Excel konzultáció 1. Előadás Dr. Pauler Gábor, egyetemi docens, ev.

Az előadások a következő témára: "Excel konzultáció 1. Előadás Dr. Pauler Gábor, egyetemi docens, ev."— Előadás másolata:

1 Excel konzultáció 1. Előadás Dr. Pauler Gábor, egyetemi docens, ev.
Adószám: Számlaszám: Telephely: 7666 Pogány, Széchenyi u. 1. Tel: 30/

2 Bevezetés: Mire való az Excel (és általában a táblázatkezelők)?
Az előadás tartalma Bevezetés: Mire való az Excel (és általában a táblázatkezelők)? Mire használják ténylegesen az Excel-t? A legrosszabb eset: Tranzakció kezelő /adatbázis rendszer helyettesítőjeként Eggyel kevésbé rossz eset: Tűzoltó eszközként a felsővezetői jelentésgenerálásban és adatbányászatban Mi a a tananyagunk célja? Üzleti elemzői megközelítés Mik az Excel előnyei és hátrányai? Összehasonlítás adatbázis-kezelőkkel és 4GL programnyelvekkel Mikor használjuk az Excel-t és mikor ne? Szakirodalom

3 Bevezetés: Mire való az Excel (és általában a táblázatkezelők)?
„Az Excel idióta amerikai titkárnők számára készített szoftver” (Ismeretlen egyetemi oktató) „De tanár úr, az Excelhez nem nekem kell érteni, hanem a titkárnőnek, én informatikus mérnök leszek” (Ismeretlen Pollackos hallgató) „Az a baj, hogy a hülye Excel – amit most a nem működő rendszer helyett használunk - csak sort kezel, ezért nem tudjuk időben feldolgozni a megrendeléseket, és több milkát bukunk rajta havonta” (Finn székhelyű multinacionális cég helyi beszerzési vezetője) „Jajj, ne idegesítsen má’ ezzel az adatbázis dologgal, nekünk csak egy egyszerű ügyfél nyilvántartás kell Excelben, amit ki tudunk nyomtatni papírra, és mellé tudjuk irkálni a fontos dolgokat” (Mindazon kis-/közepes vállalkozók 95%-a, akiket ismerek) „Ha egy szoftver kezelése olyan egyszerű, hogy a hülyék is tudják használni, szinte kizárólag a hülyék fogják használni” (Murphy) Vajon miért van, hogy az erősen negatív megítélés, a szakmai körökben szinte kötelező lefitymálás ellenére - még méregdrága integrált információs rendszerrel rendelkező multinacionális cégeknél is - létfontosságú adatokat tartanak Excelben? Miért van, hogy ezeket az általában mással össze nem kapcsolt Excel táblákat, kinyomtatják, újra begépelik egy másik Excelbe, kinyomtatják, elvesztik,elfektetik, véletlenül letörlik? Miért látunk még mindig olyan sok melírozott hajú, 55 éves Nusikát, aki szalagos számológéppel adja össze egy Excel táblából a számokat, visszaírja az eredményt egy cellába, kinyomtatja, majd közli az őrjöngő, üvöltöző ügyféllel, hogy nem tehet róla, hogy a rendszer ilyen lassú (és tényleg nem ő tehet róla)?

4 1-1.Elrettentő esettanulmány: Bergengóc Állami Egyetem jelenléti íve 1
A bergengóciai Fivechurches városában működő Bergengóc Állami Egyetem (BÁE) nagy bajban van: Mivel a Egyesített Orvosi Kar (EOK) kénytelen folyamatosan óriási költségeket belenyomni a betegellátásba a rogyadozó Bergengóc Nemzeti Társadalmi Biztosító (BNTB) helyett, az egyetem óriási hiányt halmozott fel, és a csőd szélére került, állami csődbiztost rendeltek ki az irányítására. Mike Birghoff, az egyetem új pénzügyi veze-tője az egyszerű, de közvetlen megoldásokat kedvelte: egy csuklómozdulattal kirúgta addigi helyettesét, és elhatározta, hogy véget vet az egyetemi alkalmazottak addigi össze-vissza lógásának meg henyélésének. Tervezett Excelben (ezt ismerte) egy olyan jelenléti ívet (lásd: EgyetemJelenletiIv.xls), amelyet papírra kinyomtatva az egyetem mind a 9600 alkalmazottjának naponta ki kell töltenie, és nyomon lehet rajta követni, ki hány munkaórát teljesített, és milyen indokkal volt távol a munkahelyétől, mettől meddig, mennyi plusz vagy mínusz ideje keletkezett egy hónapban, és ezek közül mennyit vitt át a következő hónapba, és ezt elfogadta-e a felettese, illetve ha többet teljesített, fizettek-e neki túlórát. Ezeket Excelbe beütögetve, összesíteni lehet, hol esik ki a legtöbb munkaidő. Amire majd megfelelő retorziókkal válaszolhat – gondolta.

5 1-1.Elrettentő esettanulmány: Bergengóc Állami Egyetem jelenléti íve 2
Az új rendszer azonban kisvártatva gondok özönét zúdította a nyakába: A felesleges, egymást átfedő, szemétkosárban kikötő jelentések készítésével amúgy is túlterhelt kari/tanszéki adminisztrációktól újabb jelentős munkaidőt vont el a jelenléti ívek készítése, teljesítményük érezhetően csökkent. Mivel minden jelenléti ívet papíron töltöttek ki, jelentős számú adatrögzítőt kellett alkalmazni, akik Excelbe rögzítették a kitöltött jelenléti ívek adtait, és ez váratlan plusz költséget jelentett az egyetem számára Ráadásul, az adatrögzítők nem is igazán tudták megállapítani, ki mikor lógott, mert az alkalmazottak nagy része változatos időbeosztásban dolgozott (pl. a tanárok munkaideje függött az aktuális órarendjüktől), viszont az emberek túlnyomó része úgy töltötte ki a jelenléti ívet, hogy egyszerűen csak lemásolta a kezdő és végidőpontjait egyik napról a másikra… Az adatrögzítés különben is lassú volt, mert a Mike által tervezett Excelben nem voltak cellaképletek, amik az összidőt kiszámolták volna, így ezt az adatrögzítő hölgyek külön számológépen adták össze, ami lassan ment és tel volt hibával… Mike meglepődve vette észre, hogy a nyavalyás Excel csak valahányszáz sort kezel, ami hamar elfogyott ennyi adat mellett, ezért felvette állásba az egyik frissen végzett műszaki informatikus rokonát, aki megszállott Java és Python programozó volt, és azt ígérte egy klassz kis progival majd „összefűz” egymás után több Excel munkalapot, hogy egybe lehessen az adataikat olvasni. De a megvalósítással egyre csak adós maradt… A fentiekből látható, hogy informatikai féltudásból, a táblázatkezelő szerepének és képességeinek félreismeréséből, az adatbázis-kezelési tudás hiányosságaiból pillanatokon belül milliós károk keletkezhetnek egy nagy szervezetben: használhatatlan rendszerek születnek, amelyek eszik a pénzt és a munkaerőt is mert mellette papíron ugyanúgy meg kell csinálni a dolgot mint eddig. Felvetődik a kérdés, mire jó az Excel valójában?

6 Mire használják ténylegesen az Excel-t? 1
A Microsoft (és más táblázatkezelők gyártói is) eredetileg felsőfokú végzettségű, kvantitatív elemző készséggel megáldott embereknek szánták terméküket (akik használják is), azonban ők kevesen vannak, ezért ügyes marketing húzással „nyitottak lefele”, belerakták egy olcsó office csomagba, aminek súlyos következményei lettek: Az Excelt a leggyakrabban valami adatbáziskezelő, súlyosabb esetben integrált vállalatirányítási rendszer helyett használják, tranzakció adatok (Transactional Data) feldolgozására: olyan adatok, amelyek mérete a szervezet működésével egyenesen arányosan növekszik. Ez maga a Katasztrófa, nagy K-val! Az Excel a későbbekben tárgyalandó erőforrás-korlátai miatt nyilvánvalóan alkalmatlan erre a feladatra, és a dolog vége az lesz, hogy nagy számú, alulképzett, olcsó munkaerőt (55 éves Nusika, frissen végzett Pollackos tömeghallgató, vagy kiszervezik a dolgot indiai „informatikusoknak”) gályáztatnak kézimunkával minimális belső logikát tartalmazó Excel táblák sora előtt, és az egész még lassabban működik, mintha tisztán papíron csinálnák! Innen ered az Excel közkeletű rossz híre. A jelenségnek 2 oka van: 1. A nagyobb teljesítményű, korszerű relációs adatbázis-kezelők (Oracle, MSSQL, IBM DB2, MySQL, stb.) működésének megértése, adatbázisok önálló tervezése, programozása SQL-ben jóval bonyolultabb és elvontabb dolog, mint egy táblázatkezelő. Nem biztos, hogy egy akár egy főiskolai diplomával rendelkező informatikus boldogul vele, mert egyszerűen nem tanulhatta elég hosszú ideig. Egy PHP-s weblapot mögötte 1 adatbázis táblával még megcsinál, de ha 2 táblát kellene összekötni, akkor már gond van…

7 Mire használják ténylegesen az Excel-t? 2
2. Az Excel alkalmatlanságát tranzakció adatok kezelésére sokáig képes elkenni, hogy a hardverek egyelőre még képesek folyamatosan gyorsulni a jelen technológia határain belül, és bár a teljesítmény-növekmény jelentős részét megeszi a Windows látványos, de diszfunkcionális felpuffasztása (pl. áttetsző ablakok és egyéb baromságok), azért az Excel is egyre nagyobb mennyiségű adattal képes megbírkozni fagyás nélkül. Így kis szervezetekben sokáig nem lóg ki a lóláb, hogy svájci bicskával próbálnak rönkfát aprítani, Az Excel második leggyakoribb felhasználása, hogy az univerzális tűzoltó-készülék szerepét tölti be olyan cégnél, aminek már van valamiféle vállalatirányítási rendszere: Az integrált vállalatirányítási (Enterprise Resoulce Planning, ERP) rendszer olyan szoftver, amely a szervezet különböző funkciói (pl. könyvelés, pénzügy, értékesítés, gyártás) szerint önmagukban is működőképes modulokra (Module) van osztva, és részenként is megvásárolható és bevezethető. A modulok olyan magas szinten vannak integrálva, hogy a teljes szervezeti működés összes folyamatára biztosítják a hatékony adatkezelést Az ERP szoftver gyártók általában tanácsadói szolgáltatást is adnak a bevezetéskor

8 Bevezetés: Mire való az Excel (és általában a táblázatkezelők)?
Az előadás tartalma Bevezetés: Mire való az Excel (és általában a táblázatkezelők)? Mire használják ténylegesen az Excel-t? A legrosszabb eset: Tranzakciókezelő/adatbázis rendszer helyettesítőjeként Eggyel kevésbé rossz eset: Tűzoltó eszközként a felsővezetői jelentésgenerálásban és adatbányászatban Mi a a tananyagunk célja? Üzleti elemzői megközelítés Mik az Excel előnyei és hátrányai? Összehasonlítás adatbáziskezelőkkel és 4GL programnyelvekkel Mikor használjuk az Excel-t és mikor ne? Szakirodalom

9 Mire használják ténylegesen az Excel-t? 3
Az ERP szoftvergyártók a cégek igényeihez és finanszírozási lehetőségeihez igazodva különféle méretbeli, árbeli és tudásbeli verziókban kínálják termékeiket: Csak a nagy gyártók ( ) gyártanak minden funkcionális modult, a kisebbek nem Az ERP rendszerek sok szektor-specifikus tudást igényelnek: másképp működik egy bank, egy egyetem, egy olajtársaság. A nagy gyártók szépen elosztották egymás közt a szektorokat, hogy ne kelljen versenyezniük: Ezenkívül, nem olyan rugalmasak, mint azt fennen hirdetik magukról: a bevezetéskor inkább a szervezetnek kell a folyamatait az ERP-hez igazítani, mint fordítva. A gyártóknak annyi igazsága van gazságuk mellett, hogy egy kaotikus szervezetben nem lehet eredményesen ERP-t bevezetni, és így kikényszerítik a bevezetés során a drága és hosszadalmas BPR-t, amit általában szintén ők végeznek Ezért egy ERP-bevezetés költsége még egy jól működő céget is megráz: kb év, mire az ERP nem a veszteségeket meg a gondokat termeli, hanem elkezd stratégiai verseny-eszközzé válni, igaz attól kezdve a szervezetnek felmérhetetlen előnye van olyan versenytársakkal szemben, akiknek nincs, vagy kényelmességből, takarékosságból csak 1-2 modult vezettek be. Erre például szolgálhat egy finn székhelyű, Magyarországon is működő elektronikai alkatrészgyártó tündöklése és hanyatlása: bevezették a Baan rendszer ( ) könyvelés és pénzügy modulját, azonban a logisztikát nem, és kicsi, toldozott-foltozott szigetalkalmazásokkal pótolták. A felsővezetés szűklátókörűsége eredményeképpen 2006-ban negatív üzleti-üzemi eredményt sikerült elérniük egy évi 10-12%-kal dinamikusan bővülő piacon! ERP rendszerek Vállalat: kis közepes nagy Microsoft Navision X Microsoft Axapta SAP Business One SAP All-in-One SAP Business Suit ProgenMachinátor Progen - sERPa Szektor Microsoft SAP Axapta Navis Kis/nagykeresked. X gyártás üzleti szolgáltat. építőipar élelmiszeripar divat-, textilipar szállítmányozás jövedéki termékek államigazgatás szolgáltatás olajipar postai szolgáltatás banki szolgáltatás egészségügy gyógyszeripar vasúti szolgáltatás telekommunikáció média mérnöki fejlesztés

10 Mire használják ténylegesen az Excel-t? 4
Az ERP rendszerek 2 célja a tranzakció adatok kezelése és a felsővezetés számára aggregált (Aggregate) adatok, jelentések (Reporting) előállítása, amelyekből nyomon tudják követni a szervezet működését – a tranzakció adatokat senki élő ember nem képes értelmesen áttekinteni – és stratégiai döntéseiket előkészíthetik Az ERP rendszerek jelentései alapban statikus szerkezetűek (Static Structure): a mutatott adatok fajtái, csoportosítása és aggregációi fixek, azon működési modellre épülnek, amit az ERP rendszer favorizál csak az adattartalom frissül folyamatosan az adatbázisból. Az üzleti életben azonban olyan nagy a bizonytalanság, hogy a legnagyobb pénzt érő döntési problémák nem struktúráltak (Ill Structured Decision Problems) – a felsővezető nem tudja megadni, hogy milyen adatokra lesz szüksége 3 vagy 6 hónap múlva! Bármi kellhet, attól függ, mi lesz! Ezért rendszerfejlesztéskor általában elkezd követelni mindenféle fajta jelentést, ami csak eszébe jut: pl. „kérem a termékkategóriánkénti eladásokat negyedévenként, régiónként, üzletkötőnként, fogyasztói csoportonként” Egyszerűen nincsen tudatában, hogy ezzel a félmondattal egy több száz oldalas jelentést definiált, mert ezen halmazok elemei összeszorzódnak: pl. a 44 kategória diagrammja × 4 negyedév × 5 régió × 8 üzletkötő × 12 fogyasztói csoport = 1920 db diagramm A menedzser bele fog fulladni a kinyomtatott jelentésekbe! Senki nem olvas el 1920 oldalt, pláne nem egy elfoglalt felsővezető (max. 5 oldal/nap) Nagyon elégedetlen lesz, mert bár a rendszer működik, és sok pénzt fizettek érte, mégsem tudja használni semmire, hiába kap egy több mint ezer oldalas jelentést, neki csak az az öt szám kellene, amit pont nem talál benne. Ezt a jelenséget nevezzük jelentéstenger-csapdának (Report Flood Trap). Ez dinamikus szerkezetű jelentéseket (Dynamic Reporting) előállító on-line analitikus kezelő modul (On-Line Analytic Processing, OLAP) bevezetésével oldható fel. Azonban az egyszerűbb, relatíve olcsóbb ERP rendszerek ilyet nem tartalmaznak, a drágábbakhoz külön – igen drága - modulként kell megvenni Az ERP-k fent említett problémái miatt kerül elő az Excel: Drágább, fejlettebb OLAP rendszer olcsó helyettesítőjeként használhatják, mert kimutatás-táblái (Pivot Table) lényegében mezítlábas, fapados OLAP eszközök. Így hidat teremt az ERP rendszer adatai és a felsővezetés naponta változó információs igényei közt (Managerial Data Bridging)

11 Mire használják ténylegesen az Excel-t? 5
A szigorúbb versenykörnyezetben működő cégeknél ezenkívül még adatbányászati (Data Mining) eszközök helyettesítőjeként is szóba jön, ami az OLAP eszköz által előállított aggregált adatokon statisztikai elemzéseket végez, illetve lehetővé teszi az eredmények tömeges, automatikus vizualizációját. A kivételekben történő bányászkodás (Mining by Exceptions) során a felsővezető az aggregált adatok közül kiugrót, szokatlant 1 kattintással, 1 perc alatt – programozás nélkül – le- fúrással (Drill) részekre bonthatja, és megtalálja a döntéshez szükséges infót (pl. a veszteségek oka), anélkül, hogy átnyálazná a mögöttes rekor- dot! Miért pont Buffaloban csökkentek a legjobban az eladások? katt A lojális vevőinket vesztjük el! Miért pont az alacsony –közepes profitabilitású csoportban nagy az esés? katt

12 Mi a tananyagunk célja?  Az ilyen felsővezetői dinamikus jelentéskészítést ellátó rendszerek rendkívül sok pénzt érnek, mert több tíz-százmilliós stratégiai döntéseket alapoznak meg  Készítésük magas jövedelemmel járó karrierlehetőség erős analitikus képességekkel rendelkezőknek, továbbá az ilyen bizalmi állásokból a vezetők csak ritkán hajlandók kimozdítani embereket, a magas jövedelemhez nagy munkahelybiztonság is társul! (Ellenben pl. az értékesítéssel, ahol ugyan jutalékok formájában nagyok a jövedelmek, de ha az alkalmazott nem teljesíti az értékesítési tervet, kíméletlenül kiszórják, mert ezren várnak a helyére, akiknek szintén jó a beszélőkéjük…)  De az ilyen rendszerek Excel-ben történő készítéséhez jelentős tudás szükséges: sokszor trükközéssel, egyszerűbb makrók hozzáírásával olyan dolgokra használjuk, amire egyáltalán nem tervezték (pl. rotált 3D-s vizualizációk, automatikus tömeg-diagrammolás).  Az Excelt legtöbbször azért használják ilyen célra, mert szűklátókörűen már nem terveznek költségvetési keretet drágább és profibb OLAP és adatbányászati célszoftverek vásárlására  A nagy baj, hogy az Excel tanítást mindenki másra hárítja: a mesterképzések szerint ez olyan egyszerű dolog, hogy tanulják a hallgatók a főiskolai fokozatban, ott azt gondolják, hogy „titkárnő-szintű office alkalmazásokat” középiskolában kellene tanulni, a középiskola szerint meg általánosban. Az pedig nem tudja továbbhárítani lefele, mert az óvodában még nem tudnak a gyerekek olvasni. Így végül senki nem tanítja, vagy csak alap-alap-alap szinten… Ezért született jelen tananyag, hogy valaki végre tanítsa magas szinten is: Tananyagunk a felsővezető mellett működő üzleti elemző (Business Analyst, Research Analyst) szemszögéből tárgyalja az Excel használatát: adatbázis-kapcsolati és optimalizációs segédeszközeit, statisztikai elemzésekhez és a vizualizációkhoz szükséges egyszerűbb makró-programozási kiegészítésekkel. Lásd volt diákunk visszajelzését: CustomerReflection.rtf

13 Bevezetés: Mire való az Excel (és általában a táblázatkezelők)?
Az előadás tartalma Bevezetés: Mire való az Excel (és általában a táblázatkezelők)? Mire használják ténylegesen az Excel-t? A legrosszabb eset: Tranzakció kezelő /adatbázis rendszer helyettesítőjeként Eggyel kevésbé rossz eset: Tűzoltó eszközként a felsővezetői jelentésgenerálásban és adatbányászatban Mi a a tananyagunk célja? Üzleti elemzői megközelítés Mik az Excel előnyei és hátrányai? Összehasonlítás adatbázis-kezelőkkel és 4GL programnyelvekkel Mikor használjuk az Excel-t és mikor ne? Szakirodalom

14 Az Excel előnyei és hátrányai: összehasonlítás 4GL programozási nyelvekkel
Táblázatkezelő (pl. Excel) Nagyon rugalmas: Cella bármi lehet: szám, szöveg, képlet, kép, stb. Minden cella külön elérhető Nagy tárigény: Cellának sok helyet kell foglalni előre Max. 256 oszlop × sor Lassú számítási sebesség: Nagy táblánál lefagy Rugalmas, közepesen bonyolult programozás Függvények a cellákban Adatok és feldolgozó programkód nem függetleníthető egymástól, nehéz átvinni más táblázatkezelőbe 4GL nyelv: (C,Delphi,Visual Basic) Nagyon rugalmas: Sokféle változótípus + komplex grafikai, hang mozi objektumok Rugalmasan bővíthető objektum hierarchia Közepes tárigény: Objektumoknak sok helyet kell foglalni előre Virtuális memóriába swappel Nagyon gyors számolás Csak a memóriában, amíg nem swappel! Rugalmas, de nagyon bonyolult programozás Objektum hierarchia ismerete Adatok és feldolgozó programkód nem függetleníthető egymástól, nehéz átvinni más nyelvbe = =

15 Az Excel előnyei és hátrányai: összehasonlítás adatbáziskezelőkkel
Táblázatkezelő (pl. Excel) Nagyon rugalmas: Cella bármi lehet: szám, szöveg, képlet, kép, stb. Minden cella külön elérhető Nagy tárigény: Cellának sok helyet kell foglalni előre Max. 256 oszlop × sor Lassú számítási sebesség: Nagy táblánál lefagy Rugalmas, közepesen bonyolult programozás Függvények a cellákban Adatok és feldolgozó programkód nem függetleníthető egymástól, nehéz átvinni más táblázatkezelőbe Adatbázis-kezelő (pl. Access) Kevésbé rugalmas: Egy mező egyféle típusú lehet Az egyes rekordokat nem érhetem el fizikai sorszám szerint Kis fajlagos tárigény: Mezőknek a lehető legkisebb helyet foglaljuk Max. 256 mező × kb.10M rekord (Max. 2GB) Gyors számolás A numerikus mezőkkel Kevésbé rugalmas, de egyszerűbb programozás A feldolgozó SQL programkód függetleníthető az adatoktól és szabványos, Viszonylag könnyű az adatokat átvinni más adatbázis-kezelőbe

16 De számolási sebességben megközelítheti azt,
A táblázatkezelő, adatbáziskezelő és 4GL nyelvek viszonya és kapcsolatai Rugal- masság A relációs adatbázis-kezelő SQL-e a 4GL objektum orientált programozásnál jóval egyszerűbben programozható De számolási sebességben megközelítheti azt, Viszont kevésbé rugalmas. Ezt feloldandó, a fejlesztők sokféle illesztési felületet találtak ki a három nagy adatkezelő rendszer csoport közt ODBC Szerver adatlinkelés magas Objektum orientált, Hierarchikus adatbázis kezelés 4GL nyelvek Relációs adatbázis Makrók Rugal- masság SQL utasítások cella függvényként Fajlagos teljesítmény Pivot tábla jelentések Makrók Munkalap objektumok Rugal- masság Táblázat kezelő alacsony alacsony magas Programozás komplexitása

17 Táblázatkezelő, 4GL programnyelv és adatbáziskezelő programozásának összehasonlítása 1
1-1PÉLDA: Előre tárolt számsorozat összeadása a 19.-től a 31. elemig: A táblázatkezelőben: Cellafüggvényeket adunk meg cellahivatkozásokkal a művelet végrehajtására: =Szum(A19:A31)  Egy bonyolultabb probléma algoritmusát a cellafüggvények egymásra hivatkozásának sorrendje adja meg, nem jelenik meg explicit módon  De az összes kiszámított részeredmény azonnal látható a cellákban, az algoritmus lépésenként építhető és tesztelhető, így nincs igazán szükség a programozásban hibakeresési (Debug) munkafázisra (bár az Excel rendelkezik hibakeresési funkcióval). Ez követeli a programozótól a legkisebb absztrakciós készséget, az emberek legalább 30%-a képes lenne átlátni  Ennek ára borzalmas fajlagos gépi erőforrás-fogyasztás: minden részeredmény, minden cikluslépés egy üresen is több 100 byte-ot és jelentős processzoridőt igénylő cella objektumot foglal el, ahányszor ismétlődik, annyiszor!

18 Táblázatkezelő, 4GL programnyelv és adatbáziskezelő programozásának összehasonlítása 2
1-1PÉLDA: Előre tárolt számsorozat összeadása a 19.-től a 31. elemig: 4GL programnyelvben (pl. Visual Basic):  Viszonylag kevés, 5-8 féle vezérlő utasítással (IF feltétel, CASE többszörös elágazás, FOR, DO elöl tesztelő-, REPEAT hátul tesztelő ciklus) bonyolult algoritmusokat írhatunk le explicit módon, pl. S=0: For I=19 To 31 S=S+Szamok(I) Next I: Print S  Változóértékeket előre deklarálandó, de kódolás közben nem látható tárterületek közt mozgatunk. A programozónak „fejben kell látni” időben mit csinál az algoritmus a tárterületeken, ezért olyan absztrakciós készséget igényel, ami az emberek max. 15%-ánál van meg.  Bonyolult kód utólagos debugolást igényel, mert kódolás közben nem látszik, hogy jó lesz-e. A 4GL fejlesztő környezeteknek sok debug eszközük van, de nem olyan kényelmes nézegetni őket mint egy táblázatkezelő munkalapot – gyakorlott programozó fejben gyorsabban megtalálja a hibát, csak az fárasztóbb!  Viszont komoly nagyságrendekkel kisebb az erőforrás-igénye mint a táblázatkezelőnek

19 Táblázatkezelő, 4GL programnyelv és adatbáziskezelő programozásának összehasonlítása 3
1-1PÉLDA: Előre tárolt számsorozat összeadása a 19.-től a 31. elemig: Relációs adatbázis-kezelő SQL programnyelve: Csak adatbázis táblából adatbázis táblába végez műveleteket, így a tárolóterületeket nem kell külön deklarálni, lefoglalni, felszabadítani, ez automatikus Minden művelet alapban a tábla (illetve összecsatolt táblák) összes rekordjára (és összes kombinációjukra) vonatkozik, hatása csak WHERE szűrővel korlátozható, így nem kell állandóan ciklusokat programozgatni A probléma algoritmusa egyáltalán nem jelenik meg, azt az adatbázis motor programozza le automatikusan. Csak a számítási célt kell megadni (SELECT rész), az input adatokat szűrőfeltételként (WHERE rész), és az input- és output adatokat tartalmazó táblákat (és azok összekapcsolódását) (FROM rész). Így a programkód elképesztően tömör, a programozás gyors, és az erőforrás-kihasználás majdnem olyan hatékony, mint az adott célra kézzel írt programkódnál ALTER TABLE Szamok ADD Sorszam Autonumber; /Sorszámozd be SELECT /Válaszd ki eredményül a következőket... Sum(Szamok.Ertek) /Adj össze Ertekeket... FROM Szamok /A Szamok táblából... WHERE /De csak ott... Sorszam>=19 AND Sorszam <=31; /Ahol a Sorszám 19 és 31 közti! Viszont, a programozása nagyon durva absztrakciós készséget követel, az emberek max. 5%-a alkalmas rá A debugolása nehézkes, nyögvenyelős, csak a legfejlettebb adatbázis-kezelőkben (pl. MSSQL) van olyan lekérdezés-szeresztő, amely az eredménytáblából mintarekordokat mutat szerkesztés közben

20 Bevezetés: Mire való az Excel (és általában a táblázatkezelők)?
Az előadás tartalma Bevezetés: Mire való az Excel (és általában a táblázatkezelők)? Mire használják ténylegesen az Excel-t? A legrosszabb eset: Tranzakció kezelő /adatbázis rendszer helyettesítőjeként Eggyel kevésbé rossz eset: Tűzoltó eszközként a felsővezetői jelentésgenerálásban és adatbányászatban Mi a a tananyagunk célja? Üzleti elemzői megközelítés Mik az Excel előnyei és hátrányai? Összehasonlítás adatbázis-kezelőkkel és 4GL programnyelvekkel Mikor használjuk az Excel-t és mikor ne? Szakirodalom

21 Mikor használjuk az Excel-t és mikor ne? 1
1. Adattömeg (Data Mass): A fejlesztendő alkalmazás ne tartalmazzon nagy tömegű, tranzakció jellegű adatot, amelyek mérete lineárisan nő a szervezet működésével: ilyenkor még nagyon pici szervezeteknél is kőkeményen belép a táblázatkezelő jellegéből fakadó óriási erőforrás igény, és a rendszer rövid úton fagyni fog. Hangsúlyozottan igaz ez több felhasználós /internetes távadat környezetek esetén 2. Relációk (Relations): A fejlesztendő alkalmazás ne tartalmazzon bonyolult logikai összekapcsolódású adatokat, amelyek egységei nem tárolhatók fix hosszúságú helyen: 1-2 PÉLDA: 1 nőnek lehet 0db gyereke, de lehet 18db is (ld. Kalányos Zoltánné sz. Orsós Dzsenifer) – meghagyhatok a nők táblázatánál 18 oszlopot a gyerekek neveinek, de az átlag magyar nőknél, akiknek 0.6 gyereke van, 17.4 oszlopot elpazarolok, és bármikor jöhet Bogdán Jolán, akinek 19 gyereke van… Ha az feltétel nem teljesül, akkor célszerű a tranzakció adatokat relációs adatbázis-kezelőben tárolni (lásd: Lesson1), és az Excel innen felszedheti őket 3. Önálló alkalmazás (Standalone Application): Bár az Excel lehetőséget ad internetes megosztott munkaterületek kezelésére, ezek kapacitása erősen korlátozott, ezért lényegében egy felhasználós, lokális alkalmazásokhoz használható. Szerencsére a felsővezetői riportolás ilyen 4. Intenzív statisztikai elemzés/optimalizáció-igény az algoritmusban (Statistical Analysis /Optimization Requirement of Algorithm): Az Excel előnye akkor mutatkozik meg, ha bonyolultabb statisztikai/optimalizációs elemzések sorozatát tartalmazza az alkalmazás algoritmusa (regresszió, ANOVA, korrelácószámítás, faktoranalízis, gradiens algoritmus, simplex algoritmus, korlátozás-szétválasztás), tipikusan ilyen az adatbányászat. Ezeket cellafüggvényekben és makrókban is nagyon könnyen használhatók. A 4GL nyelvekhez ugyan elérhetők olyan eljáráskönyvtárak, amelyek bonyolultabb statisztikai/optimalizációs módszerekkel foglalkoznak, de ezen eljáráskönyvtárak kiismerése, megtanulása mindig hosszabb idő

22 Mikor használjuk az Excel-t és mikor ne? 2
5. Hibakeresési és tesztelési költség (Debug/Testing Cost): Mivel az Excelben cellafüggvényekkel lépésenként építjük az algoritmust, azonnal látszik, ha valami nem úgy működik, ahogy kell, így a tesztelés és debug idő- és a programozó absztrakciós képességei iránti szükséglete nagyságrendekkel kisebb, mint 4GL nyelvek esetén 6. Határidő (Deadline): A fentiek miatt, az Excelben lehet a leggyorsabban kifejleszteni és tesztelni egy algoritmus, ráadásul a felhasználói felület programozása is gyorsabb, mint 4GL nyelvekben, mert rendelkezésre áll a munkalap teljes funkcionalitása, amellett, hogy használhatunk 4GL nyelvekre jellemző űrlap (Form) alapú felhasználói felületet is 7. Szoftver költség (Software Cost): Mivel az Excel az MS Office csomag része, lényegében ingyen áll rendelkezésre, mind a fejlesztő, mind a felhasználó számára 8. Betanítási költség (Tutorial Cost): Alap-alap felhasználói szinten az Excel ismerete eléggé elterjedt, ezért az Excelben készített alkalmazás előnye, hogy a felhasználónak nem egy vadonatúj felhasználói felületet kell megtanulnia, csak az alkalmazás-specifikus munkafüzet részek használatát 9. Munkaasztal (Desktop): Ha a felhasználó azt igényli, hogy az alkalmazás számított eredményeiből könnyen és gyorsan tovább tudjon számolni/ diagrammolni, az Excel-alapú felhasználói felület határozott előnyt élvez a programnyelvek által előállított űrlapokhoz (Form) képest, ha csak az alkalmazás által használt munkalapokat/cellákat zárjuk le: bármit hozzáépíthet és nem kell még külön adatexport felületet (pl. XML-ben) programoznunk hozzá.

23 Exceles kezdőlap: http://excel.lap.hu/
Szakirodalom Magyar nyelven: Exceles kezdőlap: Internetes Excel alaptananyag: Trükktár üzleti elemzőknek, kontrollereknek: Általános Excel trükkök: Makróírás: Angol nyelven: Excel trükkoldal: Excel trükkoldal: Exceles blog: