Levelezési alapismeretek

Az írásbeliség szerepe „Verba volant scripta manent” „A szó elszáll, az írás megmarad”. Írásbeli közlésformát választunk, ha a közlést meg kell őrizni, bizonyítani akarjuk, hogy megtörtént az információtovábbítás, részletesen ki akarjuk fejteni nézetünket, személyes találkozást szeretnénk kiváltani. Napjainkban az írásbeli kommunikáció elektronikus úton is megvalósulhat (számítógéppel szerkesztett dokumentumok, e-mail, chat, stb.)

Az írásbeliség eszközei, stílusjegyek 1. Nyelvi kifejezőeszközök A hivatalos levél, irat rövid, tömör, minden lényeges információt tartalmaz egyértelmű, közérthető, szakszerű, tárgyilagos ha levél, akkor udvarias hangvételű hibátlan helyesírással, nyelvhelyességgel készült 2. Az irat külalakja A formázási lehetőségek használata is üzenetet közvetít a szöveg alkotójáról. A hivatalos iratok elrendezése többnyire valamilyen sablonhoz igazodik: az egyes információk szabványos elhelyezkedése (pl. címzett, tárgy) segíti a gyors tájékozódást. Javasolt az egységes karaktertípus használata (Times New Roman - folyó szöveg, Arial - címek). Szövegrészek kiemelésére félkövér, dőlt stílusú karaktereket használunk. Teljes bekezdések kiemelésére javasolt eszközök: középre igazítás, felsorolás.

Jellemző írásbeli kapcsolattartási formák LEVÉL magánszemélyek közötti magánszemély és szervezet közötti Címzett a magánszemély: értesítés, határozat, igazolás stb. Címzett a szervezet: kérelem, önéletrajz, motivációs levél stb. Szervezeten belüli kommunikáció (belső iratok): jelentés, jegyzőkönyv, körlevél stb. Kereskedelmi, üzleti levelezés: ajánlatkérés, ajánlat, megrendelés, reklamáció stb. Kapcsolattartási (udvariassági) levelek: meghívó, köszönő, köszöntő, sajnálatot kifejező levél stb. EGYSZERŰ ÜGYIRAT: elismervény, nyugta, kötelezvény, meghatalmazás stb. EGYÉB IRÁSBELI KOMMUNIKÁCIÓS LEHETŐSÉGEK: internetes honlap, reklámkiadványok stb.

Helyesírási, nyelvi ellenőrzés eszközei Szerkesztés közbeni nyelvi ellenőrzés Fájl, beállítások, nyelvi ellenőrzés, helyesírás, ill. nyelvhelyesség ellenőrzése beíráskor. Automatikus javítás Fájl, beállítások, nyelvi ellenőrzés, automatikus javítási beállítások Utólagos helyesírási és nyelvhelyességi ellenőrzés Korrektúra-nyelvi ellenőrzés Elválasztás Lap elrendezése - Elválasztás Szinonimaszótár Korrektúra - Szinonimák