Projektmenedzsment Mesterkurzus 1. Rendezvényszervezés a VáKEben 2010. március 20.

A folyamat Tervezés Előkészítés Lebonyolítás Utómunkálatok A megvalósítandó feladatok megtervezése, megszervezése és megvalósítása (előkészítés, megvalósítás, zárás)

I. Tervezés Ötlet (éves tervezés!) Cím Cél, célcsoport Időpont - ütközések! Helyszín - bejárás Adatbázisok Helyszín: felszereltség, megközelíthetőség, parkolás Adatbázisok: Szervezőbizottság Támogatók Résztvevők Közreműködők

II. Előkészítés Szervező csapat felállítása Ütemterv - projekt vezető - feladatkörök, felelősök (projekt-pénzügyes) Ütemterv Programterv (forgatókönyv) Költségvetés (támogatók, részvételi díj) Közreműködők felkérése VIP meghívása Szerződéskötés Engedélyek beszerzése Kommunikáció (irányai, sajtó) Szervező csapat, felelősök Technikai felelős (informatikai háttér, hangtechnika) Beszerzés (vásárlás, szállítás) Dekoráció Sajtó! Fotó! Videó! Beszámoló! Költségvetés Bevétel és kiadás, éves tervezés, megfelelés az egyesület éves költségvetésének (amit előző év decemberében fogad el az elnökség) Közreműködők Telefon vagy személyes Írásban!!! Emlékeztető telefon (pár nappal) Szerződés kötés Példák Kommunikáció (irányok) Meghirdetés, kommunikációs csatornák, időzítés, honlap

Projekt elemek Feladatok november december január február március április május június július augusztus szeptember október Felelősök Tervezés   Ötlet Időpont kitűzése Helyszín lefoglalása Előkészítés Szervező csapat felállítása Szervező csapat működése Programterv elkészítése Költségvetés elkészítése Támogatási kérelem benyújtása VMÁAhoz Közreműködők felkérése VIP meghívása Szerződéskötés Engedélyek beszerzése Lebonyolítás Program megvalósulása Utómunkálatok Elszámolás Köszönet a közreműködőknek Értékelés Kommunikáció Kör email Szóban, plakát Szórólap Honlap Majori Hírlevél Hirdetés Majori Híradó

III. Lebonyolítás Helyszínre szállítás, beszerelés - berendezés, dekoráció VIP fogadása Közreműködők fogadása, öltöző, várószoba Résztvevők fogadása, köszöntése A program lebonyolítása Forgatókönyv alapján! A helyszín eredeti állapotának visszaállítása.

Rendezvény FORGATÓKÖNYVe Definíció: a rendezvény lebonyolításának részletes logisztikai ütemterve. 3 szakaszból áll: építési, lebonyolítási, bontási. A jó forgatókönyv: Könnyen áttekinthető, jól érthető; minden fontos eseményre kitér; az ezekhez tartozó személyekre is; megvalósítható. Kötelező elemek (minden egyes feladathoz): Pontos időpont (óra, perc) Pontos leírás Feladat elvégzéséért felelős személy Feladat végrehajtásában résztvevők Közreműködők érkezése, ott-tartózkodása és távozása (óra, perc)

FORGATÓKÖNYV egyszerű rendezvényre Ebéd a Pro Majorért 2010. április 25. 09.00 tereprendezés megkezdése – felelős: Géza, közreműködik: Gedeon 09.15 séf érkezése, nyersanyag előkészítés – felelős: séf, közreműködik: Gizi 09.30 eszközök bekészítése – felelős: Géza 10.00 tűzgyújtás – felelős: séf 10.30 pálinkakóstolás 1. felelős: Gábor 10.35 adománygyűjtés – felelős: Gáspár 10.40 hajléktalanok kezelése – felelős: Grácián, közreműködik: Gabi 10.50 kistemplom átrendezése – felelős: Géza, közreműködnek a résztvevők 11.00 félig kész étel kóstolása – felelős: séf 11.10 pálinkakóstolás 2. felelős: Gábor 11.15 adománygyűjtés – felelős: Gáspár 11.20 tájékoztató a közösségi ház állapotáról – felelős: Gilgames 11.30 majdnem kész étel kóstolása – felelős: séf 12.00 Úr angyala, étkezés előtti ima – felelős: Zoltán atya 12.05 porciózás megkezdése, étkezés – felelős: séf 12.20 italosztás – felelős: főpohárnok, közreműködők: segédpohárnokok 13.00 bontás, elrakodás, leszerelés, takarítás – felelős: Géza, közreműködnek: Gedeon, Gizi, Gábor, Gáspár 14.00 elvonulás

IV. Utómunkálatok Gazdasági ügyek rendezése, elszámolás Köszönet a közreműködőknek, szervező csapatnak Sajtótükör, honlap, fotók, beszámoló Program értékelése