Mi az az „IQtató”? Egy intelligens megoldás az irodai iratkezelés, iktatás elvégzésére, a „rend” kialakítására és kezelésére. Egy rendszer a papír- és.

Az előadások a következő témára: "Mi az az „IQtató”? Egy intelligens megoldás az irodai iratkezelés, iktatás elvégzésére, a „rend” kialakítására és kezelésére. Egy rendszer a papír- és."— Előadás másolata:

1

2 Mi az az „IQtató”? Egy intelligens megoldás az irodai iratkezelés, iktatás elvégzésére, a „rend” kialakítására és kezelésére. Egy rendszer a papír- és elektronikus dokumentumok kezelésére, a kapcsolódó ügyek menedzselésére. Egy szoftver, amelynek mára több ezer elégedett felhasználója van. Egy szó amit könnyű megjegyezni. A többit viszont az IQtató jegyzi meg…

3 Hogyan született az IQtató?
Láttuk, hogy egyre nehezebben birkóznak meg a titkárságok a papírhegyekkel, fecni halmokkal, a feldolgozásra váró információval. Nem tojásfejű mérnökök tervezték üvegbúra alatt, hanem a valóság szülte az igényeket a cégek, intézmények irodáiban. Pl. „Hol az a levél Mancika, amit kábé fél éve küldött a nem t’om milyen nevű cég, mert most telefonban vannak és a válaszunkat várják! Mancika hívja fel legyen szíves az … izé cégnél a … khm, a Józsit, aki az eszkúdert szállítja nekünk!

4 Az IQtató előélete 1991-1995 IQtató (DOS verzió)
A papír iktatókönyv elektronikus megfelelője Telefonkönyv, Határidőnapló Egyszerű kezelhetőség, gyors keresések 1996 „IQtato PRO” (16 bites windows verzió) Postai feladójegyzék, önkormányzati és nyugdíjpénztári specializált iktató modulok 2000 „IQtató 2000” (32 bites, kibővített verzió) 12 év, 800 értékesítés, kb felhasználó. Rengeteg visszajelzés, tapasztalat, fejlesztési ötlet.

5 Az új IQtató moduljai, fő funkciói
Központi szótárak, paraméter táblák Iktató modulok (Érk.Univ.Önk.Szla.Posta,I.tár) Dokumentumtár (linkek, beágyazások, ISO ..) Ügymenet támogatás (átadás, átvétel, ...) Eseménykezelő (feladatok, határidők ...) Ügy- és projekt kezelő (értékesítés, jogügy ...) PIM, CRM, HELPDESK kiterjesztések Kapcsolat más rendszerekkel (Excel, Word ..)

6 Az iktatási modulok típusai
Érkeztető könyvek Univerzális iktatókönyvek Számlaiktató Önkormányzati iktatókönyvek Irattári nyilvántartó Postai feladójegyzék

7 Az IQtató használatának általánosságai I.
Tetszőleges számú, párhuzamosan vezethető iktatókönyv Az egyes könyvek különböző típusúak lehetnek és különböző felhasználók használhatják. Szabályozott hozzáférés, jogosultságkezelés A jogosultsági pontok szerepekbe gyűjthetők. A felhasználók minden egyes iktatókönyvhöz külön szerepet kaphatnak. Adott könyvön belül is szabályozható a hozzáférés szintje az egyes iktatási tételekhez, dokumentumokhoz.

8 Az IQtató használatának általánosságai II.
Könnyű kezelhetőség Billentyűzetről és egérrel is kezelhető Piktogram gombok buborék súgóval Könnyű megtanulhatóság Súgó, kézikönyv, oktatófilm, helyszíni oktatás lehetősége. FÉL „AvAkB” IS ÉRT ! Mind iktatás közben, mind lekérdezéskor, listázáskor lehetőség van ún. „adatrészlet keresésre”, amely töredék információk alapján is kigyűjti az érintett iratokat bármely rovaba, bárhogyan is írták be azokat. Magyar – Angol ... nyelvi verziók egy kattintásra

9 Központi szótárak, paraméterek
Szerepek – jogosultságok Iktatókönyvek Szervezeti felépítés Felhasználók Szótárak Közös szótárak Dossziék Városok Irattári jelek .....bármely rovat, amely tartalma ismétlődhet

10 Központi szótárak, paraméterek
Szerepek és jogosultságok

11 Központi szótárak, paraméterek
Iktatókönyvek létrehozása

12 Központi szótárak, paraméterek
Szervezeti felépítés

13 Központi szótárak, paraméterek

14 Érkeztetés Iktató modulok I. Érkeztető- vagy iktatókönyv(ek)be
Minimum adatkör: Iktatószám (auto) Érk. dátum Ügyfél (feladó) Címzett (Helyszín vagy Ügyintéző) Átadás listán vagy elektronikusan!

15 Iktató modulok II. UNIVERZÁLIS iktatókönyv
Általános iktatási adatok és egyedi iktatási adatok NINCS adatbevitel mennyiségi korlát ! Specializált számlaiktató bővítmény Likviditás menedzsment támogatása listákkal, lekérdezésekkel Kapcsolat a dokumentumtárral Linkek, beágyazott elektronikus dokumentumok kezelése ISO támogatás, verziókövetés, check-in / check-out Korlátlan mennyiségű feljegyzés az iktatási anyagokhoz Hozzáférés szabályozás lehetősége Elektronikus aláírás automatikus kezelése Ügymenet támogatás az iktatóból Ügyintéző kijelölés, átadás, átvétel, értesítések stb. Eseménykezelő, ügyszervező modulok beépülése Adatkezelési naplózások

16 Iktató modulok III. Önkormányzati iktató Irattári nyilvántartó
Az univerzális iktató kiterjesztése Ágazati és regisztratív adatok rögzítése „A” adatlapok rögzítése (határozatok) Statisztikai jelentések a felettes szervek felé Irattári nyilvántartó Az UNIV és ÖNK modul is tartalmazhat irattári adatokat, de azon felül irattári események kezelése (átvét, kiadás,kölcsönzés, selejtezés, levéltári átadások...) Postai feladókönyv Napi pénzügyi feladás a Magyar Posta előírásai szerint Ragszámok, díjtételek automatikus kezelése Költséghelyenkénti kimutatás a vezetés felé

17 Az iktatószám felépítése
Főszám 1 – között szigorú számadás szerint Alszám minden főszámhoz 1 – között szigorú számadás szerint (nincs ismétlődés, nincs kihagyás) Előtag TETSZŐLEGES input szöveg, saját, bővíthető törzsadattárral. Felhasználási terület: beszélő kód az iktatószámban, például osztály vagy téma azonosító Utótag (tárgyév) Az iktatókönyv létrehozásakor szabadon megadható szöveges állandó pl. „/2003”

18 Támogatott iktatási módszerek
Folyó sorszámos iktatás Minden irat automatikusan egy újabb sorszámot kap. Nincs ismétlődés, nincs kihagyás Főszám – Alszám típusú iktatás Ha az iratnak nincs előzménye, új főszámra iktatják Ha az iratnak van előzménye, akkor az előzmény főszámán új alszámra iktatják Csak Gyűjtőszám használata Minden irat névvel ellátott főszámra kerül Vegyes iktatás használata Gyűjtőszám + Főszám / Alszám iktatás együttes használata

19 Univerzális iktató modul működése
Áttekinthetőség, egyszerűség, gyorsaság Böngészés, előzménykeresés egy ún. áttekintő ablakban Gyorskeresés iktatószámra, dátumra, partnerre Adatrészlet keresés tetszőleges rovatban Váltás oda – vissza a lezárt / nyitott, párhuzamosan vezetett könyvek között Lépkedés, lapozgatás, ugrás a könyvben fel – le Iktatási adatbevitel indítása Szűrések, lekérdezések, listák, exportok egy helyről

20 Nyomtatás, Excel, Word exportok
Iratok rendezése Nyitott / lezárt könyv Gyorskereső Könyv és időszak választás Lapozó fülek Navigációs gombok Iktatás vezérlők Ezen az oldalon nincs szöveg, mindössze egy áttekintő ablak jelenik meg. Nyomtatás, Excel, Word exportok „Villámnézet” panel

21 Ezen az oldalon nincs szöveg, mindössze egy áttekintő ablak jelenik meg.

22 Amikor a részletekre is fény derül
Adatrögzítés, módosítás egy ún. részletező (adatlap) ablakban Minimum adatkör: Iktatószám, dátum partner. Maximum adatmennyiség: nincs korlát ! Az alapképernyőn túl, több kiegészítő lapon keresztül tetszőleges mennyiségű információ irható be egy –egy iktatási tételhez. Minden input rovatnak van saját szótára, amelyek tetszés szerint bővíthetők – GYORS, PONTOS IKTATÁS EGY-KÉT KATTINTÁSSAL ! A rovatok zöme átnevezhető, működési tulajdonságaik paraméterben állíthatók.

23

24

25

26

27

28

29

30 Iktatáson túl, problémán innen…
Iratcsatolások kialakítása tárgyévi iratok, lezárt időszakok és párhuzamosan futó könyvek iratai között Láncfelderítés (A csatolt iratok egyetlen tagját megadva, a teljes „ügy” iratanyaga listázható) Átadókönyv kiváltása listán, elektronikusan Irattározás, selejtezés támogatása Likviditásmenedzsment támogatása Komplett számlaiktató almodul

31

32 Dokumentumok csatolása, beágyazása
Dokumentum (hivatkozás) csatolás Minden iktatási tételhez tetszőleges számú file csatolható. (word dokumentumok, szkennelt iratok, hang, videó stb. állományok) Az IQtató gombnyomásra képes a csatolt dokumentumot megjeleníteni, amennyiben az regisztrált file-névvel rendelkezik. Dokumentum beágyazás A dokumentumok adatbázisba menthetők és az ISO követelményeinek megfelelően kezelhetők Verziókövetés Check In – Check Out

33

34

35 Önkormányzati iktatás
Az önkormányzati modul az univerzális modul kiterjesztése Vagyis mindazt tudja, amit az univerzális modul, és még.. Ágazati betűjelek megadása iktatáskor Ügyintézési határidő beállítási lehetősége Automatikus állapotfigyelés az ügyekre ( Ügyintézőnél, Határidőben, Hátralékos, Elintézve) „A” adatlapok rögzítése egyesével és csoportosan Éves kötelező statisztikai adatszolgáltatás elvégzése

36 IQtató verziók, működtetési környezet
Egy munkahelyes verzió / Hálózati verzió „IQtató SQL” Microsoft „SQL Server 2000” vagy az ingyenes MSDE (max. 5 egyidejű felhasználó) kell hozzá! Támogatott desktop op.rendszerek Win95, Win98, WinME, WinNT, Win2k, WinXP Támogatott hálózati op.rendszerek „IQtató 2000” esetében bármilyen file szerver megfelel. „IQtató SQL” esetén Windows NT Server, Windows 2000 Server, Windows Small Business Server, Windows 2003 Server

37 Rendelhető „IQtató” alapmodulok, bővítések
Önállóan is használható alapmodulok Érkeztető könyv Univerzális iktató + számlaiktató bővítmény Önkormányzati iktató Dokumentumtár Bővítések (egy alapmodul legalább kell) Eseménykezelő (átadás, átvétel, értesítő, feladatkezelő...) Ügyféladat bővítmény (cég- és személy adatok korlátlanul) Ügy- és projekt szervező (2006-tól) Irattári nyilvántartó (2006-tól) HELP-DESK (2006-tól) …titok…

38 Hol a vége? Mi sem látjuk... A felhasználók igényei
alapján folyamatosan készülnek az újabb verziók és új-, kapcsolódó modulok.

39 Köszönjük türelmét ! Próbálja ki az IQtató® 2000 ingyenes, DEMO verzióját, és győződjön meg személyesen arról, hogy több ezer felhasználónk jogosan választott minket. Rendelje meg az IQtató SQL-t bármikor felmondható határozatlan bérleti időre, hogy kockázatmentesen megismerkedhessen legújabb fejlesztésünkkel! LÁ.VA Manager Iroda (1) , (1) , ,