Az online kommunikáció perspektívái a felsőoktatásban avagy a hallgatói információszerzés helyzete és lehetőségei… Pető István; PhD-hallgató SZIE GTK GMI Gazdasági Informatika Tanszék Szent István Egyetemi Napok 2003. augusztus 26.

Kommunikációs alaphelyzetek Hírek, aktualitások megismerése (külső forrásokból is) Tájékoztatók, szabályzatok elérése (egyetemi, kari, tanszéki szinten – „külső” médiumokból és egyetemek között is) Tananyag-jellegű dokumentumok Adminisztratív teendők online intézése (rendhagyó esetek kezelése) Visszajelzési lehetőség a szervezeti egységek felé, illetve folyamatos online „párbeszéd” az egyetem érintett munkatársaival illetve egymással

Kommunikációs partnerek Egyetemi oktatási szervezeti egységek Adminisztratív szervek (Tanulmányi Osztály) Érdekképviseleti szervek (pl. Hallgatói Önkormányzat) „Külső” szervek, médiumok (pl. OM, FISZ, OFFI) Hallgatók egymás között – beleértve a nem nappalos, „speciális” hallgatókat is: demonstrátorok, posztgraduális képzés, PhD-képzés

Támogató technológiák Szervezeti honlapok (főként statikus oldalakkal) NEPTUN (illetve bizonyos funkcióit lefedő rész-alkalmazások) Adatbázis-funkciók (címjegyzék, telefonkönyv, jegyadatbázis…) Szövegfeldolgozó megoldások, automatizmusok Dokumentumtár E-mail, levelezőlisták Fórumok SMS-küldő szolgálat

Általános fejlesztési alapelvek Egyetemi és egyetemközi meta-adatbázisok létrehozása és karbantartása (Felelős: pl. OM, MTA, pályázat finanszírozók, ill. ÁSZ, KEHI) Szabványok, elvárások megalkotása (vö. meta-adatbázis, Felelős: pl. IHM, szakmai szerveztek, tárcaközi bizottságok) A hallgatókkal való kommunikáció lehetőségeinek egyértelmű, ésszerű szabályozása (Felelős: szervezeti vezetés) Az adatok, dokumentumok közötti konzisztencia garantálása (Felelős: forrás, ill. szakmai érdekegyeztető fórumok) Az adatok elvárható gyakorisággal történő, rendszeres frissítése (Felelős: adatgazda, ill. Ellenőrzés: „Fogyasztóvédelem” vö. közhasznú adatokhoz való alkotmányos jog) A szolgáltatások folyamatos értékelése (pl. log-elemzés, közvélemény-kutatás; Felelős: szervezeti vezetőség, média, szakmai szervezetek)

A hallgató kommunikációs céljai Stratégiai szinten: Minden releváns információ késlekedés nélkül hozzáférhető legyen Képes legyen a (vélhetően) nagy mennyiségű információban hatékonyan tájékozódni Operatív szinten: Hírszolgálati alapokon állandóan tájékoztatva legyen az aktualitásokról – „Adattámogatás” Kapjon segítséget lehetőségeinek online összehasonlításában, hallgatói „életpályájának” menedzselésében. – „Döntéstámogatás”

Hírek, aktuális információk I. Naprakész hírszolgáltatás (pl. meghívók, konferenciák, közlemények) Gyakorlati és álláslehetőségek Forrástérkép (pályázatok, ösztöndíjak) Helyi (pl. közlekedési) infrastruktúra (pl. menetrendek)

Hírek, aktuális információk II. Rendszeres frissítés illetve visszakereshetőség biztosítása; A keletkezés dátuma, a forrás illetve egyes esetekben az a kapcsolódó elérhetőség (pl. e-mail) közlése a hír szövegével együtt; Hírek közlése „külső” források felé (pl. sajtóanyag, felsőoktatási portálok) – konzisztencia megőrzése; Hírek közlése több médiumon át – pl. honlapon és SMS-szolgálaton keresztül; Többnyelvűség biztosítása

Tájékoztatók, szabályzatok I. A hallgató egyetemi életét szabályozó rendelkezések (pl. felvételi dokumentáció, TVSZ, Doktori Szabályzat) Szervezeti egységek tájékoztatói (pl. egyetem, kar organigramja, tanszéki oktatói CV-k és tantárgyleírások) Kutatási, TDK-, diploma-, egyéni feladat-témakörök (vö. dolgozatok minőségbiztosítása)

Tájékoztatók, szabályzatok II. (Egységes szemléletű) tanszéki információs HTML-lapok; Az érintett dokumentumok rendszeres frissítése, karbantartása, a több helyen elérhető verziók egységesítése; „Benchmarking” jellegű összevetés lehetősége (vö. „automatikus” szövegfeldolgozás); Adatszolgáltatás külső médiumoknak; Többnyelvűség biztosítása

Tananyag jelegű dokumentumok I. Online elérhető segéd- és tananyagok Kifejezetten online használatra tervezett oktatóanyagok (pl. multimédiás megoldások, online tesztek) Szak-, diploma-, TDK-dolgozatok, doktori értekezések elérhetősége (vö. OM doktori adatbázisa) Céltudatosan kialakított hallgatói egyéni feladatok Online jegyzetbolt lehetősége (papíralapú és elektronikus tananyagok esetében egyaránt – vö. eBusiness)

Tananyag jelegű dokumentumok II. Az elérhető teljes szövegű dokumentumok, illetve adatsorok (indexált) katalógusának kialakítása (meta-adatbázis) A dokumentumok adattartalmának (pl. idősorok) adatbázisban való tárolása (tovább-feldolgozhatóság – adott szakterület adatvagyonának részleges lefedése pl. hallgatói feladatokon keresztül) Lehetőség szerint egységes szemlélet a dokumentumok formátumának kialakításában (konzisztencia, szakmai helyesség, összehasonlíthatóság, tovább-feldolgozhatóság)

Adminisztratív teendők I. Tantárgyfelvétel, vizsgára jelentkezés (hallgatói „ön-menedzsment” támogatása) Számonkérés eredményeinek online elérése Pénzügyi vonatkozások kezelése (pl. ösztöndíj, vizsgadíjak) További adminisztratív funkciók (pl. könyvtár) eGovernment a felsőoktatásban (Feltétel: egyfajta elektronikus aláírás)

Adminisztratív teendők II. NEPTUN – „integrált felsőoktatási IR”: Bizonyos tekintetben parciális, elszigetelt megoldás: Évközi kapcsolattartásra korlátozottan alkalmas Évközi számonkérések kezelése nem magától értetődő Adott hallgatóra vonatkozó frissüléseket nem kezeli Más programokkal való kommunikációja sokszor elégtelen Kérdéses rugalmasság: Interface kialakítása már meglévő rendszerekkel Ad-hoc jelentkező vagy speciális esetek kezelése Kötegelt adatbevitel HelpDesk (vö. szabályzatok elérhetősége és online kapcsolattartás) Hallgató egyértelmű azonosítása („eSignature”)

A visszajelzés és az online párbeszéd lehetősége I. Online kapcsolatfelvétel lehetőségének biztosítása (pl. eMail, online űrlapok) (Online) felmérések a tanszékek munkájáról, illetve ezek eredményének online közzététel (online űrlapok) Online párbeszéd lehetőségének megteremtése (hallgatói vélemények gyűjtése is): Fórum-jellegű megoldások, Levelezőlisták (pl. évfolyam-levelezőlista)

A visszajelzés és az online párbeszéd lehetősége II. Hatékony, biztonságos eMail-account biztosítása (egységes arculat) az egyetemi ügyekben hivatalosan eljáró személyeknek (dolgozók, PhD-hallgatók, demonstrátorok) Az érintett egyetemi munkatársak aktív részvétele az online párbeszédben (pl. tolerálható „válaszidő”, a célfórumok látogatása) Lehetőség biztosítása a hallgatóknak, hogy online értékeljék az egyes szervezeti egységeket (illetve online hozzáférjenek az eredményekhez)

Stratégiai döntési területek Mit várunk el az egyetemi szintű IR-től? Mivel támogatjuk a kimaradó funkciókat? (rugalmasság, átjárhatóság) Hatékony adatvagyon-gazdálkodás megvalósítása (adatvagyon-feltárás, -katalogizálás; adatminőség vizsgálata, javítása; felelősségi rendszer kialakítása) Online kommunikáció humán vonatkozásai (aktív részvétel az információ-menedzsmentben és az online kommunikációban) A kommunikációs területek/funkciók minőségének folyamatos monitorozása, fenntartása illetve javítása

Köszönöm a figyelmet! ipeto@miau.gau.hu