Teljesítménymenedzsment - TM Teljesítményértékelési rendszer – TÉR

Az előadás vázlata, témakörei A teljesítménymenedzsment -TM Teljesítményértékelési rendszer -TÉR

Teljesítménymenedzsment rendszer (TM rendszer) eszközként szolgál a teljesítmény tervezésére, támogatására, értékelésére és növelésére.

A TM rendszer bevezetésének célja szervezeti és egyéni célok összehangolása, mely lehetővé teszi a munkavállalók motiválását, személyes közreműködést biztosít a szervezeti célok elérése érdekében.

A TM rendszer helye a vezetői céljutalom rendszerében A céljutalom összegének meghatározott része a TM rendszeren keresztül érvényesül. A céljutalom összege általában 60 %-a a gazdálkodással összefüggő feladatokhoz 40 %-a a TM szakmai célkitűző – értékelő rendszerhez kapcsolódik.

TM RENDSZER felosztása KÖTELEZŐ OPCIONÁLIS Egyéni szakmai feladatok = TM SZAKMAI célkitűző – értékelő rendszer TM EGYÉNI célkitűző –értékelő rendszer (szaktudás fejlesztése, kompetenciafejlesztés)

2. A teljesítményértékelés - TÉR a munkavállalók írásbeli értékelése, melyet szisztematikusan és szabályos időközönként hajtanak végre, egy rendszerbe foglalt formális folyamat, lényeges jellemzői: Írásbeliség Szisztematikusság Szabályos időközönkénti értékelés.

A TÉR fogalma (Randell szerint) olyan folyamat, amelynek során az egyén munkáját megfigyelik, felmérik, rögzítik, jelentést készítenek róla és megvitatják azzal a céllal, hogy valamilyen módon javítsanak az elvégzett munka minőségén és mennyiségén, valamint fenntartsák vagy növeljék az egyén munkavégzésből származó megelégedettségét.

Az értékelő feladata - hogy információt kapjon, adjon, - illetve megosszon azzal a szándékkal, hogy megváltoztassa az értékelt munkahelyi viselkedését, hogy ezáltal utóbbi kielégítőbben dolgozzon (jobban teljesítsen) és munkájával is elégedett legyen

Az értékelő felhasználási szempontjai Tisztázhatja az elvárásokat. Motivációs eszköznek használhatja. Hatékonyabb kapcsolatot építhet ki. Több és mélyebb információhoz juthat. Áttekintheti a munkaköröket és az azt betöltőket. Figyelmeztethet.

Az értékelői készség kétféle megközelítése az „aktív megközelítés” a képzést teszi első helyre, mely jelzi az általuk képviselt prioritást a készség kontra rendszer kérdésben, a „passzív megközelítés” a rendszerek és procedúrák kidolgozását javasolja elsőnek.

Az értékelt szempontjai Dicséretben részesülhet Tisztázódhatnak az elvárások vele szemben Megtudhatja, mi a probléma vele. Elmondhatja véleményét. Beszélhet fejlődési elképzeléseiről.

A TÉR céljai (Elbert szerint) Az egyéni képzési igények rendszerezett értékelése. Az egyéni erőfeszítés ösztönzése és javadalmazása. Az alkalmazott helyzetének és fejlődésének ismertetése. Adatszolgáltatás az alkalmazotti adottságokról, potenciálról a munkaerő tervezés céljából. Objektív információk biztosítása az előléptetési célokhoz és az utódlási tervekhez. A munkaköri leírások és munkacélok rendszeres áttekintése és felülvizsgálata.

A TÉR céljai (Randell szerint) Értékelés Auditálás Utódlási tervek létrehozása Képzési igények felderítése A munkatársak motiválása Az egyének fejlesztése Ellenőrzés

A TÉR céljai összegzés Stratégiai célok közvetítése és megvalósítása A vezetői döntések megalapozása Motiváció A kultúra fejlesztése Vezetői készségek és képességek fejlesztése Szervezeti tanulás A HR rendszerek értékelése és kiszolgálása (javadalmazás, életpálya- és utódlás tervezés, képzési programok)

A teljesítményértékelési célok fő csoportjai Teljesítményfejlesztési célú értékelés (Performance Review) Javadalmazási célú értékelés (Reward Review) Potenciálértékelés (Potential Review) Szervezeti értékelés (Organisational Review)

és éves értékelő megbeszélés A TM folyamata Éves célkitűző megbeszélés és éves értékelő megbeszélés Nyomon- követés Féléves áttekintés

A TÉR kérdései Milyen célból végezzük, vezetjük be az értékelést? Kiket értékeljünk? Ki értéklejen? a közvetlen felettes, a felettes felettese (azaz a közvetlen vezető főnöke), a humán erőforrásokkal foglalkozó osztály alkalmazottja, maga az értékelt (önértékelés), a kollégák/munkatársak, a beosztottak, az értékelő központ, ÉK, AC. Mikor értékeljünk? Pl.: A TM rendszer éves időterminusban működik. A célkitűzés 1 évre január 1-e és december 31-e között kerül meghatározásra, úgy hogy az előző évet lezáró értékelő a következő évi célkitűző megbeszélés egy időpontra essen. Mire irányuljon az értékelés? Milyen módszereket, technikákat használjunk? Hogyan beszéljük meg az értékelési eredményeket az értékelttel?

A TÉR hatékony működésének előfeltételei Tisztázott üzleti célok és felelősségi viszonyok Körültekintő bevezetés (előkészítés, érintettek bevonása, felkészítése, fokozatosság) Befogadó- fogadó kész kultúra (nyílt kommunikáció, támogató vezetői stílus, készség a visszacsatolásra és a fejlesztési igények megfogalmazására, felelősségvállalás)

A teljesítményértékelési rendszer kialakításának lépései, technikái Teljesítményértékelési politika meghatározása Képzés Támogató rendszerek kidolgozása Átvizsgálás és fejlesztés

Egyéneket értékelő technikák Írásos (esszé jellegű) beszámoló. Kritikus esetek (incidensek) módszere. (Grafikus) osztályozás vagy minősítő skála. Magatartáshoz kapcsolt osztályozó skála. Magatartás megfigyelő skála. MbO (Management by Objectives: célkitűzések általi vezetés) Önértékelés.

Személyeket összehasonlító technikák Egyéni osztályozás (rangsorolás). Csoportosztályozás (kényszerített szétosztás). Páros összehasonlítás. Értékelő Központ – ÉK, AC.

360 fokos értékelés Körbeértékelés: A dolgozó önértékelése. Közvetlen főnöke. Beosztottai. Vele belső és külső kapcsolatban állók.

Az értékelő elbeszélgetés - interjú Az interjú az értékelést végző (vezető) és értékelt (beosztott) formális beszélgetése előre egyeztetett időpontban meghatározott céllal. Inputjai: Munkaköri leírás Kompetencia-lista Üzleti terv Előző értékelő-fejlesztő interjú

Az értékelő elbeszélgetés célkitűzései SMART alapján – specific, measurable, agreed, realistic, time bound Meghatározott Elérhető Releváns Ésszerű határidőhöz kötött Számszerűsíthető

Az értékelő elbeszélgetés előkészítése Információgyűjtés. Írásbeli értékelés elkészítése. Mondanivaló összeállítása és gyakorlása. Megfelelő helyszín és az időpont keresése, majd erről az értékelt tájékoztatása. Az értékelés céljának és szempontjainak közlése.

Az értékelő elbeszélgetés menete Előkészítő szakasz Megbeszélés Az értékelt ismerteti az önértékelését. Az értékelő információkat gyűjt. Az értékelő elmondja az értékelését. Az értékelés interaktív megvitatása. Új teljesítmény célok, akciók, fejlesztési célkitűzések meghatározása. Zárás, dokumentálás.

A hatékony beszélgetés feltételei A beosztott önértékelése reális. Mindkét fél felkészült. Konstruktív hozzáállás. Partneri, egyenrangú viszony. Nincs elfogultság. Megállapodás a célokról. A teljesítményt mérik, nem a személyiséget. Az okokat tárják fel. Világos fejlesztési irányokat, következményeket fogalmaznak meg.

A célkitűző megbeszélés folyamata – egy szolgáltató társaság példája H U M Á N T O G A S A humán erőforrás szakterület értesíti az értékelőt Az értékelő értesíti az értékeltet Az értékelő összegyűjti a szükséges információkat Az értékelő áttekinti a szükséges információkat Célkitűző megbeszélés Az értékelők azonosítása Célkitűző-értékelő dokumentum Célkitűző-értékelő dokumentum átadása, célkitűzés időpontjának kijelölése

Célkitűző tábla ismertetése – egy szolgáltató társaság példája A TM rendszer szakmai célkitűzés a szervezet céljainak, stratégiájának megvalósulását támogató célkitűzéseket tartalmazza, amelynek teljesülése az érintettre ráhatással van. A TM szakmai célkitűző EXCEL típusú táblában kerül meghatározásra és rögzítésre. A szakmai célkitűzés szabályai: Szervezet céljából kerül lebontásra. Adott évre vonatkozik. Egyértelmű legyen. Reális, teljesíthető legyen. Mérhető. (Összesen legalább 2, legfeljebb 4 célkitűzés határozható meg.)

A célkitűzés szegmensei – egy szolgáltató társaság példája - Nyereség, bevétel növelése és költségcsökkentés: Ez egyértelműen az értékelt munkáját tükrözi. A vizsgált szervezeti egységre meghatározott nyereség, elvárás, bevételnövelés, költségcsökkentés. - Működési hatékonyság növelése: A munkatevékenységek gyorsítására meghatározott követelmény, (Működési folyamatok átalakítása, szakmai munka minőségi javítása) - Szolgáltatási minőség javítása: Szolgáltatáshoz kapcsolódó külső-belső minőségi elvárások. (termék – szolgáltatásfejlesztés, külső – belső ügyfél- orientáció) A célkitűzés meghatározásakor figyelembe kell venni, hogy ezek megvalósulásához az értékeltnek konkrét feladatokat kell elvégezni.

A célkitűzés megfogalmazása – egy szolgáltató társaság példája - leíró jellegűnek kell lenni (pl. növel, csökkent, átalakít, megvalósít) - eredmény megnevezése - mérőszám megjelenítése: konkrétnak, számszerűnek, egyértelműnek kell lennie (pl. %, Ft) - mutató: adott tevékenységhez köthető mutatószám - határidő: mely az adott időszakra vonatkozik. Ösztönző hozzárendelése a szakmai célkitűzéshez - Az értékelő az értékelés során az ösztönző felosztásával súlyozza a cél- kitűzéseket - Ösztönzőt nem kell minden esetben a célkitűzéshez rendelni - Az ösztönzőt az értékelő tetszőleges mértékben rendelheti hozzá a cél- kitűzéshez, úgy, hogy a feladatokhoz rendelt ösztönző összege 40 % kell hogy, legyen

Célkitűzésekhez ösztönző hozzárendelése Szakmai célkitűzés Ösztönző (súlyarány) hozzárendelése (%) X szegmens 1. célkitűzés 15 2. célkitűzés Y szegmens 3. célkitűzés 25 Összesen 40 A célkitűzéshez nem kapcsolódik ösztönző

Felkészülés az éves értékelő megbeszélésre H U M Á N T O G A S HUMÁN ERŐFORRÁS SZAKTERÜLET ÉRTESÍTI AZ ÉRTÉKELŐT ÉRTÉKELŐ ÉRTESÍTI AZ ÉRTÉKELTET AZ ÉRTÉKELT ELKÉSZÍTI AZ ÖNÉRTÉKELÉST A célkitűző dokumentum eredeti példányának megküldése Az Értékelés időpontjának kijelölése AZ ÉRTÉKELŐ ÖSSZEGYŰJTI A SZÜKSÉGES INFORMÁCIÓKAT AZ ÉRTÉKELŐ ÁTTEKINTI A SZÜKSÉGES INFORMÁCIÓKAT ÉRTÉKELŐ MEGBESZÉLÉS Önértékelés átadása az értékelőnek

Az értékelés során az értékelő és értékelt valamennyi célkitűzést áttekinti. Értékelés eredményeképpen a célkitűzés mellett fel kell tüntetni az értékelési kategóriáit: Teljesítette (T) Részben teljesítette (RT) Nem teljesítette (NT)

Törvényi előírás mely kimondja, hogy az értékeltre vonatkozó tényt, adatot, véleményt harmadik személlyel csak a törvényben meghatározott esetben vagy a munkavállaló hozzájárulásával lehet közölni.

Az egyéni fejlesztési célkitűző – értékelő rendszer elemei két összetevőt foglal magában: az értékelt munkatárs által betöltött munkaköri pozícióhoz szükséges szaktudás értékelése és fejlesztése, a kompetenciák (személyes készségek, képességek) értékelése és fejlesztése.

Teljesítményértékeléssel kapcsolatos hibák Szervezeti hibák Értékelői hibák Kommunikációs hibák

Szervezeti hibák A teljesítményértékelés nem szerves része a HRM gyakorlatnak. A munkakör elemzése nem ad elegendő alapot a teljesítményi dimenziók meghatározásához. Az értékelési célok és a technikák nem megfelelőek, esetleg túl nagy a kényelemre törekvés. Nem nyújtanak képzést az értékelőknek. Elhanyagolják a szervezeti értékelést.

Értékelői hibák Elfogultság. Sztereotipizálás. Előítéletek. Az értékelő általában a személyt tartja rossznak vagy jónak. Befolyásolhatóság. Túlzott szigorúság vagy elnéző értékelés (engedékenység). ‘Halo’ (holdudvar, dicsfény) és ‘horns’ (szarvak) effektusok. Arany pillanatok (Golden Moments). Nagy durranás (The Big Bang). Hangsúly a közelmúlton. Centralizmus. Csoportértékelési hibák.

Kommunikációs hibák Nem győződik meg a célmeghatározó megbeszélésen a vezető, hogy a beosztott tisztában van-e az elvárásokkal, esetleg nem vonja be a célmeghatározásba. Nem megfelelő kérdéseket alkalmaz információgyűjtésre az értékelő, a megszerzett információk esetleg összegzés (megértés ellenőrzése) hiányában elvesznek vagy torzulnak. Az „aktív hallgatás” mellőzése. A „kellett volna” kifejezés önmagában való használata. Megfoghatatlan tanácsok. Oda nem illő témák megbeszélése, ami az értékelt teljesítményével nem hozható közvetlen kapcsolatba. Harmadik személyről történő beszélgetés, példálózás. Az érzelmek kezelése rossz, esetleg képzés hiányában nem rendelkezik megfelelő interperszonális és empátiás készséggel az értékelő. Helytelen technikákat alkalmaz az értékelő az interjút lefolytató a viselkedés befolyásolására.

Felhasznált irodalom Lévai, Z., Bauer, J.: A személyügyi tevékenység gyakorlata. Szokratész Külgazdasági Akadémia, Budapest, 2006. Matiscsákné dr. Lizák Marianna prezentációja

Köszönöm a figyelmet!