ÁROP-1.A.5-2013-2013-0040 „Kerekegyháza Város önkormányzati szervezetfejlesztése” C. projekt megvalósítási Tapasztalatai Szakmai beszámoló KEREKEGYHÁZA VÁROS ÖNKORMÁNYZATA

Feladatok végrehajtásának rövid bemutatása; Eredmények; Tapasztalatok; tematika A projekt célja; Vállalt feladatok; Feladatok végrehajtásának rövid bemutatása; Eredmények; Tapasztalatok; Pályázatban vállalt indikátorok teljesülése KEREKEGYHÁZA VÁROS ÖNKORMÁNYZATA

A Projekt célja A 2013. január 1. után életbelépő, jogszabályi változások által meghatározott közszolgáltatási tevékenység településmenedzsment szemléletű megalapozása és az új feladatkör lakossági igényeknek megfelelő fejlesztése. KEREKEGYHÁZA VÁROS ÖNKORMÁNYZATA

VállalT feladatok Feladat Szervezet Eljárás Személyzet 3. A költségcsökkentés, hatékonyságnövelés stratégia kidolgozása 1.ÁROP Polgármesteri hivatalok szervezetfejlesztése pályázat felülvizsgálata 4. Feladat ellátási és finanszírozási modell kidolgozása 6. Térségi feladat-ellátási modell kialakítása 2.Támogató infrastruktúra és a szerződéses kapcsolatok felülvizsgálata 9. A települési közszolgáltatások összehangolása 7. A közszolgáltatásokkal kapcsolatos elégedettség felmérés 10. Humán erőforrás kapacitásgazdálkodás felülvizsgálata 8. Szakmai és támogató folyamatok felülvizsgálata 11. Intézkedések tanácsadói támogatása, nyomon követése KEREKEGYHÁZA VÁROS ÖNKORMÁNYZATA

Vállalt feladatok 1. ÁROP-1.A.2 pályázat felülvizsgálata; Támogató infrastruktúra és szerződéses kapcsolatok felülvizsgálata; Költségcsökkentés, hatékonyságnövelés rövid, közép- és hosszú távú opcióinak és stratégiájának kidolgozása és a rövidtávú opciók bevezetése; Intézményi feladat ellátási és finanszírozási modell kidolgozása; A települési közszolgáltatások összehangolása az állampolgári szempontok figyelembe vételével; KEREKEGYHÁZA VÁROS ÖNKORMÁNYZATA

VÁLLALT FELADATOK 2. Térségi szinten, több önkormányzat tekintetében a funkcionális tevékenységek, vagyongazdálkodási, település- és intézményüzemeltetési feladatok közös megszervezésének, ellátási modelljének vizsgálata, az új modell megvalósítása; Közszolgáltatásokkal kapcsolatos lakossági elégedettség- és igényfelmérés; Szakmai és támogató folyamatok felülvizsgálata; Humán erőforrás kapacitásgazdálkodás felülvizsgálata; Hatékonyságnövelő intézkedések megvalósításának nyomon követése. KEREKEGYHÁZA VÁROS ÖNKORMÁNYZATA

1. ÁROP-1.A.2 projektben vállalt intézkedések felülvizsgálata - MÓDSZERTAN Döntési mechanizmus korszerűsítése Költségvetési gazdálkodás eredményességének javítása Partnerség erősítése Vállalt intézkedések felülvizsgálata Beavatkozási területek Intézkedések A projekt eredményei, hatása Vállalt indikátorok Adatszolgáltatási kötelezettség alá eső indikátorok Esélyegyenlőségi vállalt indikátorok Környezeti fenntarthatósági vállalt indikátorok Társadalmi fenntarthatósági vállalt indikátorok Indikátorok megvalósulásának vizsgálata Akcióterv a hiányosságok, indikátorok pótlására KEREKEGYHÁZA VÁROS ÖNKORMÁNYZATA

jelentősen csökkent az ügyintézési idő; 1. ÁROP-1.A.2 projektben vállalt intézkedések felülvizsgálata - MEGÁLLAPÍTÁSOK javult a belső folyamatok minősége és hatékonysága, a hivatal szakmai munkája; jelentősen csökkent az ügyintézési idő; a jól biztosított információ áramlás eredményeként erősödött az intézményekkel és a civil szervezetekkel való kapcsolat; a források hatékonyabb elosztására tettek intézkedéseket a költségvetés területén; a köztisztviselők feladatai közé beépítésre került a kockázatkezelés; a Hivatal 2009. és 2011. között három alkalommal folytatott ügyfél-elégedettség mérést; az esélyegyenlőségi munkatárs/felelős alkalmazására került sor, továbbá évenként esélyegyenlőségi képzést tartanak; KEREKEGYHÁZA VÁROS ÖNKORMÁNYZATA

A gazdasági társaságok működésének egyes felmért területei 2. Támogató infrastruktúra és szerződéses kapcsolatok felülvizsgálata / új INTÉZMÉNYIRÁNYÍTÁSI MODELL - MÓDSZERTAN A gazdasági társaságok működésének egyes felmért területei Mérleg - beszámolás, Üzleti tervezés Jogi szerződés-kötési folyamatok Beszerzési folyamatok Kockázatkezelés Tulajdonos ellenőrzés Belső ellenőrzés Külső szervezetek által végzett ellenőrzése (ÁSZ, NAV stb.) Képviselő-testületi döntések Szervezeti és működési szabályzat FB ügyrendje Képviselőtestületi döntések Alapító okirat Felsővezetői interjúk Alapítói célok és szándékok Társaság irányítás Társasági működés Ellenőrzés KEREKEGYHÁZA VÁROS ÖNKORMÁNYZATA

2. Támogató infrastruktúra és szerződéses kapcsolatok felülvizsgálata - EREDMÉNYEK Elkészült a támogató infrastruktúrát és a szerződéses kapcsolatokat bemutató tanulmány; Elvégeztük a kiszervezett és kiszervezhető feladatok költség-haszon elemzését; Elkészítettük a Kerekegyházi Városgazdasági Nonprofit Kft. intézményirányítási modelljét; A hatékonyabb működését célzó javaslatokat jelenleg vezetjük be és erről jelentést készítünk. KEREKEGYHÁZA VÁROS ÖNKORMÁNYZATA

3. Költségcsökkentés, hatékonyságnövelés rövid, közép- és hosszú távú opcióinak és stratégiájának kidolgozása - MÓDSZERTAN A költségcsökkentési és hatékonyságnövelési részstratégia akcióinak meghatározása 3 időtávban történt, rövid (1 év), közép (2-3 év) és hosszú (4-5 év) távon. Az egyes lehetséges akciókat 4 szempontból, a Szervezet, a Feladatok, a Folyamatok és a Programok vonatkozásában vizsgáltuk. KEREKEGYHÁZA VÁROS ÖNKORMÁNYZATA

Felülvizsgáltuk a jelenlegi gazdasági programot; 3. Költségcsökkentés, hatékonyságnövelés rövid, közép- és hosszú távú opcióinak és stratégiájának kidolgozása - EREDMÉNYEK Felülvizsgáltuk a jelenlegi gazdasági programot; Kidolgoztuk a rövid-, közép- és hosszútávú opciókat, melyek segítségével költségcsökkentés és hatékonyságnövelés érhető el;elkészítettük a Költségcsökkentési és hatékonyságnövelési stratégiát, a részstratégiai opciókat Szervezet, Feladat, Folyamatok és Programok szegmensben javasoltuk; A kiválasztott rövidtávú opciókat jelenleg vezetjük be, hajtjuk végre. KEREKEGYHÁZA VÁROS ÖNKORMÁNYZATA

Bevezetés előkészítése 4. Intézményi feladatellátási és finanszírozási modell kidolgozása - MÓDSZERTAN Helyzetelemzés Helyszíni interjú a helyi sajátosságok és igények felmérésére (önkormányzat+intézményi szinten) Jogszabályi előírások, Áhsz-ben előírt új számviteli rend Modell kialakítása A jelenlegi tervezési és finanszírozási rendszer összekapcsolása az új előírásoknak megfelelő jelentési és nyilvántartási követelményekkel Interaktív táblázat és diagramrendszer kialakítása Bevezetés előkészítése Teljes körű dokumentáció elkészítése Gyakorlati képzés / személyes bemutatás KEREKEGYHÁZA VÁROS ÖNKORMÁNYZATA

4. Intézményi feladatellátási és finanszírozási modell kidolgozása - EREDMÉNYEK Kidolgoztuk a társulási formában Fülöpházával közösen fenntartott Óvoda újszerű finanszírozási modelljét; Elkészült a Tervezési modell (Felhasználói kézikönyv, Bevezetési akcióterv, xls/xlsx, munkafüzetek A modell használatát személyes gyakorlati prezentáció keretében mutattuk be; Tervbe vettük a kidolgozott modell átültetését az Önkormányzat többi intézményére is. KEREKEGYHÁZA VÁROS ÖNKORMÁNYZATA

5. Települési KÖZSZOLGÁLTATÁSOK ÖSSZEHANGOLÁSA AZ ÁLLAMPOLGÁRI SZEMPONTOK FIGYELEMBE VÉTELÉVEL A NEM ÖNKORMÁNYZATI SZOLGÁLTATÁSNYÚJTÓK BEVONÁSÁVAL Humán szolgáltatások Szociális, gyermekjóléti szolgáltatások Infrastrukturális szolgáltatások Probléma- és javaslat lista Önkormányzat Polgármesteri Hivatal Intézmények Gazdasági társaságok Közös feladatellátás (társulások) Kiszervezett feladat ellátás Vállalkozás Civil szervezet Egyház Műhelymunka Irányítás: Helyi rendeletek Szerződések KEREKEGYHÁZA VÁROS ÖNKORMÁNYZATA

5. Települési KÖZSZOLGÁLTATÁSOK ÖSSZEHANGOLÁSA AZ ÁLLAMPOLGÁRI SZEMPONTOK FIGYELEMBE VÉTELÉVEL A NEM ÖNKORMÁNYZATI SZOLGÁLTATÁSNYÚJTÓK BEVONÁSÁVAL Műhelymunkát szerveztünk, amely keretében, a nem önkormányzati szolgáltatásnyújtók bevonásával sor került az általuk nyújtott települési közszolgáltatásokkal kapcsolatos véleménycserére, közös probléma és javaslatlista elkészítésére. Fókusz terület:szociális, gyermekjóléti és humán szolgáltatások, hulladékkezelési és temetkezési közszolgáltatás; Problémalista/Javaslatlista az alábbi témakörökben: Háziorvosi ellátás; szolgáltatások ellátási színvonala; ellátók és önkormányzat közötti folyamatos, szorosabb kapcsolattartás, szemléletformálás szükségessége. KEREKEGYHÁZA VÁROS ÖNKORMÁNYZATA

Alkalmazott módszertan 6. Térségi szinten a Funkcionális tevékenységek, település- és intézményüzemeltetési Feladatok ellátási modelljének vizsgálata Alkalmazott módszertan Helyzetelemezés Szabályozási környezet felmérése Dokumentum elemzés Interjú készítés Megállapítások Megfelelőség Hiányosságok Javaslat Feladatellátás felépítése Feladatellátás finanszírozása Feladatellátás szabályozása Bevezetés támogatása Bevezetési akcióterv Monitoring KEREKEGYHÁZA VÁROS ÖNKORMÁNYZATA

6. Térségi szinten a Funkcionális tevékenységek, település- és intézményüzemeltetési Feladatok ellátási modelljének vizsgálata A helyzetelemzés során elemeztük az óvodai neveléssel és feladatellátással kapcsolatos jogszabályi környezetet, és a helyi beszámolók alapján megtörtént a megfelelőség, és a hiányosságok feltárása. Főbb megállapítások: a társulás a feladatra vonatozó belső és külső szabályozóknak megfelelően látja el az óvoda fenntartását. az egyedüli feltárt probléma a két település nevelési évben megtartott ünnepei közötti különbözőségekből adódik, ami alkalmankénti helyettesítési nehézséget okozhat az érintett pedagógusnak, ezért javasoljuk Pedagógiai Program szerkezeti felülvizsgálatát, és tartalmának minél részletesebb megosztását az óvoda munkavállalói között KEREKEGYHÁZA VÁROS ÖNKORMÁNYZATA

Célcsoport: (2x) 330 lakos bevonása 7. KÖZSZOLGÁLTATÁSOKKAL KAPCSOLATOS LAKOSSÁGI ELÉGEDETTSÉG- ÉS IGÉNYFELMÉRÉS Célcsoport: (2x) 330 lakos bevonása lekérdezések időpontja: 2013. december/2014. november Módszertan: személyes kérdőíves lekérdezés Az igényfelmérés fókusza: Köztisztaság; Óvodai ellátás; Közétkeztetés; Gyermek- és háziorvosi ügyeleti feladatok; Közfoglalkoztatás; Tömegközlekedés; Hulladékgazdálkodás; Hivatal működése; Információ áramlás Közösségi élet. KEREKEGYHÁZA VÁROS ÖNKORMÁNYZATA

8. Szakmai és támogató folyamatok felülvizsgálata - MÓDSZERTAN Helyzetfelmérés Jogszabályi környezet felmérése Folyamatfelmérő személyes interjúk Helyzetelemzés Folyamatok jelenlegi lefutása Javaslattétel Optimalizált folyamatok lefutása Folyamatábrák elkészítése Kapcsolódó szabályzatok felülvizsgálata KEREKEGYHÁZA VÁROS ÖNKORMÁNYZATA

8. Szakmai és támogató folyamatok felülvizsgálata - EREDMÉNYEK Az alábbi 3 folyamat került felülvizsgálatra: Közös hivatalon belüli információáramlás folyamata; Közös hivatalon belüli pénzügyi-gazdálkodási feladatok/a költségvetési előirányzatok tervezése és az elemi költségvetés jóváhagyásának folyamata; Helyi adók behajtási folyamata. A felülvizsgálat során a Lean office módszertan eszközeit használtuk és a kidolgozott optimális folyamatokat diagramokon is ábrázoltuk; Elkészítettük az Ellenőrzési nyomvonalat a vonatkozó szabályzattal, A gazdasági szervezet ügyrendjét és az Idegen megkeresések nyilvántartását (végrehajtás). KEREKEGYHÁZA VÁROS ÖNKORMÁNYZATA

9. Humán erőforrás kapacitásgazdálkodás felülvizsgálata - MÓDSZERTAN Helyzetfelmérés Input: az ÁROP projekt keretében elkészült Gazdasági stratégia Szervezeti fejezete, a lakossági elégedettség-felmérés eredménye,munkaköri leírások Vezetői interjúk, kérdőíves lekérdezés Elemzés, javaslattétel Ellátandó feladatok kapacitás igényének meghatározása Javaslatok Tanulmány-készítés,, szabályzatalkotás Helyzetelemzési dokumentum elkészítése Kapcsolódó szabályzatok felülvizsgálata, Munkaköri leírások felülvizsgálata KEREKEGYHÁZA VÁROS ÖNKORMÁNYZATA

9. Humán erőforrás kapacitásgazdálkodás felülvizsgálata - EREDMÉNYEK A Közös Hivatal és a Humán Szolgáltató Központ esetében került sor a felülvizsgálatra; Kérdőíves lekérdezéssel mértük fel a Hivatal és a HSZK fókuszként kiválasztott alkalmazottainak munkaköréhez tartozó feladatcsoportok kapacitásigényét; Javaslatot tettünk feladat átcsoportosításra, anyagi lehetőségektől függő létszámbővítésre a hatékonyabb munkavégzés és egyenletesebb terhelés érdekében; Felülvizsgáltuk a két intézmény munkaköri leírásait, javaslatot tettünk szükséges kiegészítésekre; Felülvizsgáltuk a két intézmény hatályos SZMSZ-ét. KEREKEGYHÁZA VÁROS ÖNKORMÁNYZATA

10. Hatékonyságnövelő intézkedések megvalósulásának nyomon követése A nyomon követés még folyamatban van és a feladat keretében az alábbi feladatok esetében kerül sor: A rövidtávú hatékonyságnövelési javaslatok bevezetése; A térségi feladatellátási modell felülvizsgálata során tett javaslatok megvalósítása; A kiválasztott folyamatfejlesztések megvalósulása. KEREKEGYHÁZA VÁROS ÖNKORMÁNYZATA

Elért eredmények A 6 kötelező és 4 önként vállalt feladat elvégzése következtében: Nő az Önkormányzat és a Hivatal működésének hatékonysága; Csökken a feladatok ellátásához szükséges erőforrások mennyisége; Felülvizsgálatra került a társulási óvoda irányítási modellje; Közvetlenebbé vált a Hivatal és a lakosság, civil szervezetek közötti információcsere; A lakosság számára nyilvánvalóvá vált, hogy a Hivatal nyitott a véleményükre és javaslataikra. KEREKEGYHÁZA VÁROS ÖNKORMÁNYZATA

AZ ÁROP pályázat keretében elkészült új szabályzatok, modellek Közszolgálati szabályzat; Szabályzat az Ellenőrzési nyomvonalról; KÖH Gazdasági szervezetének ügyrendje; Telefonhasználati szabályzat; Társulási formában fenntartott Fülöpháza Önkormányzatával Közös Óvoda feladat-ellátási és finanszírozási modellje (kapcsolódó munkafüzetekkel); Kerekegyházi Városgazdasági Nonprofit Kft. Új irányítási modellje KEREKEGYHÁZA VÁROS ÖNKORMÁNYZATA

Jó gyakorlatként javasolt elemek Feladat JAVASOLT JÓ GYAKORLAT Támogató infrastruktúra, szerződéses kapcsolatok SLA  -  Teljesítményalapú szolgáltatási szerződések Feladat ellátási és finanszírozási modell Az új államháztartási számviteli előírásoknak megfelelő, gyakorlatban használható modell; A jelenlegi tervezési és finanszírozási rendszer összekapcsolása az új előírásoknak megfelelő jelentési és nyilvántartási követelményekkel Szakmai és támogató folyamatok LEAN folyamatfejlesztési módszertan, bevezethető készültség (elkészültek a kapcsolódó szabályzatok); Közvetlen hatékonyságnövelés Települési közszolgáltatások összehangolása Módszertan (műhelymunka- párbeszéd, közös gondolkodás) KEREKEGYHÁZA VÁROS ÖNKORMÁNYZATA

Megtanultunk csapatként dolgozni; tapasztalatok Fejlesztettük szervezetfejlesztési és projekt-menedzsment képességeinket; Megtanultunk csapatként dolgozni; Csökkent a Hivatal osztályai közötti kommunikációs szakadék; Szakmai megbeszélések során fejlesztettük kommunikációs és érdekérvényesítő képességeinket; Közvetlenebb kapcsolatba kerültünk a lakossággal. KEREKEGYHÁZA VÁROS ÖNKORMÁNYZATA

Pályázatban vállalt indikátorok teljesülése Mutató neve Kiindulási érték Célér-ték Teljesülés Korábbi szervezetfejlesztés megvalósulását bemutató tanulmány 1 Támogató infrastruktúra, szerződések, kiszervezések felülvizsgálata A megváltozott feladatellátást lekövető belső szabályzat KEREKEGYHÁZA VÁROS ÖNKORMÁNYZATA

Pályázatban vállalt indikátorok teljesülése Mutató neve Kiindulási érték Célér-ték Teljesülés Intézményirányítási modell 1 Hatékonyságnövelési lehetőségek - tanulmány Lakossági igényfelmérés 2 KEREKEGYHÁZA VÁROS ÖNKORMÁNYZATA

KÖSZÖNÖM A FIGYELMET!