DOKUMENTUMKEZELÉS.

Az előadások a következő témára: "DOKUMENTUMKEZELÉS."— Előadás másolata:

1 DOKUMENTUMKEZELÉS

2 Hatékony belső ellenőrzés – FEUVE
Solti Árpád ügyvezető HyperTeam Kft.

3 MOTTÓ A belső ellenőrzés optimalizálása több, mint egy szabályozási feladat; hozzájárul az üzleti folyamatok fejlesztéséhez és a hatékonyság növeléséhez.

4 Változó világ Változó szabályozások Üzleti világ
Basel II, Sarbanes-Oxley, ISO, FEUVE,… Üzleti világ tulajdonosi elvárások technológia változása globalizáció Belső ellenőrzés szerepe Kapocs a stratégiai és az operatív szintek között Rálátás a szervezet valós idejű működésére Információgyűjtő „központ”

5 Mítoszok és tények MÍTOSZOK: TÉNYEK:
Belső ellenőrzés alapja a nagyszámú szabályozás és eljárásrend. Belső ellenőrzés: ezért vannak a belső ellenőrök a cégnél ! Belső ellenőrzés az valami pénzügyi téma. A belső ellenőrzés lényegében egy lista a tiltásokról és a helytelen viselkedésről. A belső ellenőrzés elveszi az időnket az alaptevékenységeinktől. TÉNYEK: Belső ellenőrzés alapja a fejlett ellenőrzési környezet. Míg a belső ellenőrök a kulcsszereplők az ellenőrzés rendszerében, a felső vezetés a felelős az ellenőrzési rendszerért. Belső ellenőrzés kiterjed a működés minden részére. A belső ellenőrzés a helyes utat javasolja már előzetesen. A belső ellenőrzés része kell, hogy legyen a folyamatoknak

6 A „megfeleltségtől” az „értékteremtésig”:
Best practices A „megfeleltségtől” az „értékteremtésig”: Üzleti hasznok Gyorsabb zárás és jelentéskészítés Ellenőrzés és hatékonyság Méretgazdaságosság Egység és elszámoltathatóság Újrahasznosítható tudás Alacsonyabb compliance költségek Best practices Hasonló rendszerek konszolidációja Egységes folyamatok Központosítása/outsourcing Compliance kultúra Tartalom és dokumentum management Automatizált compliance folyamatok

7 FEUVE rendszerének fő pillérei
Ellenőrzési nyomvonal Kockázatkezelés A szabálytalanságokkal kapcsolatos eljárásrend

8 FEUVE rendszerrel szemben támasztott elvárások
Gazdaságos, eredményes, hatékony gazdálkodás és működés biztosítása Pénzügyi információk megbízhatóságának biztosítása Jogszabályi kötelezettségek betartásának biztosítása

9 FEUVE kiépítésének eszközei
jó szervezeti struktúra, SZMSZ, (szervezeti ábra) munkaköri leírások hatáskörök kellő szabályozottsága szabályzatok, költségvetés

10 Ellenőrzési nyomvonal
Folyamatok leírása A tevékenység jogi alapja Folyamatgazda megnevezése Ellenőrzés módja az ellenőrzési pontokon, kapcsolódó dokumentumok Kapcsolódási pontok megjelölése, ellenőrzések elvégzése

11 Ellenőrzési nyomvonal kialakítása
A folyamatok azonosítása, vagyis a folyamatgazda megnevezése. Ahol az adott folyamat kapcsolódik egy másik folyamathoz, azt is le kell írni. Dokumentumok meghatározása, amelyek a végrehajtás eredményét jelölik. A vonatkozó jogszabályok ismerete, azaz a követelmény-rendszer meghatározása. Az ellenőrzési nyomvonal ehhez viszonyítja, hogy az adott folyamat a vonatkozó jogszabályoknak megfelelően működik-e, vagy sem. Szabályzatok összehangolása, vagyis az ügyrend elkészítése, melyben az általános elvárásokat kell meghatározni, valamint azt, hogy ezek hogyan kapcsolódnak össze. A végrehajtásért felelős személyek kijelölése. Folyamatok rangsorolása, melynek alapja az adott intézmény fő tevékenységi köre.

12 Kockázatkezelési szabályzat
A kockázat fogalma A kockázat lehet egy esemény vagy következmény, amely lényegi befolyással van egy szervezet célkitűzéseire. A kockázat lehet véletlenszerű esemény, hiányos ismeret vagy információ. Eredendő kockázat, amely szabálytalanságok vagy a megvalósítás során fellépő hibák előfordulásának kockázata. Ellenőrzési kockázat: ezen hibákat vagy szabálytalanságokat meg nem előző, illetve fel nem táró, folyamatba be nem épített ellenőrzési eljárásokból fakadó kockázat.

13 Kockázatkezelési szabályzat
A kockázatkezelési szabályzatban meg kell határozni: A kockázatkezelés célját A kockázat kezelőjét – felelős vezetők A kockázatkezelési hatókört – a kockázatkezelés során kinek van hatásköre beavatkozni, pl. véletlenszerű esemény bekövetkezése esetén kinek van jelentéstételi kötelezettsége. A kockázatelemzés, -mérés módszereit A kockázatkezelés végrehajtásának szabályait – a kockázat azonosítását, a kockázatkezelést, a kockázatkezelés időtartamát A kockázatok és intézkedések nyilvántartását – pl. kockázatregiszterrel.

14 Különbségek A belső ellenőrzés vizsgálja és értékeli az
Irányításáért a belső ellenőrzési vezető felel Végrehajtói a funkcionálisan független ellenőrök Éves terv szerint Végterméke: megállapításokat és ajánlásokat tartalmazó jelentés FEUVE Irányításáért a szervezet vezetője felel Végrehajtói a szervezet operatív munkatársai Folyamatos tevékenység Végterméke: dokumentáltan elvégzett ellenőrzések A belső ellenőrzés vizsgálja és értékeli az alkalmazott FEUVE rendszer megfelelőségét !

15 Összefoglalás Hatékony belső ellenőrzés
Valós kép a szervezet működéséről, a folyamatokon keresztül Kockázatok azonosítása és kezelése Kockázatokat lefedő ellenőrző tevékenységek azonosítása a folyamatokban, az ellenőrző tevékenységek kezelése (teszt, értékelés, felelősség) Intranetes publikálás – hatékony dokumentáció

16 Köszönöm a figyelmet!