DMS Fórum Kovács Orsolya május 27. A dokumentumkezelés bölcsője és mozgatója - A dokumentumkezelés újjászervezése

A dokumentumkezelési piac ma (a szolgáltatói oldal) HW – SW forgalmazó vállalatok (adatbáziskezelők, szkennerek, Juke-boxok, stb.) Delta-Elektronik, CANON Hungária, Műszertechnika, OCÉ, OKI, Xerox, Technotrade, Oracle, HP, stb. ELEKTRONIKUS dokumentumkezeléssel foglalkozó vállalatok (dokumentumkezelő, archiváló, workflow, stb. szoftverek, digitalizálás) ADM, T-System, CARDINAL, MONTANA, e-Corvina, Freesoft, Unioffice, Globe-Info, ÁNY, stb. TANÁCSADÓ vállalatok (folyamatszervezés, BPR, proketmenedzsment, stb.) ARCHICO, AAM Rt., Accenture, KPMG, Deloitte, McKynsey, INFO-Consulting, stb. MANUÁLIS dokumentumkezeléssel foglalkozó vállalatok (iratrendezés, megsemmisítés, bértárolás, irattári dobozok, stb.) ARCHICO, PRIVDAT Rt., ROXBoro, GDL, Docu-Guard, Eurodoc2000, Reisswolf, stb.

Dokumentumkezelés ma: Dokumentum: a napi működés alapja és mozgatója Dokumentumkezelés: „szükséges rossz” Egyre élesedő verseny, növekvő ügyfélelvárások Hatékonyság növelése a vállalat minden területén Szolgáltatások folyamatos fejlesztése MIKOR bukkan elő a dokumentumkezelés? Dokumentumkezelés Egy PSZÁF ellenőrzés vagy egy peres ügy Egy rendszerszabvány bevezetése Egy S.O.S. szükséges tavaly előtti szerződés Dokumentumkezelés Dokumentumkezelés: TEVÉKENYSÉG TÁMOGATÁSA

Elektronikus dokumentumkezelő rendszerek Tapasztalat, hogy a nagyértékű projektek bukási aránya mintegy 60-70% !!! A nagyértékű projektek többsége azért bukik el, mert nem megfelelő a projektek előkészítése és menedzselése A bukás történhet költségvetésben, célokban, határidőben, erőforrásban A Gartner szerint:. Mintegy $75 milliárdot költenek évente bukott IT projektekre A probléma? Gyenge projektmenedzsment és rossz megközelítés Forrás: InformationWeek A Gartner szerint:. Mintegy $75 milliárdot költenek évente bukott IT projektekre A probléma? Gyenge projektmenedzsment és rossz megközelítés Forrás: InformationWeek

EDMS projekt sikertelensége: Leszállított rendszer elégtelensége62 % Szervezeti változtatások elégtelensége45 % A projekt terjedelmén kívüli okok35 % Komoly tervezési hibák31 % Forrás: Gartner Research, 2005 Irreális és helytelen célkitűzések A Macska és a Mustár esete… Vezetői elkötelezettség Belső ellenállás Változáskezelés Szállítók eredeti célokon tartása Költségek elszabadulása

EDMS – Az elvárás pontos megfogalmazása Az ajánlott rendszer tud mindent, sőt… Az ajánlott rendszer tud mindent, csak azt nem, amire szükségünk van! Az ajánlott rendszer az elvárásoknak csak egy szegmensét tudja lefedni. Az egyedi fejlesztés elvileg lefedi az elvárásainkat. Elvileg…

Alappillérek: Pontos célkitűzés Előkészítés (ne spóroljuk le) Szabályozás és oktatás (belső támogatás) Rendszerbevezetés (költségek tartása, résztvevők menedzsmentje, szállítók kezelése) EDMS – Sikeres projekt „Bizalom a tanácsban, tetterő a cselekvésben, türelem az eredmény bevárásában” (Kínai szólás)

EDMS rendszerek a piacon Objektumorientált rendszerek: - Archiválás (kép és fájl) - Levelező rendszer kapcsolat - Ügyviteli rendszer kapcsolat - Verziókövetés - Elektronikus aláírás - Ős-archívum Folyamatorientált rendszerek: - Érkeztetés - Átadás/átvétel - Iktatás - Ügyintézés - Postázási funkciók - Irattári kapcsolat WORKFLOW rendszerek Kapcsolat biztosítása a meglévő ügyviteli, a vállalat alap- tevékenységét támogató, CRM, és egyéb rendszerekkel

Folyamatok tekintetében

ARCHICO ® - a rend lelke -12 év szakmai tapasztalata - 50 szakember munkája lap kezelése és őrzése napi szinten - MSZ EN ISO 9001:2001 és ISO (BS7799) szabványok szerinti működés -Új módszertan - DMR (Document Management Reengineering ) ® a dokumentumkezelési feladatok megoldására

Köszönjük megtisztelő figyelmüket! ARCHICO ® Kovács Orsolya kereskedelmi és marketing igazgató, tanácsadó