A projekt az Európai Unió támogatásával, az Európai Szociális Alap társfinanszírozásával valósul meg. Pannon Egyetem Georgikon Kar Szegedi Tudományegyetem Mérnöki Kar Debreceni Egyetem Gazdálkodástudományi és Vidékfejlesztési Kar „Gyakorlatorientált képzési programok kidolgozása a turisztikai desztináció menedzsment és a kapcsolódó ismeretanyagok oktatására” TÁMOP /1/A projekt Regionális turisztikai menedzsment /BSc/ /Differenciált szakmai ismeretek modul/ Információs irodák menedzsmentje /A tantárgy neve/

12. Előadás témakörei Az információs irodák rendezvényszervező tevékenysége I. A rendezvény fogalma; A rendezvényszervezés fogalma; A rendezvényszervező intézmények és intézményrendszerek; Rendezvényszervező cégek; Rendezvények résztvevői, közreműködői; A rendezvényszervezés folyamata;

12. ELŐADÁS ANYAGA Az információs irodák rendezvényszervező tevékenysége Az információs irodák, mint a TDM szervezetek munkacsoportja fontos szerepet vállalhatnak a terület, térség rendezvényeinek szervezésében. - A turizmus ágazatban jelentős szerepet tölt be a rendezvényszervezés; - A rendezvények a térség kiemelt turisztikai vonzerejét képezik; - A terület természeti adottságai, építetett öröksége után a rendezvények jelentik a legnagyobb motivációt a turista választásában; - A hagyományos, a visszatérő rendezvények a turista programjának kiindulópontjai lehetnek; Az információs irodák turisztikai rendezvényei a desztináció szakmai programjai, amelyek a desztináció értékesítésének eszközei; Az információs irodák rendezvényszervezői tevékenysége többszintű: helyi, mikró-térségi szórakoztatórendezvények szervezése, régiós rendezvények koordinálása, marketingtevékenysége, valamint helyi, régiós turisztikai rendezvények szervezése, és más térségek rendezvényein való részvétel;

12. ELŐADÁS ANYAGA A rendezvény és a rendezvényszervezés alapfogalmai Alapfogalmak 1. Rendezvény sokféle jelleg, ezért sok definíció „olyan összejövetel, melyet előre ismert célból vagy alkalomból tartanak meghatározott helyen és időben” „alkalmi, széles körű, időszakos összejövetel, előre szervezett formában” „rendezvénynek tekinthetünk minden olyan összejövetelt, amelyen legalább 5 személy vesz részt és legalább egy napig tart, tartalma pedig a napi rutintól eltérő témákkal foglalkozik” „a rendezvény olyan termék, amelyet egymással koordináltan együttműködő partnerek egy bizonyos időpontban, meghatározott időtartamra, egy meghatározott csoport részére hoznak létre” „előre meghatározott célból, adott helyen és időben tartott összejövetel”

12. ELŐADÁS ANYAGA 2./ Rendezvényszervezés szervezési-logisztikai tevékenység „mindenki tud” szakmaiság Definíció: a rendezvénnyel kapcsolatos teljes körű szervező és összehangoló munka, mely magában foglalja az infrastruktúra biztosítását és a résztvevőkről való gondoskodást is A jó rendezvény ismérvei: ha (a meghívottak számához képest) sokan jönnek el, ha a meghívottak jól érzik magukat, és sokáig maradnak, ha érezhető a meghívó jellege, ha egyedi esemény, ha a résztvevőkre mély benyomást tesz.

12. ELŐADÁS ANYAGA Rendezvényszervező intézmények kultúra szerveződése, („alulról”, „felülről”) jogi alap, (Alkotmány, kulturális tv.) állami intézmények, civil szektor, vállalkozási szféra. Az állami intézményrendszer állami szervek, önkormányzatok hozzák létre, közfeladatok ellátására, alapító okiratban, az anyagi, tárgyi és személyi feltételeket az adott szerv biztosítja, felügyelik és ellenőrzik. Az állami intézményrendszer felépítése

12. ELŐADÁS ANYAGA Művelődési otthon, könyvtár, teleház, múzeum, művészeti intézmények, filmipar, könyvpiac, tömegkommunikáció, iskola Az átmenet közalapítvány, köztestület, közhasznú társaság. (nonprofit gt.) A civil szektor a társadalom önkéntes szerveződése, közgyűlés, alapszabály, egyesülési jog törvénye, az állam: törvényességi felügyelet, a szervezet önálló, gazdálkodhat is. Fő jellemzők: formalizáltság, intézményesültség, profitelosztás tilalma, önkéntesség, öntevékenység, önkormányzatiság, függetlenség;

12. ELŐADÁS ANYAGA Fő területek: kultúra és rekreáció, oktatás, kutatás, egészségügy, szociális szolgáltatás, környezetvédelem, érdekvédelem; A vállalkozási szféra célja a haszonszerzés, alaptőkével indul, a cégbíróság jegyzi be, lehet egyéni és társas. Teljes körű szolgáltatást nyújtó cégek: jól képzett és jól fizetett szakemberek, kevés rendezvény, de nagy értékűek, sok alvállalkozó és kevés ügyfél, teljes rendezvény megszervezése; Általános rendezvényszervezők; a rendezvényügynökségek; a klasszikus reklámügynökségek; a PR-cégek; a konferencia- és kongresszusszervezők; az inszentív irodák és utazási irodák

12. ELŐADÁS ANYAGA Teljes körű szolgáltatást nyújtó, de saját kapacitással is rendelkező cégek Jellemzők: saját kapacitást kihasználják, jól képzett és jól fizetett szakemberek, több dolgozó; alvállalkozók, több rendezvény, nagyobb ügyfélkör, ügyfélkapcsolataik lazábbak; party-service, helyszínnel rendelkező cégek, technikai szolgáltatással rendelkezők; A speciális szolgáltatók Jellemzők: valamilyen részterületre specializálódtak, kevés szakember, sok dolgozó, mindig saját terméket, szolgáltatást szállítanak, sok megrendelés, ügyfélkör nagy hangtechnikai szolgáltatók; területek bérbeadásával foglalkozók; nyomdák; dizájnerek; pirotechnikusok; dekoratőrök; műsorirodák;

12. ELŐADÁS ANYAGA A rendezvényszervezés folyamata tervezés előkészítés (szervezés) lebonyolítás utómunkák Tervezés – megrendelő: célmeghatározás, célcsoport, téma, helyszín, időpont, programok, védnökök, részvételi díj; Tervezés - szervező Információgyűjtés: információk a megrendelőről, költségkeret, cél, korábbi rendezvények tanulságai, célközönség, konkurens cégek, rendezvényei, szakmai információk, információk a helyszínről, reklám és propaganda információk, rendezvény körüli más események kapcsolattartás információk feldolgozása (briefing) koncepció kidolgozása

12. ELŐADÁS ANYAGA költségterv (kiadások/bevételek) ütemterv (feladatok és felelősök) végleges ajánlat Előkészítés (szervezés) helyszínen, dokumentálva ellenőrző lista, forgatókönyv események személyek reklám- és sajtóterv meghívó látványterv, dekoráció anyagok, eszközök, technika infrastruktúra költségvetés további feladatok

12. ELŐADÁS ANYAGA Forgatókönyv a rendezvény lebonyolításának részletes logisztikai ütemterve. A jó forgatókönyv:  könnyen áttekinthető,  jól érthető,  szerződésekkel garantált,  minden fontos eseményre kitér,  az ezekhez tartozó személyekre is,  megvalósítható. kötelező elemek:  dátum (év, hónap, nap),  pontos időpont (óra, perc),  feladat részletes leírása,  feladat elvégzéséért felelős személy,  feladat végrehajtásában résztvevők,  közreműködők érkezése, ott-tartózkodása és távozása (óra, perc),

ELŐADÁS ANYAGA Lebonyolítás helyszín, technika ellenőrzése, előadók fogadása, vendégek fogadása, időpont és időtartam, vendégek búcsúztatása (ajándékozás), bontási munkálatok, Utómunkálatok értékelés (több szempontból), számlák rendezése, iktatása, tudósítások, archiválás, gazdasági értékelés.

12. ELŐADÁS ANYAGA A rendezvény résztvevői rendezvény = csoportos tevékenység; vendégek (látogatók, nézők v. közönség); VIP- résztvevők (vendégek v. előadók); szereplők (művészek, tudósok, előadók); megrendelő cég; közreműködők és szervezők; Média. A vendégek marketing-szóhasználattal: vevő; a rendezvény minden esetben vendégcentrikus, kiemelten kezelendők a VIP- vendégek;

12. ELŐADÁS ANYAGA VIP- résztvevők: lehetnek vendégek v. egyes meghívott művészek, előadók is (fontos a protokoll!); egyeztetési feladatok (érkezés, távozás, igények stb.); meghívott/önként jön; Szereplők: fontos személyiségek; akadálymentes felkészülésükről és fellépésükről gondoskodni kell (öltöző, ellátás, biztonság); előadók elégedettsége döntő jelentőségű; A megrendelő: ötlet és hozzájárulás feladata a szakmai szervezőbizottság létrehozása, melynek tevékenységei: ülésfajta meghatározása, fő mondanivaló megjelölése, időbeosztás, elkészítése, szponzorkeresés, pénzügyi ellenőrzés

12. ELŐADÁS ANYAGA Közreműködők és szervezők feladatuk: a szervezés és a lebonyolítás. rendezvényszervező („láthatatlan ember”): protokoll, koordináció, tulajdonságok; tolmácsok: nemzetközi rendezvények, előnyök/hátrányok, tolmácsolás fajtái; hostessek: informátor, vendéggel foglalkozik ; egyéb szolgáltatók: közlekedési cégek, a szállodák és az éttermek, a nyomdák, a virágkötők, a dekoratőrök, az építészek, a mérnökök, a berendezők, a technikusok stb. A média innen értesülhetnek az érdeklődők a rendezvényről; itt jelenik meg annak visszhangja is; a rendezvényeknek gyakran kiegészítője valamiféle sajtórendezvény reklámozás, médiatervezés;

12. ELŐADÁS ANYAGA Rendezvénytípusok Tudományos rendezvények Társadalmi rendezvények Állami rendezvények Üzleti rendezvények Kulturális rendezvények Egyéni/ családi rendezvények Kiegészítő tevékenység

AZ ELŐADÁS ISMERETANYAGÁNAK ÖSSZEFOGLALÁSA A rendezvények jelentős szerepet játszanak a térség turisztikai imázsának kialakításában, a turista választásában. Az információs irodák többszintű rendezvényszervezést folytatnak; A rendezvény és rendezvényszervezés fogalmának körbejárása; A rendezvényszervezés folyamata, a szakaszok feladatai; A rendezvények közreműködői, résztvevői; A rendezvények típusai

Előadás tananyagához kapcsolódó kérdések Vizsgakérdések: 1./ Mit nevezünk rendezvénynek? 2./ A rendezvényszervezés fogalma. 3./ Milyen rendezvényszervező szervezetek vannak? 4./ Sorolja fel a rendezvényszervezés folyamatának szakaszait! Gyakorlatorientált, kompetenciát fejlesztő kérdés/ek: Mutasson be egy az irodája által szervezett rendezvényt!

KÖSZÖNÖM A FIGYELMÜKET! A KÖVETKEZŐ ELŐADÁS TÉMAKÖRE: Az információs irodák rendezvényszervező tevékenysége II. Az előadás anyagát készítette: Kálmánné Bodó Edit