INFORMATIKAI TANÁCSADÁS Stratégia és a vállalat projektmegvalósítási képessége (a projektportfólió-menedzsment gyakorlati nehézségei) 13. Projektmenedzsment Fórum, 2010. 04. 08. Nagy Endre, menedzser ADVISORY

Üzleti stratégia, üzleti célkitűzések, projektek Az üzleti stratégia lehet erős, jól definiált, mely az üzleti célokat és azok elérését pontosan, mérhetően határozza meg gyengén definiált, mely az üzleti célokat túl általánosan, nem mérhetően határozza meg nincs dokumentált stratégia Üzleti célkitűzések és a projektek kapcsolódása Minél pontosabban definiált egy stratégia, annál nagyobb esély van az üzleti célok elérését biztosító projektek azonosítására Az üzleti stratégiában megfogalmazott célok nem minden esetben köthetők egy-egy projekthez Amikor a stratégiai célkitűzéseket megpróbáljuk mindennapi feladatokat meghatározó üzleti elvárásokká alakítani, akkor további támpontokat kapunk ahhoz, hogy milyen területeken szükséges projekteket végrehajtani Stratégiai cél: Termékeink vezető szerepének megtartása – először lépünk a piacra kiemelkedő termékeinkkel vagy szolgáltatásainkkal Üzleti elvárás a mindennapokban: A termék vezető szerepe A piaci részesedés növelése A márka erősítése A kereskedelmi pozíció kiterjesztése A termékpaletta növelése Innovatív új ajánlatok kidolgozása

Szétválasztható-e az üzleti és az IT-projekt? Az informatika az üzleti stratégia megvalósításának egyik fontos eszköze Az üzleti stratégia és az informatikai stratégia összehangolása kiemelt fontosságú Elkerülhetők a felesleges beruházások, rendszerbevezetések (a versenytárs bevezette az x rendszert, ezért nekünk is be kell vezetni ahhoz, hogy lépést tartsunk jellegű projektek) Az üzleti stratégia szintjén jellemzően nincs lehetőség IT taktikai, technológiai megfontolások érvényesítésére Nehéz olyan üzleti elvárást, projektet megfogalmazni, melynek ne lenne informatikai hatása

Üzleti elvárás – informatikai elvárás – projekt Overall Strategy: Growth Strategic Goal Business Objectives Requirements Division Business IT Request IT Factor Customer Intimacy Complete Customer knowledge Ability to get all customer details while customer is on the phone Sales New CRM system Integrated Database; New Hardware Credit Balances don't work Finance AP system changes Integrated Database Responsive Customer Service Better understanding of customer needs Sales monitoring; MIS New application Improved customer feedback mechanism Online customer feedback recording system reports Increase sales Acquisition of Asian Sunglass firm Consolidated Financial reporting Combine Systems Delivery Resources; Consolidation of Data Centers, hardware Increase Price list mix New Sales Promotions

A KPMG stratégiai módszertan lépései és a projekt-, portfólió menedzsment összefüggések 1 - 3.szakasz: Üzleti és IT projektmenedzsment gyakorlat felmérése Projektmódszertan(ok) használata Ownership, Üzleti és/vagy IT projekt Van-e projektportfólió menedzsment Döntéshozatal, projektindítás Van-e erőforrás vizsgálat? Van-e megtérülés elemzés/követés Projekt szereplők Projektekkel kapcsolatos elvárások az üzlet és az IT részéről Tipikus projektproblémák begyűjtése 4 - 6.szakasz: Javaslat a projektműködés hatékonyságának növelésére Portfólió menedzsmenttel kapcsolatos javaslatok Projekt szervezettel, szerepekkel kapcsolatos javaslatok Ownership tudatosítása Stratégiai szcenáriók meghatározása, projektekre bontása

Tipikus kihívások, problémák a projektekben résztvevő szervezetekkel szemben Erőforrás problémák Projektvezető és üzleti vezető egy személy -> nincs elég ideje a projektre A kulcs üzleti felhasználók túlterheltek Az IT szervezet túlterhelt Hiányzó szerepkörök, hiányzó tudás Létszámkorlát, létszámstop Válaszidő, határidő Túl távoli határidőt adnak a projekt megvalósítására, és azt sem tudják tartani IT mindig csúszik a teljesítéssel, különösen alkalmazás fejlesztés projektekben Nem azt kapja az üzleti terület a projekttől amit ígértek neki Költség problémák Az előzetes költségbecsléstől többe kerül a projekt => el sem lehet kezdeni, vagy jelentősen túllépik a tervezett költségkeretet Belső erőforrás költségével jellemzően nem számolnak a tervezésnél

Bevált válaszok az üzleti projektek támogatására Erőforrás problémákra Projekt döntőbizottság kialakítása és rendszeres (heti-havi) ülésezés (projektek priorizálása, döntés az indításról) Portfólió menedzsment bevezetése, kiterjesztése Projektiroda kialakítás, projekt támogató munkatársak segítik az üzleti vezető státusú projektvezetőket Üzleti elemző pozíciók kialakítása Az IT üzemeltetés és az IT fejlesztés/projekt támogatás feladatok, csoportok szétválasztása Válaszidő, határidő és költség problémákra Projektmódszertani megerősítés, Elő-projektek, gondosabb projekt előkészítés, tervezés Szervezeti finomhangolás, tevékenység felülvizsgálat a projektfeladatok jobb elosztásának érdekében Fejlesztési, tesztelési, üzemeltetési módszertanok bevezetése, erősítése

Bevált szervezeti javaslatok a projektműködés támogatására Projekt döntőbizottság kialakítása és rendszeres (heti-havi) ülésezés Feladatai: a projektek priorizálása döntés a projektek felvételéről az indításukról erőforrás konfliktusok kezelése, újrapriorizálás döntés a projektvezető személyéről Az üzleti és a technikai (IT) vélemények harmonizálása, a támogató területek időben történő bevonása a projektek tervezésébe döntés a projekt méretéhez, súlyához illő módszertanról Az IT szerepe az üzleti projektekben Az IT lehetőleg ne töltsön be vezető (owner) szerepet üzleti projektekben Lehetőleg csak csoportvezetés szintjén jelenjen meg az IT az üzleti projektek vezetésében Támogató projektszervezet kialakítása, megerősítése projekt iroda, projekt koordinátorok

A projektek lehetséges csoportosítása, az üzleti és technikai nézet harmonizációja Az üzleti és az informatikai stratégiai célok és szcenáriók összehangolása A projekteket nem szervezeti egységenként , nem technológiai területenként, hanem stratégiai célok mentén mutatjuk be, listázzuk Stratégiai kezdeményezés - Riportolási és üzleti inteligencia (BI) képességek kialakítása Célkitűzés A vezetői döntéshozatal és riportolás támogatásához pontos adatok biztosítása szükséges Előny Sokkal megbízhatóbb riportok készülnek. Minden üzleti terület számára biztosítható egy ad-hoc riportkészítő és elemző eszköz. Kulcs feladatok Időszak Prioritás A különböző adatforrásból származó riportok konszolidációja, valamint a felhasználók jóváhagyásának és támogatásának megszerzése az adatstruktúra, a tartalom és a minőség szemszögéből Az adattartalom kiterjesztési lehetőségének vizsgálata a jelenlegi adattárházban A meglévő adattárház üzleti döntéstámogató modulja bevezethetőségének vizsgálata 2010 magas közepes Közepes A forrásrendszer adattisztításának és az adattartalom gazdagításának megkezdése Pilot projekt indítása a meglévő adattárház más adatforrásra történő kiterjesztésének vizsgálatára Pilot projekt indítása a BI megoldás bevezetésére A pilot projekt tapasztalatai alapján a rendszer funkcionális bővítése és a felhasználói csoport kiterjesztése 2011- 2012

The information contained herein is of a general nature and is not intended to address the circumstances of any particular individual or entity. Although we endeavor to provide accurate and timely information, there can be no guarantee that such information is accurate as of the date it is received or that it will continue to be accurate in the future. No one should act on such information without appropriate professional advice after a thorough examination of the particular situation. Kapcsolatfelvétel: Nagy Endre KPMG Tanácsadó Kft. +36 1 887 7491 endre.nagy@kpmg.hu kpmg.hu