Vincze Zoltán Presales Bevezetés – MonDoc System (???) 7. éve a dokumentumkezelésben Termék alapú gondolkodás Nem dobozos szoftvert.

Az előadások a következő témára: "Vincze Zoltán Presales Bevezetés – MonDoc System (???) 7. éve a dokumentumkezelésben Termék alapú gondolkodás Nem dobozos szoftvert."— Előadás másolata:

1 Vincze Zoltán Presales vincze.zoltan@montana.hu

2 Bevezetés – MonDoc System (???) 7. éve a dokumentumkezelésben Termék alapú gondolkodás Nem dobozos szoftvert kínálunk, hanem megoldást 2003-ban funkció tisztítás : a nyilvántartás mellett ügykövetés a fő szempont Közel 30 ügyfél, 14925 felhasználó, melyből 17 államigazgatás ~8000 felhasználóval, valamint 5 helyen minősített iratkezelés Törvényi auditáció Több díj és elismerés

3 MonDoc System – támogatott feladatok Érkeztetés, iktatás Szignálás, Jóváhagyás, ügyintézés támogatás Számlakezelés Ügyviteli folyamattámogatás Szerződéstár Közbeszerzési, pályáztatás folyamat támogatás Dokumentumokhoz kapcsolódó egyéb folyamattámogatás ISO folyamattámogatás Adminisztrációs folyamatkezelés Human WorkFlow elektronikus megvalósítás Irattárazás

4 Szolgáltatásaink Igényfelmérés Iratkezelési és szervezeti működési szabályzat készítés Megoldás bevezetés Irat digitalizálás (igény esetén közhiteles módon) Bér irattárazás Közhiteles elektronikus archívum

5 MonDoc System

6

7 A MonFlow folyamatkezelő rendszer „A modul bevezetése lehetővé teszi a menedzsment számára, hogy önállóan automatizálja és ezáltal könnyen átláthatóvá tegye a meglévő ügyviteli és/vagy üzleti folyamatait. Az Iktatórendszerhez kapcsolva a folyamatkezelő az ügyintézés jellegű tevékenységek (szignálás, továbbszignálás, véleményeztetés, köröztetés) esetében lehetővé teszi az egyes műveletekhez határidő, időintervallum rendelését illetve a határidő figyelését időzített figyelmeztető üzenetek küldését. Az elektronikusan támogatott folyamatok a beépített folyamatszabályozásnak köszönhetően gyorsabban, kevesebb hibalehetőséggel, minimális emberei élőmunkával működtethetők.”

8 A MonFlow folyamatkezelő rendszer Sablon alapú, grafikus felületen konfigurálható folyamatkezelés Folyamatok irányítása és nyomon követése (adatok, lépések, szereplők központi figyelése) Határidő figyelés (akár két határidő megadásával) Tetszőleges folyamat implementálható benne: Önmagában telepítve bármely emberek által végzett munkafolyamat megvalósítható MonDoc System-vel integrálva a bejövő és kimenő dokumentumok szignálása, jóváhagyása, ügyintézése megoldható SharePoint Serverrel telepítve a belső munkadokumentumokhoz kapcsolódó bármely folyamat implementálható

9 A MonFlow folyamatkezelő rendszer Állandó és ideiglenes helyettesítés funkció Riport lehetőségek (Személyes és szervezeti hatékonysági elemezések, stb.) Szervezeti átalakuláskor csoportos feladatátadás biztosítása Beavatkozási lehetőség a „befulladt” folyamatokba Levelezőrendszerbe integrált, e-mail alapú értesítések a felhasználóknak

10 A MonFlow folyamatkezelő rendszer Sablonok készítésével felépíthető és modellezhető a támogatott munkafolyamat. Minden sablonnál megadható, hogy milyen feladatokból tevődik össze a munkafolyamat és ezek milyen sorrendben követik egymást. Amikor a folyamatban egy felhasználónak teendője van, a rendszer a számára készített feladatkiosztással értesíti erről. Biztosított az elágazás-kezelés a rendszerben, akár oly módon is, hogy párhuzamosan több irányba megy tovább a folyamat. Minden feladatlépésnél lehetőség van határidők megadására, melyeket a rendszer folyamatosan figyel és értesítéseket küld a feladatvégzőnek, vezetőnek stb. Nem csak külső, de belső határidő is megadható, amikor csak a feladatvégző kap figyelmeztetést a tényleges határidő lejárta előtt. A levelezőrendszer integrációjával minden lényeges eseményről (feladatkiosztás, határidő lejárta) értesítő e-mail-t küld a rendszer Helyettesítő funkció biztosításával megoldott, hogy a szabadságon lévő kollégáknál ne álljon le a folyamat. Az állandó helyettesítő funkció biztosítja, hogy pl. egy felsővezető helyett a titkárnője használja az elektronikus rendszert, így nem kell a vezetőt feltétlenül a számítógép elé kényszeríteni. Lehetővé teszi a munkafolyamatok, iratok élettörténetének központi áttekinthetőségét, az ügyintézés egyes részfeladatainak nyomon követését.

11 A MonFlow folyamatkezelő rendszer FogalomLeírás FolyamatsablonEgy-egy folyamat működését definiáló sablon, mely üzleti adatokat nem tartalmaz. Folyamat példányEgy-egy folyamat futó, vagy már lezárt példánya, amely üzleti adatokat tartalmaz. FeladatA folyamat alapelemei, amelyek egymásutániságából a teljes folyamat felépül. Fogalomtár - 1

12 A MonFlow folyamatkezelő rendszer Folyamatszereplők - a folyamat szereplői lehetnek konkrétan megadott személyek vagy bizonyos jellemzők (szerepkörök) alapján megadott rendszerfelhasználók is. Folyamat szereplőnek tekinthető minden személy, akinek valamilyen feladata van a folyamatban. Folyamatlépések (állapotok) - azon lépéseket, állapotokat foglalja magában, amelyeken keresztül a folyamat eljut egy kezdeti állapotból egy végső állapotba A folyamatszabályozás magában foglalja : azon szabályok összességét, amelyek leírják, hogy mely események hatására vagy milyen feltételek bekövetkezésekor juthat el a folyamat egy megadott állapotból egy másik állapotba. / Mindazokat a műveleteket, amelyeket a rendszernek végre kell hajtania a folyamat különböző állapotaiban Fogalomtár - 2

13 A MonFlow folyamatkezelő rendszer

14

15 Referenciák – MonDoc / alapszintű folyamatkezeléssel Magyar Nemzeti Bank Magyar Posta Biztosító Rt. Magyar Köztársaság Külügyminisztériuma ITDH Magyar Telekom Nyrt. Kipszer Elektromos Szerelő Zrt. Katonai Biztonsági Hivatal Nemzeti Kulturális Ö. Minisztériuma Maszer Rt. Dunaújvárosi Főiskola Szerencsejáték Rt. Titkosszolgálati szervek (3 db) Észak-Bács-Kiskun Megyei Vízművek Zrt. Vám és Pénzügyőrség Országos Parancsnoksága Lundbeck Hungária Kft. Budapesti Műszaki Egyetem Győr-Sopron-Ebenfurti Vasút Rt. Pro-M Zrt. Pannon GSM. Távközlési Zrt. Dunántúli Regionális Vízmű Rt. BM Központi Gazdasági Főigazgatóság Nemzeti Szakképzési És Felnőttképzési Intézet Pénzügyi Szervezetek Állami Felügyelete Bevezetés alatt: ORFK-NEBEK & SIRENE iroda, stb.

16 A MonFlow folyamatkezelő rendszer „A modul bevezetése lehetővé teszi a menedzsment számára, hogy önállóan automatizálja és ezáltal könnyen átláthatóvá tegye a meglévő ügyviteli és/vagy üzleti folyamatait. Az Iktatórendszerhez kapcsolva a folyamatkezelő az ügyintézés jellegű tevékenységek (szignálás, továbbszignálás, véleményeztetés, köröztetés) esetében lehetővé teszi az egyes műveletekhez határidő, időintervallum rendelését illetve a határidő figyelését időzített figyelmeztető üzenetek küldését. Az elektronikusan támogatott folyamatok a beépített folyamatszabályozásnak köszönhetően gyorsabban, kevesebb hibalehetőséggel, minimális emberei élőmunkával működtethetők.”

17 Köszönöm a figyelmet! Vincze Zoltán Presales vincze.zoltan@montana.hu