást, nyereséget eredményeznek

Szabványosítás Workflow Management Coalition (WfMC), 1993 5 különböző interfész szintet határoz meg: Folyamat modellek cseréje különböző eszközök között runtime környezet számára Workflow folyamatvégrehajtó szolgáltatás és kliens közti kommunikáció Különböző platformokon meglévő alkalmazások integrációja Különböző workflow rendszerek közötti együttműködés megteremtése Kiértékelő, statisztikai eszközök integrációja

Workflow-rendszerek előnyei, céljai Tevékenységlánc megtervezése mélyebb számítástechnikai ismeretek nélkül Rendszert elemeiből kell felépíteni, nem programozni Munkatársak csoportosítása (munkafolyamatba bevont személyek, menedzsment, stb…) átlátható szervezeti működés gyorsabb és pontosabb munkavégzés kevesebb adminisztráció szabályozott munkafolyamatok nyomon követhetőség és kontrollálhatóság

Folyamatok Pl.: telefonbeszélgetések sorozata Mindenképp szükség van a munkatársak egyéni döntéseire Minden szereplő a saját folyamatába kap bepillantást, máséba nem A főnöki szint ez alól kivétel, szigorú jogosultságokhoz kötötten Előre definiált tevékenységekből épül fel Tevékenységekhez automatizmusok, úgynevezett triggerek rendelhetők

Workflow fejlődése Csoportmunkát támogató szoftverek családjából érkezett pl.: az első hálózati alkalmazások (pl.: NOVELL), közös erőforrások használata (háttértárak, nyomtatók, adatbázisok, e-mail) Közös munka lehetőségének megteremtése, passzív rendszer A felhasználó aktív, hiszen ő dönt az aktuális munkafolyamat irányultságáról A workflow-rendszereket ott érdemes bevetni, ahol a munkafolyamatok strukturáltak, azaz megfelelő mélységben leírhatók és általában hasonlóan mennek végbe workflow: a rendszer aktív, a felhasználó passzív

Technológia A rutinmunka terheit vegye le a munkatársak válláról az informatikai rendszer Az üzleti folyamat főbb ismérvei: Ügyfélorientáltság: a folyamat az ügyfél konkrét követelményei szerint alakul ki. Értékteremtés: a folyamatnak haszna van mind az ügyfélnél, mind a szolgáltató szervezetnél. Vállalatszintű működés: a folyamat tipikusan nem csak egy szervezeti egységre korlátozódik. A munkafolyamatok automatizálása: „Dokumentumok, információk vagy feladatok átadása egyik résztvevőtől a másikhoz, előre definiált szabályok alapján.”

Dokumentumkezelés A dokumentumok közös adattárban (adatbázisban) helyezkednek el, amelyhez minden felhasználó hozzáfér (a jogosultságának megfelelően) A dokumentumok mozgatását a workflow-rendszer végzi A workflow tehát dinamikus, hiszen itt magáról a folyamatról van szó, annak nyomon követéséről, vezérléséről, naplózásáról, jelen speciális esetben pedig a dokumentumok továbbításáról is

Köszönöm a figyelmet!