Delegációs munkamenet

Az előadások a következő témára: "Delegációs munkamenet"— Előadás másolata:

1 Delegációs munkamenet

2 Munkafolyamat Feladatvétel Feladat tisztázása
Jelentés elkészítése, felterjesztése Feladat végrehajtásának előkészítése Feladat végrehajtása Utómunkák

3 Feladatvétel Szóban (mindig kell írásos megerősítés!)
Írásban (74/2011. HM utasítás alapján)

4 Feladat tisztázása A feladat jellegétől függően együttműködők:
HM Miniszteri Kabinet HM NEF ország referens HM HVK Vezérkari Titkárság HM HVK Vezérkari Iroda ország referens Tisztázandó kérdések Résztvevők Beosztások Programpontok (tárgyalások, csapatlátogatások…) Helyszínek (szállás, hivatalos helyszínek, kulturális programok) Öltözetek

5 Feladat tisztázása Adatbekérések: étkezési és egészségügyi megkötések
ajándékok vércsoport hobbi, érdeklődési kör biztonsági kérdések

6 Jelentés elkészítése, felterjesztése
Jelentés csak HM HVK programok esetén készül, miniszteri és államtitkári programokhoz „csak” költségvetést kell készíteni. Jelentés tartalma: Szállás, Szállítás, Ajándék, Kulturális program, Hölgy program, Étterem, valamint menüjavaslat, Költségvetés tervezet

7 Feladat végrehajtásának előkészítése
Telefonon, valamint írásban tájékoztatni kell a programban érintett intézmények, objektumok, szervezetek vezetőit (képviselőit) A pénzmozgással járó megrendelők kiküldése csak a jelentés jóváhagyása után kezdődhet meg

8 Feladat végrehajtásának előkészítése
Feladatok az előkészítés fázisában: Szállásfoglalás, adategyeztetés Szállítás megszervezése (menetoszlop, gk. típusok, rendszám, kék lámpa, várbelépő…) Faxok elkészítése, kiküldése (pénzmozgással nem jár) Megrendelők elkészítése, kiküldése (költségvetés jóváhagyása után) Tolmács, idegenvezető Programfüzet elkészítése Hivatalos programok előkészítése Plenáris tárgyalások (terem, hangosítás, tolmácsfülke, büfé…) Sajtótájékoztatók (helyszín, ültetők, asztali zászló, stb.) Aláírási ceremóniák (dekrétum, aláíró toll, ültető, pezsgő,stb.) Udvariassági látogatások (helyszín, résztvevők, büfé, ajándék)

9 Feladat végrehajtásának előkészítése
Kulturális programok előkészítése Étkezések (menü, ültetés) Díszétkezés (meghívó, menü, ültetés, ajándék, zene, terembérlet, dekoráció) Ajándékok, gravírozások elkészítése Szobabekészítés Hivatalos ajándék Személyes ajándék Technikai kérdések Telefonkártya Kp. felvétel URH adó-vevők, stb.

10 Utómunkák Elszámolások (pénzügyi, technikai)
Feljegyzések ( reméljük csak ritkán kell) Ajándékok nyilvántartásban rögzítése Számlák leigazolása