Információs irodák menedzsmentje Szegedi Tudományegyetem „Gyakorlatorientált képzési programok kidolgozása a turisztikai desztináció menedzsment és a kapcsolódó ismeretanyagok oktatására” TÁMOP-4.1.2-08/1/A-2009-0034 projekt Regionális turisztikai menedzsment /BSc/ /Differenciált szakmai ismeretek modul/ Információs irodák menedzsmentje /A tantárgy neve/ Debreceni Egyetem Gazdálkodástudományi és Vidékfejlesztési Kar Pannon Egyetem Georgikon Kar Szegedi Tudományegyetem Mérnöki Kar A projekt az Európai Unió támogatásával, az Európai Szociális Alap társfinanszírozásával valósul meg.

13. Előadás témakörei Az információs irodák rendezvényszervező tevékenysége II. A rendezvények típusainak részletes bemutatása; Tudományos rendezvények; Kiegészítő rendezvények; Társadalmi rendezvények; Állami rendezvények; Kulturális rendezvények; Egyéni / családi rendezvények;

13. ELŐADÁS ANYAGA Tudományos rendezvények kutatások, kommunikációs igény jó bevételi forrás: háttéripar, turizmus többféle tartalom többféle földrajzi kiterjedés konferencia és kongresszus egyéb formák (előadás, kollokvium, telekonferencia) konferencia: témaorientált, kongresszus: szervezethez kötődik több helyszín, sok kiegészítő esemény tervezés, előkészítés: több év (ellenőrző lista) lebonyolítás (általános séma) utómunkák (gazdasági és célértékelés) Speciális elemek helyszín (konferenciavárosok, kongresszusi központok)

13. ELŐADÁS ANYAGA terem és berendezés technikai követelmények Kiegészítő rendezvények Sajtórendezvények Egyéb kiegészítő rendezvények A sajtórendezvények médiával való kapcsolattartás eszközei speciális célcsoportnak cél: információ-átadás típusok: jelleg és létszám szerint különböznek A sajtórendezvények fajtái sajtótájékoztató sajtókonferencia

13. ELŐADÁS ANYAGA sajtófogadás sajtóreggeli, -ebéd, -vacsora sajtó-háttérbeszélgetés A sajtótájékoztató sajtó tudósítóinak meghatározott kérdésben tervezés (mikor, hol, mit) előkészítés (meghívó, tájékoztató anyag, technika, stb.) lebonyolítás (vendégfogadás, tájékoztatás) utómunkák (sajtófigyelés, értékelés) A sajtókonferencia nagyobb, részletesebb rendezvényen belüli rendezvény terem technika vendéglátás

13. ELŐADÁS ANYAGA A többi sajtórendezvény sajtófogadás: ünnepélyes alkalom sajtóreggeli: kötetlenebb forma sajtó-háttérbeszélgetés: elmélyültebb információcsere Egyéb kiegészítő rendezvények hölgyprogram városnézés szórakoztató program Hölgyprogram delegációtagok feleségeinek Parlament, kórház, óvoda étkezés pihenés vásárlás

13. ELŐADÁS ANYAGA Városnézés főrendezvény helyszínéhez közel időjárás! Szórakoztató program kirándulás színház- v. hangversenylátogatás üzemlátogatás Gulyásparti Társadalmi rendezvények helyi hírek keletkezése és eljuttatása nyilvános fórumok együttműködés, véleménycsere és összefogás

13. ELŐADÁS ANYAGA A társadalmi rendezvények fajtái civil szervezetek létrehozása gyűlések szervezése kampányszervezés aláírásgyűjtés tüntetések, demonstrációk ankét értekezlet vándorgyűlés kerekasztal fórum Civil szervezetek létrehozása egyesületek alapítványok az alakuló közgyűlés megszervezése (forgatókönyv, regisztráció, jegyzőkönyv, szavazás

13. ELŐADÁS ANYAGA Gyűlések szervezése pl. közgyűlés v. kampánycélú gyűlés a cél és a célcsoport a hely és az idő az elnök a gyűlés levezetése összefoglalás sajtónak való híradás és értékelés Kampányszervezés társadalmi szükséglet kevés embert egyszerre kevés célt

13. ELŐADÁS ANYAGA Aláírásgyűjtés szélesebb réteg címzés és nyomonkövetés a beadvány tartalma hitelesség idő- és energiaigényes nem túl hatékony Tüntetések, demonstrációk előzetes tennivalók (támogatottság, hely, idő) fel kell készülni: a zavaró mozzanatok kivédésére Zárás A szakmai célú társadalmi rendezvények ankét: nyilvános értekezlet, tudományos v. szakmai értekezlet: testület tagjainak tanácskozása; lehet: tájékoztató, problémamegoldó v. döntéshozó

13. ELŐADÁS ANYAGA vándorgyűlés: szakmai szervezet más-más helyszínen való tanácskozása kerekasztal: egyenrangú felek nyilvános vitája A fórum :széles közönségnek szóló nyilvános vita szakértők közérdekű téma kérdések moderátor Technika Állami rendezvények katonai protokoll egyszerűsödés rangsor: rendfokozat, idő tribünön: 5 3 1 2 4

13. ELŐADÁS ANYAGA Az állami rendezvények fajtái díszszemle nemzeti ünnepek kitüntetések delegációk fogadása Díszszemle C tribün A dísztribün B tribün Hatóságok Államfő Diplomáciai testület Egyéb vendégek Kormányfő Parlament elnöke Kormány

13. ELŐADÁS ANYAGA Nemzeti ünnepek meghívandó: diplomáciai testület, katonai attasétestület koszorúzás ünnephez kapcsolódó helyszínen szertartásrend: helytől és alkalomtól függ Kitüntetések 1991/XXXI. tv., 21/1992 HM rendelet kiemelt tevékenységet végzőknek, érdemrend, érdemkereszt; címek, díjak magas rangú vezető adja át pezsgő v. fogadás Delegációk fogadása pl.: nemzetközi szerződések aláírása bonyolult szertartásrend: terem két oldalán zászlók, szerződések az asztalon kézfogás aláírás, kézfogás, beszéd, koccintás, beszélgetés (pecsét)

13. ELŐADÁS ANYAGA Üzleti rendezvények megfelelő rendezvénytípus (költségek) helyszín és szolgáltatás azonos színvonalú cél: információ átadása (értelmi) adott célközönségnek (érzelmi) eseménymarketing meghívottak köre alapján: munkatársaknak, partnereknek, fogyasztóknak Az üzleti rendezvények fajtái konferencia típusú bemutató típusú reprezentációs nyílt fogyasztói

13. ELŐADÁS ANYAGA A konferencia típusú üzleti rendezvények általános jellemzői leggyakoribb forma (eredet: tudományos élet) vállalat megbízásából szakmai előadásokra épül (információ) kiegészítő rendezvényekkel célcsoport: témát ismerők (munkatársak, partnerek, szakmai közönség) előny: szakmai hitelesség növelhető; reprezentációs és kulturális elemekkel színesíthető A konferencia típusú üzleti rendezvények alcsoportjai üzleti konferencia: információ-átadás, szakmai hitelesség, kapcsolatápolás képzési konferencia: oktatás, munkatársaknak v. partnereknek, csapatépítő tanácskozás: szakmai közönség véleménycseréje, konzultációja tájékoztató: aktuális információt, célzott közönségnek, kapcsolatápolási céllal

13. ELŐADÁS ANYAGA A bemutató típusú üzleti rendezvények általános jellemzői árubemutató rendezvény (termék, szolgáltatás v. technológia) cél: információ-átadás és –csere vállalat megbízásából célközönség lehet: partner, szakmabeli v. érdeklődő középpontban: az áru konkurencia is megjelenhet kiegészítő rendezvény járul hozzá A bemutató típusú üzleti rendezvények alcsoportjai Termék- v. szolgáltatás-bemutató: élményszerűség fontos, helyszín, dekoráció, technika, berendezés, program és vendéglátás, kapcsolódó rendezvények

13. ELŐADÁS ANYAGA Üzemlátogatás: termelési kapacitás bemutatása hitelesség növelése a cél A reprezentációs rendezvények általános jellemzői zártkörűek cél: információ élményszerű közvetítése rövid, érthető információt látványos és szórakoztató formában feladatok: meghívás, visszajelzés, helyszíni regisztráció, üdvözlés, köszöntő, (műsor), fogadás, búcsúzás, értékelés két kiemelt csoport: meghívottak és meghívók A reprezentációs üzleti rendezvények alcsoportjai klasszikus fogadás, parti: kötetlen, vendéglátáson alapul témaparti: egyedi, téma köré szervezett

13. ELŐADÁS ANYAGA bál: régen divatos, ma pl. Operabál csapatépítő rendezvény: alkalmazottaknak szórakoztató céllal színház- és koncertlátogatás: alkalmazottaknak v. partnereknek klubprogram: cég klubja, tagoknak és meghívottaknak szól A nyílt fogyasztói rendezvények általános jellemzői nagyobb közönségnek: fogyasztóknak, a kapcsolatápolás eszköze, élményadásra törekszik, vásárlási kedvet, márkahűséget erősít meghívás: médián keresztül fontos: figyelemfelkeltő név és arculat fontos: figyelemfelkeltő név és arculat, jól megközelíthető helyszín, (parkolás), nagy létszámú fizikai személyzet, ellátás, biztonság, technika szponzorok (bevétel és kiadás) A nyílt fogyasztói rendezvények altípusai vállalati nyílt nap: üzemlátogatáshoz hasonló, de élményt akar adni nyilvános szakmai program, gála: bonyolultabb árucikk „nyílt napja”

13. ELŐADÁS ANYAGA családi nap: egész családnak élményt ad fesztivál: több cég több napos rendezvénye koncert: márka és zenei élmény összekapcsolása sportrendezvény: aktivitásra, mozgásvágyra épít road-show: több helyszínen, azonos forgatókönyvvel Kulturális rendezvények kiállítás, tárlat, zsűriztetés hangverseny, koncert, jótékonysági est gyermekrendezvények versenyek, kvízjátékok Kiállítás, tárlat, zsűriztetés közművelődési rendezvénytípus témafelelős, reklám, arculat, helyszín; engedélyek, meghívók, személyzet, tárgyak stb.

13. ELŐADÁS ANYAGA kiállítás: művészi alkotások nyilvános bemutatója; állandó v. meghatározott időre szóló; megnyitóval indul; elrendezés fontos, szerény díszítés tárlat: kiállítás „kicsiben” zsűriztetés: hasonló, de a cél: társadalmi és anyagi elismerés Hangverseny, koncert, jótékonysági est hangverseny: komolyzenei, koncert: komoly- v. könnyűzenei. Lehet: jótékony célú, de más cél is: pl. emlékezés (szerzőre, ünnepre, eseményre). Könnyűzene: üzleti célú. Fontos: alkalomhoz illő, jó akusztikájú helyszín. jótékonysági est: nem csak zene; a bevételt rászorulóknak ajánlják fel helyszín, megnyitó, szponzorok bevételek és kiadások Gyermekrendezvények animáció közös játék, mozgás

13. ELŐADÁS ANYAGA többféle tevékenységet ajánlani baleset, rendbontás megelőzése idősebbeknél: kreativitás, önkifejezés játszóház szervezése óvodai, iskolai események Versenyek, kvízjátékok aktivitás, műveltség elemek: nevezési díj, feladatok (mérhető teljesítmény), eredményhirdetés, díjazás Egyéni/ családi rendezvények ballagás esküvő és lakodalom temetés születésnap, névnap

13. ELŐADÁS ANYAGA Ballagás két rész: iskolai ünnepség + családi rendezvény iskolai (meghívó, virág) családi: anyagi lehetőségek függvényében; ebéd (étteremben v. otthon) Esküvő és lakodalom több hónap foglalások (helyszín, időpont, közreműködők) megrendelések meghívók esküvőszervező cégek Temetés búcsú elhunyt szeretteinktől tisztelet és kegyelet

13. ELŐADÁS ANYAGA vallás szerepe temetési módok halotti tor temetkezési cégek Születésnap, névnap legkevésbé kötött rendezvény otthon v. vendéglátóhelyen középpontban: az ünnepelt helyszín, időpont díszítés ajándékozás, vendéglátás, torta szórakoztatás

AZ ELŐADÁS ISMERETANYAGÁNAK ÖSSZEFOGLALÁSA A rendezvények típusainak részletes bemutatása: A tudományos rendezvények fajtái, céljuk, szervezésük folyamata; A konferencia turizmus kedvező hatása a térségre; A kiegészítő rendezvények: a sajtó rendezvények , a hölgyprogramok és a szórakoztató programok szervezése; A társadalmi rendezvények fajtái, politikai, civil rendezvények szervezése; szakmai célú események; Az állami ünnepek: díszszemle, kitüntetések, küldöttségek, Üzleti rendezvények típusai és szervezésük speciális feltételei A családi rendezvények közösségi vonatkozásai; A családi rendezvények szervezése;

Előadás tananyagához kapcsolódó kérdések Vizsgakérdések: 1./ Mutassa be a tudományos rendezvényeket legfontosabb jellemzőik szerint; 2./ Sorolja fel és röviden jellemezze az üzleti rendezvények típusait! 3./ Mennyiben járulhatnak hozzá a kulturális rendezvények a térség imázs alakításához? Gyakorlatorientált, kompetenciát fejlesztő kérdés/ek: Milyen rendezvényekkel segíthető elő a desztinációs szemlélet kialakítása az érintettek körében? (tagok, lakosság)

KÖSZÖNÖM A FIGYELMÜKET! A KÖVETKEZŐ ELŐADÁS TÉMAKÖRE: Az információs irodák rendezvényszervező tevékenysége III. (turisztikai vásárok) Az előadás anyagát készítette: Kálmánné Bodó Edit