Dokumentumkezelő rendszer bevezetésének tapasztalatai

Az előadások a következő témára: "Dokumentumkezelő rendszer bevezetésének tapasztalatai"— Előadás másolata:

1 Dokumentumkezelő rendszer bevezetésének tapasztalatai
(30 perc) Gódor Csaba 2018. április 20.

2 netTeam – a meghatározó partner
Országos partner-, ügyfélhálózattal rendelkező holding része 1998 Önálló vállalatként, megszokott színvonalon, dinamikusan fejlődve 2002 Megyei viszonteladói-, partnerhálózat; több, mint 1000 ügyfél 2004 24/2006 tanúsítás elsőként; törvényesség, informatikai biztonság, szakmai minőség 2006 Stabil, megbízható hazai és nemzetközi partner; irat- és dokumentumkezelési piac meghatározó beszállítója 2008

3 „Kell egy dokumentumkezelő szoftver, mert…”
Jogszabályi előírás/Üzleti érdek Ezzel hatékonyabbá lehet tenni a működést Plusz elmozdulhatunk a digitális iroda felé Plusz integrálhatjuk más szak-alkalmazásunkkal VEGYÜNK EGYET! Hogyan is lehetne, hogyan is kellene!!!

4 Projekt ütemezése Riport Elemzés Koncepció készítés Döntés előkészítés
Prezentáció Vélemények Észrevételek Ajánlati felhívás Döntés Mérlegelés Megvalósíthatóság vizsgálata

5 Projekt ütemezése Szerződés Iratkezelési folyamatok definiálása
Feltételek Ütemezés Határidők Iratkezelési folyamatok definiálása Felmérés Szabályzat elfogadása Implementáció Installálás Testre szabás Oktatás Pilot/Éles

6 Megbeszélések Heavy userek Informatikusok Titkárság Ügyintézők
Osztályvezetők Főosztályvezetők Gazdasági vezető Intézményvezető

7 Szervezeti tartalom Képek, videók, hang Irodai dokumentumok Weboldalak
Elektronikus Formok Fax Papír alapú dokumentumok, mappák

8 Tapasztalt hiányosságok
Ügymenet, vezetői információk Nincs aktualizálva az iratkezelési szabályzat ek nem kerülnek rögzítésre Az iratok vándorolnak a szervezetben Kimenő levél lassú utat jár be az aláírásig

9 Tapasztalt hiányosságok
Visszakeresés Egy-egy régebbről visszatérő ügyben hosszas lehet a keresgélés Nincs statisztika az ügyek típusairól, elintézésükről, esetleg a munkatársak egyéni teljesítményéről, stb. Kizárólag lapozgatva, esetleg különféle füzetekből tudnak keresni (kivéve szakrendszerek) Az íróasztal tele van a folyamatban lévő ügyek dokumentumaival Iratok tárolása, selejtezése

10 Tartalomkezelés Egységes Rendszerben Electronic forms Rich Media
Web Content Computer Output Fax Scanned documents and folders

11 Szervezetfejlesztési irányok
Ügymenet, vezetői információk ek is kerüljenek rögzítésre Az iratok vándorlása nyomon követhető legyen A kimenő levél aláírásáig a folyamat előre definiált módon zajlik, dokumentálva van Minden dokumentum digitalizálásra kerül Dokumentumok átadás-átvétele rögzítésre kerül

12 Szervezetfejlesztési irányok
Visszakeresés Egy-egy ügy, fa struktúrában, az első levéltől, az ügy lezárásáig Kimutatás az ügyek típusairól, elintézésükről, a munkatársak egyéni teljesítményéről, stb. Iratok, dokumentumok leíró adataiban, vagy akár teljes tartalmában keresés Kompetencia alapján minden szervezeti dokumentumot kereshetünk Függetlenül az irat fizikai helyétől keresni tudjuk azokat, sőt információt szerezhetünk az iratok fizikai helyéről is

13 Szervezetfejlesztési irányok
Iratok tárolása Az iratok elintézése után rögtön az irattárba kerülnek, digitalizált képük folyamatosan elérhető marad Egy régi dokumentum előkeresése pillanatok alatt megvalósítható A szabályzat alapján az adminisztrátorok rendszeresen irattárazzák dokumentumaikat A dokumentumok rendszerszerű selejtezése informatikai támogatással történik

14 Köszönöm megtisztelő figyelmüket!
Gódor Csaba 20/