Személyi változások kezelése futó projektek alatt Füstös Zoltán Senior tanácsadó 5. Távközlési és Informatikai Projekt Menedzsment.

Az előadások a következő témára: "Személyi változások kezelése futó projektek alatt Füstös Zoltán Senior tanácsadó 5. Távközlési és Informatikai Projekt Menedzsment."— Előadás másolata:

1 Személyi változások kezelése futó projektek alatt Füstös Zoltán Senior tanácsadó fustos@infostructure.hu 5. Távközlési és Informatikai Projekt Menedzsment Fórum www.infostructure.hu

2 •Az InfoStructure Kft. •Személyi változások hatásai a projektre •A kockázatok felismerése, megelőzése •A személyi változások kockázatait csökkentő eszközök •A személyi változásokra történő felkészülés és azok gördülékeny lebonyolítása •Ha beindul a lavina… Tartalomjegyzék

3 Az InfoStructure •1996 óta üzleti és informatikai rendszerekhez kapcsolódó tanácsadás. •Fő tevékenységünk az üzleti döntéstámogató rendszerek bevezetése. •Munkánk során a hangsúlyt a minőségi, értéknövelt szolgáltatások nyújtására helyezzük. Főbb ügyfeleink a távközlési szektorban :  MATÁV Rt.  Vivendi Telecom Hungary Kft.  Axelero Rt.

4 Az InfoStructure üzleti területei Humán kontrolling szolgáltatásaink Kontrolling tanácsadási területeinkMarketing tanácsadási területeink Technológia szolgáltatásaink • Operatív kontrolling támogatása • Jelentéskészítő és elemző alkalmazások • Stratégiai kontrolling fejlesztése •Ügyfélértékelés •Az értékesíti tevékenység támogatása •Marketing tervezés, előrejelzés •Webelemzés • Eszközválasztási tanácsadás • Technológiai audit • Üzemeltetés támogatás • Oktatási szolgáltatások •Dolgozói elégedettségi vizsgálatok •HR Kontrolling •Teljesítményértékelő alkalmazások

5 A projekt méret és a személyi változások összefüggései Projekt szereplők Projekt nagyság

6 A projekt méret és a személyi változások összefüggései Projekt kockázat Projekt nagyság

7 A projekt méret és a személyi változások összefüggései Kockázatkezelésre jutó erőforrás Projekt nagyság

8 Személyi változások valószínûsége •Mekkora az esélye, hogy futó projektünk alatt kulcsember távozik a team-ből? •Hány emberből álló csoportra van ahhoz szükségünk, hogy 50%-os valószínûséggel legyen benne 2 fő, akik egy napon születtek? 214 ? 183 ? 92 ? 23 !!!

9 Kulcsember távozásából eredő kockázatok Kulcsemberek azonosítása hogyan és mikor történik? Milyen problémákat vethet fel a távozás? •Nem dokumentált információk is elhagyják a projektet •Személyes kapcsolatokat újra kell építeni •Tudás vesztés Veszélybe kerül a határidő és a minőség!

10 A kockázatkezelés eszköztárai A személyi kockázatokat csökkentő eszköztárak: •Motiváció •Munkajogi eszközök •Projekt tervezés •Operatív projekt menedzsment Milyen eszközökkel van esély megelőzni a személyi változást ?

11 A motiválás eszközei Kiemelt eszközök: • anyagi • pozícióbeli • személyes ambíció •felelősség és kötelesség tudat Mindezek folyamatos fenntartására van szükség!

12 Munkajogi eszközök A projekt pozíciók és átadási intervallumaiknak függvénye •Felhasználó •PM Pozíció átadási intervallum • Üzemeltető Projekt pozíció •A felmodási idő projekthez igazítása (pozíció átadási idő < felmondási idő) •Az elkötelezettségek kompenzálásához szükséges költségeket a projekt tervezésnél figyelembe kell venni!

13 A projekt tervezése Megfelelő tagoltság = folyamatos kontroll • Megfelelő mennyiségű mérföldkő és fázis, melyeket kerek egészként lehet kezelni. • 9 hónapnál lehetőleg ne legyen hosszabb egy-egy önálló szakasz! • Projekthez kell igazítani a projektszervezetet.

14 Előre látható személyi változások Nagy projekteknél törvényszerű, hogy egyes emberek csak bizonyos meghatározott szakaszokban vesznek részt. •A kulcsembereket érdemes már a saját fázisuk előtt is bekapcsolni a munkába, s a részátadás után is elérhetően tartani. •Általános projektbelépési információk naprakészen tartása.

15 Operatív projekt menedzsment eszközök A projekt menedzsment fő fegyvere a keretek fixálása és a jó dokumentáltság! •Gondosan felépített és kommunikált projekt szervezet •Feladatok és felelősségek gondos kidolgozása és kommunikálása •Kommunikációs csatornák kialakítása, dokumentálása és használata •Funkcionális területek elkülönítése •Kulcs funkciók egy kézben való összpontosulásának elkerülése

16 Felkészülés a személyi változások kezelésére Ha minden erőfeszítésünk ellenére valamely kulcsember mégis távozik a projektből, a legjobb, ha fel vagyunk készülve: •Kész átadási terv (kinek, mit, hogyan…) •Minden információ és kapcsolat jól dokumentált •A projekt dokumentációk naprakészek •El kell ültetni a kockázatok közös viselésének szemléletmódját •Projekt kockázati térkép

17 Személyi változás lebonyolítása Mi az, ami tompíthatja a projekt szerepek átadásának hatásait? •Személyi változásnál mindig a naprakész, frissített dokumentáció legyen átadva, ne egy elavult verzió! •A pozíció átadási időket tartassuk be, s használjuk ki! •Az átadási időben a projekt adott pozícióját párhuzamosan használja a távozó és az új személy.

18 Ha elindul a lavina... Mi a teendő ha megkezdődik a kulcsemberek távozása? •Vizsgáljuk felül a projekt scope-ot! •Fektessünk külön erőforrást a projekt integritásának a biztosításába! •Ha a projekt életképességét komolyan veszélyben érezzük, merjük leállítani a munkát!

19 Zárszó Köszönöm a figyelmet! Viszontlátásra! Füstös Zoltán fustos@infostructure.hu http://www.infostructure.hu/elo.htm