A 2007 Microsoft Office System áttekintése Hódy Árpád Rendszermérnök Microsoft Magyarország

Napirend Átfogó megoldás minden szinten Megújult külső és belső A csoportmunka hatékony támogatása Dokumentum és Tartalomkezelés

Mitől rendszer? Ügyfél oldali alkalmazások (pl. Word, Excel, Outlook), kiszolgálók (pl. SharePoint Server) és szolgáltatások (pl. Office Online) egymást kiegészítő együttese Más Microsoft-termékekre (pl. SQL Server) és –technológiákra (pl. Windows SharePoint Services) is épít A Microsoft fejlesztési koncepciójának (Integrated Innovation) egyik megvalósulása

A 2007-es Microsoft Office rendszer Alkalmazások Mobil és vállalaton kívüli csoportmunka Együttműködés földrajzi, szervezeti és hálózati határokon át (mobil felhasználók, virtuális csoportok, projektvezetők, ügyfelek/partnerek) Online és offline információ-elérés Jegyzetkészítés, feladatkezelés OneNote Groove Átfogó üzleti eszközök A legismertebb információ-előállító és csoportmunka-alkalmazások együttese Professzionális tartalom gyors előállítása Elektronikus űrlapok Adatkezelés és –elemzés Integrált tartalomkezelés, munkafolyamat-támogatás Tartalomvédelem Integrált jelenlétkezelés, azonnali üzenetek és alkalmazás-megosztás Access Publisher InfoPath Communicator információ-hozzáférés és házirendek integrált elektronikus űrlapok integrált vállalati tartalomkezelés Hatékony egyéni munkavégzés Tartalom létrehozása új, áramvonalas felülettel E-mail, PIM, alapszintű csoportmunka Kiterjeszthetőség Word Excel PowerPoint Outlook

SharePoint Vízió HR, Pénzügy, stb. Csapat együttműködés Személyes Vállalati portál Internet-es jelenlét Ügyfelek Partnerek Alkalmazottak BDC Üzleti alkalmazások (SAP, adattár, egyéb saját. . .) XML Web Szolgáltatások Egy egységes vállalati szintű megoldás mely előremozdítja a szervezet hatékonyságát azáltal hogy: Az információt és tudást könnyen és intuitívan megoszthatóvá teszi A tartalmat irányíthatóvá és újrahasznosíthatóvá teszi mialatt az információkezelés rizikófaktorait csökkenti Gyorsabb és tájékozottabb döntéshozatalt tesz lehetővé

SharePoint 2007 funkcionális területei Develop business insight Server oldali Excel és adat virtualuzáció, Report Center, BI Web Partok, KPI/Dashboard-ok Könnyű csoportmunka Dok./Feladatok/naptár, blog-ok wiki-k, e-mail integráció, projekt kezelés „egyszerűbb”, Outlook Integráció, offline elérés Üzleti intelligencia Együttműködés Információgyűjtés Web-s,innovatív űrlap alapú kiszolgálás, LOB akciók, bővíthető SSO Platform Szolgáltatások Hozzáférés szabályozás Site Design, Web-es Tartalomkezelés, fejlesztés, testreszabás Űrlapok Portál Munkaterületek, Mgmt, Biztonság, Adattárolás, Topológia, Webhely modell Tartalomkezelés Keresés Tartalom életciklus kezelés Integrált dokumentumkezelés, rekordkezelés, Web-es tartalomkezelés, házirendek, munkafolyamatok Információk és emberek hatékony felkutatása Nagyvállalati skálázhatóság, adat keresés, relevancia alapú keresés

Napirend Átfogó megoldás minden szinten Megújult külső és belső A csoportmunka hatékony támogatása Dokumentum és Tartalomkezelés

Átláthatóbb Webes navigáció Kenyérmorzsák, hogy hol is járunk Webhelyek közötti Navigáció megkönnyítése Eligazodás a webhely hierarchiában Felhasználói felület hatékonyabb kezelése Csak azon elemek megjelenítése a felhasználó számára amihez ténylegesen joga van Egyértelmű „hozzáférés megtagadva” élmény SharePoint felületről egymástól függetlenül testreszabható gyorsindító, és felső navigációs sáv Átdolgozott DHTML alapú menük és menürendszerek Értehetőbb, szebb, böngészőfüggetlen .. Átdolgozott Webkijelző konfigurációs felület

Átláthatóbb Web-es navigáció Automatikus kenyérmorzsák Webhelyek Automatikus kenyérmorzsák Webhelyen belül Egyszerű nézetek közötti váltás Breadcrumb Site bread crumb provides user navigational context View Improvements Better Filter/Sort UI Descriptive menus – all actions are in one place. Helyi menük egy helyen Gyorsindítás eszköztár

Átláthatóbb Web-es navigáció demó

Megújult felület kliens oldalon is: Miért? Felhasználóink gyakran mondják: „Legfeljebb az Office-funkciók 5%-át használjuk”. „Ami nekem kell, az már az Office 95-ben [97-ben, 2000-ben, XP-ben] is benne volt.” De ha egy kicsit tovább beszélgetünk, ezt halljuk: „Biztos, hogy meg lehet csinálni [azt a valamit, amivel a felhasználó épp küszködik], csak éppen nem tudok rájönni, hogyan.” „Az Office elég komplex, ha jobban ismerném, hatékonyabban végezhetném a munkámat.”

Megújult belső kliens oldalon is Az új fájlformátumok használata Új, XML alapú, nyílt fájlformátumok specifikáció http://www.ecma-international.org/news/TC45_current_work/TC45-2006-50_final_draft.htm dokumentált szerkezetű, ZIP-pel tömörített XML fájlokból álló formátumok olvasható/menthető Office 2000/XP/2003 alatt Mentés platformfüggetlen formátumban mindenhol megtekinthető/nyomtatható XPS (XML Paper Specification) – a Vistában Adobe PDF

Az új fájlformátumok használata Tipikus felhasználási területek Példa Dokumentum összeállítása Dokumentumok kiszolgáló oldali vagy manuális összeállítása korábbi tartalom vagy adatbázis-adatok alapján Kereskedelmi kimutatások előállítása a vállalat pénzügyi adatai és a CRM rendszerben tárolt előrejelzések alapján Tartalom újrafelhasználása Tartalom egyszerű mozgatása (akár különböző típusú) dokumentumok között Új bemutató összeállítása akár több meglévő prezentáció diáiból Tartalom megjelölése Egyedi leíró információk hozzárendelése dokumentumokhoz Dokumentumok leíró adatokkal való megjelölése a tudásmenedzsment hatékonyságának javítása érdekében Dokumentum tartalmának lekérdezése Keresés dokumentumtárakban egyedi adatok, tartalomtípusok vagy leíró információk szerint Adott vállalat nevét tartalmazó összes dokumentum megkeresése Dokumentumok véglegesítése Nem kívánt tartalom, pl. megjegyzések, makrók eltávolítása a dokumentumokból Javítások és megjegyzések törlése egy Word dokumentumból annak közzététele előtt

demó Az új fájlformátumok használata dokumentumok manuális létrehozása és módosítása megjegyzések törlése, logo kicserélése nagy tömegű dokumentumban demó

Az új fájlformátumok használata A fájlformátumok listája Word 2007 .docx Word Document (.docx) – Default file format for Word 2007 New Compatible with 2000, XP, 2003 .docm Word Macro-enabled Document (.docm) .dotx Word Template (.dotx) .dotm Word Macro-enabled Document Template (.dotm) Excel 2007 .xlsx Excel Workbook (.xlsx) – Default file format for Excel 2007 .xlsm Excel Macro-enabled Workbook (.xlsm) .xltx Excel Template (.xltx) .xltm Excel Macro-enabled Workbook Template (.xltm) .xlsb Excel Binary Workbook (.xlsb) .xlam Excel Add-in (.xlam) PowerPoint 2007 .pptx PowerPoint Presentation (.pptx) – Default file format for PowerPoint 2007 .pptm PowerPoint Macro-enabled Presentation (.pptm) .ppsx PowerPoint Slide Show (.ppsx) .ppsm PowerPoint Macro-enabled Slide Show (.ppsx) .potx PowerPoint Template (.potx) .potm PowerPoint Macro-enabled Presentation Template (.potm) .ppam PowerPoint Add-in (.ppam)

Az új fájlformátumok használata Új formátumok, régi Office-verziók Régi formátumok használata Új formátumú dokumentumok megnyitása, szerkesztése, mentése Compatibility Pack – Office 2000, XP (2002) és 2003 Ha egy régi Office egy új formátumú dokumentummal találkozik ha már telepítette a kompatíbilitási csomagot: megnyitja ha nem telepítette a csomagot, de naprakész (a Microsoft Update révén): rendszere felkínálja a csomag telepítését különben: segít a fájlkiterjesztés-kereső webszolgáltatás

Napirend Átfogó megoldás minden szinten Megújult külső és belső A csoportmunka hatékony támogatása Dokumentum és Tartalomkezelés

Információátadás hatékonyabban Személyes tudás egyszerű rögzítése, és megosztása Organikus vállalati tudástár létrehozása Gyors / könnyű létrehozás Könnyen használható automatikus linkelés Verziókezelés WYSIWYG szerkesztés Könnyű formázás HTML tag-ekkel Keresés, navigáció, riasztások, saját mezők stb., minden alapból jár Teljesen webes szerkesztőfelület Word is mint blog kliens Outlook mint blog reader RSS Biztonságilag szűkített nézet Testreszabható Archív nézetek támogatása

Az e-mail kommunikáció integrálása SP környezetbe Egy SharePoint Site lehet a hely, a munkacsoport e-mail kommunikációjának: archiválására, megosztására, szervezésére A tárak képesek e-mail fogadására A mellékletek kezelése finomhangoltan szabályozható Az e-mail üzenetek, értekezletek, dokumentumok SharePoint fórumokban archiválhatóak. E-mail küldése SharePoint oldalakról Archivált elemek Outlookban Disztribúciós csoportok létrehozása és automatikus karbantartása az Active Directory-ban Inkonzisztencia megszűnése Folyamatosan aktualizált csoporttagság kör e-mail küldésekor

Naprakészen a változásokról MGB 2003 Értesítések hatékonyabban Dokumentumtárakra, listákra is. Keresésnél, találati lista változására is Más felhasználó feliratkoztatása Webhely szintenként központi értesítés kezelés Jobb szűrési lehetőség a felesleges zaklatások elkerülésére Értesítés kérhető: Új elemekre, módosítottakra, töröltekre, fórum hozzászólás módosításra Bármely elemre, űrlapokra,”általam” létrehozott vagy módosított elemekre, bizonyos nézetben végzett módosításra RSS Minden lista és dokumentumtárra Az Outlook egyben RSS kliens is 20 © 2003 Microsoft Corporation. All rights reserved. This presentation is for informational purposes only. Microsoft makes no warranties, express or implied, in this summary.

Az Outlook mint SharePoint kliens A felhasználó az Outlook segítségével a személyes, és csoportmunka adatokat egy helyről kezelheti A SharePoint és Outlook közös nevezős adattípusok írása / olvasása Naptárak, Feladatok, Névjegyek, Fórumok Off-line elérés hatékonyabban Dokumentumtárak ‘Check out’ és szerkesztés közvetlenül Oultook-ból Kétirányú off-line szinkronizáció Csoportmunka integráció WorkFlow feladatok végrehajtása Munkaterületek létrehozása

Csoportmunka támogatás Wiki / Blog Outlook mint SharePoint kliens demó

Napirend Átfogó megoldás minden szinten Megújult külső és belső A csoportmunka hatékony támogatása Dokumentum és Tartalomkezelés

Dokumentum és tartalomkezelés Trendek és visszajelzések Elektronikus tartalom exponenciálisan növekszik A vállalati/szervezeti, nemzeti és nemzetközi információ-kezelési szabályozások betartása Hagyományos és webes tartalom készítése, közzététele Igény az információ és intellektuális tulajdon védelmére A létező megoldások drágák és nehezen használhatóak 2003-hoz képest fejlődés Dokumentumtárak hatékonyabb kezelése Office programokból Information Rights Management támogatás Tartalomkezelés Munkafolyamatok támogatása 24 © 2002 Microsoft Corporation. All rights reserved. This presentation is for informational purposes only. Microsoft makes no warranties, express or implied, in this summary.

Dokumentum életciklus 4/8/2017 8:06 PM Dokumentum életciklus Szerkesztés / felülvizsgálat Publikálásra kész állapot, Jóváhagyás, aláírás Létrehozás Publikálás Archiválás © 2006 Microsoft Corporation. All rights reserved. Microsoft, Windows, Windows Vista and other product names are or may be registered trademarks and/or trademarks in the U.S. and/or other countries. The information herein is for informational purposes only and represents the current view of Microsoft Corporation as of the date of this presentation. Because Microsoft must respond to changing market conditions, it should not be interpreted to be a commitment on the part of Microsoft, and Microsoft cannot guarantee the accuracy of any information provided after the date of this presentation. MICROSOFT MAKES NO WARRANTIES, EXPRESS, IMPLIED OR STATUTORY, AS TO THE INFORMATION IN THIS PRESENTATION.

Dokumentumkezelés Fájlszerverhez hasonló kezelhetőség Hierarchikus fa nézet Minden dokumentumtárra engedélyezhető Intéző szerű nézetet biztosít a nagy volumenű tárakra Finomhangolt jogosultságkezelés Elemszintű jogosultságkezelés Dokumentumtárakra, mappákra, elemekre is Megszakítható öröklődés Jogosultsági listák a felhasználókhoz és csoportokhoz Finomhangolt, elemi jogok definiálhatók Új jogosultságok (pl.: riasztások létrehozása, user információk szerkesztése, csak létrehozás stb.) Kvóta Kezelés Központi adminisztrátor által definiált sablonokkal Site és Site Kollekció szintű kvótázás Külön kvótakezelés a lomtárakra

Dokumentumkezelés A fájlszerveren túl Fejlettebb időgép funkcionalitás > Verziókezelés Fő- és alverziók kezelése Olvasásnál eltérő biztonsági kontextus a fő- és alverziókra „Checked Out” verzió „Draft/Minor” verzió „Published/Major” verzió Verzió történet minden SharePoint elemre Fő- és alverziók jelzése Metaadat változások is! „Csak hozzáfűzéses” megjegyzési mezők Verziószám limitálás Külön fő- és alverziókra

Dokumentumkezelés A fájlszerveren túl Kétszeres védelem a letörölt tartalmakra Végfelhasználó általi tartalom visszaállítás. Listákra, dokumentumtárakra, listaelemekre, dokumentumokra Csak azon elemek látszanak melyre a felhasználónak joga van. Két lépcsős 1. lépcső: felhasználó fájlt / elemet töröl Felhasználó & site kollekció lomtár Felhasználó vagy a site kollekció admin 2. lépcső: felhasználó üríti a lomtárat Site kollekció lomtár Site kollekció admin még visszaállíthatja Specialitások: Kvótafoglalás 1. szint: Webhely kollekció kvóta 2. szint: Lomtár kvóta Automatikus törlés: két szinten Admin

Dokumentumkezelés Átfogóbb RMS integráció. A fájlszerveren túl Rights Management házirendek dokumentumtáranként szabályozhatóak A RM Házirendek SharePoint felületről konfigurálhatóak Egységesen szabályozott dokumentumok Csoporttagság alapú RM jogok (helyettesítés!) A házirend a kiolvasás során érvényesül ezáltal a dokumentum indexelhető és kereshető marad

Tartalomkezelés Dokumentum A Tartalomtípusok vállalatban használt tartalom pontos meghatározására szolgálnak. Dokumentum Word dokumentum, Excel munkafüzet, … mappastruktúra, névkonvenciók, egyedi makrók/alkalmazások VAGY Szerződés (típus, ügyfél/partner, lejárati idő, státusz, jóváhagyási folyamat) Termékleírás (termék, kapcsolódó anyagok) Kockázatelemzés (ügylet, véleményezési folyamat)

Gazdag, tartalomorientált szervezés A tartalomtípusok és a vállalati folyamatok integrálódnak A metainformációk összevonhatóak a dokumentum tartalommal Nincs többszörös adatkitöltés Nincs inkonzisztencia a metainformációk és belső tartalmak között InfoPath űrlapoknál mezők kivezetése Word dokumentumoknál metaadatok beágyazása a dokumentumba Tartalomtípusok köré épülő funkcionalitások Kötelező séma és metainformációk Dokumentumsablonok Munkafolyamatok Házirend beállítások Testreszabható, kliens oldali integrációs felület Taratalom-típusok Meta-adatok Házirend Workflow Dokumentum sablonok

Nagyobb kontrol a tartalomkezelésben Házirendek a tartalom kezelési formáinak kikényszerítésére Alkalmazható: Listákra, tárakra, tartalomtípusokra is Webhely Kollekció szinten Beépített házirendek, melyek listája bővíthető Selejtezés: Bármely dátum típusú metainformáció alapján, vagy munkafolyamatból is indítható Lejáratkor az elem törlésre kerülhet, vagy munkafolyamatot indíthat Címkék / Vonalkódok: Számok, szövegek, vagy képek csatolhatók bármely elemhez. Tipikus SharePoint mezők melyek kereshetőek Létrehozás utáni módosításuk letiltható

Tartalomkezelés Metainformációk kezelése kliensoldalon Teljesen testreszabható információs sáv, űrlap technológiával Szükséges metainformációk tartalomtípus alapján A dokumentum létrehozása során metainformációk kitöltése Pre-release software, subject to change 33 © 2002 Microsoft Corporation. All rights reserved. This presentation is for informational purposes only. Microsoft makes no warranties, express or implied, in this summary.

Tartalomkezelés Verziókezelés Kliensoldali Integráció demó

Nagyobb kontroll a tartalomkezelésben Kézben tartható, és még jobban betartatott szabályozás Auditálás Listákra / Tárakra / Webhelyekre / Webhely kollekciókra (Létrehozás,Olvasás, Szerkesztés, Kivétel / Beadás, Mozgatás, Törtés / Visszaállíás) Maga az Auditálás beépített funkcionalitás, riportozási lehetőségekkel Az Excel-ben Pivot táblaként nyitódnak meg, mely számos előnnyel rendelkezik (aggregált nézetek, könnyű kezelhetőség, könnyebb feldolgozhatóság) Biztonsági házirendek A Web alkalmazás összes Weblapjára érvényesül Engedélyez vagy tilt

Auditálás demó

Irattár Tartalomtípusok szerinti szervezés Speciális funkcionalitások A hivatalos dokumentumok megbízható tárolása Tartalomtípusok szerinti szervezés Tartalomtípusok köré épülő funkcionalitások Kötelező metainformációk Irattárfelelős, vagy felhasználó általi kitöltéssel Egyedi azonosító minden fájlnak Munkafolyamatok selejtezésre és hiányzó adatokra Házirend beállítások Speciális funkcionalitások Kincsesláda szerű funkcionalitás Zárolás

Irattár A hivatalos vállalati dokumentumok megbízható tárolása Parpír alapú dokumentáció Raktár leltárfelelő Külső képfeldolgozó Irattáros Szervezés, Karbantartás Selejtezés Jogászok, hatóság Irattár Szellemi munkatárs Egyéb elektorikus elemek SMTP & SOAP OFI Fagyasztás Send To SharePoint Kererés, fagyasztás, felülvizsgálat Windows SharePoint Services Házirendek „Kincses- láda” viselkedés Dokumentumok Exchange Server Levelezés

© 2006 Microsoft Corporation. All rights reserved. 4/8/2017 8:06 PM © 2006 Microsoft Corporation. All rights reserved. This presentation is for informational purposes only. Microsoft makes no warranties, express or implied, in this summary.