Levelezés Miről fogunk beszélni? Mi a levél? Levelek csoportosítása A levél tartalma, formai követelmények Az elküldendő levelek kezelése A beérkezett levelek kezelése Elektronikus iktatás (IQtató) Elektronikus levelek sajátosságai (bevezetés)

Mi a levél? Legáltalánosabb írásbeli kommunikáció ! A szó elszáll, az írás megmarad. Verba volant, scripta manent.   Az irodai munka egyik legnehezebb része.  100 kg TNT vagy 10 papírlap? Madarat tolláról, dolgozót leveléről? Figyelni: ·         Tartalom ·         Forma ·         Környezet (mikor, ki, hogyan kézbesíti?)

A levelek csoportosítása Belső ---- Külső   Kimenő --- Beérkező Formális --- Informális Üzleti ---- kapcsolattartás ----- magán Kapcsolattartás – nem kötelező, de nagyon sokat segít Megköszönés Jókívánság Gratuláció

A levéltitok A dolgozó saját nevére érkező levelekre vonatkozik a levéltitok Ez alól kivétel csak az előzetes írásos hozzájárulás Munkaszerződés vagy titoktartási része is lehet

A levél tartalma dátum üdvözlés, megszólítás (beosztás, személynév, nők megszólítása, a levél törzse (hármas tagolás: bevezetés, tárgyalás, befejezés/összefoglalás) elköszönés aláírás név

Módosított levélformák tárgy iktatási információ, azonosítás hivatkozási információ ügyintéző másolatot kik kapnak céges levélpapír pecsét több aláíró céges aláírás minden oldal szignálása mellékletek utóirat

Általános követelmények Közérthető Magyaros Hibátlan   Ha egy levél első olvasatban nem érthető, akkor azt újra kell fogalmazni, mivel így nem kommunikációképes. Terjedelme ne haladja meg a feltétlenül indokoltat!

Formai követelmények Ezt ne! Arányos elhelyezés hosszában és keresztben Utolsó „maradvány” oldal Laptörések elhelyezése Betűméret 10-14 Betűtípus olvasható legyen Nem engedni a WORD csábításainak (WordArt Brrr!!!!) Ezt ne!

Papírformátumok és -méretek A (mm-ben) B (mm-ben) C (mm-ben) 841x1,189 1.000x1,414 917x1,297 1 594x841 707x1.000 648x917 2 420x594 500x707 458x648 3 297x420 353x500 324x458 4 210x297 250x353 229x324 5 148x210 176x250 162x229 6 105x148 125x176 114x162 7 74x105 88x125 81x114 8 52x74 62x88 57x81

A jó levél ismérvei Rövidség, lényegre törő fogalmazás Tárgyilagosság és tapintatosság A címzett (vevő!) áll a középpontban, empatikus Pozitív hozzáállású (még a 12. reklamáció is) Logikus érvelés Szlogenek, klisék kerülése Ne vádaskodjunk, ne sértegessen másokat

A jó levél készítésének folyamata Vázlat készítés (mi a cél?) Logikai sorrend felépítése Fogalmazás Kiemelések kiválasztása (arányok, formai kiemelés, fogalmazás) Adatok ellenőrzése Hejesírás ellenőrzése! Nyomtatásban való ellenőrzés Levélminták használata

Borítékolás,elküldés boríték kiválasztása boríték feliratai feladó cím bélyeg kézbesítés módja előkészítés aláírásra összehajtás A/x méret 11 coll leragasztás? iktatás / postakönyv

A borítékok és tasakok méretei Típus Méret mm-ben (magasság x szélesség) LC6 114x162 mm LC5 229x162 mm LA4 (DL) 110x220 mm LC6/LC5 114x229 mm LC4 229x324 mm TC4 TB4 250x353 mm

Postázás a postai szabályozás és eljárások belföldi levél DM levéltípusok csomagolás belföldi levél DM feladás / tömeges feladás

Kategóriák ajánlott, expressz tértivevény légiposta portó nyomtatvány díjmentesítés különleges kezelés (csomag) Példa: A postai díjszabás táblázata

Postai díjszabás 1. Küldemények súlyhatára és terjedelme A küldemény megnevezése Súlyhatár Terjedelem belföldre külföldre Szabvány levél 30 g 20 g 114x162 mm-es vagy 110x220mm-es borítékban feladott küldemény (10 mm-es eltérés megengedett) Egyéb levél 500 g 2000 g a) Legkisebb mérete 90x140 mm, +-2 mm eltérés megengedett. b) Legnagyobb mérete (hosszúság+szélesség+magasság) 900 mm, de leghosszabb mérete 600 mm-nél nem lehet nagyobb. Levelezőlap, képes levelezőlap   Legkisebb mérete 90x140 mm. Legnagyobb mérete 105x150 mm, +-2mm eltérés megengedett. [1] postafiókra vagy postán maradóra címzett levélé 2000 g

Postai díjszabás 2. Küldemények díjai Levél  Belföldre Külföldre   helyi távolsági környező országokba egyéb európai országba egyéb külföldre Szabvány 40 Ft 44 Ft 60 Ft 150 Ft 170 Ft Egyéb 20g     80 Ft 160 Ft 180 Ft 100g 65 Ft 70 Ft 270 Ft 270 Ft 330 Ft 250g     600 Ft 600 Ft 710 Ft 350g 95 Ft 95 Ft       500g 120 Ft 120 Ft 1160 Ft 1160 Ft 1370 FT 1000g     2210 Ft 2210 Ft 2690 Ft 2000g 280Ft 3360 Ft 3360 Ft 4300 Ft

Postai díjszabás 3. Környező országok Egyéb európai országok Horvátország, Románia, Szerbia-Montenegró, Szlovákia, Szlovénia, Ukrajna Egyéb európai országok Albánia, Andorra, Ausztria, Belgium, Bosznia-Hercegovina, Bulgária, Ciprus, Csehország, Dánia, Észtország, Fehéroroszország, Finnország, Franciaország, Görögország, Hollandia, Írország, Izland, Lengyelország, Lettország, Liechtenstein, Litvánia, Luxemburg, Macedónia, Málta, Moldova, Monaco, Nagy-Britannia, Németország, Norvégia, Olaszország, Oroszország, Portugália, San Marino, Spanyolország, Svájc, Svédország, Törökország, Vatikán

Postai díjszabás 4. Küldemények díjai Levelezőlap, képes levelezőlap Belföldre Külföldre helyi távolsági környező országokba egyéb európai országba egyéb külföldre 35 Ft 60 Ft 100 Ft 120 Ft

A továbbítás egyéb módjai gyorsposta DHL, FedEx saját futár külső futár (Hajtás Pajtás, Call Car)   Hibrid továbbítások: Gyors tájékoztató + lassú formális: fax + levél, e-mail + levél Csak a lényeg + teljeskörű tájékoztatás: ajánlat + teljes anyag referenciákkal és árumintával

Ügyviteli munka (bürotika) ügyintézés, ügykezelés iratkezelés (SzMSz, Iratkezelési Szabályzat) centralizált decentralizált vegyes

A beérkező levelek kezelése Küldemények fogadása Postabontás (titkos, saját kezű,...) Érkeztetés (a fontos levelek felismerése, a normál levelek kezelése,..) Érkeztetési dátumozás Iktatás !!! (kezdőirat vagy van előzménye?) Iktató bélyegző elhelyezése és kitöltése Iktatókönyvbe történő bejegyzés Irattovábbítás Tárolás Feldolgozás Tárolás/archiválás Az iktatókönyv kezelése

A beérkező levelek kezelése Két fontos fogalom ! Érkeztetés Minden beérkező küldeményre elvégezni Szortirozás (fontos levelek felismerése, a normál levelek kezelése,..) Érkeztetési dátumozás (kronologikus csoportosítás) Iktatás kezdőirat vagy van előzménye? Iktató bélyegző elhelyezése és kitöltése Iktatókönyvbe történő bejegyzés Kölcsönösen egyértelmű azonosítás !!!

Iktatási rendszerek szervezeti egységenként időrendben kimenő-bejövő témakörök Példa: Az iktatókönyv egy oldala

Számítógéppel segített iktatás 1. Az IQtató® Titkársági Információkezelő egy programrendszer, amely komplex megoldást nyújt az irodai adminisztráció gyors és pontos elvégzésére.  A program moduláris felépítésű. Létezik   c      általános célú (univerzális) iktatókönyv modul, c      postai feladójegyzék készítő modul, és c      specializált, önkormányzati iktató modul. Előnyei a hagyományos iktatással szemben: A letárolt adatok több ezer irat esetén is azonnal elérhetők. Az elektronikus keresés lehetővé teszi, hogy akár adattöredék, fél szó esetén is a program pillanatok alatt megtalálja a keresett iratot, nevet, céget, telefonszámot.  Az iktatókönyvek egyes rovatai átnevezhetők. Tetszőleges számú új rovatot lehet definiálni. Minden rovatnak saját törzsadattára lehet. A törzsadattárak használata révén rendkívül gyors és hibamentes az adatok rögzítése.

Számítógéppel segített iktatás 2. Az IQtató® program fő szolgáltatásai: ·       Levelek, faxok, egyéb iratok elektronikus iktatása tetszőleges bontásban, csoportosításban.  ·       Elektronikus, „Postai feladójegyzék” készítő modul. (önállóan is rendelhető) ·       Önkormányzati modul, amely kezeli az „A” adatlapokat, elkészíti az éves statisztikai jelentéseket.  ·       Nevek, címek, telefonszámok nyilvántartása.         Határidőnapló; napi teendők nyilvántartása, automatikus figyelése.  ·       Közel százféle, menüből választható lista és egy önálló listagenerátor.  ·       Átnevezhető, bővíthető iktatókönyvi rovatok.  ·       Iratkapcsolás különböző időszakú iratok között. ·       Többszintű, jelszavas hozzáférés védelem menükre és műveletekre lebontva.

Számítógéppel segített iktatás 3.

Számítógéppel segített iktatás 4.

Nyilvántartások vezetése irattár felállítása iratok előkészítése tárolásra az irattartók elrendezése a lerakott iratok elérése a „kivettem” kártya kereszthivatkozások elveszett dokumentum keresése lerakott (iktatott) irat továbbítása a nem papír jellegű anyagok kezelése (floppy,mikrofilm, minták stb.) elhelyezés (témakör, földrajzi, kódolt)

Irattározás A visszakeresés gyakorisága határozza meg az irattározás formáját: Feldolgozás közben Tárolás Archiválás Levéltár Selejtezés

Mit tartalmaz az iratkezelési szabályzat? 1. Ki a felelős szervezet? Ki felügyeli a szervezetet/iratkezelést? Milyen iratokra vonatkozik? Szabályozáson kívül eső dokumentumok (pl.: METRO katalógus) Jelen szabályozás alá vont iratok Más (szigorúbb) szabályozás alá vont dokumentumok meghatározása

Mit tartalmaz az iratkezelési szabályzat? 2. Beérkező adatok kezelése Iratnyilvántartás, iktatás szabályzása Ügyintézéssel összefüggő feladatok Kimenő iratok kezelése Irattározás/archíválás Selejtezés       Szabályzat felülvizsgálati rendje Erőforrások biztosításának rendje