PROJEKT MENEDZSMENT A PROJEKT MENEDZSMENT ALAPJAI

Az előadások a következő témára: "PROJEKT MENEDZSMENT A PROJEKT MENEDZSMENT ALAPJAI"— Előadás másolata:

1 PROJEKT MENEDZSMENT A PROJEKT MENEDZSMENT ALAPJAI
A PROJEKTEK TERVEZÉSE A PROJEKTEK MEGVALÓSÍTÁSA SEED ALAPÍTVÁNY

2 A projekt ( a tervezés álneve)
Pontosan meghatározott célok (eredmények) elérése megadott időre adott költségkeret mellett Kezdési és befejezési időpont adott Egyszeri tevékenység Összetettség, komplexitás Saját szervezeti háttér Tapasztalat alkalmazhatósága SEED ALAPÍTVÁNY

3 Projekt menedzsment funkciók I.
Projekt tervezés A projektvezető a közreműködő szervezeti egységekkel együtt team munkában végzi Jellemző a kettős feladat: A megtervezendő rendszer kialakítása megfelelő módszerek, technikák segítségével Az ehhez megfelelő tervezési eljárás kidolgozása Projekt szervezés Team építés és fejlesztés A különböző team-ek tevékenységének szervezése, összehangolása (konfliktusok kezelése) SEED ALAPÍTVÁNY

4 Projekt menedzsment funkciók II.
Projekt koordinálás Kitűzött határidők betartása Információáramlás biztosítása Projekt irányítás A munkálatok terv szerinti lebonyolítása Projekt ellenőrzés A projekt futását folyamatosan követő tevékenység (Ki kell terjedjen mennyiségi-, minőségi- és funkcionális szempontokra) SEED ALAPÍTVÁNY

5 Projekt életciklus (1 – 2) IDŐBELI LEFUTÁSBAN
Négy fázis: Kezdeményezési (koncepcionális) fázis Ötlet/igény felmerülése Projektjavaslat elkészítése Részletesebb piaci elemzések (megvalósíthatósági tanulmány) készítése Tervezési fázis Projekt célok definiálása Projekt menedzsment létrehozása Tevékenységek, erőforrások tervezése-ütemezése, integrálása minőségi-, illetve biztonsági előírásokkal, adminisztrációval Életciklus-előrehaladás ellenőrzési tervek készítése SEED ALAPÍTVÁNY

6 Projekt életciklus (3 – 4)
3. Végrehajtási (implementációs) fázis Tervek „üzembehelyezése” Tevékenységek figyelemmel kísérése, irányítása Előrehaladás (periodikus) vizsgálata, szükség szerinti reviziója Lezáró (befejező) fázis Projekt komplettálása Átadás Projekt kiértékelése Nyomon követési feladatok SEED ALAPÍTVÁNY

7 A projektciklus (FOLYAMATÁBRAKÉNT)
1. LÉTREHOZÁS 2. TERVEZÉS 4. ÉRTÉKELÉS 3. MEGVALÓSÍTÁS és NYOMONKÖVETÉS SEED ALAPÍTVÁNY

8 Milyen a jó projekt? Valós problémákra és lehetőségekre szabott
Illeszkedik a pályázó hosszú távú fejlesztési terveihez Élvezi a partnerek és érintettek támogatását Megvalósítható Egyedi Jelentős hatása van a külső környezetre is SEED ALAPÍTVÁNY

9 A projekt létrehozása A PROJEKT LEGYEN Világosan átlátható Meggyőző és
Mérhető! Ennek elérésére alkalmazzuk a PROJEKTTERVEZÉSI TECHNIKÁKAT: SWOT elemzés = MILYEN, aki csinálja Problémafa = MINEK az érdekében Célfa = MILYEN eredményért Logikai keretmátrix = MIT csinál SEED ALAPÍTVÁNY

10 Projekttervezés Végrehajtási struktúra elkészítése
Erőforrások tervezése Logikai terv elkészítése (keretmátrix) Mérföldkövek és döntési pontok rögzítése Időtervezés Kockázatelemzés Kommunikációs terv elkészítése SEED ALAPÍTVÁNY

11 A SWOT-elemzés MICSODA?
Táblázatos formában megjelenített gyorsfénykép, mely a szervezet aktuális állapotát mutatja be. Remek melléklet a pályázathoz! MIRE JÓ? A pályázat bírálója számára azonnal világossá válnak a pályázó szervezet fő fejlesztési lehetőségei és esetleges gondjai SEED ALAPÍTVÁNY

12 + - A SWOT felépítése Belső tényezők ERŐSSÉGEK GYENGESÉGEK LEHETŐSÉGEK
(Strengths) GYENGESÉGEK (Weaknesses) + - LEHETŐSÉGEK (Opportunities) VESZÉLYEK (Threats) Külső tényezők SEED ALAPÍTVÁNY

13 Problémafa – példa Negyven feletti nők a munkaerőpiacon
A negyven év feletti nők nem tudnak elhelyezkedni A negyven év feletti nőket diszkrimináció éri a munkaadók részéről Okozat Nem tudnak messzire járni dolgozni Nincs piacképes szakismeretük Nem értenek a számítógéphez Tradicionális családi munkamegosztás SEED ALAPÍTVÁNY

14 Célfa – példa Eredmény Informatikai képzéssel erősödik a munkaerőpiaci
A negyven év feletti nők munkaerőpiaci helyzete javul A női esélyegyenlőség erősödik Eredmény Az atipikus munkavégzési formák (önfoglalkozatás, távmunka) ismertebbek lesznek Képzésekkel nő a célcsoport tudása Informatikai képzéssel erősödik a munkaerőpiaci helyzetük Az önismereti, motivációs, kommunikációs képzés segít SEED ALAPÍTVÁNY

15 Logikai keretmátrix MICSODA?
Egy 4x4-es táblázat, mely egy konkrét projektet tesz áttekinthetővé mind a tervező, mind a pályázat elbírálója számára Szintén pályázati melléklet. MIRE JÓ? Segít a problémákra reagáló, mérhető eredményeket hozó, profi pályázat készítésében Átlátható, logikus módon mutatja meg az összefüggéseket a tervezett tevékenységek és elérendő célok között Bizonyítja, hogy a várt eredmények mérhetőek, és bemutatja, hogy hogyan Segít felmérni és megfogalmazni a pályázat kockázati tényezőit SEED ALAPÍTVÁNY

16 Előkészítése: Érintettek elemzése Problémaelemzés Célkitűzés-elemzés
Célcsoportok azonosítása Kulcsproblémáik, lehetőségeik és korlátaik Problémaelemzés Problémák meghatározása Ok-okozati összefüggések meghatározása Célkitűzés-elemzés Projektstratégia meghatározása SEED ALAPÍTVÁNY

17 Tervezési lépései Beavatkozási logika meghatározása
Előfeltevések és rizikófaktorok meghat.-a Indikátorok azonosítása Tevékenységütemezés készítése Költségvetés készítése SEED ALAPÍTVÁNY

18 4. Kockázatok és feltételezések
Felépítése 1. Leírás 2. A sikeresség mutatói 3. Mutatók forrásai 4. Kockázatok és feltételezések 1. Stratégiai célok 2. Projektcél 3. Eredmények 4. Tevékenységek Források  Költségek Előfeltételek  SEED ALAPÍTVÁNY

19 A mérföldkövek mátrixba rendezése
Sor-szám Tevékenység Felelős Megvalósítás (hónapok) 1. Team létrehozása X. Y. 2. Projekt előkészítése Z. F. 3. 4. Beruházás 5. 6. 7. Folyamatos kommunikáció a partnerek között 8 Projekt folyamatos nyomon követése .9 Projekt pénzügyi monitoringja .10. 11. Záró beszámoló készítése SEED ALAPÍTVÁNY

20 A projekt végrehajtása
Tulajdonképpen a projekttermék létrehozása Projekt monitoring, kontrolling (tervvel összehasonlítás) Erőforrások feladatokhoz hangolása Változások kezelése (esetleg válságmenedzselés) Kommunikáció Megbízó, projekt környezet és felelősök tájékoztatása - elvégzendőkről - dokumentációról - tanulságokról - korrekciókról SEED ALAPÍTVÁNY

21 A projekt lezárása A projekttermék dokumentált átadása
Követési, karbantartási megállapodás Projekttagok visszahelyezése eredeti munkájukba Erőforrások reintegrációja Utólagos költségelszámolás készítése Tartalom, célok és módszerek elemzése Tapasztalatok rögzítése, összefoglaló készítése Záró értekezlet SEED ALAPÍTVÁNY

22 A projekt értékelése Elért szakmai eredmények elemzése
- a rögzített célok - a megbízás tartalma és - a sikerkritériumok szempontjából Projektfolyamat értékelése Együttműködés elemzése Hatékonyság értékelése Értékelő jelentés összeállítása SEED ALAPÍTVÁNY

23 GYAKORLATI TANÁCSOK pályázatíráshoz (PRAKTIKUM)
Az NFH által finanszírozott pályázatokat magyarul, géppel írottan kell benyújtani A projekt illeszkedjen a megpályázott program célkitűzéseihez A pályázat megfogalmazása legyen precíz, világos, könnyen érthető Az eredeti és másolati példányok egyenként legyenek lefűzve. Ügyeljünk a pályázati kiírásban foglaltak pontos betartására, mert az ezektől való legkisebb eltérés is kizáró ok lehet adott esetben - például a pályázatok leadási határideje, amely percre pontosan értendő (általában nem a postai bélyegző dátumát veszik alapul, hanem a hivatalba történő beérkezéséét). SEED ALAPÍTVÁNY

24 Lapozza át egy pihent kívülálló is
Ellenőrző lista alapján össze kell gyűjteni a mellékleteket és alá kell írni a megfelelő helyen Az érintett intézmény jogilag felhatalmazott képviselője írhatja alá! (aláírási címpéldány) Csak olyasmire kérjünk támogatást, amire a terv megvalósításához feltétlenül szükség van. Reális árakon, reális bérekkel számoljunk. Nem érdemes megpróbálni minden áron kitölteni a pályázható keretösszegeket! Legyen kevesebb, de konkrét cél, jól körülhatárolt célcsoporttal, és lehetőleg mérhető eredményekkel. SEED ALAPÍTVÁNY

25 Tudnivalók a közbeszerzésről
Május 1-től új törvény – A strukturális alapoknál már most is alkalmazni kell jan. 1- dec árubeszerzés: 25 milliótól építési beruh. :65 milliótól szolgáltatás: 15 milliótól jan. 1 – dec. 31. árubeszerzés: 25 milliótól építési beruh. :70 milliótól szolgáltatás: 20 milliótól Nettó összegek!!! SEED ALAPÍTVÁNY

26 Infrastrukturális beruházások pályázatai
Megvalósíthatósági tanulmány (több lehetséges alternatíva összehasonlítása – pl.költségek, időigény, stb. alapján) - vezetői összefoglaló - Általános elemzés – HR, piac, stb. - műszaki megvalósítás, végrehajtás tanulmányterv - Környezeti hatások és beavatkozási területek - Pénzügyi megvalósíthatóság - Gazdasági és társadalmi elemzés: költség – haszon (ráfordítás/hozamok) mérése - Kockázat elemzés, érzékenység vizsgálat SEED ALAPÍTVÁNY

27 II. Környezetvédelmi hatásvizsgálat a beruházásra
III. Műszaki tervek, engedélyek – építési engedély hó IV. Gazdasági vizsgálat –költségek, önrész, előfinanszírozás SEED ALAPÍTVÁNY

28 ÍRJUNK VAGY ÍRASSUNK? A STRUKTURÁLIS ALAPOKBÓL FINANSZÍROZOTT PÁLYÁZATOKAT MINDENKI MOST TANULJA, EDDIG MAGYAR SZERVEZETNEK ILYEN TÍPUSÚ PÁLYÁZATBAN NEM VOLT LEHETŐSÉGE RÉSZT VENNI. Amennyiben külső céget veszünk igénybe, tájékozódjunk referenciáiról! Vegyük figyelembe, hogy általában fix díj + sikerdíjért dolgoznak, melyet ki kell termelni. A százalékos összegben megállapított tanácsadói díj nem elszámolható költség. (GVOP-ban a fix díj 10 M Ft pályázott értékig 50 E Ft; 10 M Ft felett 100 E Ft-ban maximált!) SEED ALAPÍTVÁNY

29 Két HEFOP pályázat 2004/ A felnőttképzés hozzáférésének javítása a rendelkezésre álló közművelődési intézmények rendszerszerű bevonásával 2004/ A vállalkozói készségek fejlesztésének támogatása SEED ALAPÍTVÁNY

30 A feldolgozás menete az ESZA Kht.-nál
Iktatás, formai ellenőrzés Megfelelés ellenőrzése alapvető szabályossági követelményeknek - eredeti és másolati példányok - elektronikus adathordozón is Azonosítószám kiadása Első hivatalos értesítés megküldése SEED ALAPÍTVÁNY

31 Lehetőségek 1.1. Formai értékelésre bocsátható
1.2. Ha nem bocsátható formai értékelésre, értesítés az elutasításról (ilyenkor az eredeti példányt az ESZA Kht. köteles megőrizni, a többit 2 héten belül elviheti a pályázó) SEED ALAPÍTVÁNY

32 A formai értékelés Teljességi - formanyomtatványok kitöltése teljes-e?
- minden melléklet csatolva-e? KÖLTSÉGVETÉS, PARTNERSÉGI MEGÁLLAPODÁS, KÖTELEZETTSÉGVÁLLALÁSI NYILATKOZAT, ADATLAP TÁMOGATÁSI DÖNTÉSRŐL, ÉLETRAJZOK, GARANCIÁK, PÉNZÜGYI TERV STB. Jogosultsági vizsgálat pályázó jogosult-e a támogatás elnyerésére? SEED ALAPÍTVÁNY

33 3-féle eredmény lehet 2.1. Pályázat befogadása (ha teljes + jogosult)
Befogadásról értesítés küldése Szakértői csoport értékeli (ez még nem jelenti a támogatás biztos elnyerését, csak a formai megfelelést igazolja) SEED ALAPÍTVÁNY

34 2.2. Hiánypótlás Ha pótolható melléklet hiányzik, faxon, vagy postai úton szólítják fel a pályázót a pótlásra. Ennek kézhez vételétől számított 5 nap alatt kell beküldeni faxon, vagy ha eredeti melléklet, akkor postán is. Ezt követően értesítés - befogadásról, vagy - elutasításról SEED ALAPÍTVÁNY

35 Jogosultság hiánya esetén
2.3. Elutasítás Jogosultság hiánya esetén Tartalmi elem hiányzik (pl. a formanyomtatvány nem hiánytalan), vagy Hiánypótlási felszólítás ellenére sem érkezett be a pótolandó dokumentum Ezt a döntést 5-tagú értékelő bizottság hozza meg (az ESZA Kht. előterjesztése alapján) Elnöke az Irányító Hatóság munkatársa Titkára az ESZA Kht. munkatársa 3 szavazó tagja a szaktárcák delegáltja SEED ALAPÍTVÁNY

36 az érdekképviseleti szervek, civil szervezetek képviselői
(Tanácskozási joggal a régiók, az érdekképviseleti szervek, civil szervezetek képviselői is jelen lehetnek, akiket felkérés, vagy delegálás útján választanak ki.) SEED ALAPÍTVÁNY

37 Szakmai értékelés A pályázati útmutatóban közzétett szempontrendszer szerint FÜGGETLEN SZAKÉRTŐK végzik a szakmai és pénzügyi értékelést Két szakértő egymástól is függetlenül értékel Javaslatukat az ÉRTÉKELŐ BIZOTTSÁG ülése vitatja meg és javaslatot tesz az Irányító Hatóság vezetőjének SEED ALAPÍTVÁNY

38 Ennek alapján hozza meg a
TÁMOGATÁSI DÖNTÉS-t és erről az Irányító Hatóság értesíti a pályázót. - Pozitív támogatási döntés esetén megkezdődik a támogatási szerződés előkészítése, majd végbemegy a megkötése - Elutasítás esetén a pályázó értesítése SEED ALAPÍTVÁNY

39 További információk Értesítések postai úton történnek (kivétel a hiánypótlásra való felszólítás, ahol fax) Kérdések a hiánypótlással és az elbírálási folyamattal kapcsolatban -ben vagy a pályázati útmutatóban közzétett telefonon Elutasításról küldött levél tartalmazza az indoklást. Ennek figyelembe vételével, kijavításával lehet és érdemes újból pályázni. SEED ALAPÍTVÁNY

40 www.gkm.hu (GVOP és KIOP is!) www.fmm.gov.hu és www.hefop.hu
Aktuális pályázatokról az egyes Operatív Programokat Irányító Hatóságok (GVOP és KIOP is!) és (AVOP) (ROP) illetve Az ESZA Kht. által lebonyolított elbírálásokról honlapon lehet tájékozódni. SEED ALAPÍTVÁNY

41 Dokumentumtár Damjanovich Katalin – Hermándy-Berecz Judit [2003]: MATRA Projektfejlesztő Tréning a Regionális Fejlesztésért (Második blokk: projekttervezés) Tempus Közalapítvány Görög Mihály [2001]: Általános projektmenedzsment. AULA kiadó, Budapest   Görög Mihály [2001]: Bevezetés a projektmenedzsmentbe. AULA kiadó, Budapest   PHARE ACCES 2001 BCARN program – SEED ALAPÍTVÁNY

42 További hasznos linkek
Egy projekttervező szoftver Projektvezetés Vállalatirányítási információs rendszerek Magyarországon - 2. kötet Projekttréningek SEED ALAPÍTVÁNY

43 Köszönöm a figyelmet! Lányi Pál
SEED Kisvállalkozás-fejlesztési Alapítvány 1024 Budapest, Rómer Flóris utca V. 15. T/F.: ; ; Webcím: MAGÁNCÉG: EUTENDER BT Komócsy u. 8. T: ; F: ; GSM: 20/ SEED ALAPÍTVÁNY