Az inspirálás útjai ― belső együttműködés Mikulás Gábor Információs és pr-tanácsadó, az MPRSZ tagja Kodolányi Napok, május 8-9.

„ A fiatal és új munkatársak az ötletek buzgó forrása lehetnek, mert a dolgokat még nem veszik megszokottnak, felfedezik a változtatás lehetőségeit, és még nincs meg a foglalkozási vakságuk. E képességeket gyorsan elveszítik, és a fiatalok rövidesen – akár az idősebbek – mindent adottnak és változtathatatlannak tekintenek.” (Hermann Simon, ) Miért?

[Belső] ügyfélmegtartás - motívumok ? B. Thompson: The loyality connection : secrets to customer retention and increased profits, 2005

Kezdjük elölről: könyvtári célunk Könyvtár: Managing information to people (M.B. Line); azaz: információ menedzselése az emberek számára, vagy proaktív marketingszemlélettel: Az emberek információigényének menedzselése(!) Ehhez a legjobban rezonáló csapat és szolgáltatás kialakítása; a legfontosabb erőforrás felhatalmazása A gyakorlat azonban utolsók közt a prioritásban: költségvetés, könyvtári stratégia, pályázati kiírások)

A legfőbb erőforrás elvesztésének okai Első helyen: nem megfelelő szervezeti kultúra Nem megfelelő az „ügyfélkapcsolat” = belső pr Ezeket a vezetés minősége határozza meg (hosszabb távon mindenképpen) Így a legértékesebb erőforrás ellen legtöbbet a hozzá nem értő, kontraszelektált vezető tesz (főként nagy hatalmi távolsági index esetén)

Szervezeti kultúra A szervezet tagjai által osztott - alapvető előfeltevések, - hiedelmek és - értékek rendszere; segít az ön- és környezet-meghatározásban. A szervezet tagjai által osztott - alapvető előfeltevések, - hiedelmek és - értékek rendszere; segít az ön- és környezet-meghatározásban. Rituálékban, szimbólumokban és tárgyakban jelenik meg. Rituálékban, szimbólumokban és tárgyakban jelenik meg. pl.: ?

Hitek… Hitek szűrők is: válogatják a szcenáriókat, segítik a cselekvést; nem pedig arról szólnak, ami valós. Hitek szűrők is: válogatják a szcenáriókat, segítik a cselekvést; nem pedig arról szólnak, ami valós. Pl.: „a beosztottak butábbak, mint a főnök”, „a kiszervezéssel beismerjük gyenge képességeinket” Pl.: „a beosztottak butábbak, mint a főnök”, „a kiszervezéssel beismerjük gyenge képességeinket” Helyettük pl.: „hogyan tudom hatékonyan azonosítani és kinyerni beosztottaim tudását?”, „mely tevékenységekben legyünk sikeresek és melyeket hagyjuk másra?” Helyettük pl.: „hogyan tudom hatékonyan azonosítani és kinyerni beosztottaim tudását?”, „mely tevékenységekben legyünk sikeresek és melyeket hagyjuk másra?”

A munkatárs megnyerése modellalkalmazás csere (adok, hogy teljesíts) ösztönzők és jutalmak – teljesítésért cserében szocializációs (meggyőzlek) meggyőzés a szervezet céljairól akkomodációs (veled gondolkodom) a szervezeti és személyes célok egymáshoz igazítása megfelelő szelektálás után a belső motiváció (=inspiráció) erősítése kívülről motiválás M. S. Martin, 1981 alapján

Kommunikálás Értéklánc az inspirációhoz Informálás Inspirálás Együttgondolkodás Azonosulás idő hatásfok Kukoda B.: A belső pr aspektusai, 1996 alapján

A munkatársak pozícionálása Menedzsmentfórum, 2006 alapján

A munkaerő életgörbéje idő intenzitás motiváltság értékelőállítás (tapasztalat + rugalmasság) kb. fél év

Motiváció Alapvetően külső ráhatás; a teljesítmény elismerése Alapvetően külső ráhatás; a teljesítmény elismerése Motiváló tényezők: maga a munka (vö.: Marx) - látni a munka értelmét - a külső és belső célokat - kapcsolat a munka haszonélvezőivel (vevőkkel) - azonosulás a munkával - büszkeség a közös és saját teljesítményre Motiváló tényezők: maga a munka (vö.: Marx) - látni a munka értelmét - a külső és belső célokat - kapcsolat a munka haszonélvezőivel (vevőkkel) - azonosulás a munkával - büszkeség a közös és saját teljesítményre Higiéniai tényezők: munkakörnyezet, fizetés stb. Higiéniai tényezők: munkakörnyezet, fizetés stb. A motiváltság szintje a prosperitás prognózisa! A motiváltság szintje a prosperitás prognózisa! Ld.: F. Herzberg két-kényező elmélete

Kívánatos szemléletváltás Utasítás és ellenőrzés (Command & Control) helyett összegyűjt és együttműködik (Collect & Collaborate) (Külső) motiváció helyett (belső) inspirálás „Az én vezérem bensőmből vezérel! Emberek, nem vadak - elmék vagyunk! Szivünk, mig vágyat érlel, nem kartoték-adat. Jöjj el, szabadság! Te szülj nekem rendet,...”

Motiváció helyett: inspirálás Inspirálás: - együttgondolkodás - karriertervezés - akadályok eltüntetése - támogatás Inspirálás: - együttgondolkodás - karriertervezés - akadályok eltüntetése - támogatás A kellő szintű stressz biztosítása A kellő szintű stressz biztosítása Megtartás helyett az elkötelezettség növelése Megtartás helyett az elkötelezettség növelése Alapcélok: teljesítés, igazságos bánásmód, csoporthoz tartozás Alapcélok: teljesítés, igazságos bánásmód, csoporthoz tartozás

I. Teljesítés A biztonságérzet megteremtése után(!) 1. Szervezeti cél (világos, hihető és inspiráló) 2. Elismerés (pl. vállon veregetés, rövid szóbeli elismerés, ebédmeghívás, feljebbvalók előtti elismerés, fizetett szabadnap, virág köszönetkártyával az íróasztalra, …) 3. A munkatársak céljainak támogatása 4. Személyes segítés a fejlődésben (coaching)

II. Igazságos bánásmód 5. Teljes körű kommunikáció – arról, amiről a munkatársak igénye szól (érdemes őket erről megkérdezni) Amit meg lehet értetni, nem kell megparancsolni. A legnagyobb probléma: félreértés (a lehető legközvetlenebb fogalmazás szükséges). Hatás a morálra és elismertségre. A nonverbális jobban hat! 6. Szembesülés a gyenge teljesítménnyel

III. Csoporthoz tartozás 7. Csapatmunka támogatása (jobb problémamegoldás, egymás motiválása) - önirányító munkacsoportok (ki kivel dolgozik jól), rotálás: tanulás egymástól; ötletek, módszerek és célok különbözősége – vö.: tudásmenedzsment) Mindhárom célhoz: 8. Figyelmes hallgatás és participáció; olyan atmoszféra teremtése, ahol „a múlt nem elég jó”.

További eszközök Karriertervezés, belső állásbörze és outplacement, IAM (pénzügyi, tudás-, ügyfél- és szervezeti tőke) Felhatalmazás, delegálás, kaizen Visszacsatolások, menedzsment-audit, 360°-os értékelés, elismerések „Nyitott ajtó”, bátorítás – az ellentmondásra is – már ennek mellőzése is torzító hatású(!) Mediáció, játszmakezelés, a kiégés és megrekedés kezelése

Gyakorlat vezetőknek Kérdezzünk rá érzelmileg fontos célokra: − Mi a legfontosabb az Ön munkájában? A válasz után: − Mi a fontos abban? Írja le; milyen lenne a tökéletes feladat. Mondjad: − Méltányolom elképzelését, és észben tartom. Majd valósítsd is meg számára (ami csak egyezik a szervezeti célokkal). Évente elbeszélgetés, értékelés Kötelezővé tétel: Arbeitszeiten­Regelung, Németország, 2003

Gátló tényező: hatalomkultúra… Kisebbrendűség és fölényesség együtt (hajlam a kényszeres bizonyításra és önfényezésre) „Meggyőzés” ― a bizalom kiérdemlése helyett (a háttérben: kompetenciahiány) Súlyos következmény: a bizalomhiány miatt lefojtódik a tudásátadás, a teljesítmény; változó környezetben romlik a hatékonyság és a szervezet versenyképessége így hiú ábránd a tudásmenedzsment

Teendők – a mai naptól Önvizsgálat: Mennyiben segítem munkatársaim által a könyvtárhasználók információs céljainak elérését? Jól dolgozom-e munkatársaim keze alá? Beosztottaim (ügyfeleim) személyes céljainak megismerése Gyors segítség közös céljainak elérésében

Kérdés, kommentár… Mikulás Gábor, információs és pr-tanácsadó

KIT Hírlevél Folyamatos szakmai inspirálódás Folyamatos szakmai inspirálódás Pr-eszköz (imázs-építés) Pr-eszköz (imázs-építés) Eszköz: sajtófigyelés, hírgenerálás, kommentálás, felmérések, technikai infrastruktúra Eszköz: sajtófigyelés, hírgenerálás, kommentálás, felmérések, technikai infrastruktúra