A dokumentumkezelés rögös útján „Hogyan tovább iratkezelés?” szakmai konferencia június 10. Ács Zoltán Eurodoc 2000 Kft.

A dokumentumkezelés fejlődése Történeti áttekintés

A számítógépes korszak előtt A személyi számítógépek elterjedése előtti időszakban alapvetően iratkezelésről beszélhetünk, amely három fő területre koncentrált: Iratanyagok nyilvántartása Az iratanyag útjának követhetősége Az iratanyagok fizikai őrzése

A számítógépes korszak kezdetén A személyi számítógépek elterjedése a 80-as években kezdődött, ez azonban még nem indukált komolyabb változásokat az iratkezelésben, de megtörténtek az elektronikus dokumentumkezeléshez szükséges első lépések. Új értelmezést nyert a dokumentum fogalma Megjelent az első szövegszerkesztő (1982) Megjelent az első adatbázis kezelő (1980) Megjelent az első dokumentum szkenner (1985) Számítógépes hálózatok megjelenése

A 90-es évek A több programot futtatni tudó operációs rendszerek elterjedése A hálózati alkalmazások elterjedése A számítógépek erőforrásainak nagyfokú bővülése A kliens-szerver architektúra térnyerése Adatbázis és alkalmazás szerver szoftverek elterjedése Dokumentumkezelő rendszerek megjelenése A nagyteljesítményű dokumentum szkennerek megjelenése A tároló eszközök kapacitásának megsokszorozódása Az Internet széles körű elterjedése

2000-től napjainkig Folyamatkezelő rendszerek elterjedése Csoportmunka támogató eszközök elterjedése A „vékony” kliens elterjedése WEB alapú alkalmazások elterjedése Tartalomkezelő rendszerek elterjedése Életciklus alapú dokumentumkezelés A tároló eszközök kapacitásának további növekedése Az alapvető kommunikációs eszközzé válása Az elektronikus aláírás, hitelesítés megjelenése, törvényi szabályozása Olcsó asztali szkennerek megjelenése

Dokumentum alapú szemlélet Folyamat alapú szemlélet Csoportmunka alapú szemlélet Információ alapú szemlélet Dokumentumkezelési szemléletek

A számítástechnikai eszközök megjelenése előtt kizárólag papír alapú iratokról beszélhetünk A számítástechnikai eszközök terjedésével az elektronikus dokumentumok egyre nagyobb hangsúlyt kaptak, de a papírt nem tudták kiküszöbölni Napjainkban bizonyos területeken egyértelmű az elektronikus dokumentumok dominanciája (elektronikus levelezés), vannak területek, ahol a papír és az elektronikus dokumentum együtt létezik (intézményen belüli dokumentumkezelés), és van, ahol a papír egyértelműen megtartotta elsődleges szerepét (szerződések, számlák) A papír és az elektronikus dokumentum szerepe

A jövő dokumentumkezelési irányai Vízió A mobil iroda elterjedése A papírt kiváltó eszközök megjelenése Életciklus alapú információkezelés Dokumentumkezelő rendszer helyett Információkezelő rendszer Elosztott WEB alapú dokumentumkezelés További szabványosítás Egyedi formátumok eltűnése Nyílt rendszerek elterjedése Elektronikus aláírás szélesebb körű elterjedése Az elektronikus dokumentumok szélesebb körű elterjedése A hiteles elektronikus dokumentum fokozatosan kiváltja a papírt A DMS kiterjesztése a multimédiára és a telekommunikációra

A dokumentumkezelés költségei Beruházás vagy kiszervezés

A kezdeti árakhoz képest mind a hardver mind a szoftver eszközök területén jelentős árcsökkentés volt tapasztalható. Jelenlegi árak: Hardver eszközök: – Ft Szoftver eszközök: – Ft Dokumentumkezelési költségek Beruházás

A kiszervezett tevékenységek a dokumentumkezelés területén a 90-es években kezdtek elterjedni, bizonyos területeken ma már dominánssá vált. A 90-es évek végén alkalmazott díjakhoz képest az árak mára felére, harmadára csökkentek. Jelenlegi árak: Irattárolás: – Ft/ifm/év Digitalizálás: 4 – 12 Ft/oldal Adatrögzítés: 0,2 – 0,5 Ft/leütés Üzemeltetés: – Ft/hó Dokumentumkezelési költségek Kiszervezés

Milyen esetben mi éri meg? BeruházásKiszervezés Kulcs tevékenységPeriférikus tevékenység Folyamatos tevékenységAlkalmankénti tevékenység Kis mennyiségű dokumentumNagy mennyiségű dokumentum Speciális szakértelem szükségessége Speciális szakértelem hiánya Információ gyors elérhetőségeErőforrás hiánya Magas üzleti kockázatA működés egyszerűsítése

Mi várható a jövőben? Vízió A külső szolgáltatások igénybevételének növekedése A szolgáltatási paletta bővülése Kockázati tényezők csökkentése – Outsourcing helyett multisourcing A szolgáltatások díjának kismértékű növekedése A termékek árának kismértékű csökkenése További ár/érték arány javulás

DMS tapasztalatok

DMS rendszerekkel szembeni elvárások Múlt ElvárásMegvalósulás Papírmentes irodaNem valósult meg A papír alapú dokumentumok megszűnéseNem valósult meg, sőt növekedett a számuk A dokumentumok szélesebb körű eléréseMegvalósult A dokumentumok biztonságának növeléseMegvalósult A dokumentumok folyamatokba integrálásaRészben megvalósult Az emberi munka jelentős részének kiváltása Részben megvalósult Fénymásolás, nyomtatás megszűnése Nem valósult meg

DMS rendszerekkel szembeni elvárások Jelen ElvárásMegvalósulás A papír alapú dokumentumok csökkenéseMegvalósítható Fénymásolás, nyomtatás csökkenéseMegvalósítható A dokumentumok kezelésnek átalakulás információkezeléssé Megvalósítható A dokumentumok bárhonnan történő elérhetősége, helyhez kötöttség megszüntetése Részben megvalósítható Mobil eszközök nagyobb mértékű támogatásaMegvalósítható Egyszerű kezelhetőségMegvalósítható Dinamikus funkcionalitásMegvalósítható Nagyobb mértékű szabványosításMegvalósítható

A jövő DMS rendszere Vízió Teljesen szabványos dokumentumkezelés Egyszerűbb, letisztultabb funkciók Könnyebb kezelhetőség Dinamikus funkcionalitás DMS funkciók szolgáltatásként való igénybe vétele Multimédiás és telekommunikációs integráció Nagyobb mobilitás Az internetes eszközök szélesebb körű alkalmazása A biztonság további növekedése A DMS átalakulása IMS-sé

Köszönöm a figyelmet! „ Hogyan tovább iratkezelés?” szakmai konferencia június 10. Ács Zoltán Eurodoc 2000 Kft.