Átlátható folyamatok ügyviteli rendszerekkel Digitális KKV Nap –Szentgotthárd 2019.04.17.

A Modern Vállalkozások Programja legújabb kutatása: „A hazai kkv-k 61%-a használ valamilyen egyszerűbb ügyviteli vagy üzleti alkalmazást (pl. számlázó programot). Azonban a vállalkozásoknak mindösszesen csak 10,5% rendelkezik a teljes folyamatot támogató több modulos integrált vállalatrányitási (ERP) rendszerrel. A többiek digitális eszközeit a szigetszerűség és a redundáns megoldások jellemzik.”

Általában jellemző „megoldások”: 1. „Fejben” 2. Papírfecnik, cetlik 3. „kockás” füzet 4. Excel táblázatok 5. Különálló, egymástól elszigetelt programok

Előnyök: Önerőből, gyorsan, olcsón(?) megvalósítható Hátrányok: Általában ugyan azt az adatot több helyen is fel kell rögzíteni Egy bizonyos mennyiség után átláthatatlan Gátolja a cég növekedését. Forgalom növekedés esetén KÁOSZ. Nehéz az új munkatársak betanítása. Egy régi munkatárs távozása gondot okoz. Több kárt okoz, mint amennyivel olcsóbb egy „profi” megoldásnál.

Folyamatok egy kereskedelemmel, szolgáltatással foglalkozó vállalkozásoknál: (a teljesség igénye nélkül) Árajánlat kérés Megrendelés Teljesítés, Kiszállítás Számlázás Árajánlat kérés Megrendelés Beszállítás Készletre vétel Beszerzés Pénztár Bank Pénzügy Értékesítés Marketing Dokumentum kezelés, levelezések Könyvelés, analitika Ügyfélszolgálat Kimutatások, vezetői lekérdezések, kötelező adatszolgáltatások

Az előző ábrából is jól látható, hogy nagyon sok folyamat van egy vállalkozásban, amelyeket egy bizonyos adatmennyiség felett már nem lehet „fejben” tartani vagy manuálisan nyilvántartani! Mi a megoldás?

Egy egységes, a vállalkozás folyamataihoz igazodó ügyviteli RENDSZER

Mi ezt már 20 éve így csináljuk…

Egy ügyviteli rendszer előnyei: „Rendszert" visz a vállalkozásába. Minden bizonylatot csak egyszer kell rögzíteni, és a rögzített bizonylat adatait a rendszer összes modulja fel tudja használni. Ezáltal gyorsan átláthatók lesznek az ügyviteli folyamatai, minden információt egy helyen talál meg, és a szükséges információk egy kattintással a rendelkezésére állnak... Naprakész, azonnali információk (Aktuális megrendelések, kiszállításra váró termékek, Számlázásra váró kiszállítások, kiegyenlítetlen számlák, elvégzett szerviz tevékenységek, stb.) Naprakész „extra” információk. Egy jobb munkahelyi környezet! Mivel ellenőrizhetők lesznek a folyamatok, az egész nap nem kapkodással, és nem az adminisztrációs hibák javításával és nem stresszel fog telni. Jobb ügyfél kiszolgálás, elégedettebb ügyfelek (kisebb a hibalehetőség, ezért rugalmasabb, és pontosabb az ügyfél kiszolgálás) Adatkapcsolat más programokkal (pl.: számla adatok átadás könyvelésnek) Kötelező adatszolgáltatás teljesítése (pl.: NAV online számla, PTGSZLAH)

Naprakész, azonnali „extra” információk: „alvó”, „holt” és „elfekvő” készlet (készletgazdálkodás) Legnagyobb (legkisebb) haszonnal értékesített termékek (értékesítés) Először vásárló partner (Marketing: pl.: apró figyelmesség) Megadott idő óta nem vásárló partner (aki előtte rendszeres vásárló volt) (Marketing: pl.: megtudni a „nem vásárlás” okát) vevő fizetési fegyelem (időben fizető ügyfelek, rendszeresen késve fizető ügyfelek, stb.) Leggyakrabban vásárló vevők (visszatérő vendégek) (pl.: egyedi kedvezmény adása) X nap múlva lejáró fizetési határidejű számlák (emlékeztető küldés) Lejárt fizetési határidejű számlák (figyelmeztetés küldés) Lejáró műszaki vizsga (autószervízben) (értesítő küldés) Befizetés beérkezéséről e-mail értesítő a vevőnek Összesítő pénzügyi kimutatások, stb.

Egy ügyviteli rendszer hátrányai Költségesebb, mint a manuális, „papír alapú” nyilvántartás. (Látszólag, mert a fejlesztésre fordított költségek már rövid távon is megtérülnek) A rendszer bevezetése plusz időráfordítást igényel. (Viszont ez a plusz időráfordítás a bevezetés után megtérül) Előrelátás, TERVEZÉS! Önerőből nem megvalósítható, szükséges egy „külső” szolgáltató bevonása a megvalósításba.

Összességében: Egy jól megválasztott, a vállalkozás működéséhez, és folyamataihoz igazodó ügyviteli rendszer használatával nagyobb mértékben csökkentheti a felesleges kiadásait, illetve növelheti a bevételeit, és a hatékonyságát, mint amennyibe a program havi (éves) bérleti díja, vagy a fejlesztése kerül.

Ügyviteli rendszer bevezetés Megvalósul: 50 % Ebből 50 % elégedett

Választás szempontjai (sikertelen bevezetés esetén) A szoftver ára Az új rendszer bevezetésének egyszerűsége Könnyű kezelhetőség Mennyire képes a szoftver az adott üzleti környezetbe illeszkedni A szoftver aktuális funkcionalitása A szoftver mennyire működik a jelenlegi hardver környezetben A szoftver fejlődési potenciálja Támogatás minősége, amit a partner nyújt A dokumentáció minősége A termék szállítójának teljesítmény adatai

Választás szempontjai (sikeres bevezetés esetén) 1. Támogatás minősége, amit a partner nyújt 2. A termék szállítójának teljesítmény adatai 3. Mennyire képes a szoftver az adott üzleti környezetbe illeszkedni 4. A szoftver fejlődési potenciálja 5. A szoftver ára 6. A dokumentáció minősége 7. A szoftver aktuális funkcionalitása 8. Könnyű kezelhetőség 9. Az új rendszer bevezetésének egyszerűsége 10. A szoftver mennyire működik a jelenlegi hardver környezetben

Elérhetőségek Szigeti Zsolt mobil: +36-30/99-36-085 web: www.ugyviteliszoftverek.com e-mail: szigeti.zsolt@ugyviteliszoftverek.com