A projekttervezés alapjai A projekttervezés keretei Helyzetelemzés – Ötletbörze – SWOT elemzés Problémafeltárás – Problémafa Célelemzés – Célfa ELŐADÁS ÁTTEKINTÉSE 3. ea.: Projekttervezés I.

PROJEKTTERVEZÉS: –az egész projekt és minden egyes modul (szakasz) termékeit határozza meg –minden termékhez rendelje hozzá az előállításához szükséges tevékenységeket; –írja elő az alkalmazandó minőségellenőrzési eljárásokat, a minőségellenőrzés módját; –határozza meg az erőforrásigényeket; –a terv segítse a projekt szereplői, résztvevői közötti kommunikációt, annak egyik eszköze legyen

PROJEKTTERVEZÉS: –állapítsa meg a termékek előállításához szükséges időt; –tartalmazzon egy, a teljes projektre vonatkozó költség felhasználási diagramot; –határozza meg a projektszerepköröket, a hozzájuk tartozó feladatokat, hatásköröket, felelősségeket, és rendelje hozzá személyekhez; –tartalmazza azokat az eszközöket (pénzügyi, szervezési, hatalmi), amelyek segítik a fejlesztőcsoport felállítását és az egyes célok elérését; –a terv segítse a projekt előrehaladásának ellenőrzését és az ellenőrzési pontok meghatározását;

TERVEZÉSI TECHNIKÁK Alkalmazásuk célja: a projektmegvalósítási folyamat vagy egy résztevékenység összefüggéseinek feltárása, tervezése, pl.: –Időtervezés, eredménye a megvalósulási ütemterv –Pénzügyi tervezés –Erőforrások (emberek, anyagok, eszközök) feladatokhoz rendelése Legyenek ugyanakkor a végrehajtás ellenőrzési eszközei is, azaz alkalmasnak kell lenniük a megvalósulás során keletkezett eltérések kezelésére Általános követelmények: –Egyetemlegesség – összes tevékenységet és kapcsolódásaikat kezelje, legyen alkalmas teljesítések folyamatos ellenőrzésére –Áttekinthetőség –Pontosság –Rugalmasság – későbbi változások legyenek egyszerűen átvezethetők

PROJEKT TERVEZÉSI MŰVELETEK Az összes feladat/tevékenység jegyzékbe foglalása A feladatok/tevékenységek sorrendjének megállapítása A kizárólag egymás után teljesíthető feladatok kijelölése Az egyidejűleg elvégezhető feladatok kijelölése Az egyes feladatok/tevékenységek időigényének meghatározása A teljes projekt időigényének meghatározása A kritikus út kijelölése Az egyes tevékenységek kezdeti és befejezési időpontjának megállapítása Az erőforrásigény és a költségek meghatározása A projekt időtartamában és erőforrásigényében szükségessé váló változások beépítésének meghatározása

A TERVEZÉS ÁLTALÁNOS KERETEI E DV H i csua E= elemzés (monitoring)c= célok, prioritások, D= döntéshozatal normatív korlátok V= végrehajtás a= ajánlások (alternatívák) H= várt és nem várt hatások u= utasítások, intézkedések cs= cselekvések, akciók i= információk Forrás: Friedmann c

Szükséglet felismerése – „adott egy probléma, valamit tennünk kellene” Projekt ötlet, elképzelés, csíra – „mi lenne, ha ezt csinálnánk” Projekt javaslat – „vannak céljaink, és tudjuk, hogyan érjük el azokat” Kidolgozott projekt – „az ördög a részletekben rejlik” Kidolgozott pályázat – „erre talán már pénzt is adnak” PROJEKT BÁZIS

ÖTLETBÖRZE (BRAIN-STORMING) A NÉGY fő magatartási szabály: –Az ítélkezés felfüggesztése. Az ötletbörze ideje alatt nincs helye az értékelésnek, bármilyen vad, vagy annak látszó ötlet bedobható, –A szabadon szárnyalás követelménye. Engedjük el magunkat, korlátainktól megszabadulva ábrándozzunk el a problémáról. Minden ötletet feljegyzünk. –Mennyiségre törekvés. A résztvevőket tudatosan bátorítjuk minél több ötlet kiagyalására. A minőségnek ebben a fázisban nincs szerepe. –A kölcsönös serkentés. Egymás ötletei átvehetők és továbbgondolhatók, ez alatt a gondolatok kicserélődnek, továbbfejlődnek.

1.A problémakör felvázolása 2.A probléma újravázolása 3.A legalapvetőbb újravázolt probléma kiválasztása 4.A bemelegítés 5.Az ötletek dokumentálása 6.A legőrültebb és legjobbnak látszó ötletek kiválasztása és megszelídítése AZ ÖTLETBÖRZE 6 SZAKASZA

A SWOT ANALÍZIS A SWOT egy elemzési eszköz Rákényszerít a helyzetfeltárás eredményeinek átgondolására Strukturálja, fókuszáltabbá teszi a helyzetelemzés megállapításait Megalapozza a stratégiaalkotást

Helyzetelemzés – SWOT analízis Tényezők meghatározása Földrajzi környezet, erőforrások rendelkezésre állása Belső környezet elemzése ERŐSSÉGEK = Strength GYENGESÉGEK = Weakness Külső környezet elemzése LEHETŐSÉGEK = Opportunities VESZÉLYEK = Threats Tényező csoportok összevetése Cselekvési lehetőségek Döntési változatok kiválasztása

SWOT elemzés: lépésről-lépésre Minden érintett vegyen benne részt! 1.Szabad „ötletelés”  Meghatározott idő  Min javaslat szempontonként 2.Szerkesztés  Tömören, szabatosan!  Szempontról szempontra  Legfontosabb 6-10 pont

JAVASLATOK A SWOT ANALÍZIS ELKÉSZÍTÉSÉHEZ: A SWOT több mint a tényezők egyszerű besorolása! Szánjunk időt a SWOT elkészítésére! Vonjuk be az érintetteket! Minél specifikusabb megállapításokat tegyünk! Koncentráljunk a lényegi elemekre! Csak olyan tényezőket jelenítsünk meg, amelyeket alá tudunk támasztani – lehetőleg számszerűsíthető adatokkal! Egyértelmű kapcsolat legyen a helyzetelemzés, a SWOT tényezők és a stratégia között!

BELSŐ TÉNYEZŐK ERŐSSÉGEKGYENGESÉGEK Mindazon információk összessége, amelyek a cél/ok megvalósítása szempontjából helyzetünket pozitívan befolyásolják. - Milyen előnyeink vannak? - Mit csinálunk jól? - Melyek a kedvező adottságaink? stb. Mindazon információk összessége, amelyek a problémát, a negatív helyzetet előidézték, amelyek a szűk keresztmetszetet jelentik a cél/ok megvalósítása szempontjából. – Mely tényezők jelentenek hátrányt? - Mit csináltunk rosszul? - Melyek a kedvezőtlen adottságaink, a szűk keresztmetszetek? stb. KÜLSŐ TÉNYEZŐK LEHETŐSÉGEKFENYEGETÉSEK, VESZÉLYEK Mindazon információk összessége, amelyek a cél/ok megvalósítás szempontjából fontosak, illetve erősítik azok megvalósítását. - Melyek a pozitív külső folyamatok, tendenciák, tényezők, változások? stb. Mindazon információk összessége, amelyek a cél/ok megvalósítása szempontjából potenciális veszélyt jelentenek, illetve kedvezőtlenül hatnak a megvalósítás eredményére. - Melyek a negatív külső folyamatok, tendenciák, tényezők, változások? stb. A SWOT MÁTRIX FŐBB TARTALMI ÖSSZEFÜGGÉSEI

SWOT ANALÍZIS A KÖVETENDŐ STRATÉGIA RENDSZERÉBEN (konfrontációs v. kölcsönhatás mátrix)

A KÖRVONALAZÓDÓ STRATÉGIAI ALTERNATÍVÁK 1.Az erős oldalakra támaszkodva a lehetőségek maximális kihasználása (erős pozíció, „támadó”, offenzív stratégia); 2.Az erős oldalakra támaszkodva a veszélyek minimalizálása vagy kompenzálása (több lábon állás stratégája, a diverzifikáció); 3.Minimalizálni a gyenge oldalak hatását és kihasználni a lehetőségeket (változásorientált stratégia); 4.Minimalizálni a gyenge oldalak hatását és a veszélyeket („túlélési”, defenzív stratégia).

Elvándorlás Munkanélküliség Elöregedés PROBLÉMAFA

PROBLÉMAELEMZÉS A projekttervezés feltételezi, hogy az adott területre már rendelkezünk vázlatos fejlesztési koncepcióval, ami magába foglalja a részletes helyzetelemzést és az átfogó jövőképet a helyzetértékelést rendszerint a terület erősségeit, gyengeségeit, a kívülről jövő lehetőségeket és veszélyeket kiemelő SWOT-analízissel zárjuk le. A projekttel megvalósított beavatkozás meghatározásához első lépésben ki kell emelnünk azt a problémát, melynek megoldásához a projekttel közelebb kívánunk kerülni. Az ok-okozati összefüggésből probléma-fát kapunk

problémafa = ok-okozati összefüggések szerint strukturált problémák 1. lépés: azonosítsuk a kulcsproblémát 2. lépés: „építsünk” fát a kulcsprobléma köré  Ha az A a B oka, alá helyezzük  Ha az A a B következménye, fölé helyezzük  Ha egyik sem, mellé tesszük PROBLÉMAELEMZÉS

KÖZPONTI PROBLÉMA (NEGATÍV HELYZET) MEGHATÁROZÁSA  Mindenképp kell egy negatív helyzet, mert arra értelmezzük a „miért?” kérdést  Ha átfogó problémafát akarunk, akkor a negatív helyzetet a lehető legáltalánosabban kell megfogalmazni pl. alacsony versenyképesség)

KÖZPONTI PROBLÉMA Probléma

Problémafa Központi probléma Alapvető probléma Alapvető ok Alapvető probléma Alapvető ok Ok okozat

Magas munkanélküliség Belső vállalkozások erőtlenek Külső vállalkozók nem jönnek Hiányos vállalkozási ismeretek Nincs mögöttük tőke Erős a belső konkurenciaharc Nincs megfelelő terület Képzetlen a munkaerő Rossz a közlekedés Nem tudjákmegfizetni a képzést Nincs képzőintézmény Nincshitelintézet Túl kicsik Sokan vannakugyanazon aterületen Területet kellkisajátítani Hiányzik acsatornázás Nincsenekátképzőtanfolyamok Nincsszakképzés Kátyúsak az utak 3 óránál több időalatt érhető elrepülőtér Elmennek aképzettek Példa: Problémafa Alapvető okok Központi probléma

A BEAVATKOZÁSI STRATÉGIA CÉLRENDSZERÉNEK KIALAKÍTÁSA Feltárjuk a problémák közötti ok-okozati összefüggéseket - mindent alapvető problémákra vezethetünk vissza - PROBLÉMA-FA A problémák válaszokat, megoldásokat igényelnek A válaszok, megoldások logikai architektúrája ugyanaz, mint a problémáké - CÉL-FA

Helybenmaradás Munkalehetőségek Fiatalok vonzása CÉLFA

CÉLKITŰZÉSEK MEGFOGALMAZÁSA  Konkrét  Mérhető  Pontos  Reális  Megfogható

A PROJEKT CÉL MEGFOGALMAZÁSA Legyen: egyértelmű, világosan definiált, a projekttel kapcsolat-ban állók számára ismert és azonos jelentéssel megértett Megfelelően definiált cél magában foglalja a következőket: i.A tárgyat – pl. technológia transzfer ii.A kiindulási állapotot (helyzet projekt kezdésekor) iii.A célállapotot (a helyzet a projekt befejezésekor) iv.Kezdés dátumát v.Befejezés dátumát nyomatékosítva (`Projektet be kell fejezni … -ra`) vi.Minőségi előírásokat és speciális követelményeket

LEGGYAKORIBB PROJEKT CÉLOK Új termék létrehozása Meglevő termék fejlesztése Szolgáltatások javítása Költségcsökkentés Konkurensek termékeinek elemzése Új tudás létrehozása (K+F) Oktatási programok fejlesztése Megvalósíthatósági tanulmányok kidolgozása Melléktermékek/hulladék feldolgozása Személyes célok (szociális funkciók, otthon karbantartás)

Célkitűzés-elemzés Problémafa:  A jelenlegi helyzet negatívumai  Kulcsprobléma  Ok-okozati kapcsolatok Célkitűzés-fa:  A kívánt jövőbeli helyzet pozitívumai  Konkrét célkitűzés  Eszköz-eredmény összefüggések

CÉLELEMZÉS, CÉLFA Meghatározandó célok: Átfogó célok Specifikus (konkrét) célok Operatív célok Eredmény Tevékenység A felállított problémafa minden egyes ablakát átfogalmazzuk céllá Vagyis „Transzformált” problémafa = célfa Ok-okozatból - eszköz-cél lesz Célcsoportok definiálása

Célfa Operatív cél Stratégiai cél Eredmény Tevékenység Eredmény Tevékenység

Munkanélküliség csökkentése Belső vállalkozások megerősítése Külső vállalkozók vonzása Vállalkozási ismeretek növelése Tőke- ellátás javítása Belső konkurenciahar c csökkentése Megfelelő terület kialakítása Munkaerő képzése Közlekedés javítása Ingyenes tanfolyam Képző intézményindítása Hitelintézetalapítása Integrációszervezése Diverzifikáció Területkisajátítása Csatornázás Átképzőtanfolyamokszervezése Szakképzésindítása Kátyúk kijavítása Közelebbirepülőtérrelösszeköttetésteremtése Képzettekmegtartása PÉLDA: CÉLFA Stratégiai cél