E-ÖNKORMÁNYZAT Forráskeresés és átalakulás közben BACK OFFICE Jogosultság-kezelési előírások, és ezek megvalósítása egy elektronikus ügyiratkezelő rendszerben

E-ÖNKORMÁNYZAT Forráskeresés és átalakulás közben Bemutatkozás Cégünk neve: RDSystems Kft. (Alakulás: 1999) Fő tevékenységünk: Egyedi alkalmazói szoftverek fejlesztése (ügyiratkezelés, controlling stb…) 2003-tól fokozatosan vezettük be Zuglóban az Integrált Igazgatási Rendszert (IIR), melynek már működő, fő moduljai: – Ügyiratkezelés (Iktatás) – Működési engedélyek kezelése – Telepengedélyek kezelése – Közterület foglalási engedélyek kezelése – Építéshatósági ügyek kezelése – Szabálysértési ügyek kezelése – Fizető vendéglátás nyilvántartása – Szociális támogatások kezelése – Egyéni vállalkozók nyilvántartása ben részt vettünk a zuglói GVOP projektben amely során megteremtettük az e-ügyintézés feltételeit az ügyiratkezelésben

E-ÖNKORMÁNYZAT Forráskeresés és átalakulás közben Egy kis történelem az ügyiratkezelésről Tények: A helyi önkormányzatok évente mintegy 7 millió ügyben kb. 16 millió iratot, kezelnek, illetve készítenek A kezdet: XVI. század – A hivatalok a beérkezett iratokat, beadványokat és az azokra adott válaszokat kezdetben külön sorozatban, egyszerű időrendben őrizték. – Az iratok összetartozásának jelzésére, fizikai összetartozására az iratok kettéhajtását alkalmazták, és a számok növekvő sorrendjében őrizték az aktákat, amelyekhez hozzátették az ügyben később keletkezett iratokat is. – Az iktatást 1769-ben vezették be a Királyi Helytartótanácsnál; a „nova manipulatiot” – az új ügykezelést A modern iratkezelés kezdete: 1850-ben kiadott „hivatalos ügykezelési utasítás”, amely a magyarországi hatóságok számára az irattári terv készítését, illetve az irattározást kötelezővé tette. Eszerint 21 irattári tárgyosztályt állítottak fel, mindegyiken belül több tárgyi alosztályt. A XX század: Az évi XX. törvénycikk, melynek jegyében jelent meg először a belügyminisztérium szervezeti és ügyviteli és ügykezelési szabályzata. A szabályzat decentralizált iratkezelést írt elő. – A rendelet kétfajta segédlet vezetését írta elő: az irattári sorkönyvét és az irattári irományjegyzékét. Utóbbi lényegében a ma is használatos, az ügy iratait egybefogó borítóív, amelynek első lapján szerepel az alapszám, az ügyiratban szereplő iratok iktatószámai, és az ügyirat tárgya. – Gyakorlatilag a két világháború közötti időszakban fennállt. A Világháború után: évi IV. törvény az államigazgatási eljárás általános szabályairól, majd az 1981 I. törvény szabályozta az ügyiratkezelést.

E-ÖNKORMÁNYZAT Forráskeresés és átalakulás közben Napjainkban az iktatást, ügyiratkezelés érintő jogszabályok: 12/2005.(X.27.) IHM rendelet - az elektronikus ügyintézési eljárásban alkalmazható dokumentumok részletes technikai szabályairól 195/2005.(IX.22.) Korm.rendelet - az elektronikus ügyintézést lehetővé tevő informatikai rendszerek biztonságáról, együttműködési képességéről és egységes használatáról 194/2005.(IX. 22.) Korm.rendelet - az elektronikus aláírásokra vonatkozó követelményekről 193/2005.(IX.22.) Korm.rendelet - az elektronikus ügyintézés részletes szabályairól 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet - a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről évi XC. törvény - az elektronikus információszabadságról évi CXL. törvény - a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól évi LXVI. - a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről 10/2002. (IV.13.) NKÖM rendelet a közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak tevékenységével összefüggő szakmai követelményekről szóló 13/2005. (X.27.) IHM rendelet a papíralapú dokumentumokról elektronikus úton történő másolat készítésének szabályairól évi CXLIX.törvény a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelmérõl szóló évi LXVI. törvény módosításáról 24/2006. (IV. 29.) BM-IHM- NKÖM együttes rendelet - a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről 239/2007. (IX. 12.) Korm. rendelet - a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet módosításáról

E-ÖNKORMÁNYZAT Forráskeresés és átalakulás közben Személyek (külső + belső) Légkondicionálás Tűz- és vagyonvédelem Villámvédelem Tápáramellátás Épület, számítóközpont, szerverszoba Adathozzáférés Dokumentáció Hardver + hálózat Rendszerszoftver Alkalmazói szoftver Megvesztegetés Szakképzet- lenség BosszúállásSzabálytalanságKatasztrófa Vírus Illetéktelen szoftver installáció Villámcsapás Illetéktelen rácsatlakozás Illetéktelen hozzáférés Illetéktelen használat, másolás TúlmelegedésTűz Illetéktelen behatolás Illetéktelen használat Dokumentáció- hiány Szakszerűtlen üzemeltetés, karbantartás Szakszerűtlen tervezés Üzemzavar Fizikai behatolás Adat Fenyegetettség Az ügyiratkezelés információkat kezel, az információkat védeni kell

E-ÖNKORMÁNYZAT Forráskeresés és átalakulás közben Az informatikai biztonság két alapterülete információvédelem, amely az adatok által hordozott információk sértetlenségének, hitelességének és bizalmasságának elvesztését hivatott megakadályozni  az azonosítás és a hitelesítés folyamatának kialakítása,  Felhasználó azonosítás (tudás vagy jelszó alapú, biometrián alapuló)  a hozzáférés-ellenőrzés rendszerének megvalósítása - jogosultság ellenőrzés,  a hitelesség garantálása  a sértetlenség garantálásának kiépítése,  a bizonyítékok rendszerének és folyamatának kialakítása. az informatikai rendszer megbízható működése területét, amely az adatok rendelkezésre állását és a hozzájuk kapcsolódó alkalmazói rendszerek funkcionalitását hivatott biztosítani.  a hibaáthidalás folyamatának kialakítása,  az újraindítási képesség megvalósítása,  a rendszer funkcionalitásának biztosítása.

E-ÖNKORMÁNYZAT Forráskeresés és átalakulás közben Mit kell tudnia a jogosultság kezelésben egy szoftver rendszernek Lehetővé kell tennie a jogosultságok tartalmának differenciált meghatározását Lehetővé kell tennie a rendszeradminisztrátor számára, hogy a különböző iktatókönyvekhez, ügyiratokhoz, iratokhoz, metaadat mezőkhöz, programfunkciókhoz, adatbiztonsági kategóriákhoz való hozzáférést meghatározott felhasználói csoportokra korlátozza, Lehetővé kell tennie a rendszeradminisztrátor számára, hogy meghatározza azon jellemzőket, metaadat mezőket, ügyiratokat, iratokat, funkciókat, melyekhez a csoport hozzáférhet, Biztosítania kell, hogy egyéni felhasználói és csoportos (szerepkörökre vonatkozó) hozzáférési jogosultságok egyaránt kioszthatóak legyenek, Lehetőséget kell teremteni arra, hogy bármelyik felhasználó akárhány felhasználói csoport tagja lehessen, Megváltoztathatatlan eseménynaplót kell vezetni, amely képes az alábbiak rögzítésére és tárolására  az elektronikus iratokkal, ügyiratokkal vagy az iktatókönyvekkel kapcsolatos összes változtatásra irányuló művelet és változtatás,  az adott műveletet kezdeményező vagy végrehajtó felhasználó  az esemény dátuma és időpontja,  jogosultságokkal kapcsolatos változtatás. Olyan megváltoztathatatlan eseménynaplót kell vezetni, amely az elektronikus iratokkal, ügyiratokkal, vagy az iktatókönyvekkel kapcsolatos összes műveletre (beleértve a lekérdezést) kiterjed. 24/2006. (IV. 29.) BM-IHM- NKÖM együttes rendelet - a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről

E-ÖNKORMÁNYZAT Forráskeresés és átalakulás közben Jogosultsági paraméterek (amelyeket a rendszerben kezelni kell) Általános elvek  Jogosultságot: csak rendszergazda kezelhet  User besorolás: egyéni, vagy csoport paraméterekkel lehetséges  Funkcióhoz való hozzáférés: egyéni, vagy csoport szinten menüpontokhoz rendelve  Iktatókönyvhöz való hozzáférés: sáv-jogosultság szinten  Ügyirathoz való hozzáférés: ügytípus-jogosultság határozza meg Elkülönített szerepkörök  Rendszergazda feladatok  Iktatási műveletek (érkeztetés, iktatás)  Előadói intézkedés  Kiadmányozás  Lekérdezés Ki mit csinálhat?  Miben iktathat? Sáv (iktatókönyv) jogosultság határozza meg  Miben intézkedhet, és kiadmányozhat? Ügytípus jogosultság határozza meg Helyettesítési jogosultság határozza meg Különleges (egyedi) engedély határozza meg  Mit láthat? Ügytípus és sáv jogosultság határozza meg Szervezeti hovatartozás határozza meg

E-ÖNKORMÁNYZAT Forráskeresés és átalakulás közben Differenciált jogosultság

E-ÖNKORMÁNYZAT Forráskeresés és átalakulás közben Felhasználói (személy) törzs kezelés A főnök

E-ÖNKORMÁNYZAT Forráskeresés és átalakulás közben Csoportok kezelése, és felhasználók csoportba rendelése I.

E-ÖNKORMÁNYZAT Forráskeresés és átalakulás közben Csoportok kezelése, és felhasználók csoportba rendelése II.

E-ÖNKORMÁNYZAT Forráskeresés és átalakulás közben Programfunkcióhoz kapcsolódó jogosultság Csoport, vagy egyedi user

E-ÖNKORMÁNYZAT Forráskeresés és átalakulás közben Iktatókönyvhöz rendelt jogosultság Iktathat, vagy csak lekérdezhet

E-ÖNKORMÁNYZAT Forráskeresés és átalakulás közben Ügytípushoz rendelt jogosultság Intézkedhet és/vagy kiadmányozhat

E-ÖNKORMÁNYZAT Forráskeresés és átalakulás közben Csoport – csoport összerendelés A jogok átruházhatók a tagok részére

E-ÖNKORMÁNYZAT Forráskeresés és átalakulás közben Helyettesítési jogosultság

E-ÖNKORMÁNYZAT Forráskeresés és átalakulás közben Kivételesen kezelt ügyiratok személyhez rendelése

E-ÖNKORMÁNYZAT Forráskeresés és átalakulás közben Jogosultság változás naplózása

E-ÖNKORMÁNYZAT Forráskeresés és átalakulás közben Nyomonkövetés - naplóadatok Nyomonkövetés - naplóadatok

E-ÖNKORMÁNYZAT Forráskeresés és átalakulás közben Nyomonkövetés – változások (ki, mit, mikor)

E-ÖNKORMÁNYZAT Forráskeresés és átalakulás közben Köszönjük a figyelmet !