Füzessy Tamás üzletág igazgató A MOREQ, MOREQ2 és a KEIR Füzessy Tamás üzletág igazgató

KEIR és MoReq Közigazgatási szervek iratkezelésének egységesítése és korszerűsítése Magyarországon (2003-2005) Közigazgatási szervek iratkezelésének egységesítése és korszerűsítése az Európai Unióban (1999-2001)

KEIR és MoReq Egységes elektronikus iratkezelési működési modell Egységes iratkezelési modell és a szabályozási alapelvek és iratkezelési koncepció Az elektronikus levéltár kialakításához alapot adó szabályozás A számítógépes és manuális iratkezelés egységes jogszabályi feltételei Számítógépes ügyviteli rendszerek platform független műszaki követelményrendszerének koncepciója Az elektronikus iratok kezelésében alkalmazható eszközök műszaki és funkcionális követelményrendszere -> előminősítési eljárások feltételei, szabályai Szabályozási előterjesztés Egységes elektronikus iratkezelési működési modell Elektronikus iratkezelő szoftverek egységes, platform független funkcionális követelményei Minta szabályozás a nemzeti szabályozásokhoz

KEIR és MoReq Magyar Köztársaság közfeladatokat ellátó szervezetei számára kötelező Központi államigazgatási szervek Helyi közigazgatási szervek Közintézmények (állami egészségügyi, oktatási, művelődési intézmények, közszolgáltatók) Európai Unió kormányzati és üzleti szervezetei számára ajánlott EU központi szervei EU tagországok központi és helyi kormányzati szervezetei EU-ban működő üzleti vállalkozások

KEIR és MoReq KEIR (Közigazgatási szervek Egységes Iratkezelésének Szabályozása) 1995. évi LXVI. törvény - a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről - 2005. december 13-án módosítva 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet - a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről 24/2006. (IV.29) BM-IHM-NKÖM együttes rendelet a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről IDABC (Interoperable Delivery of Pan-European eGovernment Services to Public Administrations, Businesses and Citizens) MoReq Specification 2001 (Model Requirements for the Management of Electronic Records)

KEIR és MoReq Jogszabályok alkotják és kötelező az alkalmazása, de: Általánosabb Enyhébb Van önálló minősítési rendszere Minden előírás kötelező Nem jogi szöveg és ezért nem kötelező az alkalmazása, de Szigorúbb Részletesebb Nincs önálló minősítési rendszere (a MoReq2-nek lesz) Vannak „kötelező” és ajánlott követelmények

A szabályozás fő területei Fogalmak Iratstruktúra Azonosítók kiosztása Osztályozás, kategorizálás Jogosultságok Keresés Naplózás

Kulcsfogalmak a MoReq2-ben Capture Class Classification Component Document File Electronic record ERMS Metadata Record Sub-file Volume

Fogalmi különbségek Osztályozás, besorolás (Classification) Irat (Record) Dokumentum (Document) Irattá nyilvánítás, befogadás, nyilvántartásba vétel (Capture) Ügyiratdarab Alügyirat

Irat/dokumentum fogalom MoReq Recorded information or object which can be treated as a unit. (A document may be on paper, microform, magnetic or any other electronic medium. It may include any combination of text, data, graphics, sound, moving pictures or any other forms of information. A single document may consist of one or several data objects. Documents differ from records in several important respects.) Document(s) produced or received by a person or organisation in the course of business, and retained by that person or organisation. a record may incorporate one or several documents, and may be on any medium in any format. In addition to the content of the document(s), it should include contextual information and, if applicable, structural information. A key feature of a record is that it cannot be changed. DOMEA (Német-ország) Individual file, paper-based or electronically created and managed, fax, e-mail, database and other files. The term “document” does not only relate to former paper documents, but may also include any other digital form of information. A document can consist of one (e.g. an image or data record) or several individual objects. The term describes the entirety of documents relating to a transaction. Here, the content of the individual measure is part of a delimited topic (the file). Documents are summarised chronologically in a record. Req2002 (Egyesült Királyság) Recorded information, stored on a physical medium, which can be interpreted in an application context and treated as a unit. A document may be on paper, microform, magnetic or other electronic medium. It may include any combination of text, data, graphics, sound, moving pictures or any other forms of information. A single document may consist of one or several components. Information created, received and maintained as evidence and information by an organisation or person, in pursuance of legal obligations or in the transaction of business’. In these requirements, a record is a document which has been declared as a formal record, constituted of both content and metadata. Magyar-ország NINCS Valamely szerv működése vagy személy tevékenysége során keletkezett vagy hozzá érkezett, egy egységként kezelendő rögzített információ, adategyüttes, amely megjelenhet papíron, mikrofilmen, mágneses, elektronikus vagy bármilyen más adathordozón; tartalma lehet szöveg, adat, grafikon, hang, kép, mozgókép vagy bármely más formában lévő információ vagy ezek kombinációja

Irat fogalom Magyarországon Általános, pontatlan definíció, amely összemossa a „document” és „record” fogalmát Szabad teret ad az egyéni értelmezésnek, hogy mit, milyen módon kell kezelni A szervezetek rengeteg „dolgot” tárolnak és tartanak nyilván, nem az iratkezelési szabályoknak megfelelően… … és még több van, amit egyáltalán nem tartanak nyilván pedig kellene A gyakorlatban Magyarországon sokkal fegyelmezetlenebbül kezelik a dokumentumokat, mint Nyugat-Európában

Iratstruktúra Iktatókönyvek Ügyirat/Ügyiratdarab/Irat Ügyirat (főszám) ???Ügyiratdarab??? Irat (alszám) Osztályozás rendszer Iratok több ügyiratban is lehetnek File/Volume/Record Class (Subclass) File Volume Record

Iratstruktúra a MoReq2-ben Osztály Ügyirat Alügyirat Ügyiratdarab Irat (dokumentumok, komponensek)

Osztályozás, kategorizálás Irattári tételszám, (Másodlagos besorolási sémák) Irattár/Levéltár központú megközelítés maradványai Elsődeleges és másodlagos besorolási séma (Classifications Scheme) Tudásmenedzsment/információszervezési megközelítés

Jogosultság Minimális szerepkörök Hozzáférési jogok: Ügyirat, Irat, Besorolás, Metaadatok csoportjai, Funkciók Ügyiratok/iratok nem törölhetőek Szerep alapú jogosultság Hozzáférési jogok (Access): Ügyirat, Irat, Besorolás, Metaadatok csoportjai Időtartamhoz kötött Fájlok/iratok nem törölhetőek

Újdonság a MoReq2-ben Kiemelt iratok (vital records) Hiteles iratok (authoritative records)

Megőrzés és megsemmisítés Felülvizsgálat Megőrzési idő Az átadás, exportálás és megsemmisítés Iratmegőrzési ütemterv Felülvizsgálat Áthelyezés, exportálás és megsemmisítés

Megőrzés és megsemmisítés Felülvizsgálat Megőrzési idő Az átadás, exportálás és megsemmisítés Iratmegőrzési ütemterv Felülvizsgálat Áthelyezés, exportálás és megsemmisítés

Irattá minősítés (nyilvántartásba vétel) Export-import Rögzítés Nagymennyiségű adat importálása Dokumentum formátumok kezelés E-mail kezelés

Újdonság a MoReq2-ben Record típusok Papír iratok digitalizálásának integrációja

Azonosítók Iktatószám és tárgy Regisztrációs jel és elnevezés Évenként újrakezdődő, struktúrált Regisztrációs jel és elnevezés Évtől független, sorfolytonos

Keresés, megjelenítés Összes iktatókönyv, irattári tétel, ügyirat, irat metaadat kereshetősége Jogosultsági rend betartása Idő szerinti, fogalmi és közelségi keresés Részletes megjelenítési feltételek Tallózás funkció besorolási sémák és irathierarchia szerint Összes irat, kötet és fájl metaadat kereshetősége Részletes megjelenítési feltételek Nyomtatási lehetőségek Metaadat és tartalom kombinált használta Egyedi keresési kombinációk összeállítása, elmenthetősége Jogosultsági rend betartása Idő szerinti, fogalmi és közelségi keresés

Naplózás Automatikus eseménynapló Esemény, időpont, végrehajtó Ügyirat/irat/metaadatok/lekérdezések Nem specifikált események Jelentéskészítési követelmények Automatikus, megváltoztathatatlan eseménynapló Esemény, időpont, végrehajtó File/record/document/metadata/rights Részletesen felsorolt kötelező és konfigurálható események Export és jelentéskészítési követelmények

Kiegészítő követelmények Vegyes iratkezelés Elektronikus aláírás Irattári/levéltári átadásra való előkészítés Mentés visszaállítás Vegyes iratkezelés Nem funkcionális követelmények Dokumentumkezelés és Workflow Megjelenítés és nyomtatás Elektronikus aláírás Adminisztratív funkciók

Újdonság a MoReq2-ben NONHIERARCHICAL CLASSIFICATION SCHEMES MANAGEMENT OF PHYSICAL RECORDS HYBRID FILE RETENTION AND DISPOSAL DOCUMENT MANAGEMENT AND COLLABORATIVE WORKING INTEGRATION WITH WORKFLOW CASEWORK INTEGRATION WITH WEB CONTENT MANAGEMENT SYSTEMS ELECTRONIC SIGNATURES ENCRYPTION ELECTRONIC WATERMARKS ETC. INTEROPERABILITY AND OPENNESS DISTRIBUTED SYSTEMS OFFLINE AND REMOTE WORKING DEFINITION AND DESCRIPTION OF RECORDKEEPING PROCESSES FAX INTEGRATION

Újdonságok Open XML Magyar rendeletmódosítás

? Kérdések és válaszok

www.freesoft.hu www.contentum.hu tfuzessy@freesoft.hu Köszönjük a figyelmet! www.freesoft.hu www.contentum.hu tfuzessy@freesoft.hu